10 نکته برای استفاده بهتر از نرم افزارهای حسابداری

فهرست مطالب

زمان مطالعه این مقاله: 6 دقیقه

به لطف نرم افزارهای حسابداری، رسیدگی به امور مالی و حسابداری ساده‌تر و سریع‌تر از گذشته شده است. برای مثال، نرم افزارهای حسابداری ابری این امکان را به کاربر می‌دهند تا از هر جایی و در هر زمانی به سیستم حسابداری دسترسی داشته باشند. امروزه، نرم افزارهای حسابداری با توجه به نیازهای اصناف و کسب و کارهای مختلف طراحی می‌شوند. این یعنی اینکه دیگر نیازی نیست تا برای استفاده بهتر از نرم افزارهای حسابداری تخصص و مهارت یک حسابدار حرفه‌ای را داشته باشید.

با این حال، اگر مجبور باشید از یک نرم افزار حسابداری با ویژگی‌های پیشرفته استفاده کنید شاید موضوع کمی سخت و ترسناک به نظر برسد. اما باز هم به محض اینکه نحوه انجام وظایف اصلی مثل صدور فاکتور، تهیه گزارشات مالی، مدیریت حقوق و دستمزد و غیره را یاد بگیرید شاید فکر کنید دیگر نیاز به کنکاش و جستجوی بیشتر ندارید. اما حقیقت این است که با یک نرم افزار حسابداری خوب می‌توانید کارهای زیاد دیگری را انجام دهید و تنها به خودکارسازی فرایندها بسنده نکنید. با کمک نرم افزار حسابداری می‌توانید داده‌های مرتبط با کسب و کار خود را مدیریت کنید و درک بهتری از عملکرد مالی و چشم انداز آتی کسب و کار خود داشته باشید.

در ادامه به 10 نکته که برای استفاده بهتر از نرم افزارهای حسابداری به شما کمک می‌کنند اشاره می‌کنیم.

استفاده بهتر از نرم افزارهای حسابداری | نحوه کار با حسابداران خود را مجددا ارزیابی کنید

1- نحوه کار با حسابداران خود را مجددا ارزیابی کنید

نرم افزارهای حسابداری می‌توانند برخی از اموری را که به طور سنتی توسط حسابداران و دفترداران انجام می‌شد به طور خودکار انجام داده و مدیریت کنند. برای نمونه، به جای اینکه از حسابداران تقاضا کنید، می‌توانید با کمک نرم افزار حسابداری اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده را تهیه و آماده ارسال کنید.

اگر بدون ارزیابی درست و دقیق از نحوه همکاری با حسابداران، شروع به استفاده از نرم افزار حسابداری کنید، احتمالا به جایی می‌رسید که متوجه می‌شوید برای اموری هزینه می‌کنید که هم نرم افزار حسابداری و هم حسابداران شرکت مشغول انجام آن‌ها هستند.

به این نکته توجه کنید که نرم افزار حسابداری جایگزین یک حسابدار نیست، بلکه به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های مربوط به امور حسابداری کسب و کار خود، مثل حقوق و دستمزد حسابداران را کاهش دهید یا وقت بیشتری برای حسابداران باز کنید تا آن‌ها بتوانند به انجام امور مهم‌تری مثل تحلیل داده‌های مالی بپردازند تا از این طریق، کسب و کار خود را ارتقا دهید.

2- از اپلیکیشن‌های موبایلی نرم افزار حسابداری استفاده کنید

معمولا نرم افزارهای حسابداری شامل اپلیکیشن‌های قابل نصب بر روی تلفن همراه نیز هستند. حتی اگر فکر می‌کنید از اپلیکیشن‌های حسابداری استفاده نمی‌کنید، باز هم بهتر است آن‌ها را روی گوشی موبایل هوشمند خود نصب کنید. قطعا وقتی متوجه شوید به کارگیری اپلیکیشن‌های حسابداری چقدر به نفع شما خواهد بود حتما بیشتر به استفاده از آن‌ها فکر می‌کنید. مثلا، می‌توانید فاکتور یا رسید مشتری را از هر جایی و در هر زمانی برای او ارسال کنید و یا پرداخت مشتری را چک کنید.

