موقع خرید نرم افزار حسابداری این سه نکته مهم را در نظر بگیرید!

زمان مطالعه این مقاله: 5 دقیقه

خرید نرم افزار حسابداری

در گذشته حسابداری و رسیدگی به امور مالی کاملاً با کاغذ و قلم انجام می‎شد، رسیدگی به امور حسابداری کاری بسیار دشوار بود اما امروزه به لطف تکنولوژی و تنوع محصولات نرم افزاری، حسابداری بسیار ساده‎تر شده است. حتی کسب و کارهای کوچک هم می‎توانند از محصولات با کیفیت و نسبتاً ارزان قیمت برای رسیدگی به امور مالی خود استفاده کنند. علاوه بر این با امکاناتی که نرم افزارهای حسابداری در اختیار کسب و کارها می‎گذارند می‎توان بسیار بهتر از روش‎های سنتی به امور حسابداری رسیدگی کرده و حتی با تحلیل اطلاعات و پیش‎بینی‎های مختلف فروش، درآمد و هزینه‎های آتی و موارد مرتبط با آن ها، می‎توان کسب و کار را بهتر از روش‎های قدیمی مدیریت نمود.

فهرست مطالب

فایل صوتی مقاله را در زیر میتوانید گوش کنید.

موقع خرید نرم افزار حسابداری این سه نکته مهم را در نظر بگیرید!

حسابداری و مدیریت درست پول یکی از مهمترین دغدغه ‎های مدیران هر کسب و کاری است زیرا این عاملی است که مستقیماً بر سوددهی و موفقیت یک کسب و کار تأثیر می‎گذارد. به همین علت استفاده از یک برنامه حسابداری مناسب اهمیت ویژه‎ای دارد.قیمت نرم افزارهای حسابداری از بازار فروش آنها نیز تاثیر می پذیرد. اما چطور باید نرم افزاری را که بهترین گزینه برای کسب و کار شما باشد انتخاب کنید؟

در نرم افزار حسابداری خود به چه امکاناتی نیاز دارید؟ چقدر می‎خواهید برای نرم افزار خود هزینه پرداخت کنید؟ آیا نیاز است از پرفروش‎ترین یا قوی‎ترین نرم افزار بازار استفاده کنید؟ انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای تجارت شما چالش برانگیز است. برنامه‎های متنوعی در بازار هست که هر یک امکانات متفاوتی را ارائه می‎کنند. از نظر تعداد کاربر و هزینه هم تفاوت بین نرم افزارها زیاد است. به هر حال این شما هستید که باید انتخاب نهایی را انجام دهید پس قبل از پرداخت هزینه برای نرم افزار به این نکات توجه داشته باشید:چه نوع نرم افزار حسابداری وجود دارد؟

شاید این مقاله نیز برای شما مفید باشد.  اهمیت نرم افزار فروشگاهی برای مغازه داران

نرم افزارهای شخصی و برنامه‎ های حسابداری مشاغل بسیار کوچک

این دسته از برنامه‎ها، اغلب نرم افزارهای ارزان یا رایگانی با ویژگی‎های اساسی و امکانات محدودند که اغلب برای حسابداری کسب و کارهایی با کمتر از پنج کارمند مناسب هستند. نرم افزارهایی در این سطح کارکردهای استاندارد حسابداری مانند بدهی‎ها و حساب‎های دریافتنی و صورت های مالی اساسی را ارائه می‎دهد. این نسخه‎ها به کاربر امکان می‎دهد فاکتور صادر کند، رسید چاپی تهیه کند، پرداخت حقوق و دستمزد را کنترل کند و تعداد محدودی حساب مشتری را مدیریت کند.

• نرم افزارهای کسب و کارهای کوچک و متوسط

این گروه که به عنوان نرم افزار حسابداری تجاری آماده (Commercial off-the-shelf (COTS) software) معروفند برای ارضای نیازهای یک کسب و کار نسبتاً کوچک تا متوسط طراحی شده‎اند. از نظر امنیتی حاوی چندین لایه تشخیص خطا برای جلوگیری از ورود اطلاعات نادرست هستند و گزارش های استانداردی تولید می‎کند که معمولاً برای رفع نیازهای کاربر طراحی ساختار یافته دارند. برخی از انواع این نرم افزارها طراحی اختصاصی برای صنایع خاص دارند و ویژگی‎هایی مختص پاسخگویی به نیازهای بازارهای هدف آن صنعت در آن ها در نظر گرفته شده است.

این دسته نرم افزارهای حسابداری ممکن است به خدمات مشاوره‎ای یا کارمندان آموزش دیده برای نصب نیاز داشته باشد. برخی از انواع نرم افزار تجاری از سرویس‎های آنلاین و یا پردازش‎های ابری استفاده می‎کنند. این نوع نرم افزارها معمولاً امکان تحلیل داده و پیش‌بینی های بهتری را در اختیار کاربر قرار می‎دهند و قابلیت دسترسی ساده در هر مکان با اتصال به اینترنت را دارند.

