سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟ اجزای سیستم حسابداری و نحوه اجرا

دسترسی به اطلاعات مالی درست و به ‌موقع، یکی از کلیدهای اصلی موفقیت هر سازمان است. سیستم‌های اطلاعات حسابداری (AIS) به ‌عنوان ابزارهای پیشرفته‌ای طراحی شده‌اند تا داده‌های مالی را جمع‌آوری، پردازش و تحلیل کنند. این سیستم‌ها نه‌ تنها روند انجام امور مالی را ساده‌تر می‌سازند، بلکه به مدیران امکان می‌دهند با دیدی روشن‌تر تصمیم بگیرند و منابع سازمان را به شکلی بهینه مدیریت کنند. در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک با ما همراه  باشید تا هرآنچه  که در باره سیستم اطلاعات حسابداری باید بدانید را به شما آموزش دهیم.

فهرست مطالب

سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) چیست؟

سیستم اطلاعات حسابداری یا AIS عبارت است از مجموعه‌ای از اجزای به هم پیوسته که سازمان از آن برای جمع آوری، ذخیره، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش دادن اطلاعات مالی خود استفاده می‌کند. به واسطه گزارش‌هایی که از سیستم حسابداری سازمان گرفته می‌شود می‌توان به وضعیت سازمان و تحلیل آن پرداخت. همچنین، منبع مهم و موثقی برای تصمیم‌گیری‌های مالی و تجاری است. یک سیستم اطلاعات حسابداری ترکیبی از شیوه‌های حسابداری سنتی، مانند اصول حسابداری پذیرفته شده عمومی، با منابع فناوری اطلاعات مدرن است. سیستم حسابداری جزئی از سیستم کل موسسه بوده است و مانند تمام سیستم‌های باز تحت تاثیر عوامل اقتصادی، سیاسی، اجتماعی و … قرار دارد.

سیستم اطلاعاتی حسابداری چه کاربردی در سازمان دارد؟

کاربرد اولیه سیستم اطلاعات حسابداری، کمک به تصمیم گیری ذینفعان مالی سازمان است. کاربران این سیستم با تکیه بر اطلاعات گردآوری‌ شده توسط سیستم حسابداری، تصمیم‌های سنجیده‌تری اتخاذ می‌کنند. حسابداران باتجربه‌ای که با سیستم اطلاعات حسابداری کار می‌کنند، تراکنش‌های مالی شرکت را با بالاترین دقت ثبت و پیگیری می‌کنند. همچنین داده‌های مالی را در ساده‌ترین شکل ممکن در دسترس افراد ذیصلاح قرار می‌دهند، بدون اینکه از بابت امنیت این اطلاعات نگرانی داشته باشند. سیستم اطلاعات حسابداری به بخش‌های مختلف سازمان کمک می‌کند تا همکاری مؤثرتری با یکدیگر داشته باشند. افرادی که از سیستم اطلاعات حسابداری استفاده می‌کنند شامل موارد زیر هستند:

• حسابداران
• مشاوران
• تحلیل‌گران کسب و کار
• مدیران کسب و کار
• مدیران مالی ارشد
• حسابرسان

پس حسابداری با تهیه اطلاعات مورد نیاز سازمان‌ها، خدمتی حیاتی به آن‌ها ارائه می‌کند تا بتوانند از میان گزینه‌های مختلف، بهترین گزینه را برای بهره‌برداری از منابع کمیاب در انجام فعالیت‌های تجاری و اقتصادی انتخاب کنند. تمامی افراد یک سازمان در بخش‌های مختلف می‌توانند به یک سیستم یکسان دسترسی داشته و اطلاعات یکسانی را دریافت کنند. لذا اطلاعات حسابداری حلقه اتصال بین فعالیت‌های تجاری و سرمایه‌گذاران و تصمیم گیرندگان است. سیستم حسابداری در نهایت با ارائه گزارش‌های هوشمندانه مالی می‌تواند مدیران و سازمان‌ها را در برنامه‌های راهبردیشان کمک کند.

