سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟

یکی از مباحث حائز اهمیت در سازمان‌های موفق وجود سیستم‌های اطلاعاتی است، سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان انواع مختلفی دارد، مانند سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت (MIS)، سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی (ERP)، سیستم های اطلاعاتی حسابداری (AIS)، در این مقاله ما معنا و مفهوم سیستم های اطلاعاتی حسابداری و کاربرد و اهداف آن در سازمان را بررسی می‌کنیم. یک نرم افزار erp می‌تواند تمام فرایندهای تجاری یک سازمان یا شرکت را تحت یک سیستم واحد و یکپارچه مدیریت کند و سیستم اطلاعات حسابداری سیستمی است که به راحتی گزارهاش های مالی را تهیه و به تصمیم گیرندگان بیرونی جهت تجزیه و تحلیل و اخذ بهترین تصمیم برای رسیدن به هدف های سازمانی ارائه می‌دهد. در ادامه این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک با ما همراه  باشید تا هرآنچه را که در باره سیستم اطلاعات حسابداری باید بدانید به شما آموزش دهیم.

فهرست مطالب

سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) چیست؟

سیستم اطلاعات حسابداری یا AIS عبارت است از مجموعه‌ای از اجزای به هم پیوسته که سازمان از آن برای جمع آوری، ذخیره، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش دادن اطلاعات مالی خود استفاده می کند. به واسطه گزارش‌هایی که از سیستم حسابداری سازمان گرفته می‌شود می توان به وضعیت سازمان و تحلیل آن پرداخت. همچنین، منبع مهم و موثقی برای تصمیم گیری های مالی و تجاری است. یک سیستم اطلاعات حسابداری ترکیبی از شیوه‌های حسابداری سنتی، مانند اصول حسابداری پذیرفته شده عمومی، با منابع فناوری اطلاعات مدرن است. سیستم حسابداری به عنوان یک سیستم جزئی از سیستم کل موسسه بوده است و مانند تمام سیستم‌های باز تحت تاثیر عوامل اقتصادی، سیاسی، اجتماعی و … قرار دارد.

سیستم اطلاعاتی حسابداری چه کاربردی در سازمان دارد؟

کاربرد اولیه سیستم اطلاعات حسابداری، کمک به تصمیم گیری ذینفعان مالی سازمان است. استفاده‌کنندگان، بر اساس اطلاعات فراهم شده به وسیله سیستم حسابداری تصمیم‌های سنجیده‌تری اتخاذ می‌کند. حسابداران مجربی که با سیستم اطلاعات حسابداری سروکار دارند، در بالاترین سطح و بیشترین میزان دقت، تراکنش‌های مالی شرکت را ثبت و ردگیری می‌کنند. همچنین، داده‌های مالی را در راحت‌ترین شکل ممکن، در دسترس افراد ذیصلاح قرار می‌دهند، بدون اینکه از بابت امنیت این اطلاعات نگرانی داشته باشند. سیستم اطلاعات حسابداری به بخش‌های مختلف سازمان کمک می‌کند تا با هم کار کنند. افرادی که از سیستم اطلاعات حسابداری استفاده می‌کنند شامل موارد زیر هستند:

• حسابداران
• مشاوران
• تحلیل‌گران کسب و کار
• مدیران کسب و کار
• مدیران مالی ارشد
• حسابرسان

پس حسابداری با تهیه اطلاعات موردنیاز تصمیم گیرندگان، خدمتی حیاتی به آن‌ها ارائه می‌کند تا بتوانند از میان گزینه‌های مختلف، بهترین گزینه را برای بهره برداری از منابع کمیاب در انجام فعالیت های تجاری و اقتصادی انتخاب کنند. تمامی افراد یک سازمان در بخش‌های مختلف می‌توانند به یک سیستم یکسان دسترسی داشته و اطلاعات یکسانی را دریافت کنند. لذا اطلاعات حسابداری حلقه اتصال بین فعالیت‌های تجاری و سرمایه‌گذاران و تصمیم گیرندگان است. سیستم حسابداری در نهایت با ارائه گزارش‌های هوشمندانه مالی می‌تواند تصمیم گیرندگان را در برنامه‌های راهبردیشان کمک کند.

به عنوان مثال، مدیریت می‌تواند اهداف فروش را تعیین کند تا کارکنان بتوانند مقدار مناسبی از موجودی را سفارش دهند. سفارش موجودی به بخش حسابداری منتقل شده و از یک پرداخت جدید خبر می‌دهد. هنگامی که فروش در یک کسب و کار انجام می‌شود، افراد و بخش های درگیر در فرآیند فروش می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

1. فروشندگان سفارشات مشتری را در AIS وارد می‌کنند.
2. بخش حسابداری فاکتور صادر کرده یا صورتحساب را برای مشتری ارسال می‌کند.
3. واحد انبار سفارش را جمع آوری می‌کند.
4. بخش حمل و نقل سفارش را برای مشتری ارسال می‌کند.
5. بخش حسابداری از حساب های دریافتنی جدید مطلع می‌شود که در واقع یک حساب بدهی مشتری است و معمولاً ظرف 30، 60 یا 90 روز پرداخت می‌شود.
6. بخش خدمات مشتری، سفارشات و ارسال محموله های مشتریان را پیگیری می‌کند.
7. مدیریت نیز از AIS برای ایجاد گزارش‌های فروش و انجام تجزیه و تحلیل هزینه استفاده می‌کند که می‌تواند شامل فهرست موجودی، حمل و نقل و هزینه های تولید باشد.

