هنگامی که کارمندان در یک سازمان یا شرکت مشغول به فعالیت هستند، در پایان هر سال متناسب با تعداد ماه‌هایی خدمت کرده‌اند، مشمول سنوات خدمت یا مزایای پایان خدمت کارکنان می‌شوند. سنوات پایان خدمت و پایه سنوات جزو حقوق قانونی کارکنان محسوب می‌شود که پرداخت آن بر عهده کارفرماست. در ادامه این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک به این موضوع که ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان چیست و سایر نکات مهم این حوزه می‌پردازیم. با ما همراه باشید.
فهرست مطالب
مزایای پایان خدمت چیست؟
مزایای پایان خدمت یا حق سنوات یکی از مزایای اجباری برای کارکنان است که کارفرما در هر حالت موظف به پرداخت آن می‌باشد. حق سنوات در واقع مبلغی است که کارکنان هنگام بازنشستگی، از کارافتادگی، فوت، استعفا و اتمام قرارداد دریافت می‌کنند و میزان آن طبق ماده ۲۱ قانون کار، معادل آخرین حقوق دریافتی کارکنان است.
ماده ۲۴ قانون کار درباره مزایای پایان خدمت کارکنان اینگونه بیان می‌کند:
“در صورت خاتمه قرارداد کار، کار معین یا مدت موقت، کارفرما مکلف است به کارگری که مطابق قرارداد، یک سال یا بیشتر، به کار اشتغال داشته است، برای هر سال سابقه، اعم از متوالی یا متناوب بر اساس آخرین حقوق، مبلغی معادل یک ماه حقوق به عنوان مزایای پایان کار به وی پرداخت نماید.”
برای پرداخت ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان بدهی جاری دو روش وجود دارد که به شرح زیر است:
روش اول: در این روش، مزایای پایان خدمت در پایان سال به همراه عیدی و پاداش به حساب کارکنان واریز می‌شود. در واقع مزایای پایان خدمت به صورت سالانه پرداخت می‌شود.
روش دوم: در این روش کارفرما می‌تواند مزایای پایان خدمت را در زمان پایان همکاری و اتمام قرارداد با کارکنان پرداخت کند. در این حالت پرداختی‌های سنوات در پایان سال به صورت علی‌الحساب بوده و در حکم بدهی کارفرما به کارکنان خواهد بود.
نحوه محاسبه مزایای پایان خدمت کارکنان در سال 1404
برای محاسبه ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان در سال 1404 می‌بایست ابتدا تعداد روزهای کارکرد فرد در طول یک سال در عدد 365 که تعداد روزهای سال است، ضرب شود سپس حاصل تقسیم بر حقوق پایه او شود. حاصل به دست آمده میزان سنوات پایان خدمت فرد در سال 1404 است:
سنوات = تعداد روزهای کارکرد * ۳۶۵ روز / حقوق پایه
برای مثال، اگر یک کارگر ۳۵۰ روز کارکرده باشد و حقوق پایه او 10 میلیون تومان باشد، مزایای پایان خدمت او برابر است با:
9,589,041 تومان = 350 * ۳۶۵ روز / 10.000.000
نکته: چنانچه فرد در سال‌های قبل نیز سنوات ذخیره داشته باشد، مبلغ سنوات سال‌های قبل از 1404 نیز محاسبه شده و به مبلغ سنوات سال 1404 افزوده می‌شود و به عنوان سنوات پایان کار فرد پرداخت می‌شود.
ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان به چه کسانی تعلق می‌گیرد؟
بر اساس ماده ۲۱ قانون کار، ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان باید هنگام بازنشستگی، از کار افتادگی، فوت، استعفا، ترک کار، اخراج از کار و استعفای کارگر پرداخت شود. در ادامه با هریک آشنا می‌شویم:
بازنشستگی: بازنشستگی یکی از اصلی‌ترین موارد پایان قرارداد و سنوات خدمت کارکنان است. مطابق با قانون کار، بازنشستگی تا ۳۰ سال می‌باشد مگر اینکه کارکنان شرایط ویژه‌ای برای بازنشستگی پیش از موعد داشته باشند.
