پیشنهاد هایی برای بهبود فرآیند گزارش های مالی

آیا می دانید گزارش مالی چیست؟ آیا می‌دانید چگونه می‌توانیم آن را بهینه کنیم؟

فهرست مطالب

یکی از وظایف حسابداران و حسابرسان ایجاد گزارش مالی است. صورت مالی یا گزارش مالی شامل تمامی گردش مالی یک مجموعه می‌شود.

به دلیل زیاد بودن حجم اطلاعات مالی، ایجاد گزارش مالی کاری دشوار و زمان‌بر است. در این مقاله روش‌هایی را معرفی کردیم که این امر را آسان‌تر می‌کند.

فایل صوتی مقاله را در زیر گوش دهید.

گزارش مالی چیست؟

تصور کنید برای خرید به بازار پوشاک مراجعه می‌کنید. در ابتدا تنها راه بازدید شما از اجناس مغازه‌ها ویترین آن مغازه‌ها است. یعنی شما با دیدن ویترین آن مغازه متوجه می‌شوید که آیا مغازه‌ای که تصمیم به ورود به  آن را دارید اجناس خوبی دارد یا خیر، قیمت اجناس آن مغازه بر اساس بودجه شما است یا خیر و موارد دیگر.

شرکت ها در نگاه کلی مانند مغازه هستند که برای شناخت آن می بایست به ویترین آن ها نظاره گر باشیم. صورتهای مالی شرکت ها حکم ویترین دارد یعنی برای شناخت شرکت ها حتما به صورت های مالی آن ها نیاز دارید. آن ها را بررسی می کنیم تا از باطن مالی هر شرکت سر در بیاوریم.

تهیه گزارشات مالی

تهیه گزارشات مالی برای مدیران هر سال سخت تر و پیچیده تر می شود. گزارشات مالی استانداردها و شرایط خاص خود را دارد که قبلا درباره آن کاملا توضیح داده ایم.

از آنجا که شرکت ها بییشتر داده ها را از سیستم های مختلف جمع آوری می کنند، تیم حسابداری برای ایجاد گزارش مالی با حجم بیشتری از داده ها، صفحه های گسترده، گزارش های تلفیقی، اصلاح خطاها و موارد دیگر روبه رو است.

اگر شرکت ها از فناوری هایی مانند هوش مصنوعی استفاده نکنند، بیش تر وقت نیروی انسانی صرف انجام کارهای پر زحمت و تکراری می شود. فناوری به حسابداران یا تیم مالی کمک می کند تا کارهای روزمره و کلیشه ای به صورت خودکار انجام شود.

خستگی زیاد، ساعت ها سردرگمی برای انجام کارهای طولانی دستی، اشتباهات هنگام کپی و چسباندن برگه تا به روزرسانی صفحات گسترده و موارد دیگر تنها بخشی از مشکلات  و چالش های حسابداران در طول ایجاد گزارشات مالی است.

ساختارهای عملیاتی شرکت ها در حال گسترش است. در یک نظر سنجی EY از 500 شرکت بزرگ، نیمی از آن ها اظهار داشته اند که بیش از 10 واحد تجاری دارند. این در حالی است که بیش از 60 درصد آن ها در طی سه سال گذشته شخص حقوقی  جدیدی را ثبت کرده اند یا وارد حوزه های جدیدی شدند.

در نتیجه، بیش از سه چهارم شرکت ها از پنج سیستم گزارشات مالی استفاده می‌کنند و بیش از 66 درصد آن‌ها اکنون بیش از سه سال گذشته گزارش مالی می‌نویسند.

فرایند گزارشات مالی را در شش مرحله تقویت کنید

در این مقاله، پیشنهادهایی برای بهبود گزارش‌های مالی ذکرشده است که شرکت‌ها چگونه می‌توانند فرآیند گزارشات مالی خود را در برابر چالش‌ها تثبیت کنند. و چگونه می‌توانند گزارشات مالی بنویسند که از هر لحاظ مناسب باشد.

وقتی شرکت‌ها داده‌های مالی و غیرمالی را در یک فضای ابری به هم متصل می‌کنند فرصت‌های زیادی برای ایجاد یک گزارش خوب پیش می‌آید.

بااین‌حال سرمایه‌گذاری در فن‌آوری و اتصال داده‌ها به فضای ابری تنها پیشنهاد ما نیست. مهم نیست که تیم شما چقدر باتجربه است، برای بهبود روند گزارشات مالی باید بعضی از اصول را دوباره تکرار کنید.

