نرم افزار حسابداری چیست | بهترین نرم افزار حسابداری کدام است؟

زمان مطالعه این مقاله: 16 دقیقه

نرم افزار حسابداری چیست ؟ برای ارائه پاسخ کامل و مناسب به این سوال، بهتر است همه جوانب را بررسی نماییم. خوب است بدانید که در گذشته، حسابداری فرآیندی مبتنی بر کاغذ بود و معمولا حسابداران از دفاتری قطور استفاده می‌کردند تا بتوانند اطلاعات مالی ضروری کسب ‌و‌ کار را ثبت و نگهداری کنند. اما در عصر حاضر که با نام عصر دیجیتال از آن یاد می شود، حتی کسب‌ و‌ کارهای کوچک نیز می‌توانند از طیف گسترده نرم‌ افزارهای حسابداری موجود در بازار استفاده کنند.

گروه نرم ‌افزاری محک مجموعه‌ای از نرم ‌افزارهای تخصصی حسابداری خود را با هدف ساده‌سازی فرآیند حسابداری طراحی کرده و در ادامه مسیر آن را توسعه داده است. این نرم ‌افزارهای ساده با توجه به نیازها و ملزومات مشاغل و اصناف گوناگون طراحی شده و به خوبی پاسخگوی این نیازها هستند.این طیف گسترده نرم افزارهای حسابداری، نه تنها خطاهای انسانی در محاسبات را کاهش می‌دهند بلکه می‌توانند منبع اطلاعات وسیعی باشند که به شکل‌دهی دیدگاه شما از کسب‌ و ‌کار کمک می‌کنند.

می‌توانید فایل صوتی «نرم افزار حسابداری چیست» را گوش کنید

حسابداری تجاری (کسب و کار) چیست؟

در این بخش به تعریف حسابداری تجاری یا همان حسابداری کسب و کار میپردازیم. حسابداری تجاری فرآیند ثبت، تجزیه و تحلیل و تفسیر معاملات مالی و اطلاعات است. گاهی اوقات یا شاید بهتر باشد که بگوییم که اکثر مواقع، فرآیندی که در تعریف حسابداری تجاری به آن اشاره کردیم، سخت و مشکل است و اینجا درست همان مرحله ای است که نرم افزار حسابداری وارد ماجرا شده و به صاحبان کسب و کار و مشاغل کمک می کند.

نرم افزار حسابداری چیست ؟

اگر بخواهیم به سوال نرم افزار حسابداری چیست ، پاسخ روشنی بدهیم باید بگوییم: نرم افزار حسابداری راه حلی است که توسط حسابداران ، متخصصان حسابداری و صاحبان مشاغل برای پردازش معاملات حسابداری و مدیریت حساب ها استفاده می شود. این نرم‌افزار ها ابزارهایی هستند که به شما کمک می‌کنند تا جریان‌های مالی شرکت خود را ثبت کرده و وضعیت صندوق شرکت را بررسی کنید. همچنین با استفاده از آنها می‌توانید معاملات خود با شرکت‌های دیگر را ارزیابی کرده و گزارشاتان را ارائه نمایید. شاید بتوان گفت مهم ترین دستاوردی که شما می‌توانید از یک نرم افزار حسابداری داشته باشید، این باشد که به سازماندهی سوابق شما کمک می‌کند. این روند، امور مالی شرکت شما را در سیستمی قرار می‌دهد که می‌تواند نتایج مالی را گزارش کرده و ساختار مالیاتی شرکت را به سمت مسیری رو به رشد هدایت خواهد کرد. در این مقاله قصد داریم تا برخی از مهمترین ویژگیها ، مزایا و مواردی که باید در مورد نرم افزار حسابداری بدانید و هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود در نظر بگیرید را اشاره کنیم.

چرا استفاده از نرم افزار حسابداری در هر کسب و کاری ضروری است؟

حالا که تا اینجا متوجه شدیم که نرم افزار حسابداری چیست و از حسابداری تجاری چه مفهومی را دنبال می کنیم، در این قسمت میخواهیم به دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری بپردازیم. همانطور که قبل تر اشاره شد، حسابداری کسب و کار شامل طیف گسترده ای از فعالیت ها به منظور ثبت کل مسائل مالی یک کسب و کار است. اشاره کردیم که اگر بنا باشد که امور حسابداری به صورت دستی و بدون استفاده از نرم افزار مربوطه انجام گیرد، تا چه حدی ممکن است سخت، پیچیده و همراه با خطاهای انسانی باشد. اما نرم افزار حسابداری به ساده سازی این فرایندها کمک کرده و به صاحبان مشاغل فرصت بیشتری می دهد تا بر مدیریت و اجرای استراتژی های خود تمرکز کنند.

انواع نرم افزار حسابداری کدام است؟

انواع نرم افزار حسابداری بر اساس نوع فعالیت مشاغل و سازمان‌های گوناگون، طراحی و ارائه می‌شوند. نوع فعالیت شامل دسته‌بندی کلی فعالیت‌های مختلف کسب و کار می‌شود و شامل اندازه مشاغل نیست.