به عنوان مثال، مدیریت می‌تواند اهداف فروش را تعیین کند تا کارکنان بتوانند مقدار مناسبی از موجودی را سفارش دهند. سفارش موجودی به بخش حسابداری منتقل شده و از یک پرداخت جدید خبر می‌دهد. هنگامی که فروش در یک کسب و کار انجام می‌شود، افراد و بخش‌های درگیر در فرآیند فروش می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

1. فروشندگان سفارشات مشتری را در AIS وارد می‌کنند.
2. بخش حسابداری فاکتور صادر کرده یا صورت حساب را برای مشتری ارسال می‌کند.
3. واحد انبار سفارش را جمع آوری می‌کند.
4. بخش حمل و نقل سفارش را برای مشتری ارسال می‌کند.
5. بخش حسابداری از حساب‌های دریافتنی جدید مطلع می‌شود که در واقع یک حساب بدهی مشتری است و معمولاً ظرف 30 الی 90 روز پرداخت می‌شود.
6. بخش خدمات مشتری، سفارشات و ارسال محموله‌های مشتریان را پیگیری می‌کند.
7. مدیریت نیز از AIS برای ایجاد گزارش‌های فروش و انجام تجزیه و تحلیل هزینه استفاده می‌کند که می‌تواند شامل فهرست موجودی، حمل و نقل و هزینه های تولید باشد.

اگرچه یک سیستم حسابداری می‌تواند فقط شامل چند صفحه کاغذ يا کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان سیستمی پیچده مبتنی بر قابلیت‌های فناوری اطلاعات، فرآیندها و روش‌های پیشرفته حسابداری است.

اجزای سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟

هر سیستم حسابداری از 6 بخش اصلی تشکیل شده که در ادامه به تشریح آن می‌پردازیم.

• کارکنان: به عنوان کاربران سیستم اطلاعات حسابداری
• روش‌ها و دستورالعمل‌ها: برای انجام فرآیندهای جمع آوری، مدیریت و ذخیره سازی داده‌های مالی
• داده‌ها: داده‌ها و اطلاعات مالی مرتبط با سازمان و فرایندهای کسب و کار
• نرم‌افزار: برنامه نرم افزاری جهت پردازش داده‌ها
• زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستم‌ها و شبکه‌های کامپیوتری که امکان می‌دهند تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار بگیرد.
• کنترل‌های داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی درون سیستم جهت حفاظت از داده و اطلاعات مالی ایجاده شده

هرگونه داده و اطلاعاتی که می‌تواند روی مسائل مالی شرکت تاثیر بگذارد باید در سیستم اطلاعات حسابداری ثبت شود. نوع اطلاعاتی که باید در AIS ثبت شود بستگی به ماهیت کسب و کار دارد با این حال، این اطلاعات ممکن است شامل موارد زیر باشند:

• سفارش‌های فروش
• اظهار صورت حساب‌های مشتریان
• گزارش‌های تحلیل فروش
• الزامات خرید
• فاکتورهای فروشندگان
• دفاتر معین
• دفاتر کل
• داده های موجودی
• اطلاعات حقوق و دستمزد
• اطلاعات مالیاتی

فرآیند اجرای سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟

برای راه‌اندازی بهینه یک سیستم اطلاعات حسابداری، آشنایی کامل با فرآیندهای اجرای آن ضروری است. در ادامه، فرایند اجرای سیستم اطلاعات حسابداری در یک سازمان بررسی خواهد شد.

1. ورود داده‌ها

در یک سیستم حسابداری، ثبت رویدادها بر اساس اسناد و مدارک اولیه انجام می‌شود. این داده‌ها شامل فاکتورهای خرید، صورت‌‌حساب‌های فروش، رسیدهای دریافت و پرداخت‌های نقدی و سایر مدارک مرتبط هستند.

2. پردازش داده‌ها

پس از ورود داده‌ها به سیستم حسابداری پردازش آن ها به ترتیب زیر صورت می‌گیرد:

• پس از تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک اولیه، تأثیر آن‌ها بر دارایی‌ها، بدهی‌ها، هزینه‌ها، درآمدها و حقوق صاحبان سرمایه مؤسسه مشخص می‌شود و بر اساس آن، به‌ صورت بدهکار و بستانکار در برگه سند حسابداری ثبت می‌گردد. سپس این اطلاعات به دفتر روزنامه عمومی منتقل می‌شوند.
• ثبت‌های انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حساب‌های مربوطه در دفتر کل منتقل می‌شود.
• زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفتر کل زیاد باشد، برای داشتن اطلاعات جزئی و تفضیلی هر یک از این حساب‌های دفتر کل، از دفاتر معین و یا کارت‌های معین استفاد می‌گردد.