• نرم افزارهای سازمانی

نرم افزار برنامه ‎ریزی منابع سازمانی (ERP)، اطلاعات مربوط به همه بخش‎های یک کسب و کار یا سازمان بزرگ را در یک پایگاه داده واحد طراحی و ذخیره می‎کند. این روش مشکلات موجود در رابطه با نرم افزارهای اختصاصی برای هر بخش سازمان بدون اشتراک گذاری اطلاعات را از بین می‎برد. با این حال، این نرم افزارها بسیار پرهزینه بوده و دشواری‎های دیگری نیز دارند از جمله اینکه ممکن است نصب آن ها زمان طولانی حتی گاهی بیش از یک سال نیاز داشته باشد. این نرم افزار معمولاً فقط مورد نیاز سازمان‎های بزرگ و پیچیده با واحدها می‌باشد.

• نرم افزار حسابداری با طراحی خاص

در مواردی که نیازهای یک کسب و کار یا صنعت به قدری خاص یا پیچیده باشد که برنامه‎های حسابداری تجاری یا سازمانی جوابگوی آن ها نباشد، از طراحی ویژه برای آن صنعت یا تجارت خاص استفاده می‎شود. البته هزینه طراحی، نصب و نگهداری این نوع نرم افزارهای حسابداری به مراتب بیشتر از انواع نرم افزار تجاری و یا سازمانی عمومی موجود در بازار است به همین علت بجز در موارد نادر استقبالی از این نوع نرم افزارهای حسابداری نمی‎شود.

 

نیازهای حسابداری شما چیست؟

نیازهای حسابداری شما چیست؟

اولین اقدام پیش از انتخاب نرم افزار حسابداری این است که از سواد مالی خود مطمئن شوید. باید با مطالعه، آموزش و جستجو در اینترنت، با کلیات و اصول اولیه حسابداری آشنا بشوید زیرا اگر ندانید چه اطلاعاتی را وارد نرم افزار می‎کنید یا چگونه باید از آن اطلاعات استفاده کنید، وجود نرم افزار هیچ کارآیی برای شما نخواهد داشت.

مطلب دیگری که باید خوب بدانید ویژگی‎های شغلی و وضعیت کسب و کارتان است. آیا درک درستی از شرایط کسب و نیازهای مالی آن دارید؟ در نرم افزار حسابداری خود به چه ویژگی‎ها یا ماجول‎هایی نیاز دارید تا بتوانید امور مالی خود را مدیریت کنید؟ آیا نیاز به بسته های الحاقی یا تخصصی دارید یا یک نرم افزار عمومی برای کسب شما کفایت می‎کند؟

اگر برای کسبتان حسابدار داخلی و کنترل داخلی دارید یا از مشاور حسابداری خارجی کمک می‎گیرید بهتر است برای آگاهی دقیق از ویژگی‎های خاص صنعت و کسب خود از آن ها مشورت بگیرید. حسابدار شما ممکن است نرم افزار خاصی را توصیه کند یا به شما در تنظیم برنامه حسابداری کمک کنند تا داده‎هایی را که برای انجام امور حسابداری شما لازم دارند، بهتر جمع آوری کنید.

افراد دیگری که مشورت با آن ها به اندازه بخش حسابداری مهم است بخش فناوری اطلاعات است. شما علاوه بر نیازهای حسابداری باید با وضعیت سخت افزاری موجود در شرکت یا کسبتان آشنایی داشته باشید. بسته ‎های نرم افزار تجاری از پایگاه داده‎های بزرگی استفاده می‎کنند که در ارتباط با هم کار می‎کنند، بنابراین باید از سخت افزار و به فضای حافظه آن به خوبی مطلع باشید. هرچه داده‎های حسابداری شما بیشتر بشود، که این اتفاق معمولاً سریع رخ می‎دهد، فضای حافظه بیشتری لازم خواهید داشت. علاوه بر آن باید با موارد دیگری مثل طول عمر سیستم‎های سخت افژاری، روش پشتیبان گیری و ذخیره سازی اطلاعات هم آشنایی داشته باشید.

شاید این مقاله نیز برای شما مفید باشد.  تکنیک‎هایی برای مدیریت بهتر پول (ویژه ولخرج‎ها!)

روش برآورد نیازهای شما با منابع موجود چیست؟

• هزینه

مهمترین نکته بودجه‎ای است که باید به این کار اختصاص دهید. نرم افزارهای آماده بسیار مقرون به صرفه هستند. با این حال، اگر برنامه حسابداری مخصوص صنایع بزرگ، نرم افزارهای سازمانی و یا نرم افزارهایی با طراحی خاص را در نظر داشته باشید هزینه ها به شدت متغیر خواهند شد. البته برای نصب و راه اندازی و آشنایی با نحوه کار این نرم افزارها کاملاً می‎توانید از مشورت فروشنده کمک بگیرید. در برخی موارد هزینه خدمات اضافی ارائه شده برای کسب و کارهای خاص هم به مبلغ کلی افزوده می‎شود.

