الزام داشتن یک سیستم حسابداری دقیق و مطمئن
کلیه فروشگاه‌ها لازم است به سیستم‌های مورد تائید حسابداری مانند نرم‌افزارهای جامع و تخصصی حسابداری محک مجهز باشند. اما این سیستم‌ها از چه بخش‌هایی تشکیل شده‌اند و چه تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند؟ کدام نرم‌افزار حسابداری تخصصی بیشتر با کسب و کار شما سازگار است؟ در صورتی که به دنبال جواب‌هایی مانند این، و آشنایی با این نوع از سیستم‌ها هستید، این مطلب از وبسایت محک می‌تواند نقطه شروع خوبی باشد.
ضرورت‌های استفاده از سیستم حسابداری
همان طور که می‌دانید اساسا میزان کارکرد یک کسب و کار از طریق محاسبات حسابداری مشخص می‌شود. در نتیجه بدون داشتن یک نرم‌افزار یا ساختار حسابداری مناسب و به روز، امکان اندازه‌گیری یا سنجش موفقیت احتمالی یک کسب و کار نیز وجود ندارد. این در حالی است که کارکرد مالی کسب و کارها از جمله مواردی است که طبق قانون باید به صورت شفاف و مستند ثبت و حسابداری شود.
داشتن سیستم حسابداری یک الزام قانونی است
کلیه کسب و کارها، اعم از فروشگاه‌های کوچک، فروشگاه‌های بزرگ، تولیدی‌ها، کارگاه‌ها، رستوران‌ها و کلیه فعالیت‌های تجاری طبق قوانین جدید نه فقط ملزم به ثبت اسناد و مدارک مالی و حسابداری خود هستند، بلکه همچنین ملزم به استفاده از یک سیستم حسابداری با ساختار مورد تائید سازمان دارایی هستند. همان طور که می‌دانید محاسبات مرتبط با مالیات شامل مجموعه پیچیده و گیج کننده‌ای از محاسبات حسابداری می‌شود که بر اساس معیارهای محلی و ملی تنظیم می‌شوند. برای این که کسب و کارها بتوانند به درستی محاسبات مالیاتی خود را انجام دهند، لازم است از فرمول‌های ارائه شده توسط سازمان دارایی در محاسبات خود استفاده کنند.
اگر چه انجام این محاسبات به صورت دفتری از دشواری محاسباتی قابل توجهی برخوردار است، انواع کسب و کارها و فعالان تجاری می‌توانند به کمک سیستم‌های پیشرفته حسابداری مانند سیستم‌های جامع حسابداری محک به سادگی این محاسبات را انجام دهند. به این ترتیب آنها در زمان ارائه اسناد و مدارک مالیاتی، به راحتی با ارائه فایل‌های مورد تائید دارایی، می‌توانند امور مالیاتی خود را مدیریت کنند.
مدیریت گردش مالی
یکی دیگر از عوامل موفقیت یک کسب و کار، مدیریت گردش مالی مناسب و بهینه است. این کار سابقا به وسیله یک دفتر و یک کشو در جایی که به آن «دخل» می‌گفتند انجام می‌شد. همان طور که می‌دانید امروزه «صندوق» جای دخل را گرفته است. تفاوت اصلی این دو نوع مدیریت گردش مالی استفاده از سیستم حسابداری در دومی است. در حالی که در روش سنتی برای مدیریت گردش مالی و به اصطلاح پر کردن چک‌ها و بدهی‌ها از تقویم و سررسید استفاده می‌شد، امروزه سیستم‌های حسابداری به سادگی قابلیت برنامه‌ریزی برای پرداخت‌های کسب و کارها را دارند.
با داشتن یک نرم‌افزار حسابداری یک کسب و کار می‌تواند به سادگی کارکرد خود را بررسی کند. این موضوع به کسب و کارهای نوپا کمک می‌کند به خوبی متوجه هزینه‌ها و درآمدهای خود باشند. این آگاهی به آنها کمک می‌کند در صورت لزوم استراتژی و رویکرد کسب و کار خود را اصلاح کنند تا بازده بهتری داشته باشند. بدون استفاده از این نرم‌افزارها، خطر زیادی وجود دارد که یک کسب و کار نوپا پیش از آن که به بازده مطلوبی برسد به خاطر مدیریت گردش مالی ضعیف دچار بحران شود.
