ویژگی های یک سیستم حسابداری
در این مقاله به بررسی ویژگی های یک سیستم حسابداری اشاره میکنیم. امور حسابداری و مالی هر سازمان و شرکتی از مهمترین بخش‌های آن است و انجام اصولی و صحیح کارهای مربوط به این قسمت در امور بخش‌های دیگر سازمان‌ها و شرکت‌ها تاثیر مستقیم دارد. به همین دلیل مشاغل و بنگاه‌های تجاری بزرگ و کوچک به دنبال افزایش دقت و کاهش ضریب خطا در امور مربوط به حسابداری مانند تنظیم گزارشهای قانونی، فعالیت‌های مالی و تحلیل دقیق‌تر شرایط هستند. لازمه رسیدن به این هدف نیز در استفاده از یک نرم افزار حسابداری و مالی جامع و کامل نهفته است.
امروزه صاحبان مشاغل با استفاده از این نرم افزارها به حساب‌های مالی خود رسیدگی می‌کنند. همچنین متخصصان و تیم‌های حسابداری سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ به کمک این نرم افزارها به مدیریت حساب‌ها و خودکارسازی عملیات حسابداری بنگاه مالی می‌پردازند. استفاده از این نرم افزارها ضمن اینکه کنترل امور مالی کسب و کارها را ساده‌تر می‌کنند، اندازه گیری شاخص‌های مالی و ارائه گزارشهای دوره‌ای برای عرضه در بورس و استفاده تحلیل‌گران بازارهای سرمایه را به امری سهل و بدیع تبدیل می‌نمایند.
تنوع سیستمهای حسابداری
استفاده روز افزون و مورد استقبال قرار گرفتن نرم افزارهای حسابداری باعث شد تا شرکت‌های کامپیوتر و مهندسین نرم افزار اقدام به طراحی سیستمهای کامپیوتری مختلف کنند. این سیستم‌ها که امروزه با ویژگی‌ها و خصوصیات مختلف ارائه می‌شوند قابلیت‌های بسیار گسترده‌ای نسبت به گذشته پیدا کرده و امکانات بی‌نظیری را در اختیار مصرف کنندگان قرار می‌دهند. به این صورت که می‌توان از شرکت‌های فعال در این زمینه مانند نرم افزار حسابداری محک، نرم افزارهای ویژه و اختصاصی مشاغل خرد یا کلان را به ضمانت و پشتیبانی کارشناسان شرکت تهیه نمود. اما به طور کلی، مهمترین ویژگی‌های نرم افزارهای حسابداری مواردی عمومی هستند که شامل حال همه انواع این سیستم‌ها خواهند شد.
اکنون قصد داریم به برخی از اصلی‌ترین ویژگی های یک سیستم حسابداری خوب و کاربردی اشاره نماییم. با ما همراه باشید.
قابلیت تهیه گزارشهای کاربردی و دقیق
شما مشغول به هر کسب و کاری باشید، مدیریت یک فروشگاه پوشاک یا یک شرکت بزرگ با زیرمجموعه‌های مختلف را در دست داشته باشید، در هر حال گزارشهای دقیق و صورت‌های مالی دوره‌ای علاوه بر اهمیت برای کارتان، در پیشرفت تجارت‌تان موثر خواهد بود. چنانچه نرم افزار حسابداری شما قابلیت ارائه گزارشهای تحلیلی داشته باشد، می‌توانید با تکیه بر آن‌ها تاثیر تصمیمات پیشین خود را بر روند فعالیت‌های کسب و کار خود بررسی کرده و برای آینده شغل‌تان تصمیمات دقیق‌تری اتخاذ کنید. همچنین قابلیت تنظیم صورت‌های مالی فصلی مانند گزارش خرید و فروش‌های ماهیانه، اظهارنامه مالیاتی از ویژگی‌های مهم سیستمهای حسابداری است.