 بعنوان مثال نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی شامل مجموعه‌ای از امکانات و عملیات اجرایی است که مناسب کار فروشگاه‌ها است. این نرم‌افزار از پایه با نرم افزار حسابداری تولیدی تفاوت دارد و این تفاوت ربطی به اندازه این کسب و کارها ندارد. گروه نرم‌افزاری محک سری‌ها و سطح‌های مختلف را برای تفکیک سطح‌ها از هم تعریف کرده است.  برای مثال نرم ‌افزار حسابداری فروشگاهی سری عمومی بیشتر مناسب کار فروشگاه‌های متوسط رو به کوچک است در حالی که سری تجاری آن برای فروشگاه‌های بزرگ‌تر مناسب خواهد بود. اگر بخواهیم بعنوان نمونه از انواع نرم افزار حسابداری شرکت محک که تقریبا تمام کسب و کارها و فعالیت‌های اقتصادی را پوشش می‌دهد، نام ببریم به موارد زیر باید اشاره داشته باشیم:

• نرم افزار حسابداری فروشگاهی
• نرم افزار حسابداری شرکتی
• نرم افزار حسابداری تولیدی
• نرم افزار صنفی و مشاغل
• نرم افزار صندوق فروشگاهی
• نرم افزار حسابداری شخصی یا کیف پول موبایل

همان گونه که قبل تر هم اشاره کردیم، هر یک از این انواع شامل سری‌ها و سطح‌های مختلفی می‌شود.

استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب چه اهمیتی دارد؟

تا اینجای مقاله حتما متوجه این موضوع شده‌اید که نرم افزار حسابداری چیست و چقدر می‌تواند نقش تعیین کننده‌ای برای هر کسب و کار ایفا کند. نرم افزار حسابداری خوب  یک ابزار کاربردی در کسب و کارها است که با استفاده از آن به سادگی می‌توان برای مشتریان خود صورت حساب تهیه کرد. معمولا نصب و استفاده از این نرم افزارها بسیار ساده است و با توجه به نیاز هر کسب و کار، قابلیت تنظیم یا ارتقا خواهند داشت

اینگونه می‌توان از نرم افزار حسابداری در کسب و کارهای گوناگون استفاده کرد و تنظیمات مورد نیاز را برای افزایش بهره‌وری از آن انجام داد. علاوه بر این استفاده از نرم افزار حسابداری می‌تواند در زمان و هزینه به میزان قابل توجهی صرفه جویی انجام دهد و به رونق کسب و کار ما سرعت ببخشد. ورود و ثبت داده‌ها در نرم افزار حسابداری ساده و سرعت پردازش آن نیز بسیار بالا است.

شاخصه های یک نرم افزار حسابداری خوب چیست؟

نرم‌افزار حسابداری خوب شامل مجموعه‌ای از قابلیت‌های فنی برای تسهیل مدیریت مالی است و صاحبان مشاغل به راحتی می‌توانند متناسب با کسب و کار خود از نرم‌افزار حسابداری استفاده کنند. نرم‌افزارهای حسابداری بسیار متنوع هستند که انتخاب آن‌ها به اندازه و نوع کسب و کار بستگی دارد. اگرچه بسیاری از صاحبان کسب و کار، ساده بودن و صرفه جویی در زمان را به عنوان دو شاخص مهم برای یک نرم افزار خوب حسابداری بیان می‌کنند، اما باید دید که نوع و اندازه کار مورد نظر چگونه است و انتظار شما از یک نرم افزار حسابداری خوب چیست.

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری

اگر بخواهیم در مورد مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری صحبت کنیم، بصورت کلی باید به موارد زیر اشاره کنیم:

خودکار کردن وظایف

ناگفته مشخص است که ورود دستی اطلاعات خسته کننده و مستعد خطا است. با اتوماسیون ، نرم افزار حسابداری ورود دستی اطلاعات را به حداقل می رساند و کارایی را افزایش می دهد. یک سیستم حسابداری خوب شما را ملزم می کند اطلاعات را فقط یک بار وارد کنید و درصورت نیاز به ایجاد یک معامله ، داده های شما به طور خودکار استخراج می شود.

ساده‌سازی مالیات‌ها

زمانی که قرار است به امور محاسبات مالیات پرداخته شود جزو مواقعی است که برای مشاغل طاقت فرسا است. تصور کنید که پیگیری دستی تمام معاملات، محاسبه سود و زیان، میزان بدهی به بانکها و … چقدر میتواند فرآیند سخت و پیچیده ای باشد. نرم افزار حسابداری با نگه داشتن هر اطلاعاتی که در این مواقع به آنها نیاز دارید، این روند را برای شما بسیار آسان می کند. محاسبات و گزارشات مالیاتی شما بصورت اتوماتیک انجام می گیرد و سپس ثبت و بایگانی می شود.

داده‌ها و اطلاعات همیشه در دسترس هستند

دسترسی به داده‌های مالی شما با استفاده از نرم افزار حسابداری بسیار آسان است. سیستم حسابداری ابری این امکان را به شما می‌دهد تا هر زمان که اراده کنید، دسترسی به داده‌های شما بدون هیچگونه مشکلی انجام خواهد شد. تمام تجهیزاتی که شما برای دسترسی به اطلاعات، لازم دارید : یک دستگاه رایانه، تبلت یا هر وسیله دیگر، اینترنت و یک مرورگر است.همین!

امکان ادغام شدن با سایر برنامه های تجاری

داده‌های تجاری فقط با گذشت زمان پیچیده‌تر می‌شوند. یکپارچه سازی(ادغام) به شما امکان می‌دهد با استفاده از دو یا چند برنامه مختلف از یک مکان واحد ، به داده‌های خود دسترسی پیدا کرده و با آنها کار کنید. نرم افزار حسابداری را می‌توان با درگاه‌های پرداخت آنلاین ، راه‌حل‌های CRM ، برنامه‌های گزارشگیری و سیستم‌های مدیریت اطلاعات ادغام کرد تا توابع فروش و مدیریت فروش را به حساب شما اضافه کند.