نرم افزارهای حسابداری رسیدگی به امور مالی و حسابداری را بسیار راحت‌تر می‌کنند و به شما کمک می‌کنند تا درک بهتری از وضعیت مالی کسب و کار خود داشته باشید. برای استفاده بهتر از نرم افزارهای حسابداری می‌توانید با کمک اپلیکیشن‌های حسابداری در هر لحظه آمار دقیق و درستی از اعداد و ارقام در اختیار داشته باشید. ضمن اینکه تلفن همراه هوشمند شما برای انجام سایر امور شخصی همیشه در دسترس شما است.

استفاده بهتر از نرم افزارهای حسابداری | اجازه دهید سایر کارکنان از نرم افزار حسابداری استفاده کنند

3- اجازه دهید سایر کارکنان از نرم افزار حسابداری استفاده کنند

شاید دوست نداشته باشید هر کسی جنبه‌های مختلف مالی کسب و کار شما را ببیند (به‌خصوص وقتی جزئیاتی مثل میزان حقوق و دستمزد کارکنان مختلف در نرم افزار حسابداری ثبت شده باشد). خب، شما می‌توانید برای افراد مختلف سطح دسترسی متفاوتی تعریف کنید.

با استفاده بهتر از نرم افزارهای حسابداری می‌توانید به شفاف‌سازی امور مالی در بخش‌های مختلف کمک کنید. در عین حال، اطلاعات لازم برای بخش حسابداری را در دسترس آن‌ها قرار می‌دهید، بدون اینکه نیاز باشد مدام به مدیریت رجوع کنند و وقت او یا سایر اعضای گروه را بگیرند.

برای مثال، می‌توانید به واحد بازاریابی دسترسی مستقیم به اطلاعات فروش را بدهید، به مسئول خرید اجازه دهید تا جزئیات کامل هزینه‌هایی را که می‌کند مشاهده نماید و به واحد فروش این امکان را بدهید که به مشخصات کامل مشتریان دسترسی داشته باشند.

4- بودجه بندی و پیش بینی‌های مالی را آزمایش و پیگیری کنید

نرم افزارهای حسابداری سری عمومی شامل بخش بودجه بندی و امکانات مربوط به پیش بینی‌های مالی نیستند. برای بهره‌مندی از این امکانات باید سری تجاری نرم افزارهای حسابداری را تهیه کنید. این امکانات ابزارهایی بسیار قدرتمند هستند که برای برنامه‌ریزی‌های مالی کاربرد دارند.

امکان پیش بینی به شما اجازه می‌دهد که سناریوهای مختلف را امتحان کرده و ببینید چه تاثیری روی کسب و کار شما می‌گذارند. مثلا اینکه اگر یک مشتری مهم و کلیدی را از دست بدهید چه اتفاقی می‌افتد؟ یا تحت چه شرایطی استخدام یک کارمند اضافی عاقلانه است؟  

با گسترش و ترقی یک کسب و کار، نیاز به برنامه ریزی و نظارت بر هزینه‌ها لازم و ضروری است. برای این مهم باید بودجه بندی کنید. با این امکان می‌توان برای بخش‌های مختلف بودجه تعریف کرد. بعد از تخصیص بودجه، هر گروه هزینه‌های صرف شده را در نرم افزار حسابداری ثبت می‌کند و شما می‌توانید بر روند کار هر قسمت نظارت دقیق داشته باشید.

ببینید چه افزونه‌ها و امکانات مازادی در دسترس هستند

5- ببینید چه افزونه‌ها و امکانات مازادی در دسترس هستند

یکی از بزرگ‌ترین و مهم‌ترین نقاط قوت نرم افزارهای حسابداری، به‌خصوص نرم افزارهای حسابداری آنلاین و ابری، این است که به راحتی و با نصب افزونه‌های مازاد می‌توان به امکانات بیشتری دسترسی پیدا کرد.

شاید این مقاله نیز برای شما مفید باشد.  حسابداری پرورش ماهی | مدیریت امور مالی در کسب‌ و کارهای پرورش ماهی

برای مثال، اگر شما یک فروشگاه آنلاین داشته باشید می‌توانید به راحتی سایت فروشگاهی خود را به سیستم حسابداری متصل کنید و با این کار تمام فروش شما از طریق وبسایت، بدون اینکه نیازی به کار اضافی و ثبت دستی موارد داشته باشید، به صورت خودکار به نرم افزار حسابداری منتقل شده و در آن ثبت می‌شود.