ارزیابی عملکرد شرکت شما با این شش مرحله که در ادامه ذکرشده است انجام می‌شود.

1. اطلاعات خود را جمع‌آوری و عادی‌سازی کنید

• قالب‌های انعطاف‌پذیری ایجاد کنید که همکارانتان بتوانند داده‌های ساختاری و بدون ساختار را به‌طور مداوم ارسال کنند.
• برای عادی ساز داده‌های خود، آن‌ها را مرتب جمع‌آوری کنید. بنابراین دیگر نیازی به نگرانی درمورد تغییر مجدد ساختار نیستید.

2. اطلاعات خود را سازمان‌دهی کنید

• ایجاد و تعریف مجموعه داده‌هایی که از طریق برچسب(Label)، فیلترها و سایر کنترل‌های فضای ابری قابل مدیریت باشد.
• دستورالعمل‌هایی برای ارسال گزارش، در قالب یا قالب‌های استاندارد که مناسب با سازمان شما باشد را تهیه کنید.
• برای افرادی که می‌توانند اسناد، صفحات یا صفحات گسترده شما را ببینید دسترسی تعریف کنید و بقیه کاربران را محدود نمایید تا به حفظ یکپارچگی کمک کند.

3. از یک منبع داده واحد استفاده کنید

• هر عنصر داده را در یک مکان ذخیره کنید
• پیوند هایی بین داده‌های منبع و کلیه مقصدهای مرتبط برقرار کنید، به‌طوری‌که وقتی یک داده تغییر پیدا می‌کند، آن تغییر بتواند از طریق تمام مقاصد گسترش یابد.
• اطمینان حاصل کنید همه داده‌ها از مخزن یا منبع بیرون کشیده می‌شوند تا خطاها و ناسازگاری‌ها از بین برود.

4. همه در سراسر سازمان برای ایجاد گزارش‌های مالی همکاری کنید

• یک محیط گزارش مالی مناسب و درعین‌حال ایمن و مشترک ایجاد کنید که همه کاربران بتوانند همزمان کار کنند.
• با جلوگیری از فرآیندهای مربوط به سیستم‌های پرداخت، درایوهای مشترک و سایر مشکلات معمول، وقت تلف‌شده را از بین ببرید یا به حداقل برسانید.

5. بررسی، تصویب و خاموش کردن کامپیوتر در همان سند

• محیطی ایجاد کنید که نویسندگان، ویراستاران، داوران و حسابرسان در دور دست بتوانند روی آن سند کار کنند.
• در همان سند بخشی را در نظر بگیرید که افراد بتوانند به‌جای ایمیل و روش‌های آفلاین برای سوال پرسیدن از آن بخش استفاده کنند. بنابراین همه می‌توانند سوال بپرسند و پاسخ های یک دیگر را پیگیری ومشاهده می کنند.

6. گزارشات مالی نهایی را در یک مکان واحد قرار دهید

• محلی را که منبع اطلاعات در آن است در اختیار تیم مالی قرار دهید
• فرآیند یافتن جدیدترین داده ها را ساده کنید
• با استفاده از یک گزارش از دوره قبل، به عنوان شروع برنامه فعلی، حرکت رو به جلو را آسان تر کنید.

فراتر از فرآیندهای سنتی حرکت کنید

بر اساس گزارش هایی از FSN و Workiva، دو سوم مدیران ارشد و مدیران اجرایی امور مالی می گویند که بسیاری از منابع آن ها در سیستم های قدیمی و روش های سنتی وجود دارد.

سوالات متداول در زمینه بهبود فرآیند گزارش‌های مالی

جمع بندی

چگونگی انجام این شش نکته را برای بهبود گزارشات مالی نسبت به آنچه اکنون انجام می دهید ارزیابی کنید. با استفاده از این شیوه ها که در نوع خود بهترین هستند، می توانید ضعف اساسی در فرآیند کار را پیدا کرده و فرصت های خوبی را برای بهبود آن ها شناسایی کنید.

خوشبختانه بسیاری از بخش ها و چالش ها که تیم های حسابداری را نا امید می کند، مانند عدم کنترل در مدیریت داده ها و موارد دیگر به راحتی و توسط فناوری ها قابل حل هستند.

منبع

workiva