مدیریت زمان بهتر
بدون داشتن یک سیستم حسابداری مناسب و قابل اطمینان، محاسبات حسابداری کاری به شدت سخت و طاقت فرسا محسوب می‌شود که در اندازه‌های بزرگ نیاز به تعداد زیادی کارمند و متخصص دارد. برای مثال ارائه اظهارنامه‌های مالیاتی یک تاریخ سررسید مشخص دارد. تاخیر در ارائه اظهارنامه مالیاتی می‌تواند منجر به هزینه‌های بیشتر برای کسب و کارها شود. بدون داشتن یک نرم‌افزار حسابداری تخصصی این هزینه‌ها در موارد زیادی اجتناب‌ناپذیر می‌شوند.
نرم‌افزارهای حسابداری به نحوی طراحی می‌شوند که تمام مراحل و فرایندهای محاسباتی لازم را با حداقل فعالیت کاربر پردازش می‌کنند. به کمک این نرم‌افزارها، صاحبان کسب و کار به سادگی می‌توانند در زمان و موقعیت لازم گزارش‌های حسابداری مورد نیاز خود را ایجاد کنند. این سیستم‌ها علاوه بر ارائه اسناد در زمان لازم، از مزیت شفافیت مورد قبول برای سازمان‌های مالیاتی و دارایی نیز برخوردار هستند. به این ترتیب با داشتن یک سیستم حسابداری قابل اتکا مانند نرم‌افزار حسابداری محک، کسب و کارها می‌توانند بدون نگرانی از تاخیر و جریمه شدن، امور حسابداری خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند.
اصول ابتدایی سیستم حسابداری کسب و کار
فارغ از این که محاسبات حسابداری کسب و کار توسط چه کسی انجام شوند، آگاهی از اصول ابتدایی آنها برای هر فعال تجاری و مالک کسب و کاری لازم است. به عبارت دیگر اگر بتوانید این اسناد ابتدایی را خوانده و آماده کنید، می‌توانید کارکرد کسب و کار خود را بررسی کرده و از سلامت مالی آن مطمئن شوید. در نتیجه نظارت بیشتری روی شرکت، کسب و کار، و تصمیم‌گیری‌های مالی خود خواهید داشت.
در ادامه بعضی از اسناد و محاسبات حسابداری معرفی می‌شود که بهتر است تمام فعالان تجاری به آنها مسلط باشند، حتی اگر با یک شرکت حسابداری تخصصی کار می‌کنند، یا حسابدار متخصصی استخدام کرده باشند. این اسناد و محاسبات تصویر کلی مناسبی از کارکرد کسب و کار ارائه می‌دهند.
گزارش درآمد
مهمترین سند حسابداری که کارکرد یک کسب و کار در هر اندازه‌ای را مشخص می‌کند گزارش درآمد آن محسوب می‌شود. این سند سودآوری یک کسب و کار را بررسی می‌کند و مشخص می‌کند یک شرکت چقدر درآمد یا ضرر داشته است. بدیهی است که هر سیستم حسابداری قابل قبولی به سادگی این سند را ایجاد می‌کند.
موجودی
این سند هم تصویری کلی از کسب و کار در یک لحظه مشخص ارائه می‌دهد. با این حال نباید موجودی را با دارایی یکی در نظر گرفت، چرا که موجودی به سادگی به وضعیت فعلی مالی یک کسب و کار اشاره دارد. موجودی همچنین سند بسیار مهمی در ارزیابی سرمایه‌گذاری مجدد است، و در یک نگاه کارکرد کلی کسب و کار را ارائه می‌دهد.