اگرچه یک سیستم حسابداری می‌تواند فقط شامل چند صفحه کاغذ يا کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، اما امروزه سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان سیستمی پیچده مبتنی بر قابلیت‌های فناوری اطلاعات، فرآیندها و روش‌های پیشرفته حسابداری است.

اجزای سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟

هر سیستم حسابداری از 6 بخش اصلی تشکیل شده که در ادامه به تشریح آن می پردازیم.

• کارکنان: به عنوان کاربران سیستم اطلاعات حسابداری
• روش ها و دستورالعمل ها: برای انجام فرآیندهای جمع آوری، مدیریت و ذخیره سازی داده های مالی
• داده ها: داده ها و اطلاعات مالی مرتبط با سازمان و فرایندهای کسب و کار
• نرم افزار: برنامه نرم فزاری جهت پردازش داده ها
• زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستم ها و شبکه های کامپیوتری که امکان می‌دهند تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار بگیرد
• کنترل های داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی درون سیستم جهت حفاظت از داده و اطلاعات مالی ایجاده شده

هرگونه داده و اطلاعاتی که می‌تواند روی مسائل مالی شرکت تاثیر بگذارد باید در سیستم اطلاعات حسابداری ثبت شود. نوع اطلاعاتی که باید در AIS ثبت شود بستگی به ماهیت کسب و کار دارد با این حال، این اطلاعات ممکن است شامل موارد زیر باشند:

• سفارش‌های فروش
• اظهار صورتحساب‌های مشتریان
• گزارش‌های تحلیل فروش
• الزامات خرید
• فاکتورهای فروشندگان
• دفاتر معین
• دفاتر کل
• داده های موجودی
• اطلاعات حقوق و دستمزد
• اطلاعات مالیاتی

فرآیند اجرای سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟

الف : ورود داده ها

دریک سیستم حسابداری ثبت رویدادها بر اساس اسناد و مدارک اولیه، به عنوان داده های سیستم شامل فاکتور های خرید، صورتحساب فروش، رسید دریافت ها وپرداخت های نقدی … انجام می شود.

ب: پردازش داده ها

پس از ورود داده ها (اسناد و مدارک اولیه) به سیستم حسابداری پردازش آن ها به ترتیب زیر صورت می گیرد:

1. اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل، تاثیر آن‌ها بر دارایی ها، بدهی ها، هزینه ها، درآمدها و حقوق صاحبان سرمایه موسسه، حسب مورد بصورت بدهکار و بستکار در برگه سند حسابداری ثبت و پس از آن به دفتر روزنامه عمومی منتقل می‌گردد.
2. ثبت های انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حساب‌های مربوطه در دفتر کل منتقل می‌شود.

زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفتر کل زیاد باشد، برای داشتن اطلاعات جزئی و تفضیلی هر یک از این حساب های دفتر کل، از دفاتر معین و یا کارت های معین استفاد می گردد.

ج: ستاده ها

نتیجه پردازش داده ها در یک سیستم حسابداری، ارائه اطلاعات مالی و صورت های گزارش های مالی است. خروجی این سیستم باید قابل اتکا، به موقع، بادقت، مختصر و مفید و مرتبط با نوع تصمیم گیری تصمیم گیرندگان باشد.

د: بازخورد

صحت ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آن ها به دفتر کل در پایان هرماه با تهیه تراز آزمایشی تایید می‌گردد. تراز آزمایشی به عنوان ستاده های سیستم حسابداری و مبنایی برای کنترل پردازش اطلاعات به عنوان بازخورد مورد استفاده قرارگرفته و بر اساس آن برخی اطلاعات استخراجی مجددا پس از تغییرات برای اصلاح سیستم حسابداری به صورت داده های جدید وارد سیستم حسابداری می‌گردند.

