در بسیاری از فرآیندهای اداری، مالی و حتی مهاجرتی، درخواست ارائه مدرکی داده می‌شود که وضعیت اشتغال را تایید کند. گواهی اشتغال به کار سندی که گواهی می‌دهد فرد در یک شرکت یا سازمان مشخص مشغول به کار است و اطلاعاتی از قبیل سمت شغلی، تاریخ شروع همکاری و نوع استخدام در آن ذکر می‌شود.
فهرست مطالب
گواهی اشتغال به کار می‌تواند برای ارائه به سفارت، بانک، دانشگاه، شرکت‌های خارجی، بیمه و حتی کارفرمای جدید مورد استفاده قرار گیرد. از این رو، داشتن آشنایی کامل با نحوه تنظیم و دریافت این گواهی برای همه شاغلان اهمیت بالایی دارد. در ادامه این مقاله سایت نرم افزار حسابداری محک به بررسی صفر تا صد گواهی اشتغال به کار می‌پردازیم. با ما همراه باشید.
گواهی اشتغال به کار چیست؟
گواهی اشتغال به کار (Employment Certificate) مدرکی رسمی است که فعالیت کاری یک فرد را در شرکت یا موسسه‌ای مشخص تایید می‌کند. گواهی اشتغال به کار باید روی سربرگ رسمی شرکت صادر شده و دارای مهر و امضای مدیرعامل یا واحد منابع انسانی باشد.
به طور معمول، اطلاعات زیر باید در گواهی اشتغال به کار قید شود:
- نام کامل فرد
- سمت شغلی
- تاریخ شروع همکاری
- نوع قرارداد (رسمی، پیمانی، پروژه‌ای و…)
- وضعیت اشتغال (دائم یا موقت)
- میزان حقوق یا مزایا (در صورت درخواست)
- هدف از صدور گواهی
انواع گواهی اشتغال به کار
انواع گواهی اشتغال به کار، بسته به هدف و سازمانی که برای آن صادر می‌شود، قالب‌ها و جزئیات متفاوتی دارند که در ادامه به بررسی مهم‌ترین انواع گواهی اشتغال به کار می‌پردازیم.
۱. گواهی اشتغال به کار برای سفارت
گواهی اشتغال به کار برای سفارت یکی از رایج‌ترین انواع گواهی‌های اشتغال به کار است. در این حالت، سفارت برای صدور ویزا (معمولا ویزای توریستی) از متقاضی درخواست ارائه مدارک کافی برای اثبات بازگشت به کشور می‌کنند.
در این نوع گواهی، باید سمت شغلی، نوع قرارداد، تاریخ استخدام و میزان حقوق ماهانه ذکر شود. درج لوگو و سربرگ رسمی شرکت در این نوع گواهی اشتغال به کار الزامی است. توصیه می‌شود برای افزایش تاثیرگذاری بیشتر گواهی اشتغال به کار، میزان رضایت کارفرما از اشتغال فرد رضایت نیز ذکر شود.
2. گواهی اشتغال به کار برای بانک
بانک‌ها برای ارائه وام یا صدور ضمانتنامه، از متقاضی مدرکی رسمی برای اثبات درآمد ماهانه و شغل فعلی درخواست می‌کنند. در این گواهی، علاوه بر سمت و تاریخ استخدام، باید درآمد خالص و نوع استخدام نیز قید شود. فرم گواهی اشتغال به کار بانک معمولا دارای قالب خاص خود است که باید روی سربرگ شرکت تکمیل و پرینت شود.
3. گواهی اشتغال به کار برای دانشگاه
دانشجویان شاغل یا افرادی که برای ادامه تحصیل در خارج از کشور اقدام می‌کنند، نیاز به گواهی اشتغال به کار برای ارائه به دانشگاه دارند. معمولا در این نوع گواهی اشتغال به کار، میزان ساعت کاری یا انعطاف کاری نیز قید می‌شود تا دانشگاه از هماهنگی وضعیت تحصیلی و شغلی وی مطمئن شود.
4. گواهی اشتغال به کار برای مشاغل آزاد
افرادی که کارمند رسمی جایی نیستند (مانند پزشکان، طراحان یا صاحبان مغازه)، می‌توانند از اتحادیه صنف خود یا اتاق اصناف، گواهی اشتغال به کار بگیرند. در این نوع گواهی اشتغال به کار، معمولا شماره جواز کسب، آدرس محل فعالیت و نوع حرفه نیز باید ذکر شود.
5. گواهی اشتغال به کار عمومی (برای هر نوع درخواست رسمی)
برخی شرکت‌ها گواهی‌های اشتغال به کار عمومی صادر می‌کنند که بدون ذکر هدف خاص، صرفا برای تایید وضعیت اشتغال صادر می‌شوند. این نوع گواهی اشتغال به کار معمولا برای استفاده داخلی یا بایگانی شخصی صادر می‌شود.