گزارش سود و زیان (ضرر)
این سند هم در یک تصویر کلی کلیه درآمدها و هزینه‌های یک کسب و کار را در یک برهه زمانی مشخص (فصلی، ماهیانه، یا سالیانه) ارائه می‌دهد. این سند همچنین در اظهارنامه مالیاتی کسب و کارها قرار می‌گیرد و کارکرد آنها بر اساس این سند بررسی و پردازش مالیاتی می‌شود.
اظهارنامه گردش مالی
این سند فعالیت‌های عملیاتی، مالی و سرمایه‌گذاری یک شرکت یا کسب و کار را تحلیل می‌کند تا مشخص کند چگونه و کجا پول به دست آمده و چگونه و کجا پولی هزینه شده است. بدون مدیریت مناسب گردش مالی، هیچ شانسی برای موفقیت یک کسب و کار در هر اندازه‌ای هر چقدر هم کوچک وجود ندارد. گرفتن اظهارنامه گردش مالی در یک سیستم حسابداری پیشرفته از ساده‌ترین کارهای ممکن محسوب می‌شود.
صورت‌حساب بانکی
این سند هزینه‌های مختلف یک کسب و کار را با صورت‌حساب‌های بانکی آن مقایسه می‌کند و به ثبات اسناد حسابداری کمک قابل توجهی می‌کند. در این فرایند محاسبات حسابداری بر اساس موجودی بانکی مورد بازبینی قرار می‌گیرند تا از کارکرد مناسب مالی اطمینان حاصل شود.
اصطلاحات مرتبط با سیستم حسابداری کسب و کارها
در ادامه بعضی از مهمترین اصطلاحات مورد استفاده در سیستم حسابداری معرفی می‌شود. آشنایی با این اصطلاحات برای هر فعال تجاری که کارکرد مالی دارد تا حد زیادی ضروری محسوب می‌شود. افراد با داشتن درک مناسبی از این اصطلاحات می‌توانند کارکرد مالی کسب و کار یا شرکت خود را بررسی کرده و در صورت نیاز رویه کاری خود را اصلاح کنند.
حساب‌های دریافتی و حساب‌های پرداختی
حساب‌های دریافتی شامل پولی می‌شود که دیگران به یک کسب و کار بابت خدمات یا کالاهای دریافتی خود بدهکار هستند. در برگه‌های موجودی این حساب به عنوان یک دارایی در نظر گرفته می‌شود. حساب‌های پرداختی نیز به سادگی شامل پولی می‌شود که کسب و کار به دیگران بدهکار است. این حساب‌ها در برگه‌های موجودی به عنوان بدهی تعریف می‌شوند. داشتن درک درستی از این حساب‌ها برای بهره‌برداری مناسب از یک نرم‌افزار حسابداری ضروری است.
تعهد
تعهدها شامل اعتبارها و بدهی‌هایی هستند که ثبت شده اما واصل نشده‌اند. این می‌تواند شامل فروش‌هایی می‌شود که انجام شده اما تسویه حساب آنها انجام نشده است، یا شامل هزینه‌هایی شود که توسط یک کسب و کار انجام شده اما بابت آنها هنوز دریافتی نداشته است.
تعهدها در سیستم حسابداری از اهمیت بالایی برخوردار هستند و در محاسبات دقیق نقش مهمی دارند. استفاده از تعهد در این سیستم‌ها به کسب و کارها اجازه می‌دهد بسیاری از رویه‌های واقعی را پیش از تسویه حساب در محاسبات خود لحاظ کنند.
دارایی‌ها
همان طور که از عنوان آن می‌توان حدس زد، دارایی‌ها شامل تمام چیزهایی می‌شوند که یک شرکت یا کسب و کار در اختیار دارد. دارایی‌ها می‌توانند به دو صورت منقول یا جاری، و غیرمنقول یا ثابت باشند.
دارایی‌های منقول یا جاری شامل مواردی می‌شوند که در کوتاه مدت قابل تبدیل به پول نقد باشند. آنها در سیستم‌های حسابداری می‌توانند به صورت موجودی نقدی، اعتبار و یا حساب‌های دریافتی ثبت شوند.