3. ستاده‌ها

نتیجه پردازش داده‌ها در یک سیستم حسابداری، ارائه اطلاعات مالی و صورت‌های گزارش‌های مالی است. خروجی این سیستم باید قابل اتکا، به موقع، بادقت، مختصر و مفید و مرتبط با نوع تصمیم‌گیری مدیران و سازمان‌ها باشد.

4. بازخورد

صحت ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آن‌ها به دفتر کل در پایان هرماه با تهیه تراز آزمایشی تایید می‌گردد. تراز آزمایشی به عنوان ستاده‌های سیستم حسابداری و مبنایی برای کنترل پردازش اطلاعات به عنوان بازخورد مورد استفاده قرارگرفته و بر اساس آن برخی اطلاعات استخراجی مجددا پس از تغییرات برای اصلاح سیستم حسابداری به صورت داده‌های جدید وارد سیستم حسابداری می‌گردند.

هدف از اجرای سیستم اطلاعاتی حسابداری در سازمان چیست؟

در این بخش، به بررسی اهداف سیستم‌ های اطلاعاتی حسابداری پرداخته می‌شود.

• دقت و صحت اطلاعات
• به موقع بودن اطلاعات
• افزایش کارایی و بهره‌وری
• انعطاف‌پذیری
• حفظ امنیت اطلاعات
• کاهش هزینه‌ها
• ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی
• ارائه اطلاعات برای تصمیم گیری

سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان بخشی از سیستم اطلاعاتی مدیریت، همواره بیشترین بار اطلاعاتی را به مدیریت برای اجرای وظایف برنامه‌ریزی، کنترل و سایر وظایف وی ارائه می‌دهد. ارائه‌دهندگان این اطلاعات حسابدارانی هستند که با استفاده از سیستم حسابداری، داده‌ها را پردازش کرده و اطلاعات مورد نیاز را در اختیار مدیریت و سایر استفاده‌کنندگان قرار می‌دهند. بدین ترتیب، سیستم‌های اطلاعات حسابداری با جمع‌آوری، پردازش و انتقال اطلاعات، به تصمیم‌گیرندگان در اتخاذ تصمیم‌های آگاهانه کمک می‌کنند. اگر یک سیستم حسابداری به خوبی طراحی شده باشد می‌تواند اطلاعات مفید و سودمندی را ارائه دهد و باید توانایی ارائه اطلاعات را در هر زمان و با قابلیت اتکا و اطمینان بالا داشته باشد.

ویژگی‌های سیستم اطلاعات حسابداری

ویژگی‌های سیستم‌های اطلاعات حسابداری باید به گونه‌ای باشد که کارایی، امنیت و انعطاف‌پذیری لازم را برای کاربران مختلف فراهم کند، از جمله:

• رابط کاربری آسان: سیستم باید تجربه‌ای ساده و بدون پیچیدگی برای کاربران با سطوح مهارتی متفاوت فراهم کند.
• گزارش‌دهی جامع: توانایی تولید انواع گزارش‌های مالی و مدیریتی برای پاسخگویی به نیازهای مختلف سازمان.
• یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: قابلیت اتصال و تبادل داده با سایر نرم‌افزارهای سازمانی مانند دستمزد، حقوق و منابع انسانی.
• قابلیت سفارشی‌سازی: امکان تنظیم و تغییر سیستم بر اساس نیازها و فرآیندهای کاری خاص هر سازمان.
• امنیت بالا: حفاظت کامل از اطلاعات حساس مالی در برابر دسترسی‌های غیرمجاز.
• قابلیت اطمینان بالا: عملکرد پایدار و بدون وقفه که اعتماد کاربران به سیستم را افزایش می‌دهد.
• تنظیمات و به‌روزرسانی: امکان اعمال تغییرات و به‌روزرسانی‌های منظم برای تطبیق سیستم با تغییرات قوانین و نیازهای جدید سازمان.

پردازش در سیستم های اطلاعات حسابداری

در یک سیستم اطلاعات حسابداری رویدادهای مالی را می توان توسط نیروی انسانی، وسایل مکانیکی و یا وسایل و تجهیزات پردازش کامپیوتری در سیستم ثبت نمود. آنچه که در انواع سیستم حسابداری یکسان است، استانداردها و اصول پذیرفته ‌شده حسابداری است. این استانداردها به ‌عنوان دستورالعملی یکنواخت برای شناسایی و پردازش رویدادهای مالی و تهیه گزارش‌ها و صورت‌های مالی در هر سازمان و با هر نوع تجهیزات پردازشی به کار گرفته می‌شوند.

