پیش‌پرداخت
در گذشته نچندان دور استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب در کسب و کارهای کوچک و بزرگ چندان رایج نبود و معمولا تنها شرکت‌ها بزرگ و چند مجموعه‌ای از چنین نرم افزارهایی در کنار حسابداران خبره و کارکشته بهره می‌بردند. اما امروزه، با پیشرفت تکنولوژی و گسترش امور مالی و حسابداری انواع مشاغل و تجارت‌ها، استفاده از چنین نرم افزارهایی رواج بسیاری یافته است. بر همین اساس نرم افزارهای حسابداری ویژه تجارت‌های کوچک، متوسط و بزرگ طراحی و برنامه ریزی شده‌اند.
فهرست مطالب
این نرم افزارها ویژگی‌های انحصاری تعریف شده‌ای دارند که آن‌ها را برای مشاغل مختلف مناسب می‌کند. هنگام تهیه و انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب شغل و تجارت خود، باید به بررسی نیازهای حسابداری شغل خود و ویژگی‌های نرم افزار منتخب‌مان بپردازیم. استفاده از یک راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری در این مواقع راه‌گشایی خوبی خواهد بود. مجموعه نرم افزار حسابداری محک اکنون برای سهولت انتخاب شما، این راهنما را با صورت جامع اما خلاصه تهیه کرده و در اختیار شما می‌گذارد.
نرم افزار حسابداری چیست؟
نرم افزار حسابداری یا برنامه حسابرسی مالی مجموعه کدها و دستورهای کامپیوتری هستند که در قالب یک نرم افزار ارائه می‌شوند و قادر به ذخیره سازی اطلاعات حساس مالی شرکت، سازمان یا بنگاه مالی و اقتصادی هستند. این دستورهای نرم افزاری همچنین توانایی پردازش و تجزیه اطلاعات مالی دریافتی و ارائه اسناد حسابداری مورد درخواست مصرف کننده خود را دارند. قابلیت آن‌ها در تنظیم و ارائه این اسناد شامل کنترل، طراحی و صدور صورت‌ها و گزارش‌های مالی می‌شود.
این نرم افزارها با بالا بردن دقت، سرعت و نظم در امور مالی کسب و کارها و تجارت‌ها زمینه پیشرفت آن‌ها را فراهم می‌کنند. همچنین کاهش خطاهای انسانی، هزینه‌های حسابرسی و نیروی انسانی مورد نیاز برای انجام امور مالی و حسابرسی شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک می‌تواند رشد و گسترش فعالیت‌های آن‌ها را تسریع بخشد.
همچنین نرم افزارهای حسابداری جامع، قادر به ارائه صورت‌های مالی دوره‌ای دقیق از میزان سود، زیان، هزینه‌ها، درآمد‌ها، نقدینگی و افزایش و کاهش سرمایه شرکت و تجارت‌ها هستند. این اطلاعات کامل می‌تواند به مدیران مشاغل و سازمان‌های در ابعاد مختلف کمک کند تا تاثیر برنامه‌ها و پلن‌های اجرایی مختلف در کسب و کار خود را بررسی کرده و برای آینده کار شرکت و تجارت تحت مدیریت خود تصمیمات بهتری اتخاذ نمایند.
پیش از انتخاب سیستم حسابداری، چه کارهایی باید انجام داد؟
برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار خود باید ابتدا به بررسی موارد مالی و حسابداری مهم تجارت خود بپردازید. به این ترتیب که ابتدا در نظر بگیرید که بنگاه کاری شما در کدام دسته از مشاغل قرار می‌گیرد و شما نیاز به چه نرم افزاری با چه خصوصیاتی دارید.
ممکن است شما یک شرکت خدماتی نه چندان بزرگ را مدیریت کنید که عمده امور مالی آن ثبت و پرداخت حقوق کارمندان، با در نظر گرفتن مصوبات نظام حقوقی شرکت و در ردجه بعدی بررسی درآمد‌ها و هزینه‌های جاری شرکت باشد. گاهی نیز ممکن است شما یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی لازم داشته باشید که علاوه بر پوشش پرداخت و دریافت صندوق‌های مختلف به بررسی صورت‌های مالی انبارها و نقدینگی شما نیز بپردازد. بنابراین با دانستن دلایل خود برای استفاده از یک نرم افزار حسابداری یا برنامه امور مالی، بهتر می‌توانید به بررسی ویژگی‌های نرم افزارهای مختلف پرداخته و از مشاوران شرکت‌های طراح و سازنده نرم افزارهای حسابداری مشورت و راهنمایی بگیرید.
آنچه از یک سیستم حسابداری می‌خواهید
دلایل مختلفی در مشاغل و کسب و کارهای مختلف برای استفاده از یک سیستم حسابداری وجود دارند. اما برخی از این دلایل عمومی هستند و در کسب و کارها و سازمان‌های بزرگ و کوچک همپوشانی دارند. این دلایل می‌توانند دقیقا همان نکاتی باشند که هنگام خرید سیستم حسابداری باید مورد توجه قرار گیرند. درواقع هر نرم افزار حسابداری مناسبی باید به خوبی جوابگوی چنین نیازهایی باشد و بتواند این موارد را در اختیار مصرف کننده قرار دهد. اکنون لیستی از این دلایل را در اختیار شما قرار می‌دهیم.