کاربرد گواهی اشتغال به کار
گواهی اشتغال به کار یکی از زوش‌های رسمی برای تایید اعتبار شغلی و اقتصادی فرد محسوب می‌شود. در بسیاری از موارد، فرآیندهای رسمی بدون این گواهی متوقف می‌شوند. کاربردهای اصلی گواهی‌های اشتغال به کار عبارتند از:
- درخواست ویزا از سفارت‌ها: برای اثبات بازگشت متقاضی با داشتن شغل و درآمد پایدار
- درخواست وام یا تسهیلات بانکی: جهت ارزیابی توان بازپرداخت توسط متقاضی
- ثبت نام دانشگاهی یا مهاجرت تحصیلی: برای تایید اشتغال همزمان با تحصیل
- اثبات سابقه شغلی: هنگام تغییر شغل یا درخواست بیمه
- استعلام از سوی مراجع رسمی (مانند بیمه یا مالیات)
چه اطلاعاتی باید در گواهی اشتغال به کار قرار داده شده باشد؟
گواهی اشتغال به کار رسمی و معتبر باید شامل اطلاعات زیر بوده تا از نظر حقوقی و اداری قابل قبول باشد:
- عنوان نامه: عبارت «گواهی اشتغال به کار» در بالای صفحه
- تاریخ صدور: روز و ماه و سال میلادی یا شمسی برای تضمین جدید بودن گواهی
- مشخصات کامل کارمند: نام، نام خانوادگی، کد ملی یا شماره پاسپورت
- سمت شغلی و دپارتمان: توضیح مختصر درباره وظایف
- تاریخ شروع به کار: تاریخ شروع متقاضی به کار و وضعیت فعلی اشتغال در صورت لزوم
- نوع قرارداد: رسمی، پیمانی، پروژه‌ای، ساعتی و غیره
- میزان حقوق یا دستمزد ماهانه (در صورت نیاز)
- نام کامل شرکت و شناسه ثبتی یا شماره اقتصادی
- آدرس، شماره تماس و ایمیل رسمی شرکت
- مهر و امضای مقام مسئول
نکته: در گواهی‌های بین‌المللی (به عنوان مثال برای سفارت‌ها)، بهتر است از نسخه انگلیسی رسمی استفاده شود تا نیاز به ترجمه رسمی مدرک نباشد.
نحوه دریافت نامه اشتغال به کار
فرآیند درخواست، صدور و دریافت گواهی اشتغال به کار در اغلب سازمان‌ها مشابه است، اما بسته به نوع ساختار اداری می‌تواند تفاوت‌های جزئی نیز داشته باشد:
مراحل صدور گواهی اشتغال به کار
- درخواست کتبی یا الکترونیکی به واحد منابع انسانی (HR)
- بررسی سوابق پرسنلی و اطلاعات استخدامی
- تنظیم گواهی روی سربرگ رسمی شرکت
- تأیید مدیر مستقیم یا مدیرعامل
- ثبت در دبیرخانه شرکت و تحویل نسخه چاپی یا PDF به متقاضی
برخی سازمان‌ها نیز دارای سامانه داخلی هستند که کارمندان می‌توانند از طریق آن، گواهی اشتغال به کار PDF را به صورت آنلاین درخواست و دانلود کنند.
حساب و کتاب خود را محک بزنید
نرم افزار حسابداری محک ویژه +200 گروه شغلی
دریافت دمو و مشاوره رایگان
در صورت تمایل به دریافت مشاوره رایگان و مشاهده دمو نرم افزار حسابداری محک، لطفا فرم زیر را تکمیل نمایید.
مدارک لازم برای گواهی اشتغال به کار
در زمان درخواست گواهی اشتغال به کار، بسته به نوع هدف و علت آن، ممکن است مدارک زیر از متقاضی خواسته شود:
- کارت ملی یا پاسپورت
- شماره پرسنلی و مشخصات استخدامی
- تاریخ شروع همکاری
- هدف از دریافت گواهی (سفارت، بانک یا دانشگاه)
- فرم مخصوص مقصد در صورت نیاز (فرم بانک برای وام)
در برخی موارد نیز، کارفرما از متقاضی تعهد می‌گبرد که گواهی اشتغال به کار صادر شده تنها برای هدف مورد نظر استفاده می‌شود. برخی سازمان‌ها نیز این مورد را در گواهی اشتغال به کار ذکر می‌کنند.
متن درخواست گواهی اشتغال به کار
نمونه متن رسمی درخواست گواهی اشتغال به کار به شرح زیر است:
موضوع: درخواست صدور گواهی اشتغال به کار
با سلام و احترام
به استحضار می‌رساند که اینجانب (نام و نام خانوادگی)، کارمند واحد (نام بخش) با سمت (سمت شغلی)، از تاریخ (تاریخ شروع به کار) تاکنون در شرکت (نام شرکت) مشغول به کار می‌باشم.
