ثبت سند اختتامیه یکی از مهمترین فعالیتهایی است که باید در پایان هر دوره مالی انجام شود. تنظیم این سند به بستن حسابها، آمادهسازی اطلاعات برای سال مالی جدید و ارائه گزارشهای مالی دقیق کمک میکند. در صورت آماده نکردن سند اختتامیه، سال مالی جدید ممکن است با خطاهای زیادی مواجه شود. این سند، در پایان هر سال مالی توسط شرکتها و موسسات تنظیم میشود. به این صورت که باید تمامی حسابهای موقت بسته شوند و وضعیت نهایی حسابهای دائمی نیز مشخص شود. در ادامه این مقاله از گروه نرمافزار حسابداری محک به صورت تخصصی مواردی نظیر سند اختتامیه چیست، چه تفاوتی با سند افتتاحیه دارد، در چه زمانی به ثبت میرسد و نحوه بستن حسابهای موقت و دائم چگونه است را بررسی خواهیم کرد تا با درک مفاهیم، عملکرد فوقالعادهای جهت جلوگیری از خطاهای احتمالی و بدوز مشکلات جدی داشته باشید. با ما همراه باشید.
فهرست مطالب
سند اختتامیه چیست؟
سند اختتامیه یکی از مهمترین اسناد حسابداری در پایان دوره مالی به شمار میرود که نشان دهنده به اتمام رسیدن دوره مالی پیشین و ورود شرکت به دوره مالی جدید است. این سند، پس از این که تمامی حسابهای موقت (شامل درآمد، هزینه، خرید، فروش و بهای تمامشده) بسته شود و حسابهای دائمی آمادهسازی شوند، به ثبت میرسد. به عبارتی، نقش سند و گواهی اختتامیه، اتمام دوره مالی جاری و منتقل کردن مانده حساب دائمی به دوره مالی آتی است.
برای صدور سند و گواهی اختتامیه، ابتدا حسابهای موقت بسته میشوند. مانده این حسابها به حساب خلاصه سود و زیان منتقل شده و سپس به حساب سود و زیان انباشته انتقال پیدا میکند. پس از انجام این مراحل، حسابهای دائمی نیز به صورت موقت بسته میشوند تا در آغاز دوره بعد، مجددا از طریق سند افتتاحیه فعال شوند.
تفاوت سند اختتامیه و سند افتتاحیه
حساب و کتاب خود را محک بزنید
نرم افزار حسابداری محک ویژه +200 گروه شغلی
دریافت دمو و مشاوره رایگان
در صورت تمایل به دریافت مشاوره رایگان و مشاهده دمو نرم افزار حسابداری محک، لطفا فرم زیر را تکمیل نمایید.
سند اختتامیه و افتتاحیه عکس یکدیگر هستند. اگر در اختتامیه مانده بانکها بستانکار باشد، در افتتاحیه بدهکار خواهد شد. سند اختتامیه و سند افتتاحیه به ترتیب در انتها و در ابتدای سال مالی ثبت میشوند. در سند افتتاحیه مانده حسابهای دائمی سال گذشته و اطلاعاتی درباره داراییها، بدهیها و سرمایه شرکت به ثبت میرسد. این سند فقط حاوی حسابهای دائمی است و اطلاعات آن از ترازنامه پایان گذشته قبل استخراج میشود. پیش از ثبت سند اختتامیه، باید حسابهای موقت بسته شده و به حسابهای دائمی منتقل شوند. پس از آن، در انتهای دوره مالی و مطابق استانداردهای حسابداری، حسابهای دائمی نظیر بدهی و بانک بسته میشوند تا سند و گواهی اختتامیه صادر شوند. این سند، وضعیت مالی را در هر دوره نهایی میکند.
انواع سند اختتامیه
انواع سند اختتامیه حسابداری جهت ایجاد شرایط لازم برای تعیین دقیق میزان سود و زیان، ارزیابی وضعیت مالی و انتقال مانده حسابها به سال مالی جدید به سه دسته اصلی شامل اسناد موقت، اسناد دائم و اسناد مخلوط تقسیم میشوند. هر یک از این اسناد نقش مشخصی در بستن حسابها دارند:
اسناد موقت
حسابها و اسناد موقت، حسابهایی هستند که مانده آنها تنها مربوط به یک دوره مالی مشخص است و در پایان همان دوره بسته میشوند. این حسابها به دوره بعد انتقال پیدا نمیکنند و عمدتا مربوط به درآمدها و هزینهها هستند. حسابهای موقت، بخش اصلی از گزارش سود و زیان شرکتها هستند و نقش مهمی در تعیین عملکرد مالی یک دوره یا سال مالی دارند. برای مثال، حقوق و دستمزد، هزینه آب و برق و گاز، درآمد حاصل از فروش کالا و ارائه خدمات و درآمدهای جانبی حاصل از فعالیتهای تجاری همگی در گروه اسناد موقت قرار میگیرند.