کاهش از دست رفتن داده‌ها

تهیه نسخه پشتیبان از اسناد و مدارک شما کار دشواری است و اکثر افراد حاضر نیستند که از حساب و کتاب‌های خود به صورت دستی و قدیمی نسخه پشتیبان تهیه کنند. البته باید این مورد را مد نظر داشته باشید که اگر از آنها نسخه پشتیبان تهیه نکنید، ممکن است به راحتی اسناد مهم خود را گم کرده و از دست بدهید. نرم افزار حسابداری داده‌ها را به روشی طراحی کرده است که در صورت نیاز سوابق شما را خیلی آسان‌تر بازیابی می‌کند. سیستم‌های حسابداری ابری(Cloud accounting systems) نیز پشتیبان‌گیری منظمی دارند تا از نابودی اطلاعات جلوگیری کنند.

ویژگی های اصلی و کلیدی نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری ویژگی‌های بسیاری را ارائه می‌دهد که به ساده‌سازی کارهای حسابداری کمک می‌کند. ویژگی‌های نرم افزار حسابداری بسته به فروشندگان متفاوت است. از میزان ورود و خروج نقدینگی به کسب و کار مورد نظر گرفته تا سایر ویژگی‌های پیشرفته‌ای که کنترل بیشتری به شما می‌دهند، در نرم افزار حسابداری پیش‌بینی شده است.

در ادامه این قسمت به برخی از ویژگی‌های کلیدی نرم افزار حسابداری میپردازیم:

 پردازش فاکتور

میتوان گفت که فاکتور نیاز اساسی هر شغل است. نرم افزار حسابداری باید به شما این امکان را بدهد که بدانید چه کسی به شما بدهکار است، چه میزان بدهکار است و چه موقع قرار است که بدهی خودش به شما را پرداخت کند. همچنین باید علاوه بر قابلیت اشاره شده، ویژگی‌های اضافی مانند صورتحساب خودکار، یادآوری‌های پرداخت و تبدیل خودکار تخمین‌ها به فاکتورها نیز در برنامه حسابداری پیش‌بینی شده باشد.

پرداخت آنلاین

جمع‌آوری پرداختها یک قسمت اساسی در کسب و کار است، بنابراین نرم افزار حسابداری که شما قرار است از آن استفاده کنید باید این کار را برای شما آسان کند. یک نرم افزار حسابداری خوب از ادغام و یکپارچه‌سازی درگاه پرداخت پشتیبانی کرده و به شما امکان می‌دهد تا از قابلیت پرداخت آنلاین  که هم برای شما و هم مشتری راحت‌تر است، استفاده کنید.

حسابهای قابل پرداخت

پیگیری هزینه‌ها و میزان پولی که جزو دارایی شما است، برای کسب و کار شما ضروری و حیاتی به شمار می‌آید. نرم افزار حسابداری شما باید ویژگی‌هایی مانند سفارش خرید، صورتحساب‌ها، اعتبار فروشنده و هزینه‌ها را ارائه دهد تا بتواند سمت پرداخت‌شدنی عملیات تجاری شما را تا حد ممکن روان کند.

بانکداری

هر نرم افزار حسابداری باید پیوندی به بانک مورد نظر شما در نظر بگیرد. با وجود این قابلیت، مسائل مربوط به پرداخت‌ها و اظهارات بانکی شما به سادگی به سیستم حسابداری شما وارد خواهد شد.جالب است بدانید که برخی از نرم افزارهای حسابداری امکانات بیش از این را هم به مشتریان خودشان ارائه میدهند. امکاناتی از قبیل تطبیق معاملات بانکی و …

گزارش‌دهی

باید اذعان کرد که سیستم حسابداری بدون تجزیه و تحلیل اعداد، بی‌نتیجه است. تمام نرم افزارهای حسابداری گزارش‌های مالی را برای تجزیه و تحلیل اعداد و تصمیم‌گیری‌های تجاری برای آینده فراهم می‌کنند. برخی از نرم افزارهای حسابداری در این زمینه کمی جلوتر رفته و قابلیتهای اضافه‌تری مانند شخصی‌سازی گزارش‌ها، اشتراک‌گذاری و برنامه‌ریزی را به کاربران خودشان ارائه می‌کنند.

فهرست موجودی

ردیابی موجودی کالا برای اکثر مشاغلی که با انواع کالاها سر و کار دارند، ضروری است. نرم افزار حسابداری با ردیابی موجودی می‌تواند به ساده‌سازی عملیات تجاری شما در کسب و کارتان کمک کند. برخی از خدماتی که یک نرم افزار حسابداری در این زمینه می‌تواند به شما ارائه دهد، عبارتند از: ردیابی موجودی کالا، ارسال اعلان در هنگام اتمام موجودی، ایجاد تعدیل موجودی و …

ردیابی (پیگیری) زمان

برای مشاغلی که بر اساس زمان صرف شده برای مشتری، از آنها هزینه بابت خدماتشان دریافت می‌کنند، ویژگی ردیابی زمان یک ضرورت است. در حالت ایده‌آل ، نرم افزار حسابداری باید به این قبیل مشاغل اجازه دهد تا پروژه‌ها و ساعات خود را ردیابی کنند، تایمرها(زمان سنج) کاری را در برنامه اجرا کنند و ساعت‌ها را مستقیماً به فاکتور تبدیل کنند.