هدف از اجرای سیستم اطلاعاتی حسابداری در سازمان چیست؟

• ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی
• ارائه اطلاعات برای تصمیم گیری

سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان بخشی از سیستم اطلاعاتی مدیریت، همواره بیشترین بار اطلاعاتی را به مدیریت برای اجرای وظایف برنامه ریزی، کنترل و سایر وظایف وی ارائه می‌دهد. ارائه دهنگان این اطلاعات حسابداران هستند که با استفاده از سیستم حسابداری، داده ها را پردازش کرده و اطلاعات مورد تقاضا را به مدیریت و سایر استفاده کنندگان ارائه می‌دهند، بنابراین سیستم های اطلاعات حسابداری به تصمیم گیرندگان از طریق سنجش، پردازش و انتقال اطلاعات کمک می‌کنند. اگر یک سیستم حسابداری به خوبی طراحی شده باشد می‌تواند اطلاعات مفید و سودمندی را ارائه دهد و باید توانایی ارائه اطلاعات را در هر زمان و با قابلیت اتکا و اطمینان بالا داشته باشد.

پردازش در سیستم های اطلاعات حسابداری

در یک سیستم اطلاعات حسابداری رویدادهای مالی را می توان توسط نیروی انسانی، وسایل مکانیکی، و یا وسایل و تجهیزات پردازش کامپیوتری در سیستم ثبت نمود. آنچه که در تمام سیستم های اطلاعاتی حسابداری در هر سازمان و با هر وسایل و تجهیزات پردازش در سیستم رویدادهای مالی مشترک است، استانداردهای حسابداری و اصول و روش‌های  پذیرفته شده حسابداری است که در تمام آن‌ها به یک مفهوم و به طور یکنواخت به عنوان دستورالعمل شناسایی، پردازش در سیستم عامل رویدادهای مالی و تهیه گزارش‌ها و صورت های مالی به کار گرفته شده است.

سیستم های اطلاعات حسابداری از نظر وسایل پردازش در سیستم عامل اطلاعات به سه دسته زیر تقسیم می شوند:

1. سیستم های حسابداری دستی  (MANUAL ACCOUNTING SYSTEM)
2. سیستم های حسابداری مکانیکی  (MECHANICAL ACCOUNTING SYSTEM)
3. سیستم های حسابداری کامپیوتری (COMPUTERIZED ACCOUNTING SYSTEM)

مراحل 6 گانه طراحی و تدوین سیستم های حسابداری

1. شناسایی سیستم حسابداری (مرحله مطالعه)
2. تجزیه و تحلیل ارزشیابی سیستم حسابداری (مرحله تحلیل عمومی و تفصیلی)
3. طراحی سیستم حسابداری (مرحله طراحی عمومی)
4. اجرای سیستم حسابداری (مرحله پیاده سازی و اجرا)
5. پشتیبانی (وارسی) سیستم حسابداری (مرحله پشتیبانی)
6. نگهداری سیستم حسابداری (مرحله نگهداری)

توابع یک سیستم اطلاعات حسابداری

سیستم های اطلاعات حسابداری سه تابع اساسی دارند :

1. اولین تابع AIS: جمع آوری و نگهداری اطلاعات کارآمد و مؤثر در فعالیت های مالی سازمان می‌باشد، از جمله گرفتن اطلاعات مبادله از اسناد اولیه.
2. دومین عملکرد AIS: برای استخراج اطلاعات مفید، از جمله تولید گزارش های مدیریتی و ارائه صورتهای مالی.
3. تابع سوم AIS: برای حصول اطمینان از مکان مناسب کنترل ها برای ضبط و پردازش اطلاعات دقیق.

سخن آخر

به طور کلی سیستم اطلاعات حسابداری دارای 6 جزء کلیدی است:

• افرادی که از AIS استفاده می‌کنند (حسابداران، مدیران، حسابرسان و…).
• دستورالعمل‌ها و رویه‌هایی که در یک سازمان یا شرکت به کار می‌روند.
• داده‌هایی که وارد سیستم اطلاعاتی حسابداری می‌شوند.
• نرم افزارهایی که برای AIS استفاده می‌شوند.
• زیرساخت‌های مربوط به فناوری اطلاعات که در سازمان ایجاد می‌شوند (شبکه، اینترنت، مودم، سرور و…).
• نظارت داخلی که امنیت اطلاعات را تضمین می‌کند.

به کارگیری درست این 6 عنصر در کنار یکدیگر برای جمع‌آوری اطلاعات، ذخیره‌سازی، مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش‌گیری از داده‌های مالی شرکت‌ها و سازمان‌ها لازم و ضروری هستند. داشتن یک سیستم اطلاعات حسابداری پیشرفته که دقیق و کارآمد باشد شرط اصلی موفقیت شرکت‌ها و سازمان‌ها محسوب می‌شود.

در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک سعی کردیم اطلاعات مفید و کلیدی را به زبانی ساده و روان در اختیار شما قرار دهیم؛ امیدواریم بعد از آگاهی یافتن از مفهوم سیستم های اطلاعات حسابداری و چرایی وجود آن در سازمان به شما در مسیر موفقیت و پیشبرد اهداف سازمانی خود قدمی هرچند کوچک برداشته باشیم…

منبع: https://www.investopedia.com/