معمولا، نرم افزارهای حسابداری مختلف صدها افزونه متنوع نیز دارند. این افزونه‌ها امکاناتی به شما ارئه می‌کنند که کار و زندگی را ساده‌تر می‌کنند. بنابراین ارزش دارد که چند دقیقه‌ای را برای جستجوی کاربردی‌ترین‌ و محبوب‌ترین افزونه‌ها اختصاص دهید و بنابر نیاز کسب و کار خود بهترین گزینه‌ها را انتخاب و از آن‌ها استفاده نمایید.

6- ریسک‌های احتمالی را پیشاپیش شناسایی و رفع کنید

هیچ کس دوست ندارد به مشکلات و خطراتی که ممکن است کسب و کار او با آن‌ها مواجه شود حتی فکر کند. اما به قول معروف، پیشگیری بهتر از درمان است. با استفاده بهتر از نرم افزار حسابداری قادر خواهید بود تا مسائل کوچک را قبل از اینکه به مشکلات بزرگ تبدیل شوند پیش بینی کرده و برای رفع آن‌ها راه حل پیدا کنید.

جریان نقدینگی می‌تواند مشکل ساز باشد، به خصوص اگر با پرداخت‌های معوقه روبه‌رو شده باشید یا حاشیه سود کمی داشته باشید. با کمک نرم افزار حسابداری می‌توانید حساب‌های پرداختنی را پیگیری کنید، فاکتورهای معوقه را شناسایی کرده و مراقب باشید که پرداخت و تسویه حساب مشتریان به موقع انجام شود. اقدام به موقع می‌تواند جلوی بروز بحران در جریان نقدینگی را بگیرد.

ضمن اینکه با استفاده از گزارشات مختلف از طریق نرم افزار حسابداری می‌توان رویه‌های بلندمدت‌تر، مثل کاهش سفارشات از سوی یک مشتری کلیدی یا کاهش تقاضا برای یک محصول کلیدی را شناسایی کرد.‎

با استفاده بهتر از نرم افزارهای حسابداری ثبت هزینه‌ها و مخارج را خودکارسازی کنید

7- ثبت هزینه‌ها و مخارج را خودکارسازی کنید

با نرم افزار حسابداری می‌توان کارهای زیادی را ساده‌تر و سریع‌تر کرد. ردگیری و پیگیری مخارج و هزینه‌های کسب و کار یک مشکل مرسوم است، به‌خصوص برای کسب و کارهایی که با سفرهای کاری زیادی همراه هستند. بیشتر نرم افزارهای حسابداری به شما اجازه می‌دهند که مثلا از صورتحساب یا فاکتور رستوران و هتل محل اقامت با تلفن همراه هوشمند عکس بگیرید و در نرم افزار ثبت کنید. اگر نرم افزار حسابداری شما این امکان را ندارد احتمالا با نصب افزونه می‌توانید این قابلیت را به آن اضافه کنید.

8- الگوی فروش خود را تحلیل کنید

موارد زیادی درباره فروش وجود دارد که شاید شما از آن‌ها بی‌اطلاع باشید. به عنوان مثال، آیا می‌دانید چه کسی بهترین نماینده فروش شماست؟ یا بیشترین میزان فروش در کدام ماه حاصل می‌شود؟ یا اصولا فرایند تکمیل و به انجام رسیدن یک معامله چقدر زمان می‌برد؟

نرم افزارهای حسابداری داشبورد و ابرازهای قدرتمندی برای تحلیل داده‌ها در اختیار شما قرار می‌دهند. به کمک این ابزارها می‌توانید زمان رکود بازار یا اوج فروش را حدس بزنید. همچنین می‌توانید برای افزایش تقاضا و فروش بیشتر آنچه که می‌خواهید، در زمانی که می‌خواهید، استراتژی بچینید. حتی می‌توانید زمان تکرار این رویه را پیش بینی کنید، محصولات مشابه و همسو را که شانس فروش بیشتری در کنار یکدیگر دارند شناسایی کنید و تخفیفات و شرایط ویژه‌ای برای فروش تعیین کنید که نتیجه و بازخورد بهتری به همراه می‌آورند. تمامی این موفیت‌ها با کمک جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات به دست می‌آیند و نرم افزارهای حسابداری ابزار لازم برای این مهم هستند.