– افزایش دقت در امور مالی
پیشتر انجام امور مالی و حسابداری به صورت شخصی و دستی، امکان بروز خطاهای انسانی را بسیار بالا می‌برد. این مشکل در حین انجام محاسبات و معاملات پیچیده ریاضی که از ملزومات حسابداری دستی بودند، اجتناب ناپذیر بود. اما در نرم افزارهای حسابداری، درصورت دقت و توجه هنگام وارد کردن اطلاعات، می‌توان به صحت و سلامت خروجی‌ها اطمینان کامل داشت.
– افزایش سرعت در امور مالی
انجام امور مالی، تهیه صورت‌ها و گزارش‌های دوره‌ای و صدور فاکتورها به صورت دستی علاوه بر احتمال خطاهای انسانی سرعت انجام امور مالی و حسابداری را نیز به شدت کاهش می‌داد. زمان زیادی که صرف تکمیل صورت‌ها و گزارش‌ها می‌شد می‌توانست به انجام به موقع برخی معاملات نیز آسیب وارد کرده و ضررهایی برگشت‌ناپذیر را برای سازمان یا شرکت همراه داشته باشد. اما با کمک نرم‌افزارهای حسابداری، در اختیار داشتن صورت‌های مالی و گزارش‌های دوره‌ای می‌تواند به فاصله فشردن چند دکمه ممکن باشد.
– کاهش هزینه امور مالی
برای انجام امور مالی و حسابرسی‌های مستمر شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف، نیاز به یک، چند یا حتی گروهی حسابدار خبره و کارکشته داشتند. این تعداد بسته به ابعاد تجارت و کسب و کار تغییر می‌کرد اما باتوجه به همین ابعاد و درآمد‌های سازمان، هزینه‌های مربوط به بخش و دایره حسابداری نیز تغییر می‌کرد. امروزه بهره بردن از سیستم‌های حسابداری پیشرفته، نیاز به نیروی انسانی را به میزان قابل توجهی کاهش داده و انجام امور مالی را به تیم‌ها و افراد کوچکتر همزمان با سرعت و دقت بالاتر ممکن کرده است.
با توجه به موارد ذکر شده، لازم است نرم افزارهای حسابداری از سرعت و دقت لازم کسب و کار شما برخوردار باشند. همچنین هنگام خرید سیستم حسابداری باید دقت کنید که هزینه تهیه آن چقدر است. با بررسی ویژگی‌های نرم افزار به نسبت قیمت آن، ارزش دربرابر خرید سیستم را نسبت به کسب و کار و نیازهایتان مورد توجه قرار دهید و انتخاب بهتری داشته باشید.
امکانات نرم افزار حسابداری
پس از بررسی‌های اولیه، لازم است بدانید که کدام امکانات در نرم افزار حسابداری برای شما مهم است و بودن چه قابلیت‌هایی لازمه امور مالی سازمان و شرکت شما محسوب می‌شود. برای مثال در نرم افزارهای فروشگاهی صدور فاکتور، اتصال به کارتخوان، تجهیز به بارکدخوان از ویژگی‌های مهم محسوب می‌شوند. اما در نرم افزارهای مدریت مالی، تنظیم و بررسی امور مالیاتی، تنظیم فیش‌های حقوقی، ارائه گزارش‌های مالی و حفظ اطلاعات مالی اهمیت بیشتری دارند. در این میان برخی امکانات پایه‌ای برای نرم افزارهای حسابداری تعریف شده‌اند که لحاظ شدن آن‌ها در ساده‌ترین سیستم‌های مالی نیز الزامی است. هنگام خرید سیستم حسابداری ابتدا به بررسی این امکانات بپردازید.
– امنیت
تمام نرم افزارهای حسابداری باید امنیت اطلاعات مالی شما را تضمین کنند. این تضمین توسط تیم سازنده و پشتیبان سیستم صادر می‌شود. استفاده آسان
استفاده از نرم افزارهای حسابداری نباید پیچیده باشد. درواقع مصرف کننده این نرم افزارها حسابداران یا صاحبان مشاغل هستند که ممکن است اطلاعات چندانی درباره پیچیدگی‌های نرم افزارها و برنامه‌های کامپیوتری نداشته باشند و این عدم آگاهی منجر به آسیب به اطلاعات و یا برنامه مورد استفاده شود. بنابراین نرم افزارهای حسابداری باید مشخصه رابط کاربری آسان و ساده را در خود داشته باشند.
– پشتیبانی
بهترین نرم افزار حسابداری توسط گروه مهندسی سازنده نرم افزار ضمانت و پشتیبانی می‌شود. به این ترتیب که شرکت طراح برنامه، براساس اطمینانی که به محصول خود دارد، حاضر به پشتیبانی آن برای مدت زمان مشخص است. این پشتیبانی منجر به اعتماد بیشتر خریدار شده و قابلیت‌ها، امکانات و تکامل سیستم را تضمین می‌کند.
پس از بررسی این ویژگی‌ها و امکانات، می‌توانید وارد جزئیات بیشتر برای انتخاب سیستم نرم‌افزاری مناسب شغل و کسب و کار خود شوید. نکته دیگر در هنگام انتخاب، بررسی رضایت مشتریان سیستم و سوال از خریدارن قبلی است.
پایان‌بندی
در نهایت بهترین پیشنهاد نرم افزار حسابداری محک، کمک از مشاوره ی کارشناسان شرکت، پس از انجام بررسی‌های اولیه است. این کارشناسان می‌توانند راهنمایی کامل تر و دقیق‌تر را براساس نیازهای شخصی شما ارائه کرده و درصد موفقیت خریدار را در انتخاب نرم افزار مناسب کسب و کارش بالاتر ببرند.