خواهشمند است دستور فرمایید گواهی اشتغال به کار اینجانب جهت ارائه به (نام مقصد: سفارت، بانک، دانشگاه و …) صادر گردد.
با سپاس
(نام و نام خانوادگی)
(شماره پرسنلی)
(امضا و تاریخ)
گواهی اشتغال به کار PDF
در صورت تمایل به دریافت فایل PDF گواهی اشتغال به کار، بر روی لینک زیر کلیک نمایید:
نمونه گواهی اشتغال به کار
در ادامه یک نمونه گواهی اشتغال به کار فارسی و رسمی آورده شده است که می‌توانید با تغییر اطلاعات از آن استفاده کنید:
گواهی اشتغال به کار
احتراما بدین وسیله گواهی می‌شود که آقای/خانم (نام و نام خانوادگی) فرزند (نام پدر)، به شماره ملی (کد ملی) از تاریخ (تاریخ شروع همکاری) تاکنون در شرکت (نام شرکت) به سمت (سمت شغلی) مشغول به کار می‌باشد.
ایشان دارای قرارداد (نوع استخدام) بوده و به صورت تمام‌وقت در واحد (نام واحد) فعالیت دارد.
این گواهی بنا به درخواست نامبرده جهت ارائه به (نام مقصد: سفارت، بانک، دانشگاه و…) صادر گردیده و فاقد هرگونه تعهد مالی یا استخدامی از سوی شرکت است.
با احترام
نام و سمت مدیرعامل یا مسئول منابع انسانی
امضا و مهر رسمی شرکت
تاریخ صدور
گواهی اشتغال به کار از کجا بگیریم؟
محل صدور گواهی بسته به نوع شغل متقاضی و ساختار کاری هر سازمان متفاوت است:
- کارمندان رسمی یا قراردادی: از واحد منابع انسانی سازمان یا شرکت
- کارکنان بخش خصوصی: از مدیرعامل، مسئول اداری یا منابع انسانی
- مشاغل آزاد: از اتحادیه صنف مربوطه
- صاحبان کسب و کار: از اتاق بازرگانی یا اتاق اصناف محل فعالیت
- افراد دارای شرکت ثبت شده: از طریق سربرگ شرکت خود
در صورت فعالیت آزاد، ارائه مدارکی مانند جواز کسب، کارت ملی و آدرس محل فعالیت برای تایید درخواست لازم است.
استعلام گواهی اشتغال به کار
در برخی موارد، به ویژه در فرآیندهای مربوط به سفارت یا فرآیندهای بانکی، اصالت گواهی اشتغال به کار صادر شده مورد بررسی قرار می‌گیرد. استعلام گواهی اشتغال به کار معمولا از طریق تماس مستقیم با شرکت، بررسی مهر و امضا، یا استفاده از کد رهگیری انجام می‌شود.
در صورتی که گواهی اشتغال به کار دیجیتالی باشد، یک لینک استعلام یا QR Code در پایین صفحه درج می‌شود که گیرنده با اسکن آن می‌تواند اعتبار نامه را تایید کند.
نکات مهم در تنظیم گواهی اشتغال به کار
برای جلوگیری از رد گواهی اشتغال به کار در فرآیندهای رسمی، نکات زیر را رعایت فرمایید:
- از سربرگ رسمی شرکت با لوگو و اطلاعات تماس استفاده شود.
- تاریخ صدور باید نزدیک به تاریخ ارائه به مقصد باشد (حداکثر ۳۰ روز قبل).
- مهر و امضای اصلی شرکت یا مدیرعامل الزامی است.
- از نگارش غیررسمی یا غلط املایی خودداری شود.
- در گواهی‌های بین‌المللی از نسخه انگلیسی یا دو زبانه استفاده کنید.
- از درج اطلاعات نادرست یا غیرواقعی در گواهی بپرهیزید؛ این کار می‌تواند تبعات قانونی به همراه داشته باشد.
جمع‌بندی
گواهی اشتغال به کار یکی از مدارک رسمی و ضروری برای اثبات وضعیت شغلی افراد است و در بسیاری از امور رسمی، مانند دریافت وام، اخذ ویزا، ادامه تحصیل یا استخدام از آن استفاده می‌شود.
این گواهی باید شامل اطلاعات کامل فرد، سمت، نوع قرارداد، تاریخ شروع همکاری و مهر رسمی شرکت باشد تا از نظر قانونی و اداری معتبر تلقی شود. افراد شاغل در مشاغل آزاد نیز می‌توانند از اتحادیه یا اصناف مربوطه برای دریافت گواهی خود استفاده نمایند.
در انتها، امیدواریم که این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد. در صورت بروز هر سوالی، آن را در بخش دیدگاه‌ها با ما به اشتراک بگذارید.