دارایی‌های غیرمنقول یا ثابت شامل مواردی می‌شوند که در کوتاه مدت قابل تبدیل به پول نقد نیستند. مواردی مانند املاک و مستغلات، ماشین‌آلات و تجهیزات از جمله دارایی‌های غیرمنقول محسوب می‌شوند.
نرخ هزینه
نرخ هزینه مشخص می‌کند که یک کسب و کار با چه سرعتی پول هزینه می‌کند. این اصطلاح یکی از اجزای کلیدی در حسابداری و مدیریت گردش مالی کسب و کارها محسوب می‌شود. برای محاسبه این نرخ در سیستم حسابداری کافی است یک برهه زمانی (برای مثال یک فصل یا سال) انتخاب شود. سپس موجودی نقدی پایان برهه زمانی از موجودی نقدی ابتدای برهه زمانی تفریق شود، و نتیجه تقسیم بر تعداد ماه‌ها در آن برهه زمانی شود. به این ترتیب یک نرخ هزینه ماهیانه به دست می‌آید. مدیریت بهینه این نرخ و اصلاح آن با توجه به واقعیت‌های کسب و کار یکی از مهمترین وظایف مدیران کسب و کار محسوب می‌شود.
سرمایه
سرمایه همان پولی است که لازم است برای سرمایه‌گذاری یا هزینه یا رشد یک کسب و کار مورد استفاده قرار بگیرد. وقتی از اصطلاح «سرمایه در گردش» یا «سرمایه کاری» استفاده می‌شود، سرمایه به معنای منابع پولی قابل دسترسی (مثل موجودی بانکی) در نظر گرفته می‌شود و شامل دارایی‌ها یا تعهدات نمی‌شود.
هزینه کالاهای فروخته
هزینه کالاهای فروخته (COGS) یا هزینه فروش‌ها (COS) شامل هزینه تولید محصول یا عرضه خدمات می‌شود. این هزینه اولین چیزی است که در برگه گزارش سود و ضرر به چشم می‌خورد و بخشی کلیدی در محاسبه حاشیه رشد یک کسب و کار محسوب می‌شود. کاهش دادن این هزینه به معنای افزایش سود بدون افزایش دادن فروش محسوب می‌شود.
استهلاک
استهلاک در سیستم حسابداری به معنای کاهش ارزش یک دارایی در طول زمان است. استهلاک یکی از عوامل تعیین کننده در اظهارنامه‌های مالیاتی نیز محسوب می‌شود چرا که دارایی‌های غیرمنقول مانند ابزارآلات و تجهیزات در نحوه درآمد یک کسب و کار نقش مستقیم دارد.
بدون حساب کردن استهلاک یکی از فرایندهای بسیار مهم در کسب و کارهای بزرگ یعنی تعمیر و نگهداری نیز تا حد زیادی بی معنا خواهد بود. با در نظر گرفتن میزان استهلاک ماشین‌آلات گوناگون بر اساس معیارهای مختلف، واحد حسابداری می‌تواند هزینه‌های تعمیرات یا تعویض قطعات در آینده را تخمین زده و از بروز مشکلاتی که منجر به توقف تولید یا ارائه خدمات می‌شوند جلوگیری کند.
سهم
سهم به معنای میزان پولی است که توسط هر مالک در یک کسب و کار تزریق می‌شود. این اصطلاح همچنین تحت عنوان «سهم مالک» نیز شناخته می‌شود و می‌تواند شامل مقادیر غیر پولی مانند زمان، انرژی، و انواع منابع دیگر شود.
از اصطلاح سهم همچنین برای اشاره به تفاوت بین دارایی‌های یک کسب و کار (چیزی که دارد) و تعهدات آن (چیزی که بدهکار است) مورد استفاده قرار می‌گیرد. کسب و کاری که دارای سهم مثبتی باشد برای سرمایه‌گذاران احتمالی، بانک‌های وام‌دهنده و همچنین خریداران یا مشتریان از جذابیت بالایی برخوردار است.