چگونه یک نرم افزار حسابداری متناسب با شغل‌مان انتخاب کنیم؟

هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری برای شغل خود، باید درک خوبی نسبت به نیازهای کسب و کارتان و ویژگی‌هایی که با توجه به شغل شما باید در نرم افزار حسابداری پیش‌بینی شده باشد، داشته باشید. در اینجا چند نکته وجود دارد که باید در نرم افزار حسابداری که میخواهید تهیه کنید، حتما مد نظر قرار دهید:

دارای نسخه تست (دمو) رایگان باشد

نرم افزار حسابداری که شما قصد تهیه و استفاده کردن از آن را دارید، باید یک دوره آزمایشی رایگان، به شما خدمات ارائه دهد تا شما وقت داشته باشید تا زوایای مختلف این نرم افزار را بررسی کنید. شما می‌توانید در این دوره آزمایشی و رایگان، برای بررسی صحت گزارش‌ها و سهولت استفاده، چند داد و ستد آزمایشی وارد این نرم افزارکنید.

سهولت در استفاده

موضوع حسابداری خودش به اندازه کافی سختی و پیچیدگی دارد بنابراین برای انتخاب نرم افزار حسابداری، سهولت در استفاده بسیار مهم است. پس نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که دارای رابط کاربری آسان باشد و از ویژگی‌های غیر ضروری دوری کرده باشد.

دسترسی چند کاربره

اکثر نرم افزارهای حسابداری به کسب و کارها اجازه می‌دهند تا چند کاربر به اطلاعات موجود دسترسی داشته باشند. برخی از سیستم‌ها به شما امکان می‌دهند بدون هیچ هزینه اضافی کاربران را دعوت و س\س به نرم افزار اضافه کنید. دقت داشته باشید نرم افزار حسابداری که انتخاب می‌کنید به شما این امکان را بدهد تا دعوت از کاربران دیگر به راحتی انجام شده و همکاری با آنها بدون هیچ مشکلی پیش برود.

اتوماسیون (انجام برخی امور بصورت خودکار)

اتوماسیون در نرم افزار حسابداری می‌تواند به کارهایی مانند ارسال فاکتورهای مکرر و یادآوری‌های پرداخت کمک کند و فرصت بیشتری را برای تمرکز بر تصویر کلی از سلامت مالی به شما می‌دهد. به دنبال برنامه‌ای باشید که ویژگی‌هایی را برای صرفه جویی در وقت شما و حداقل مداخلات دستی ارائه دهد.

آنلاین بودن نرم افزار حسابداری

یکی از مهمترین عواملی که باید هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری مد نظر قرار دهید این است که آیا شما یک نرم افزار حسابداری آفلاین می‌خواهید یا یک نرم افزار حسابداری آنلاین. اینکه کدام مدل را ترجیح دهید ممکن است به نوع کسب و کار شما بستگی داشته باشد. البته با توجه به مزیت‌هایی که نرم افزار حسابداری آنلاین نسبت به آفلاین دارد، معمولا حسابدارها از نوع آنلاین بیشتر استفاده می‌کنند.

امنیت داده‌ها

اگر شما یک نرم افزار حسابداری آنلاین را انتخاب می‌کنید، امنیت داده‌های شما یکی از مهمترین مواردی است که باید به آنها توجه داشته باشید. در مورد نحوه و محل ذخیره اطلاعات خود حتما با شرکت ارائه دهنده نرم افزار حسابداری مشورت کنید. حتما در مورد نحوه تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها و اطلاعات خود، همه جوانب را در نظر بگیرید و در اولویت خود قرار دهید. همچنین باید از تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها اطلاع پیدا کرده و از تعداد دفعات لازم برای تهیه نسخه پشتیبان مطمئن شوید.

مقیاس‌پذیر

اکثر مشاغل در انتخاب یک نرم افزار حسابداری که مطابق با نیاز آنها بسته به زمانی که میخواهند از آن نرم افزار استفاده کنند، دچار اشتباه می‌شوند. با رشد یک کسب و کار، صاحبان مشاغل معمولاً متوجه می‌شوند که نرم افزار حسابداری آنها در زمان حال دیگر پاسخگوی نیازهای امروز آنها نیست و آنها را ملزم به رفتن به سراغ نرم افزار حسابداری دیگر می‌کند. به شدت توصیه می‌کنیم، نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که بتواند متناسب با کسب و کار شما باشد و در گذر زمان، نیاز نداشته باشید که مدام از نرم افزاری به نرم افزار دیگر کوچ کنید.

تحمیل نکردن هزینه‌های اضافی

نرم افزار حسابداری شما باید تمام ویژگی‌های حسابداری مورد نیاز شما را با قیمت مناسب فراهم کند. برخی از برنامه‌های حسابداری برای به روزرسانی و پشتیبانی به طور جداگانه هزینه دریافت می‌کنند، شما را مجبور به خرید لوازم جانبی می‌کنند یا برای نگهداری هزینه اضافی می‌گیرند. یک نرم افزار حسابداری انتخاب کنید که هیچگونه هزینه پنهانی در ارتباط با آن نداشته باشد.

پشتیبانی فنی

نرم افزار حسابداری که استفاده می‌کنید باید رابط کاربری آسانی داشته باشد اما یک نرم افزار حسابداری حرفه‌ای باید پیش بینی کند اگر زمانی کاربران به مشکلی خوردند از چه منبع دیگری می‌توانند کمک و پشتیبانی دریافت کنند. در توضیح این مورد باید اینگونه بگوییم که اگر یک نرم افزار حسابداری فقط یک کانال ارتباطی برای پشتیبانی به کاربرانش معرفی کند، موضوع خوبی نیست. شما باید فرض کنید که در برخی مواقع به پشتیبانی فنی احتیاج دارید و به دنبال این هستید که از طرق مختلف مانند ایمیل، تلفن یا شبکه‌های اجتماعی، بتوانید خدمات پشتیبانی فنی مورد نظرتان را در اسرع وقت دریافت کنید.