9- آموزش های لازم برای مرتب کردن دفاتر خود را کسب کنید

بهترین راه برای آشنایی با نرم افزار حسابداری گذراندن دوره آموزشی است. معمولا شرکت‌های توسعه نرم افزارهای حرفه‌ای، مثل نرم افزار حسابداری محک، به صورت رایگان آموزش‌های لازم را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. به این شکل شما می‌توانید امور حسابداری کسب و کار خود را کارآمدتر از قبل مدیریت کنید. ابزارها و مزایای مفیدی را که نرم افزار حسابداری برای شرکت شما به ارمغان می‌آورد از دست ندهید. ضمنا، با تکرار هر کاری یاد می‌گیرید که چگونه آن را با سرعت بیشتری انجام دهید.

10- داده های حسابداری خود را به روز نگه دارید

اگر داده‌های مالی و حسابداری شما دقیق نباشند، نتایج حاصل از پیش بینی‌های مالی شما را گمراه خواهند کرد. اگر ندانید کسب‌وکارتان سودآور است یا خیر، فوراً هر سرمایه‌ای را که در دسترس است خرج می‌کنید و دچار مشکل مالی می‌شوید. هنگامی که سوابق حسابداری شما مرتب به روزرسانی شونئ، می‌توانید هزینه‌های غیر ضروری را حذف کنید و ببینید چه هزینه‌های مکرری را پرداخت می‌کنید.

اگر می‌خواهید کنترل اوضاع را در دست داشته باشید، مطمئن شوید که داده‌های حسابداری تا جای ممکن دقیق هستند. توصیه می‌کنیم دفاتر، صورت‌حساب‌ها، حساب‌های نقدی خرد و رسیدها را بر اساس ماه مرتب کنید تا بتوانید به راحتی جزئیات مهم را شناسایی کنید. هم کپی کاغذی و هم کپی دیجیتال را نگه دارید. شما بایستی انرژی خود را روی بهبود و رشد کسب و کار خود متمرکز کنید و نظارت مستمر بر داده های حسابداری و بررسی صحت و سقم داده های مالی را به حسابداران واگذار کنید.

با استفاده بهتر از نرم افزارهای حسابداری به کسب و کار خود رونق دهید

در این مطلب به 10 نکته برای استفاده بهتر از نرم افزارهای حسابداری اشاره کردیم. هملن طور که گفتیم، نرم افزارهای حسابداری ابزاری قدرتمند هستند که باعث انجام سریع‌تر و راحت‌تر کارها، به‌خصوص رسیدگی و مدیریت امور مالی و حسابداری می‌شوند. با استفاده درست از این ابزار و امکاناتی که در اختیار شما قرار می‌دهند قادر خواهید بود کسب و کار خود را متحول کرده و به موفقیت‌های بیشتری دست یابید. اگر هنوز از نرم افزار حسابداری استفاده نمی‌کنید بهتر است دست به کار شوید. ماهی را هر وقت از آب بگیری تازه است!

منبع: https://www.techdonut.co.uk/

با نشر این محتوا، جامعه وبلاگ محک را گسترش دهید

علیرضا مهاجر تهرانی

علیرضا مهاجر تهرانی

علیرضا طهرانی در یک روز گرم تابستانی به دنیا اومده و اهل افراط و تفریطه... مدرک کارشناسی ارشد رو از دانشگاه تهران در رشته مترجمی زبان انگلیسی گرفته و چون به نوشتن علاقه داره وارد دنیای تولید محتوا شده.

2 پاسخ

  1. سلام ممنون از مطلب خوبتون..کار با نرم افزارهای مختلف حسابداری خیلی با هم تفاوت داره؟

    1. سلام و وقت بخیر..اساس و اصول تمام نرم افزارهای خسابداری تقریبا یکی هست ولی ممکنه رابط کاربری متفاوتی داشته باشن..مثلا منوها و گزینه ها تو بخش های متفاوتی قرار داشته باشن..به هر صورت لازمه تا یه مدت با هر نرم افزاری کار کنید تا با امکانات و قابلیت‌هاش آشنا بشید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.

مشاهده رایگان دمو نرم افزارحسابداری

مقالات حسابداری و کسب و کار را اینجا رایگان گوش دهید