در هر صورت بسته به مبلغی که در نظر داشته باشید می‎توانید نرم افزار مناسبی خریداری کنید. ممکن است یک نرم افزار تجاری آماده با پایگاه داده کوچک رایگان یا هزینه کم نیازهای شما را برآورد. به یاد داشته باشید هر قدر نیازهای شما تخصصی‎تر باشد هزینه‎ای که باید بپردازید هم بیشتر خواهد شد.

• مشورت

ببینید همکاران و رقبای شما در صنعت کسب و کارتان از چه اطلاعات و یا نرم افزارهایی استفاده می‌کنند. در جلسات صنفی یا هر زمانی که با افراد دیگر صنف خود امکان ملاقات یا گفتگو دارید بررسی کنید آن ها از کدام یک از انواع حسابداری استفاده می کنند. همچنین با مشورت با حسابدار و مهندسان نرم افزار از نیازهای کسب خودتان و امکاناتی که نرم افزارهای مختلف ارائه می‎کنند آگاه شوید. علاوه بر همه این ها ممکن است حسابدار شما با برنامه خاصی کار کند که ترجیح دهد نسخه انتخابی شما با آن برنامه سازگار باشد. با جستجو در وب‎سایت‎های تولید و فروش نرم افزارهای حسابداری هم می‎توانید به برخی اطلاعات مورد نیازتان دست یابید. بسیاری از نرم افزارهای تجاری آماده و کم هزینه ممکن است بسته‎ های جانبی با خدمات خاص ارائه کنند که با نصب آن بتوانید به امکانات مورد نظرتان با هزینه کمتر دست یابید. حسابداری فروش برای شرکت هایی که خرید و فروش کالا انجام می دهند ضروری است.

• تطابق

پس از جمع آوری اطلاعات کافی در مورد انواع نرم افزارها و امکانات مختلف آن ها، مشورت با سایرین و آگاهی از نیازهای کسب و کارتان، وقت آن است که تصمیم گیری کنید. باید بنشینید و مستند کنید که می‎خواهید نرم افزار حسابداری چه کارهایی را برای شما انجام دهد. ممکن است یک نرم افزار حسابداری که به تنهایی همه نیازهای شما را برآورده کند و مناسب با بودجه شما باشد نیابید. در این صورت باید لیستی از ضروریات مورد نیازتان را با ویژگی‎های نرم افزارهای موجود بسنجید تا بتوانید انتخاب مناسب‎تری بکنید.

حتی اگر بعد از تصمیم گیری از عملکرد یک نرم افزار رضایت نداشتید، زمان را از دست ندهید. همیشه تغییر سریع یک انتخاب بد بهتر از هزینه‎های بیشتر با تعهد نابجا به ادامه یک تصمیم نادرست است. سعی کنید به سرعت تصمیم اشتباه خود را تغییر داده و از نرم افزار مناسب‎تری استفاده کنید. برای کاهش ضرر بسیاری از نرم افزارها نسخه رایگان یا کم هزینه با مدت محدود استفاده ارائه می‎کنند. سعی کنید پیش از خرید از این نسخه‎های رایگان که جهت تست ارائه می‎شوند استفاده کنید.

نکته پایانی درخرید نرم افزار حسابداری

تجزیه و تحلیل نیازهای خود را در اولویت قرار دهید و اطمینان حاصل کنید که نرم افزاری که انتخاب کرده اید، همه ویژگی‎هایی که برای شما مهم هستند را داشته باشد، در غیر این صورت، بیشترین موارد ممکن و موارد ضروری را برآورده کند. هیچ بسته نرم افزاری حسابداری “بهترین” نیست اما همیشه یکی از بهترین‎ها برای کسب و کار شما وجود دارد. پس با دقت، بهترین نرم افزار مناسب خود را برگزینند.

همواره به خاطر داشته باشید حتی پس از انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب هیچ تعهدی به استفاده دائمی از آن ندارید. به عنوان مدیر یک کسب و کار موظف هستید پیوسته شرایط تجارت خود و شرایط بازار را بررسی کنید. اگر تغییرات بزرگی در شرایط و نیازهای کسبتان ایجاد شد ممکن است نیاز داشته باشید نرم افزار خود را تغییر دهید یا بسته‎های جانبی جدیدی به ویژگی‎های قبلی آن بیافزایید.

منابع

با نشر این محتوا، جامعه وبلاگ محک را گسترش دهید

محمد باقریان

محمد باقریان

باقریان هستم از سال 1386 در حوزه تجارت الکترونیک و طراحی سایت و تولید محتوا فعالیت خودم را با مدیریت چند وب سایت آموزشی شروع کردم، اکنون به صورت تخصصی در زمینه دیجیتال مارکتینگ فعالیت میکنم ، اوقات فراغتم را بیشتر با ورزش و مطالعه سپری می‌کنم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*

مشاهده رایگان دمو نرم افزارحسابداری

مقالات حسابداری و کسب و کار را اینجا رایگان گوش دهید