هزینه‌ها
هزینه‌ها شامل هر خرید یا خرج کردن پولی می‌شود که با هدف کسب عایدی انجام می‌شود. همچنین به هزینه‌ها گاهی «هزینه انجام کسب و کار» نیز گفته می‌شود. به صورت کلی چهار نوع از هزینه‌ها معمولا در سیستم حسابداری مورد پردازش قرار می‌گیرد که شامل موارد زیر می‌شود:
- هزینه ثابت: این نوع از هزینه‌ها با تغییر حجم فروش تغییر نمی‌کنند. برای مثال اجاره ملک یا حقوق کارکنان یک کسب و کار با افزایش یا کاهش درآمد کسب و کار تغییری نمی‌کند.
- هزینه متغیر: این هزینه‌ها بر خلاف هزینه‌های ثابت، با تغییر حجم فروش تغییر می‌کنند. برای مثال افزایش تولید نیاز به افزایش مواد اولیه دارد، در نتیجه در صورت افزایش فروش یک محصول، هزینه متغیر مواد اولیه آن نیز افزایش خواهد یافت.
- هزینه معمولی: این دسته از هزینه‌ها اغلب بر اساس استانداردهای غالب بر یک صنعت مورد بررسی قرار می‌گیرند. برای مثال هزینه‌های باربری و تحویل محصول به شرکای تجاری از جمله هزینه‌های معمولی به حساب می‌آیند. هزینه‌های معمولی اغلب از مالیات کسب و کارها کم می‌شوند.
- هزینه لازم: شامل هزینه‌هایی می‌شود که برای عملیاتی ماندن یک کسب و کار مورد نیاز هستند و مفید تلقی می‌شوند. این هزینه‌ها از مالیات کم نمی‌شوند.
سال مالی
سال مالی شامل چارچوب زمانی می‌شود که شرکت‌ها و کسب و کارها برای حسابداری آن را اصل در نظر می‌گیرند. ابتدا و انتهای سال مالی توسط خود شرکت‌ها مشخص می‌شود. بعضی از آنها با سال تقویمی هماهنگی دارند، و بعضی از آنها نیز با توجه به زمانی که حسابدارها اظهارنامه‌های سال مالی را آماده می‌کنند تعیین می‌شود.
اصول عموما پذیرفته حسابداری
اصول عموما پذیرفته حسابداری (GAAP) شامل چارچوب‌های عموما پذیرفته شده حسابداری و گزارش گیری مالی می‌شود. بدیهی است که این اصول در کشورهای مختلف با توجه به قوانین مالی و عرف‌های حاکم بر هر جامعه متفاوت باشد. این اصول در سیستم حسابداری از اهمیت زیادی برخوردار هستند و بدون آشنایی با آنها محاسبات حسابداری می‌تواند تا حد زیادی ناقص باشد.
علاوه بر این، سرمایه‌گذاران نیز در هنگام سرمایه‌گذاری روی شرکت‌ها و کسب و کارهای مورد نظر توجه خاصی به این دسته از گزارش‌های حسابداری دارند. نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی، از جمله سیستم‌های حسابداری محک، این اصول را به شکل محلی تنظیم می‌کنند. به عبارت دیگر، برای داشتن یک حسابداری شفاف، استفاده از سیستم‌های داخلی مانند نرم‌افزار حسابداری محک ضروری است.
تعهدات
تعهدات شامل تمام چیزهایی می‌شود که یک کسب و کار در بلند مدت یا کوتاه مدت بدهکار است. تعهدات می‌تواند شامل موجودی کارت بانکی، حقوق‌های پرداختی، مالیات، یا اقساط وام شود.
سود
در سیستم حسابداری معمولا سود به معنای اختلاف عایدی یا درآمد، هزینه کالای فروخته شده، و همچنین هزینه‌ها (از جمله هزینه‌های عملیاتی، نرخ بهره و همچنین هزینه‌های استهلاک) می‌شود.