سیستمهای حسابداری از نظر وسایل پردازش در سیستم عامل اطلاعات به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:

1. سیستم‌های حسابداری دستی (MANUAL ACCOUNTING SYSTEM)
2. سیستم‌های حسابداری مکانیکی (MECHANICAL ACCOUNTING SYSTEM)
3. سیستم‌های حسابداری کامپیوتری (COMPUTERIZED ACCOUNTING SYSTEM)

مراحل 6 گانه طراحی و تدوین سیستم های حسابداری

برای راه‌اندازی انواع سیستم های اطلاعاتی، آشنایی با مراحل اجرای آن ضروری است. برخی از مهم‌ترین مراحل طراحی و اجرای سیستم اطلاعات حسابداری عبارتند از:

1. شناسایی سیستم حسابداری

شناخت کامل از سیستم حسابداری در حال توسعه اهمیت زیادی دارد و لازم است سیستم به دقت بررسی شود. در این مرحله، مشورت با افراد حرفه‌ای می‌تواند بسیار مفید باشد.

2. تجزیه و تحلیل ارزشیابی سیستم حسابداری

تحقیق و بررسی سیستم از مراحل کلیدی است. در این مرحله باید تحلیل جامعی از سیستم انجام دهید تا نقاط قوت، ضعف و نیازهای آن مشخص شود.

3. طراحی سیستم حسابداری

در این مرحله، ساختار کلی سیستم طراحی می‌شود. طراحی باید به گونه‌ای باشد که بدون خطا و اختلال، سیستم بتواند فرآیندهای حسابداری را به بهترین شکل پشتیبانی کند.

4. اجرای سیستم حسابداری

اجرای سیستم حسابداری شامل همه بخش‌ها و فرآیندهای مرتبط است. اگر مراحل قبلی با دقت انجام شده باشد، این مرحله به‌ صورت مؤثر و بدون مشکل پیش خواهد رفت.

5. پشتیبانی

پس از اجرای سیستم، مرحله پشتیبانی اهمیت ویژه‌ای دارد. این مرحله شامل بررسی عملکرد سیستم و رفع مشکلات احتمالی است تا سیستم همیشه در شرایط بهینه کار کند.

6. نگهداری سیستم حسابداری

مرحله نگهداری، اطمینان از عملکرد مستمر و بدون مشکل سیستم است. پس از شروع استفاده از سیستم، باید به ‌صورت مداوم از آن مراقبت کرده و به‌روزرسانی‌ها و اصلاحات لازم را اعمال کنید.

توابع یک سیستم اطلاعات حسابداری

سیستم‌های اطلاعات حسابداری سه تابع اساسی دارند:

1. اولین تابع AIS: جمع آوری و نگهداری اطلاعات کارآمد و مؤثر در فعالیت‌های مالی سازمان می‌باشد، از جمله گرفتن اطلاعات مبادله از اسناد اولیه.
2. دومین عملکرد AIS: برای استخراج اطلاعات مفید، از جمله تولید گزارش‌های مدیریتی و ارائه صورت‌های مالی.
3. تابع سوم AIS: برای حصول اطمینان از مکان مناسب کنترل‌ها برای ضبط و پردازش اطلاعات دقیق.

سخن آخر

داشتن یک سیستم اطلاعات حسابداری پیشرفته که دقیق و کارآمد باشد شرط اصلی موفقیت شرکت‌ها و سازمان‌ها محسوب می‌شود. در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک سعی کردیم اطلاعات مفید و کلیدی را به زبانی ساده و روان در اختیار شما قرار دهیم؛ امیدواریم بعد از آگاهی یافتن از مفهوم مدیریت دانش و سیستم های اطلاعاتی حسابداری و چرایی وجود آن در سازمان به شما در مسیر موفقیت و پیشبرد اهداف سازمانی خود قدمی هرچند کوچک برداشته باشیم. در انتها، امیدواریم که این مفاله برای شما مفبد واقع شده باشد. در صورت بروز هر سوالی، آن را در بخش دیدگاه‌ها با ما به اشتراگ بگذارید.

منبع: https://www.investopedia.com/