استعفای کارگر: در تبصره ماده ۲۱ قانون کار، چنانچه کارگری بخواهد استعفا دهد، می‌بایست از یک ماه قبل استعفای خود را به صورت کتبی به کارفرما ارائه دهد و پس از اتمام این مدت، قرارداد کار کارگر خاتمه یافته و مزایای پایان خدمت (سنوات خدمت) به او تعلق می‌گیرد.
از کار افتادگی: یکی دیگر از موارد خاتمه قرارداد از کارافتادگی است. در این حالت کارگر ممکن است بر اثر حادثه دچار مشکل جسمانی و از کارافتادگی شود و به سن بازنشستگی نرسد. در این صورت کارفرما می‌بایست طبق ماده ۲۴ قانون کار عمل کرده و بر اساس آخرین حقوق کارگر به نسبت هر سال سابقه خدمت، حقوقی به میزان ۳۰ روز به او پرداخت کند.
ترک کار: بر اساس توضیحات فوق می‌توان گفت که ترک کار از اشکال پایان قرارداد نیست و مزایای پایان خدمت در مورد آن موضوعیت پیدا نمی‌کند. اما شرایطی را که در آن یک کارگر به دلیل عدم رعایت مقررات قانون کار مانند پرداخت حقوق معوقه، عدم واریز بیمه و… مجبور به ترک کار شود را نمی‌توان به عنوان ترک کار به حساب آورد چرا که کارفرما با تحمیل شرایط ترک کار باعث انحلال قرارداد شده و در چنین شرایطی کارگر مستحق دریافت مزایای پایان خدمت خواهد بود.
فوت کارگر: هنگامی که کارگر فوت کند دیگر استمرار قرارداد کار او اهمیتی ندارد و در واقع قرارداد کار فسخ شده است اما حقوق و مزایای او به وراث تعلق می‌گیرد.
اخراج از کار: چنانچه یک کارگر بدون هیچ عذر موجهی از طرف کارفرما اخراج شود و پس از طی مراحل شکایت، مجددا در کار قبلی خود مشغول به کار شود ایام تعلیق او جزو سابقه کار بوده و طبق ماده ۲۹ قانون کار سنوات خدمت به این مدت تعلق می‌گیرد.
مزایای پایان خدمت به چه کسانی تعلق نمی‌گیرد؟
همانطور که گفتیم مزایای پایان خدمت کارکنان یا حق سنوات بعد از اتمام کار یا فسخ قرارداد به کارکنان پرداخت می‌شود. این حق حتی به افرادی که کمتر از یک سال کارکرد داشته باشند نیز متناسب با میزان کارکردشان تعلق می‌گیرد. مطابق قانون کار، حتی در صورتی که در متن قرارداد شرطی مبنی بر عدم دریافت سنوات قید شود، کارفرما باز هم ملزم به پرداخت این حق می‌باشد.
مدتی پیش، وزارت کار دستورالعملی مبنی بر این موضوع صادر کرد که اگر کارکنان شغل خود را ترک کنند، کارفرما ملزم به پرداخت سنوات به آن‌ها نیست. اما باید گفت که این دستورالعمل در حال حاضر باطل شده است و کارفرما بر اساس قانون جدید ملزم به پرداخت سنوات است.
حسابداری ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان
همانطور که در ابتدا مقاله اشاره کردیم، مزایای پایان خدمت کارکنان به دو صورت پرداخت می‌شود و دو روش حسابداری برای ثبت ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان وجود دارد که در ادامه با هر یک آشنا می‌شویم:
روش اول: در این روش محاسبه مزایای پایان خدمت کارکنان در پایان هر سال و پرداخت آن در ابتدای سال مالی بعد انجام می‌شود. در این حالت سنوات در حساب‌های پرداختنی جاری ثبت می‌شود.
روش دوم: در این روش مزایای پایان خدمت در خاتمه خدمت فرد و بعد از چند سال پرداخت می‌شود. به دلیل نامشخص بودن زمان تسویه حساب و احتمال طولانی بودن مدت آن، سنوات می‌بایست در بدهی‌های غیر جاری (بلند مدت) ثبت شود.