بهترین نرم افزار حسابداری چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

وقتی در مورد بهترین نرم افزار حسابداری صحبت می‌کنیم، باید به این نکته هم توجه داشته باشیم که نرم‌افزارهای حسابداری بسیار متنوع هستند که انتخاب آن‌ها به اندازه و نوع کسب و کار بستگی دارد. اگرچه بسیاری از صاحبان کسب و کار، ساده بودن و صرفه‌جویی در زمان را به عنوان دو شاخص مهم برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری بیان می‌کنند، اما باید دید که نوع و اندازه کار مورد نظر چگونه است و انتظار شما از یک نرم افزار حسابداری خوب چیست. با این حال، در ادامه مهمترین ویژگی‌ها که در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری موجود برای کسب و کار مد نظر ما مهم هستند را اشاره می کنیم:

• ویژگی‎های گرافیکی مناسب: حسابداری را می‌توان فعالیتی متمرکز بر آمار و ارقام دانست که تحلیل آن نیز از اهمیت زیادی برخوردار است. استفاده از ویژگی‌های گرافیکی مناسب مثل نمودارها و گزارش‌های جذاب بصری، به تحلیل درست و دقیق‌تر حسابداران کمک می‌کند. گزارش‌هایی که از قالب گرافیکی مناسبی برخوردار هستند، به حسابداران، مدیران مالی و مدیران عالی یک سازمان کمک می‌کند تا درک بهتری از وضعیت کسب ‌و کار خود داشته باشند.
• سازگاری با کسب ‌و کار: هر کسب ‌و‌ کاری از شرایط و ویژگی‌های مالی مخصوص به خود برخوردار است و با توجه به زمینه فعالیت خود به یک راه ‌حل مخصوص نیاز دارد؛ یک نرم‌ افزار حسابداری خوب باید به گونه‌ای طراحی شده باشد تا بتواند نیازهای یک کسب و کار را با توجه به موقعیت همان کسب و کار برطرف کند. به عنوان مثال انتظارات از نرم افزار حسابداری فروشگاهی متمایز از حسابداری تولیدی است.
• خدمات پس از فروش: خدمات پس از فروش از مهمترین مشخصات بهترین نرم افزار حسابداری است زیرا باعث می‌شود کاربران این محصول را با اطمینان خاطر خریداری کنند. خدمات پس از فروش قطعا فراتر از نصب نرم‌ افزار برای مشتری است و کارشناس پشتیبانی یک نرم‌ افزار، باید بتواند پاسخ‌گوی سوالات مشتری باشند  و مسائل کاربران را به درستی رفع کنند. پشتیبانی و خدمات پس از فروش شامل خدماتی همچون پاسخ‌گویی تلفنی، تلفن پاسخگوی گویا، پاسخ‌گویی آنلاین، ابزار مناسب آموزشی، مراجعه‌ی حضوری و… است که توسط شرکت تولیدکننده نرم‌ افزار ارائه می‌شود.
• کاربرپسند بودن: شاید بتوان گفت که بهترین نرم افزار حسابداری، کاربر پسندترین آنها هم هست. ارائه نرم‌ افزار حسابداری کاربرپسند و ساده از بزرگ‌ترین عوامل موفقیت تولیدکننده‌های بزرگ نرم افزارهای حسابداری در سطح دنیا است. نرم‌ افزارهای حسابداری و مالی نیز باید از چنین ویژگی‌هایی برخوردار باشد. یک نرم افزار خوب حسابداری باید به گونه‌ای باشد که حسابدار بتواند به‌راحتی بر آن مسلط شود و کار خود را به سرعت شروع کند. سادگی در کنار کاربردی بودن نرم‌ افزار، از ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب است که موجب  بهره‌وری بیشتر حسابداران و مدیران  وکاهش تنش‌های کاری آن‌ها می‌شود.
• مقرون به صرفه: کاربران نرم افزار حسابداری باید به این نکته توجه داشته باشند که قیمت محصول خریداری شده، تنها بابت تهیه نرم‌ افزار نیست و تمامی مشخصات بیان شده در هزینه‌های آینده کسب و کار تاثیر می‌گذارد. نرم‌ افزاری که قابلیت گزارش‌دهی و گسترش مطابق با رشد کسب و کار، قدرت تحلیل و کیفیت پشتیبانی فنی‌ ندارد و یادگیری آن دشوار است، قطعا به کسب‌ و‌ کار یک مجموعه آسیب می‌زند. بنابراین درست است که نرم افزار حسابداری خوب و ارزان می‌تواند یک انتخاب ایده‌آل باشد اما مهمتر از آن کیفیت و کاربرد محصول است که در بلند مدت به صرفه‌تر خواهد بود.

انواع وظایف نرم افزار حسابداری چیست ؟

نرم افزار حسابداری که شما تهیه می‌کنید، توانایی‌های مختلفی خواهد داشت. میزان این توانایی‌ها را هزینه شما و همچنین برندی که خریداری می‌کنید تعیین می‌کند. اما ما سه نوع وظیفه کلی را برای یک نرم افزار حسابداری مشخص کردیم. محصولاتی که پیدا می‌کنید، احتمالا قادر به انجام چنین وظایفی هستند.

سیستم پرداخت حقوق

از مهم‌ترین وظایف و مزایای نرم افزار حسابداری مدیریت سیستم پرداخت حقوق است. با داده‌ای که محصول دریافت می‌کند، باید حقوق کارمند را محاسبه کند. سپس پرداخت را انجام دهد. در برخی موارد رسید پرداخت را برای کارمند هم ارسال کند.