خصوصیات گرافیکی مناسب
ارائه گزارش‌ها و صورت‌های مالی به صورت نمودارها و چارت‌های آماری از ویژگی‌های بصری و گرافیکی نرم افزارهای حسابداری محسوب می‌شوند. هرچه این نمودارها در قالب و فرمتی به روز‌تر، منظم‌تر و قابل فهم‌تر در عین زیبایی و چشم‌نوازی ارائه شوند، قابلیت‌های گرافیکی نرم افزار امتیاز بیشتری دریافت می‌کنند. بُروز ویژگی‌های ذکر شده در گزارشهای مالی، امکان تحلیل و بررسی این صورت‌ها و داده‌ها را ساده‌تر می‌سازد.
به روز بودن
سیستم حسابداری باید هم از لحاظ طراحی نرم افزاری به روز و آپدیت باشد و هم از نظر قوانین و استانداردهای حسابداری و مالی. به این ترتیب که امکان اجرا و نصب در سیستمهای مختلف کامپیوتری را داشته و با سیستم عامل‌های مختلف سازگار باشد. همچنین آخرین تغییرات قوانین مالیاتی، بیمه‌ای، حقوقی در آن‌ها تعریف شده باشد. درصورت برنامه ریزی شدن سیستم حسابداری براساس قوانین قدیمی، ممکن است صاحبان مشاغل با مشکلات عدیده‌ای مواجه شوند.
یکپارچگی
در کسب و کارها و مشاغل مختلف امور مالی و حسابداری شاخه‌های متعددی دارد. عملیات چک‌ها، کنترل حساب‌های بانکی، انبارداری، مدیریت فروش، خرید از تامین‌کنندگان، محاسبه دستمزد کارمندان و کارگران، کنترل نقدینگی، صدور فاکتور فروش، ثبت لیست‌های خرید و هزینه‌های جاری اطلاعاتی هستند که از قسمت‌های مختلف وارد سیستم حسابداری یکپارچه شده و سپس با بررسی تمامی این اطلاعات صورت‌های مالی دوره‌ای که حاوی گزارش سود و زیان و سرمایه شرکت است به دست می‌آيند. بنابراین اتصال شاخه‌های مختلف حسابرسی به نرم افزار و وجود یک سیستم مرکزی جامع نیز از ویژگی‌های مهم و ضروری نرم افزارهای حسابداری است.
انعطاف پذیری
اصولا نرم افزارهای حسابداری باید قابلیت حذف یا اضافه برخی امکانات و قابلیت‌ها را داشته باشند. این ویژگی به دلایل مختلف مورد نیاز واقع می‌شود. گاهی ممکن است یک کسب و کار با پیشرفت قابل توجهی مواجه شود و نیاز به اضافه کردن بخش‌های مختلف و زیرشاخه‌های متعدد به نرم افزار حسابداری آن باشد. این بخش‌ها و قابلیت‌ها می‌تواند شامل تعدد گردش‌های مالی، اضافه شدن کارمندان، افزایش صندوق‌های فروش و یا افزایش موجودی انبار باشد.
گاهی نیز به دلیل تغییر بعضی قوانین و استانداردها ممکن است نیاز به اضافه کردن بعضی قابلیت‌ها و یا تغییر امکانات تعریف شده قبلی باشد. همچنین در نرم افزار حسابداری باید قابلیت تغییر دستورهای کامپیوتری و کدهای زیرساختی لحاظ شده باشد تا درصورت نیاز برخی دستورها، فرمت‌ها و استانداردها در آن به روز شوند.
البته گاهی برخی مشاغل ممکن است در این مواقع تصمیم به تهیه نرم افزار جدید بگیرند اما اینکار تنها هزینه‌ای بیشتر را برگردن شرکت و سازمان می‌گذارد. درحالی که اعمال تغییرات مورد نیاز در نرم افزار قابل انعطاف قبلی توسط واحد پیشتیبانی شرکت تولید کننده آن، می‌تواند علاوه بر مقرون به صرفه بودن، نیاز به آموزش مجدد کارمندان و صرف زمان برای آشنایی آن‌ها با سیستم جدید را مرتفع می‌سازد.