درآمد ناخالص
درآمد ناخالص (Revenue) شامل کل مبلغی می‌شود که از فروش محصولات یا ارائه خدمات به موجودی یک کسب و کار یا شرکت اضافه می‌شود. این مبلغ با عایدی یا درآمد خالص که انواع هزینه‌ها از آن کسر می‌شود متفاوت است. با این حال درآمد ناخالص یکی از عناصر مهم در بررسی کارکرد مالی یک کسب و کار محسوب می‌شود.
عایدی
عایدی (Income) یا درآمد خالص، شامل اختلاف درآمد ناخالص با هزینه‌های مختلفی می‌شود که کسب و کار برای ارائه یک محصول یا خدمات آنها را متقبل می‌شود. این اصطلاح کارکرد کلی یک کسب و کار را با یک عدد نمایش می‌دهد.
عایدی کم و بیش مهمترین عامل در محاسبه کارکرد یک کسب و کار یا شرکت محسوب می‌شود. از آنجا که این مبلغ با کم کردن انواع هزینه‌های مختلف به دست می‌آید، دیگر نیازی به در نظر گرفتن محاسبات افزوده ندارد. در یک سیستم حسابداری پیشرفته محاسبه عایدی به سادگی انجام می‌شود و برای آن نیازی به وارد کردن مقادیر به صورت دستی وجود ندارد.
چه کسب و کارهایی به سیستم حسابداری نیاز دارند؟
این یکی از پرسش‌های همیشگی مدیران کسب و کارهای نوپا محسوب می‌شود: آیا لازم است در این مرحله روی یک سیستم حسابداری پیشرفته سرمایه‌گذاری کنیم؟ واقعیت این که اگر کسب و کاری داشته باشید که در آن افرادی مشغول به کار هستند، پس داشتن یک نرم‌افزار پیشرفته حسابداری و ترجیحا تخصصی برای آن ضروری است. احتمالا بارها با مطالبی مواجه شده باشید که خرید نرم‌افزار حسابداری را یک سرمایه‌گذاری اولیه معرفی کنند که در فازهای بعدی رشد یک کسب و کار بازده مناسبی ایجاد می‌کند. با در نظر گرفتن انواع مختلف محاسبات حسابداری و هزینه‌های کسب و کارهای امروزی، این ادعا هر روز از مشروعیت بیشتری برخوردار می‌شود.
کسب و کارهای موفق شامل آنهایی می‌شوند که به خوبی از پس تعهدات خود بر می‌آیند. برای این کار آنها لازم است کاملا روی کارکرد مالی خود مسلط باشند و انواع هزینه‌ها و درآمدهای گوناگون را ثبت و حسابداری کنند. این مهم امروزه بدون داشتن یک سیستم حسابداری پیشرفته مانند نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی محک تا حد زیادی دور از دسترس است.
سخن پایانی
در این مطلب از وبسایت محک تلاش شد مباحث کلی مرتبط با سیستم‌های حسابداری، اصول اولیه استفاده از آنها، و همچنین اصطلاحات کاربردی در آنها معرفی و بررسی شود. قبل از شروع بحث، تلاش شد ضرورت استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری روشن شود. واقعیت این که امروزه به لحاظ قانونی کسب و کارها ملزم به استفاده از نرم‌افزارهای مورد تائید سازمان دارایی هستند انکار ناپذیر است.
در ادامه برخی از مهمترین اصطلاحات کاربردی در سیستم‌های پیشرفته حسابداری معرفی شده و مورد بررسی قرار گرفت. آگاهی از این اصطلاحات و مفاهیم برای هر فردی که فعالیت تجاری و اقتصادی دارد تا حد زیادی ضروری محسوب می‌شود. اگر چه بسیاری از این اصطلاحات شامل مفاهیم آشنا و کاربردی روزمره هستند، اما در حسابداری معنایی تخصصی دارند که بدون در نظر گرفتن آن، به سختی می‌توان کارکرد مالی یک کسب و کار را ارزیابی کرد.