سیستم مدیریت منابع

یک کسب و کار از منابع مختلفی برای تولید و عرضه محصولات خود استفاده می‌کند. مهم نیست که محصول فیزیکی یا مجازی باشد. شما نیازمند یک سری منابع برای تولید این محصول هستید. نرم افزار حسابداری به شما در بررسی و محاسبه این منابع کمک شگرفی خواهد کرد.

سیستم پرداخت قبوض

در پایه‌ترین حالت یک نرم افزار حسابداری باید توانایی پرداخت قبوضی که شما برای آن مشخص می‌کنید را داشته باشد. دسته‌بندی پرداخت‌ها، اولویت‌بندی آن‌ها، مشخص کردن تاریخ پرداخت و کمک در روند پرداخت، همگی از وظایف نرم افزار حسابداری است. همچنین پیش‌بینی زمانی پرداخت قبوض و هزینه‌های آینده هم قابلیتی است که برخی نرم افزارهای حسابداری در اختیار دارند.

نرم افزارهای حسابداری آینده چگونه خواهند بود ؟

در مورد آینده نرم افزارهای حسابداری باید به بلاکچین و گسترش پردازش ابری(Cloud Accounting) اشاره کرد. بلاکچین حرکتی تازه در نرم افزارهای حسابداری ایجاد خواهد کرد و به دنبال افزایش امنیت، کارآمدی و کاهش هزینه خواهد بود. با ورود بلاکچین مطمئنا مزایای نرم افزار حسابداری به مراتب بیشتر و بیشتر خواهد شد و به هیچ‌وجه نمی‌توان آن را با شیوه‌های سنتی قیاس کرد و برابر دانست.

کاربرد بلاکچین در حسابداری چیست و چه تاثیری خواهد داشت؟

می‌توان گفت که بلاکچین در حسابداری یک انقلاب تازه برپا خواهد کرد. این تکنولوژی به خاطر امنیت و سرعت خود می‌تواند در آینده نزدیک تبدیل به انتخاب اصلی شرکت‌های حسابداری و واحدهای حسابداری شود. متخصصین می‌توانند با استفاده از بلاکچین روند بازرسی اسناد و حساب‌ها را سرعت بیشتری ببخشند و نگرانی خود نسبت به امنیت داده را کنار بگذارند. با جزئیات بیشتر به نمونه‌هایی از کاربرد بلاکچین در حسابداری بپردازیم.

کاهش جعل و خرابکاری

یکی از اصلی‌ترین مزایای استفاده از بلاکچین در حسابداری کاهش جعل اسناد و تخریب اسناد خواهد بود. باید بارها اشاره کرد که امنیت بلاکچین به خاطر ساختار ضد مرکزی بودن خود کاری بسیار دشوار است. افرادی که قصد خرابکاری و جعل اسناد را دارند، به هیچ ‌وجه تکنولوژی و توانایی نفوذ به یک ساختار بلاکچین را نخواهند داشت. اگر یک نفر سعی کند که بر روی یک بلوک اطلاعات تغییراتی ایجاد کند، این تغییرات بر روی تمامی بلوک‌ها اعمال خواهد شد. حافظه چنین تغییراتی باقی می‌ماند و به راحتی قابل ردیابی است.

به وجود آمدن قرارداد هوشمند

تولد قراردهای هوشمند یکی از جذاب‌ترین قابلیت‌ها و کاربردهای بلاکچین در حسابداری است. به قرارداد هوشمند به چشم یک برنامه نوشته شده و تنظیم شده نگاه کنید. وقتی یک محصول به شرکت شما تحویل داده می‌شود، شما باید هزینه آن را پرداخت کنید. عموما حداقل یک یا دو نفر از پرسنل شما درگیر چنین وظایفی خواهد بود. قرارداد هوشمند می‌تواند طبق شرایطی که شما برای آن مشخص کرده‌اید این وظایف را کاهش دهد. هر بار که شرایط ملاقات شد، قرارداد هوشمند هزینه را پرداخت یا دریافت خواهد کرد.

کاهش هزینه و افزایش بهره

با ورود بلاکچین به حسابداری می‌توان انتظار داشت که تیم‌های حسابداری، کوچک‌تر از امروز شوند. این به معنای کاهش هزینه پرسنل و افزایش درآمدزایی شرکت است. اگر پرسنل را کاهش ندهید، مطمئنا نمی‌توانید انتظار افزایش بهره‌وری را داشته باشید.

کاهش حسابرسی

به خاطر قابلیت‌های اتوماسیون و همچنین قراردادهای هوشمند، روند حسابرسی به مراتب کاهش زمانی خواهد داشت. حسابداران مجبور نیستند که ساعت‌ها و روزها به حسابرسی مشغول باشند. این مسئله حتی در اندازه دولتی هم می‌تواند تاثیرگذار باشد و هزینه کمتری صرف حسابرسی شود.

پیروی بهتر از قوانین

وقوع  و رخ دادن خطا در جمع‌آوری و تدوین اسناد اتفاق دور از ذهنی نیست. ممکن است تیم حسابداری شما، تیمی کاملا حرفه‌‌ای باشد. اما این احتمال وجود دارد که عملیات مالی شما جایی با مشکل مواجه شود. مسئولین حسابداری توانایی بررسی دقیق اسناد را نداشته باشند و بدون پیش‌بینی، اسناد شما با قوانین وضع شده همخوانی نداشته باشد. یک کاربرد بلاکچین در حسابداری پیشگیری از وقوع چنین اتفاقی است.

