هنگام انتخاب سیستم حسابداری به چه نکاتی توجه کنیم؟

چکیده

در این مقاله مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار حسابداری فروشگاهی را به طور کامل بررسی کرده‌ایم. خیلی از افراد نمی‌دانند که یک نرم‌ افزار حسابداری فروشگاهی باید چه امکاناتی داشته باشد یا چگونه می‌توانند بین دو نرم‌افزار یکی را انتخاب کنند.

فهرست مطالب

نرم افزارهای بسیار زیادی در بازار وجود دارند اما بهتر است ریسک نکنید و به سراغ شرکت های معروف این زمینه بروید. در واقع این شرکت ها به دلیل تجربه بسیار بالایی که در این زمینه دارند محصولاتی را به شما ارائه خواهند کرد که مانند چند هزار مشتری دیگر،شما نیز از آنها راضی باشید. با این حال در این مقاله ما به شما خواهیم گفت که چگونه می‌توانید یک نرم افزار خوب انتخاب کنید.

مقدمه

در بخش حسابداری دقت، بهبود روند کار و بازدهی آن بسیار مهم است. بدیهی است نرم افزارهای حسابداری یک شرکت یا مجموعه را قادر می‌سازد تا تمامی معاملات و امور مالی خود را به‌طور کارآمد مدیریت کنند. نرم‌افزارهای بسیار زیادی در بازار وجود دارد؛ بعضی از آن‌ها بسیار ساده هستند که آن‌ها را با نام نرم ‌افزار حسابداری فروشگاهی ساده می‌خوانیم. بعضی دیگر نیز پیشرفته و مخصوص شرکت‌های بسیار بزرگ هستند.

ویژگی‌های نرم‌ افزار حسابداری به‌طورکلی شامل امکاناتی چون محاسبه حقوق و دستمزد، گزارش‌گیری دقیق، مدیریت دارایی‌ها، مدیریت فاکتور و… است. این ویژگی‌ها به‌طور معمول در همه نرم‌افزارها یافت می‌شوند؛ اما نکته‌ای که قرار است در این مقاله به آن بپردازیم، ویژگی‌هایی است که برای شما بسیار کارآمدتر است. این امکانات ممکن است در همه نرم‌افزار ها یافت نشود؛ بنابراین شما باید به دنبال بهترین برنامه فروشگاهی حسابداری باشید.

2. ویژگی های نرم افزار حسابداری فروشگاهی

1.2 تحلیل و گزارش

دریافت گزارش یا گزارش‌گیری در همه بخش‌های کسب‌وکار ضروری است؛ مخصوصا در بخش مالی. چراکه تجزیه‌وتحلیل گزارش‌های مالی می‌تواند کسب‌وکار شما از یک مشکل جدی نجات دهد. همچنین به کمک این تجزیه‌وتحلیل‌ها می‌توانید مشکلات موجود را ریشه‌یابی کنید و درنهایت به درآمد بیشتری برسید.

یک نرم ‌افزار حسابداری خوب باید بتواند به راحت‌ترین روش ممکن گزارش‌های دقیقی به شما ارائه کند. در زمان جلسات درون‌سازمانی این گزارشات به شما بسیار کمک خواهد کرد.

2.2 کاربرپسند

از ویژگی‌های نرم افزار حسابداری فروشگاهی می‌توانیم به کاربرپسند بودن آن نیز اشاره‌کنیم. یک نرم‌افزار خوب باید به زیبایی هر چه تمام‌تر طراحی شود، در عین حال آن‌قدر ساده باشد که جزئیات به‌خوبی درک شوند. حتی اگر دانش فنی برنامه‌نویسی داشته باشید، اگر برنامه از ظاهر زیبا و کاربردی برخوردار نباشد نمی‌توانید با آن کار کنید. در این صورت تا بخواهید روش کار و دستورات این نرم‌افزار را فرا بگیرید چند هفته‌ای زمان خواهد برد.

3.2 پشتیبانی و به‌روزرسانی مداوم

یکی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار حسابداری فروشگاهی این است که باید به‌طور مداوم به‌روزرسانی شود تا امکانات جدیدی که به بازار می‌آید به نرم‌افزار شما نیز اضافه شود. همچنین در صورت بروز هرگونه مشکل شرکت سازنده باید در اسرع وقت بصورت ریموت و یا حضوری مورد را بررسی و مشکل را رفع کند. حتی اگر بهترین نرم افزار حسابداری بازار را نیز تهیه کنید اگر شرکت سازنده آن را پشتیبانی نکند دردی از شما دوا نخواهد کرد.

3.2 سفارشی‌سازی

یک نرم افزار حسابداری خوب باید قابلیت سفارشی‌سازی داشته باشد. ممکن است نیازهای تجاری هر کسب‌وکار متفاوت باشد بنابراین سفارشی‌سازی داده‌ها و گزارشات جزو ابتدایی‌ترین امکانات یک نرم‌افزار خوب است. البته بدیهی است که شما نمی‌توانید همه قسمت‌های نرم‌افزار را ویرایش کنید.

4.2 توانایی ارتقا

کسب‌وکار شما هرروز رشد می‌کند و بزرگ‌تر می‌شود؛ بنابراین به نقطه‌ای خواهید رسید که دیگر یک نرم‌ افزار حسابداری کوچک برای کسب‌وکار شما کافی نیست. نرم‌افزاری که در حال حاضر انتخاب می‌کنید باید قابلیت گسترش و توسعه داشته باشد تا در آینده به مشکلی برنخورید.