تفاوت حق سنوات و پایه سنوات چیست؟
پایه سنوات و حق سنوات دو مفهوم متفاوت در قانون کار هستند. پایه سنوات مبلغی است که به صورت ماهانه یا سالانه به کارگر برای جبران حداقل دستمزد پرداخت می‌شود و از نظر حقوقی به خاتمه قرارداد کار ارتباطی ندارد. حق سنوات مبلغی است که به کارگر در پایان خدمت یا قرارداد کار به عنوان پاداش مالی پرداخت می‌شود و معادل آخرین حقوق دریافتی کارگر است.
صدور سند ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان
برخی از شرکت‌ها، مبلغ مزایای پایان خدمت سالانه کارکنان را در ابتدای دوره مالی بر اساس تجربیات گذشته برآورد می‌کنند. سپس مزایای پایان خدمت ماهانه را محاسبه کرده و حساب “هزینه حقوق و دستمزد ـ سنوات پایان خدمت کارکنان” را به عنوان بدهکار و حساب “ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان” را به عنوان بستانکار ثبت می‌کنند. در نهایت سند ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان صادر می‌شود.
یکی از نکاتی که همواره باید به آن توجه شود این است که برای بهره‌مندی از مزایای پایان خدمت کارکنان، می‌بایست قرارداد کار کتبی باشد. چرا که در قراردادهای کار شفاهی، بار اثبات حق بهره‌مندی از مزایای پایان خدمت، بر دوش کارگر یا کارمند است و امکان عدم بهره‌مندی از مزایای پایان خدمت در این نوع قراردادها وجود دارد.
نحوه برخورد با مزایای پایان خدمت کارکنان از دیدگاه حسابداری
۱. اگر طبق قانون، قرارداد یا حتی عرف و روال کاری، شرکت موظف باشد به کارکنانش مزایای پایان خدمت پرداخت کند، این مزایا بر اساس سال‌های خدمت هر فرد محاسبه می‌شود. بنابراین شرکت باید در پایان هر سال مالی، مبلغ تقریبی این بدهی را محاسبه کرده و به عنوان ذخیره مزایای پایان خدمت در حساب‌ها ثبت کند. این ذخیره در ترازنامه جزو بدهی‌های بلندمدت در نظر گرفته می‌شود.
۲. اگر شرکتی در سال‌های گذشته چنین ذخیره‌ای ثبت نکرده باشد و بخواهد از سال جاری ثبت حسابداری ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان را انجام دهد، هزینه آن باید در حساب‌های مربوط به همان سال (مثل هزینه‌های اداری، فروش یا سربار تولید) ثبت شود. برای سال‌های قبل هم بسته به شرایط، چند حالت وجود دارد:
الف) اگر شرکت باید در گذشته این ذخیره را در نظر می‌گرفت ولی این کار را نکرده است، باید آن را به عنوان اشتباه سال‌های قبل اصلاح کند.
ب) اگر شرایط لازم برای ایجاد ذخیره در سال‌های قبل وجود نداشته و تازه در سال جاری به وجود آمده است، این موضوع اشتباه حسابداری نیست، بلکه یک اتفاق غیرمنتظره است و باید در صورت سود و زیان به طور جداگانه نمایش داده شود.
ج) اگر شرکت فقط به شکل موقت یا در شرایط خاص مجبور یا مایل باشد به برخی کارکنان مزایای پایان خدمت بدهد، نیازی به ایجاد ذخیره نیست. در این صورت، هزینه پرداختی همان موقع در حساب هزینه دوره ثبت شده و در بخش سایر درآمدها و هزینه‌ها نشان داده می‌شود.
سخن آخر
در این مقاله با کدینگ ذخیره مزایای پایان خدمت و نحوه محاسبه آن آشنا شدیم. محاسبه مزایای پایان خدمت کارکنان همواره جزو چالش‌های مهمی است که بسیاری از شرکت‌ها برای مواجهه و مدیریت آن از نرم افزار حسابداری استفاده می‌کنند. نرم افزار حسابداری محک نیز ضمن محاسبه مزایای پایان خدمت کارکنان باعث تسریع در فرایندهای حسابداری شده و از بروز خطا و اشتباه جلوگیری می‌کند. در انتها، امیدواریم که این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد. در صورت بروز هر سوالی، آن را در بخش دیدگاه‌ها با ما به اشتراک بگذارید.