نکات مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری برای کسب و کارهای کوچک

نیازهای اولیه بسیاری از کسب و کارهای کوچک برای موفقیت آن‌ها، شناخت اولیه نسبت به آن حرفه و شغل، آشنایی با روند فعالیت‌های مربوط به آن و مدیریت مالی صحیح و اصولی است. مدیریت مالی کسب و کارهای کوچک شامل ثبت و نگهداری اطلاعات مالی ضروری، تهیه و تنظیم صورت‌ها و گزارش‌های مالی دوره‌ای و کنترل موجودی و دریافت‌ها و پرداخت‌ها می‌شود. در کسب و کارهای کوچک این اطلاعات حاوی محاسبه دقیق قیمت تمام شده تولید در مشاغل تولیدی خرد، خرید و فروش کالا در کسب و کارهای فروشگاهی و موجودی انبار و ارزش آن است. صورت‌ها و گزارش‌های مالی دقیق مبتنی بر این اطلاعات نیز به صاحبان مشاغل کمک می‌کند تا تحلیلی درست و علمی از عملکرد دوره‌ای خود دردست داشته باشند و براساس آن تصمایت بهتری را برای آینده کسب و کار خود اتخاذ کنند.

برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک، گذر از دو مرحله به صورت مجزا پیشنهاد می‌شود:

• اول: در نظر گرفتن نیاز و مصارف شما از یک نرم افزار حسابداری.
• دوم: بررسی ویژگی‌های نرم افزارهای موجود پیش از انتخاب.

 به صورت کلی پاسخ سوالات زیر، مشخص کننده خوبی برای ابعاد کسب و کار شما و نیازهای احتمالی شما خواهد بود:

عمر کسب و کار شما چقدر است؟

درواقع اینکه شما در شروع کسب و کار خود قصد استفاده از یک نرم افزار حسابداری دارید یا پس از گذشت چند سال از شروع کار اقدام به تهیه‌ چنین امکاناتی کرده‌اید در نیاز و ابعاد مصارف شما موثر خواهد بود. اگر در شروع کار باشید، تهیه‌ یک نرم افزار ساده‌تر که قابلیت‌های شخصی‌سازی‌های آتی را داشته باشد کافی است، اما در غیر این صورت ممکن است به نرم افزاری پیشرفته‌تر نیاز داشته باشید.

چقدر از قوانین مالیاتی در سال جدید و استانداردهای اقتصادی آگاهی دارید؟

اگر هیچ اطلاعاتی از قوانین مالیاتی، استانداردهای اقتصادی، مواردی همچون تهیه اظهارنامه مالیاتی ندارید، می‌توانید نرم افزاری را انتخاب کنید که پشتیبانی لازم در این زمینه‌ها را داشته باشد.

چقدر در مسائل حسابداری تخصص دارید؟

میزان آگاهی و تسلط شما بر امور حسابداری و مالی، می‌تواند در این انتخاب موثر باشد. به این ترتیب که درصورت عدم آگاهی کامل، باید سراغ نرم افزارهای جامع‌تر اما در عین حال ساده باشید تا هم از خدمات کاملی بهره برده و هم در استفاده از نرم افزار دچار مشکل نشوید.

آیا قبلا از نرم افزار حسابداری دیگری استفاده می‌کردید؟

گاهی ممکن است در کسب و کار فعلی خود و یا شغل پیشین از نرم افزار حسابداری دیگری استفاده کرده باشید. اما در کار کردن با آن مشکل داشته و یا نرم افزار مذکور جوابگوی امور مالی شما نبوده باشد. بنابراین بررسی نرم افزار قبلی و قابلیت‌های و نواقصی که در آن برای شما مشکل ساز بوده، می‌تواند نشانگر نیاز شما و کمک کننده‌ انتخاب نرم افزار جدیدتان باشد.

در این میان، نکته مهم دیگری نیز وجود دارد که نباید فراموش شود. شما باید پیش از انتخاب و بررسی دقیق‌تر، هزینه‌ای که برای تهیه و پشتیبانی نرم افزار حسابداری خود درنظر گرفته‌اید را نیز مشخص کنید و با توجه به آن، سطح و ابعاد و قابلیت‌های نرم افزارهای متناسب با هزینه‌ خود را بررسی نمایید. در مرحله‌ بعد باید بررسی کرد که کدام نرم افزار قادر به هماهنگ شدن با نیازهای کسب و کار شما است.

ارزانترین نرم افزار حسابداری کدام است؟

درست است که انتخاب ارزانترین نرم افزار حسابداری باعث کاهش بیشتر هزینه‌ها خواهد شد، اما با این حال باید به امکانات آن نیز توجه کنید. نرم افزارهای حسابداری محک با کمترین هزینه‌ها و بالاترین امکانات برای انجام کلیه اموری حسابداری و مالی در دسترس عموم قرار گرفته است. نسخه‌های مختلفی از برنامه حسابداری برای انواع کسب و کارها با سطوح مختلف را می‌توانید از سایت محک خریداری کنید.

یافتن ارزانترین نرم افزار حسابداری امر پیچیده‌ای نیست، و با بررسی قیمت‌های این دسته از برنامه‌ها و امکانات آن‌ها به راحتی بهترین نرم افزار در این زمینه را پیدا خواهید کرد. یکی از اصلی‌ترین نکاتی که باید در هنگام خرید به آن دقت کنید، قیمت پایین این برنامه‌ها است. بالا بودن قیمت همیشه نشان از کیفیت بالا و کاربردی بودن نیست. به عنوان مثال شرکت حسابداری محک با تولید ارزانترین نرم افزار حسابداری توانسته رضایت مشتریان بسیاری را جلب کند. برنامه‌های محک به عنوان ارزانترین نرم افزار حسابداری در بازار شناخته می‌شوند، که در عین حال بهترین امکانات مورد نیاز حسابداری را فراهم کرده است. این شرکت با انجام تحقیق توانسته نرم افزارهای خود را بهبود ببخشد، و برنامه‌ای طراحی کند که در عین سادگی، تمام نیازهای حسابداری را رفع کند.