5.2 امنیت

داده‌های حسابداری بسیار مهم و حساس هستند؛ بنابراین اگر نرم افزار شما ضعف امنیتی داشته باشد ممکن است این اطلاعات درز کند. البته اگر نرم‌افزار شما آفلاین است احتمال بروز این مشکل بسیار کم است مگر اینکه موارد امنیتی ابتدایی را رعایت نکنید؛ اما اگر نرم ‌افزار حسابداری که تهیه می‌کنید ابری است باید از پروتکل‌های مطمئن برای ارسال و دریافت داده‌ها استفاده کند.

6.2 محاسبات پرداختی

مدیریت سوابق فروشنده: در هر تجارتی چه کوچک باشد و چه بزرگ تامین کننده یا همان فروشنده یکی از رکن‌های اصلی کسب‌وکار است. در نرم‌افزارهای حسابداری شما این امکان را دارید تا به تعداد نامحدود فروشنده ایجاد کنید. مدیریت و ویرایش فروشنده‌ها باید کاملا ساده و آسان باشد تا در سریع‌ترین زمان ممکن صورت بگرید.

هشدارهای لازم: پرداخت به چند فروشنده در یک تاریخ و به یک میزان می‌تواند خیلی مشکوک باشد. یک نرم افزار حسابداری خوب باید به شما در مورد این‌جور مسائل هشدار دهد تا جلوی خطا از طرف نیروی انسانی را بگیرد.

7.2 صورتحساب

ایجاد فاکتور: ممکن است کسب‌وکار شما هرروز پرداخت های زیادی به‌جاهای مختلف داشته باشد. بدیهی است که نمی‌توانید همه آن‌ها را به خاطر بپسارید؛ بنابراین باید آن‌ها را در جایی یادداشت کنید. شاید فکر کنید که خوب این اطلاعات را هرروز بر روی یک برگه کاغذ می‌نویسیم، اما مسئله اصلی این است که مدیریت این اطلاعات بر روی کاغذ بسیار سخت و دشوار است.

تصور کنید بعد از گذشت یک ماه به دنبال پرداختی در یک تاریخ مشخص هستید! باید همه کاغذها را زیرورو کنید. به‌علاوه کاغذ ممکن است در گذر زمان آسیب ببیند یا به هر دلیل دیگری از بین برود؛ اما اگر این اطلاعات را در یک نرم‌افزار درج کنید با چند کلیک ساده می‌توانید آن‌ها را مرتب کنید و یا به جستجو در بین آن‌ها بپردازید.

مدیریت دارایی: مدیریت دارایی‌ها و هزینه‌ها با یک نرم ‌افزار حسابداری فروشگاهی بسیار ساده است و با چند کلیک انجام می‌شود.

محاسبه مالیات: یکی از رایج‌ترین خطاهای نیروی انسانی، خطا در محاسبه مالیات است که تبعات بسیار بدی برای مجموعه شما خواهد داشت؛ اما یک نرم‌افزار حسابداری خوب که مرتب به‌روزرسانی می‌شود این کار را به سادگی هرچه تمام برای شما انجام خواهد داد.

8.2 موجودی

برای خیلی از کسب‌وکارها بررسی دقیق موجودی انبار بسیار مهم است. به جای اینکه کاغذهای مختلف را برای این کار بررسی کنید کافی است نرم‌افزار را باز کرده و با چند کلیک ساده موجودی انبار را بررسی کنید یا از آن گزارش دقیقی تهیه کنید. در واقع یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های این نرم‌افزارها همین است.

9.2 حقوق و دستمزد

زمان کاری کارکنان چقدر بر حقوق آن‌ها تاثیر دارد؟ چگونه می‌خواهید به صورت دستی اضافه‌کار، بیمه یا حقوق هرکدام از کارمندان را محاسبه کنید؟ می توانید لیست تمامی کارکنان را در این نرم‌افزار وارد کنید و علاوه بر مشاهده اطلاعات دقیق آن‌ها فقط با چند کلیک حقوق آن‌ها را برای این ماه محاسبه کنید.

10.2 پاداش‌ها

محاسبه سنوات یا پاداش‌ها نیز یکی دیگر از چالش‌های مهم حسابداران است که خوشبختانه نرم‌افزارهای حسابداری این مورد را نیز پوشش می‌دهند.

3- جمع بندی

به‌طورکلی نرم‌ افزار های حسابداری همه امور مالیاتی شما شامل محاسبه حقوق و دستمزد، محاسبه مالیات، محاسبه پاداش و… را به راحت‌ترین روش ممکن محاسبه خواهد کرد. این امر دو مزیت بسیار بزرگ و مهم برای کسب‌وکار شما دارد:

اول آنکه سرعت پردازش اطلاعات بسیار بالاتر خواهد رفت و در وقت شما صرفه‌جویی خواهد شد. شما می‌توانید این وقت اضافه را در جای دیگری سرمایه‌گذاری کنید.

در مرحله دوم مزیت این کار این است که درصد خطای انسانی را به‌شدت پایین خواهد آورد و دیگر نیازی نیست از این بابت نگران باشید.

منابع

toolsmetric

solutiondots.com