اسناد دائم
حسابها و اسناد دائم به دستهای از حسابها گفته میشود که مانده آنها به دوره مالی بعد منتقل میشود. این حسابها وضعیت مالی شرکت را در یک دوره مالی نشان میدهند. داراییها (موجودی نقدی و بانکی، اموال، ماشینآلات و حسابهای دریافتنی)، بدهیها (بدهیهای بلندمدت، وامهای دریافتنی و وامهای پرداختنی) و حقوق صاحبان سهام (سرمایه اولیه، اندوختههای قانونی و سود و زیان انباشته) در این دسته قرار میگیرند. همچنین، حسابهای دائم در ترازنامه منعکس میشوند و مبنای تصمیمگیریهای مالی در دوره آینده قرار میگیرند. به همین دلیل، در تحلیل وضعیت مالی و برنامهریزیهای آتی اهمیت زیادی دارند.
اسناد مخلوط
اسناد و حسابهای مخلوط، دارای ترکیبی از ویژگیهای حسابهای موقت و دائم هستند. این حسابها در پایان هر دوره مالی و هنگام ثبت سند اختتامیه به دو بخش تقسیم میشوند. به این صورت که بخشی از آنها به عنوان حساب موقت بسته میشود و بخشی دیگر از آن (به عنوان حساب دائم) به دورههای آتی تعلق دارد. به دلیل نیاز به تفکیک حسابها در اسناد مخلوط، بستن و انتقال این حسابها نیازمند دقت بیشتری است. پیشپرداختها و پیشدریافتها در دسته اسناد مخلوط قرار دارند. برای مثال در پیشپرداخت اجاره، قسمتی از آن به عنوان هزینه جاری و بخش باقیمانده به عنوان دارایی پیشپرداختی ثبت میشود. در پیشدریافت نیز، قسمتی از آن به عنوان درآمد شناسایی میشود و بخش باقیمانده به عنوان بدهی جاری ثبت میشود.
در چه زمانی به ثبت سند اختتامیه احتیاج است؟
بستن حسابها در حسابداری و ثبت سند اختتامیه ممکن است در پایان سال مالی یا در زمانهای مختلفی طی سال رخ دهد. بستن حسابها در هر یک از این زمانها دلایل مختلفی دارد و به شیوههای متفاوتی انجام میشود:
بستن حساب ها طی دوره مالی
در طول یک دوره مالی ممکن است برخی از مشتریان به دلایل مختلفی مانند عدم پرداخت بدهی یا قطع همکاری، از تسویه مانده حساب خود خودداری کنند. در این شرایط شرکت با اعطای تخفیف تسویه به مشتری، امکان بستن حساب مشتری طی سال مالی را فراهم میکند. در این موارد، مانده بدهی مشتریان به عنوان مطالبات سوخت شده یا در سرفصل متناسب به ثبت برسد.
برای درک بهتر به این مثال توجه کنید:
فرض کنید شرکت بازرگانی گلرخ مبلغ ۲۰۰۰ ریال به شرکت بدهکار است و به هر دلیل امکان وصول این مبلغ وجود ندارد. به منظور بستن حساب این مشتری طی دوره مالی، شرکت تصمیم میگیرد کل مبلغ ۲۰۰۰ ریال را بهعنوان تخفیف برای شرکت گلرخ در نظر بگیرد. در این صورت، میتوان طی دوره مالی نسبت به بستن حساب مشتری اقدام کرد.