نرم افزارهای حسابداری محک با هزینه اشتراک سالانه بسیار پایین، و دارا بودن قابلیت‌های مختلف می‌تواند نیاز شما از خرید چندین برنامه را از بین ببرد. به عنوان مثال در بسیاری از نرم افزارها، تنها امکان انجام امور حسابداری پایه وجود دارد، و برای محاسبه حقوق و دستمزد، و یا انجام امور انبارگردانی، نیاز به خرید برنامه‌های جداگانه خواهید داشت. علاوه بر این، در دسترس بودن این برنامه‌ها در سطوح مختلف، می‌تواند نسبت به کاهش هزینه‌ها با حذف امکانات اضافی اقدام کند. خرید ارزانترین نرم افزار حسابداری دیگر یک دغدغه نیست، و تمامی نیازهای شما توسط محک پاسخ داده خواهد شد.

ارزانترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی

همانطور که گفته شد، برنامه‌های شرکت محک، به عنوان ارزانترین نرم افزار حسابداری در بازار معروف شده است، و هزینه آن نسبت به امکانات این برنامه‌ها سنجیده می‌شود. شرکت محک با داشتن چندین نسخه برنامه حسابداری در سطح‌های تخصصی تا عمومی، نیاز تمامی کسب و کارها را بر طرف کرده است. از طریق سایت این شرکت، امکان خرید این نرم افزارها وجود دارد، و می‌توانید امکانات آن‌ها را مقایسه کنید.

ارزانترین نرم افزار حسابداری شرکتی

یکی از بهترین نرم افزارهای حسابداری شرکتی در ایران، متعلق به شرکت محک است. این برنامه با داشتن دو مدل عمومی و تجاری، در سطوح مختلف در دسترس همگان قرار گرفته است. بدون شک می‌توان گفت که این برنامه، ارزانترین نرم افزار حسابداری شرکتی است، که دارای قابلیت‌های بسیار زیادی است. از امکانات این برنامه می‌توان به قابلیت انجام عملیات بازرگانی، عملیات حسابداری مالی، عملیات انبارداری، محاسبه حقوق و دستمزد و امکان ثبت اسناد و دارایی‌ها و غیره اشاره کرد.

ارزانترین نرم افزار حسابداری تولیدی

یکی دیگر از خدمات بسیار با ارزش شرکت محک، ارائه ارزانترین نرم افزار حسابداری مناسب شرکت‌های تولیدی است. شرکت‌ها و کارخانه‌های تولید محصولات، سیستم مدیریت بسیار پیچیده‌ای دارند، زیرا علاوه بر نیاز به تکمیل بودن دائم موجودی کالا، نحوه محاسبه بهای تمام شده کالا و خدمات نیز در آن بسیار مهم است. تولید در این مجموعه‌ها معمولا به صورت چند مرحله‌ای است، و در هر مرحله نیاز خواهد بود که هزینه‌های تولید به شیوه‌ای خاص محاسبه شود.

ارزانترین نرم افزار حسابداری مخصوص اصناف مختلف

همانطور که گفته شد، بحث حسابداری تنها مختص شرکت‌ها و تولیدی‌ها نیست. بسیاری از فروشگاه‌ها با تغییر سیستم کاری خود توانسته‌اند سود خود را چندین برابر کنند، و مشتریان را بیش از پیش راضی نگه دارند. یکی دیگر از خدمات ارزشمند شرکت محک، تولید ارزانترین نرم افزار حسابداری و برنامه فروشگاهی است که برای اصنافی خاص طراحی شده‌اند.

این برنامه‌ها با داشتن ویژگی‌های مختلف مانند واحد فروش اختصاصی، قابلیت‌های اختصاصی برای هر صنف، دسته بندی‌های مختلف و غیره، توانسته‌اند بسیار موفق عمل کنند، و کار اصناف را راحت‌تر کرده‌اند. به عنوان مثال برنامه‌ای برای صنف موبایل فروشی طراحی شده است که واحد اختصاصی آن بر اساس کالاهای این صنف در نظر گرفته شده است. همچنین در دسته بندی کالا می‌توان از خصوصیات و مشخصات سخت افزاری و نرم افزاری استفاده کرد. یا در بحث فروشگاه‌های پوشاک، واحد فروش بر اساس پوشاک مشخص می‌شود، و دسته بندی در اینجا بر اساس جنس و رنگ مطرح است.

سخن پایانی

در این مقاله سعی کردیم به سوال اصلی که مد نظرمان بود یعنی نرم افزار حسابداری چیست ، پاسخ مناسبی ارائه کنیم. ضمن اینکه ابعاد گوناگون نرم افزارهای حسابداری را بررسی کردیم. در قالب این مطلب مشخص کردیم که بهترین نرم افزار حسابداری کدام است و چگونه می توانیم ارزان ترین نرم افزار حسابداری را تهیه کنیم. انواع وظایف نرم افزارهای حسابداری را معرفی کردیم و حتی درباره دورنمای نرم افزارهای حسابداری در آینده هم مطالبی را در این مقاله قرار داده ایم.

خوشحال خواهیم شد که هر نقد و نظر یا سوالی پیرامون مباحث مطرح شده در این مقاله دارید، از طریق بخش نظرات با ما در میان بگذارید. در نظر داشته باشید که نظرات شما ممکن است برای سایر افراد علاقمند به این مباحث، راهگشا باشد.

منبع: ZOHO