امنیت اطلاعات مالی کسب و کارها
این نکته و ویژگی نیز دو بخش را شامل می‌شود. اول حفظ اطلاعات مالی سازمان‌ها و شرکت‌ها و ثبت غیرقابل حذف آن‌ها که از مهمترین خصوصیات نرم افزارهای حسابداری خوب و مناسب هستند. به این صورت که دراثر هرگونه قطعی، نقص، حملات سایبری و ویروسی به سیستم، اطلاعات قبلی و مهم شرکت و سازمان از بین نرفته و حتی درصورت حذف، قابل بازگشت باشند.
نکته بعدی حفظ حریم ایمنی اطلاعات مالی شرکت‌ها، سازمان‌ها و کسب و کارها است. این اطلاعات می‌تواند به منزله اسناد محرمانه مشاغل و تجارت‌ها باشد. هرگونه دسترسی غیر به آن‌ها ممکن است سیاست‌های محرمانه مالی و پولی مجموعه را فاش کرده و زمینه سوءاستفاده از آن‌ها را فراهم کند. چنین سوء استفاده‌هایی در مزایده‌های بزرگ و مهم ممکن است جبران ناپذیر باشد. بنابراین تولید کننده نرم افزار باید نسب به امنیت آن به خریداران اطمینان لازم را بدهد.
سادگی و رابط کاربرای آسان
این ویژگی در بین مهندسان نرم افزار به اصطلاح یوزر فرندلی یا همان کاربر پسند بودن یک سیستم خوانده می‌شود. به این معنا که استفاده و کاربری نرم افزار و سیستم ساده، آسان و فاقد پیچیدگی‌های تخصصی است. مهندسان و طراحان نرم افزارهای حسابداری باید درنظر بگیرند که استفاده کننده محصول نهایی آن‌ها یک تکنسین و متخصص کامپیوتر نیست. بنابراین باید آن را برای کاربران مختلف با مهارت‌های دیگر و سطح دانش متوسط کامپیوتری طراحی کنند. این خصوصیات آموزش و یادگیری استفاده از سیستم حسابداری را نیز تسریع می‌کند.
خدمات پس از فروش
پشتیبانی و خدمات پس از فروش در بین مهمترین ویژگی‌های نرم افزار حسابداری قرار دارد. این خدمات شامل نصب، پاسخگویی به مشکلات مصرف کننده، رفع مشکلات احتمالی و زیرساختی نرم افزار و آموزش‌های مورد نیاز سیستمهای حسابداری می‌شوند. ارائه چنین خدماتی نیازمند پشتوانه پربار کارشناسی و زیرساخت قوی و مجهز شرکت تولید کننده نرم افزار است. نرم افزار حسابداری محک مفتخر است که با ارائه خدمات پس از فروش کامل و پشتیبانی تلفنی و آنلاین مستمر در این زمینه موفق به جلب اعتماد مشتریان خود شده است.
قیمت
هزینه خرید یک سیستم نرم افزار باید متناسب با امکانات و قابلیت‌های آن باشد. همچنین بهتر است این قیمت با نیازهای کسب و کار و ابعاد آن نیز همخوانی داشته باشد. به طوری که امکانات دریافتی از نرم افزار بتواند متناسب با قیمت خرید آن، هزینه‌های جاری حسابرسی و حسابداری مجموعه را کاهش دهد و ارزش دربرابر خرید خوبی از خود نشان دهد.
سخن آخر
در نهایت باید تاکید کرد که بهترین نرم افزار حسابداری، سیستمی است که متناسب با کسب و کار و تجارت و نیازهای مالی و حسابداری شما باشد. این تناسب می‌تواند به غیر از قابلیت‌های معمول نرم افزارهای عمومی، ویژگی‌های اختصاصی نرم افزار را نیز شامل شود. ویژگی‌هایی که با توجه به نیازهای مشاغل و سازمان‌های خود در دستور کار نرم افزار قرار می‌گیرد. همچنین بهترین سیستمهای حسابداری دارای قابلیت‌های شخصی‌سازی هستند.