ثبت صحیح این مسئله برای بستن حساب مشتری به این صورت انجام میشود:
| ردیف | شرح | بدهکار | بستانکار |
| ۱ | تخفیف فروش | ۲۰۰۰ | |
| ۲ | حساب دریافتنی تجاری/ شرکت بازرگانی گلرخ | ۲۰۰۰ |
بستن حساب ها در پایان دوره مالی
در پایان هر دوره مالی، واحد حسابداری موظف است وضعیت عملکرد شرکت را از نظر سود و زیان را مشخص کند. برای این کار، باید انتقال مانده حساب دائم برای ورود به سال مالی جدید انجام شود. این انتقالات در سند افتتاحیه سال بعد به ثبت میرسند. برای بستن حسابها در پایان دوره مالی، لازم است که تمامی حسابهای موقت که صرفا مربوط به همان دوره مالی هستند، در یک حساب دائم بسته شوند و مانده آنها به سند افتتاحیه سال مالی آینده منتقل شود. نکته مهم این است که ثبتهای سند اختتامیه کاملا عکس ثبتهای سند افتتاحیه هستند. به عنوان مثال، اگر در سند افتتاحیه حسابی بدهکار ثبت شده باشد، در سند و گواهی اختتامیه همان حساب بستانکار خواهد شد.
نحوه ثبت سند اختتامیه در حسابداری
فرآیند ثبت سند اختتامیه یکی از مهمترین اقدامات در پایان دوره مالی برای تمامی کسب و کارها است. اجرای صحیح مراحل ثبت سند اختتامیه، برای صحیح بودن گزارشهای مالی و جلوگیری از بروز مغایرت در سال مالی جدید ضروری خواهد بود. مراحل ثبت سند اختتامیه حسابداری به صورت ساختارمند و براساس اصول استاندارد حسابداری انجام میشود. این فرآیند شامل بستن حسابهای موقت و سپس بستن حسابهای دائم است:
بستن حسابهای موقت
یکی از مهمترین اقدامات حسابداری که باید در پایان هر دوره مالی و برای ثبت سند اختتامیه انجام شود، بستن حسابهای موقت است. حسابهای موقت، حسابهای مربوط به یک دوره مالی خاص هستند و نمیتوان آنها را به دوره مالی بعدی انتقال داد. این حسابها شامل درآمدها، هزینهها و حساب سود و زیان هستند.
مراحل بستن حسابهای موقت به این صورت انجام میشود:
- بستن حسابهای درآمد و فروش: در این مرحله، تمامی حسابهای مربوط به درآمد و فروش بدهکار شده و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار میشوند.
- بستن حسابهای هزینه: این حسابها مربوط به هزینه بدهکاری هستند. با بستن این بخش، میزان سود و زیان بستانکار مشخص خواهد شد.
- بستن حساب خلاصه سود و زیان: در این مرحله، حساب خلاصه سود و زیان به حساب سود و زیان انباشته منتقل میشود. میزان مانده بستانکار نشاندهنده سود خالص و میزان مانده بدهکار بیانگر زیان دوره مالی گذشته خواهد بود.
بستن حسابهای دائم
برای بستن حسابهای دائمی باید تمامی این حسابها به تراز اختتامیه انتقال داده شوند. فرآیند بستن این حسابها از طریق ثبت سند اختتامیه و بعد از بستن حسابهای موقت انجام میشود. پیش از بستن حسابهای دائم، باید ذخیره مالیات، اندوخته قانونی و سایر موارد مورد شناسایی قرار گیرند و ثبت شوند. روش انجام هر یک از موارد به این صورت است::
- روش محاسبه میزان مالیات: براساس قوانین مالیاتی، نرخ مالیات عملکرد شرکتها معادل ۲۵ درصد سود خالص است. برای محاسبه صحیح مالیات، باید درآمدهای مشمول مالیات مشخص شده و درآمدهای معاف از مالیات و هزینههای مرتبط با آنها از مبلغ کل کسر شود. سپس مالیات براساس سود مشمول مالیات محاسبه شود.
- روش محاسبه اندوخته قانونی: مطابق ماده ۱۴ اصلاحیه قانون تجارت، شرکتها موظفاند هر ساله ۵ درصد از سود خالص را به عنوان اندوخته قانونی ذخیره کنند. این روند تا زمانی که میزان اندوخته به ۱۰ درصد سرمایه شرکت برسد، ادامه خواهد داشت. پس از آن، الزام قانونی برای افزایش آن وجود ندارد و تصمیمگیری درباره ادامه آن برعهده هیئتمدیره خواهد بود.
- انتقال حسابها به دوره مالی بعد: پس از انجام مراحل گفتهشده، باقیمانده حسابهای دائمی به دوره مالی بعد منتقل میشود. این کار از طریق تنظیم حساب تراز و سند اختتامیه انجام میگیرد. به این صورت که همه حسابهای بدهکار به بستانکار تبدیل میشوند. همچنین، حساب های بستانکار به حسابهای بدهکار تبدیل میشوند. در نتیجه، سندها بالانس خواهند شد تا مانده آنها صفر شود.
سند اختتامیه در دفتر روزنامه
در پایان هر سال مالی، در سیستم حسابداری یک سند اختتامیه در دفتر روزنامه ثبت میشود تا حسابهای موقت بسته شوند و سال مالی به صورت رسمی خاتمه پیدا کند. حسابهای موقت، صرفا مربوط به یک دوره مالی مشخص هستند و پس از پایان همان دوره، به دوره آتی منتقل نمیشوند. این حسابها شامل حسابهای درآمد (فروش، ارائه خدمات و سود بانکی)، هزینه (حقوق، اجارا، قبضها و تبلیغات) و برداشت شرکا (برداشتهای نقدی یا غیرنقدی توسط صاحب یا شریک) هستند و در پایان سال مالی، ماندهگیری از این حسابها لزومی ندارد.
برای بستن این حسابها، از یک حساب موقت به نام خلاصه سود و زیان استفاده میشود. مانده این حساب سود و زیان خالص دوره را نشان میدهد و در نهایت به حساب سرمایه انتقال داده میشود تا در ترازنامه دوره بعد، سرمایه شرکت بهروز باشد.
نمونه سند اختتامیه
در فرآیند ثبت سند اختتامیه، ابتدا حسابهای موقت بسته شده و مانده آنها به حسابهای دائمی منتقل میشود. سپس مانده حسابهای دائمی بررسی و به دوره مالی بعد انتقال داده میشود. نمونه سند اختتامیه برای انواع مختلف آن به این صورت است:
- نمونه سند حسابهای موقت: حسابهای موقت مربوط به عملکرد یک دوره مالی خاص هستند و مانده آنها به سال مالی بعد منتقل نمیشود. مهمترین حسابهای موقت شامل حسابهای درآمد و هزینه مانند حقوق و دستمزد، هزینه آب، برق و گاز و… هستند.
- نمونه سند حسابهای مخلوط: این حسابها ترکیبی از ویژگیهای حسابهای موقت و دائمی هستند. به عبارتی، بخشی از مانده (به عنوان هزینه یا درآمد) این حسابها مربوط به دوره جاری است و بخش دیگر آن (به عنوان دارایی یا بدهی) باید به دوره بعد منتقل شود. پیشپرداخت اجاره و پیشدریافت درآمد نمونههایی از حسابهای مخلوط هستند.
- نمونه سند حسابهای دائمی: مانده این حسابها در پایان دوره مالی بسته نمیشود و به صورت مستقیم به دوره مالی بعد انتقال پیدا میکند. این حسابها مشمول دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام هستند. از نمونه حسابهای دائمی نیز میتوان به موجودی نقد و بانک و حسابهای سرمایه اشاره کرد.
جمع بندی
سند اختتامیه یکی از مهمترین اسناد حسابداری است که در پایان دوره مالی برای بستن حسابهای موقت و تعیین وضعیت حسابهای دائم ثبت میشود. این سند نقش اساسی در تهیه صورتهای مالی و تعیین سود و زیان دارد. به همین دلیل، وجود و تنظیم صحیح آن برای آغاز سال مالی جدید ضروری است. تسلط بر فرآیند ثبت سند و گواهی اختتامیه برای هر حسابدار حرفهای یک مهارت ضروری به حساب میآید؛ زیرا با رعایت اصول بستن حسابهای موقت و دائم و ثبت سند اختتامیه با اطلاعات صحیح به راحتی میتوان از بروز مشکلات مالیاتی جلوگیری کرد. با این وجود، نباید فراموش کرد که استفاده از سند اختتامیه دستی با خطاهای زیادی همراه است. بنابراین، استفاده از یک نرمافزار حسابداری کاربردی به شما در انجام دقیقتر و سریعتر این مراحل کمک خواهد کرد.
در انتها، امیدواریم که این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد. در صورت بروز هر سوالی آن را در بخش دیدگاهها با ما به اشتراک بگذارید. همچنین، در صورت نیاز به مطالعه مقالات بیشتر در حوزه حسابداری، میتوانید به دسته بندی مقالات آموزش حسابداری مراجعه نمایید.
