نرم افزار erp چیست؟ + معایب و مزایای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

سنگ بنای هر تجارتی بر پایه دسترسی و مدیریت داده‌ها استوار است. هرچه مدیریت این داده‌ها ساده‌تر و دقیق‌تر باشد، احتمال موفقیت سازمان یا شرکت و نیل به اهداف بیشتر می‌شود. توسعه شرکت‌ها به بخش‌های مختلف باعث شده تا اهمیت انسجام و یکپارچگی اطلاعات بیشتر از قبل احساس شود. در این مطلب با سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) آشنا می‌شویم و تفاوت نرم افزار erp با نرم افزارهای حسابداری را بررسی می‌کنیم. به عنوان مدیر یک کسب و کار، باید بدانید که کدام مورد پاسخگوی نیازهای صنعت و صنف شما است و به پیشبرد اهداف شرکت شما کمک بیشتری می‌کند.

فهرست مطالب

ERP چیست؟

در پاسخ به این سوال که erp چیست باید گفت ERP مخفف Enterprise Resource Planning و به معنی برنامه ریزی منابع سازمان است. منظور از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یک نرم افزار یکپارچه و خودکار است که سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ برای مدیریت فعالیت‌های روزانه خود، مثل مدیریت منابع انسانی، امور مالی و حسابداری، مواد اولیه، تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک، عملیات زنجیره تامین، مدیریت عملکرد سازمان و موارد دیگر استفاده می‌کنند. همچنین، نرم افزارهای کامل ERP به برنامه ریزی، بودجه بندی، پیش بینی و گزارش گیری مالی سازمان‌ها کمک می‌کنند.

می‌توانید فایل صوتی «نرم افزار ERP چیست» را گوش کنید

سیستم ای آر پی چندین فرایند تجاری سازمان را به هم مرتبط می‌سازد و امکان انتقال داده‌ها بین واحدهای مختلف سازمان یا شرکت را امکان‌پذیر می‌‎سازد. سیستم‌های ERP، با جمع‌آوری داده‌های مشترک از منابع مختلف سازمان، باعث می‌شوند که داده‌های تکراری حذف شوند. به همین دلیل، داده‌ها به صورت یکپارچه و از یک منبع واحد فراهم می‌شوند که برای کل سازمان واقعی و قابل استناد می‌باشند. امروزه، سیستم ای آر پی برای مدیریت شرکت‌ها و سازمان‌هایی که فعالیت تجاری دارند، با هر اندازه‌ای و فعال در هر زمینه‌ای، واجب و ضروری هستند. سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، همان‌قدر که انرژی برق برای روشنایی و کار کردن ماشین‌آلات مهم است، برای شرکت‌ها ضرورت دارد.

مبانی ERP چه هستند؟

سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمان پیرامون یک ساختار داده‌‌ای واحد و معین طراحی شده‌اند که یک پایگاه داده یا دیتابیس مشترک دارند. این موضوع باعث می‌شود که اطلاعات مورد استفاده، برای کل شرکت استانداردسازی شده و مبتنی بر تعاریف مشترک و تجارب کاربر بهینه شود. این ساختارهای اصلی بعدها به‌واسطه فرایندهای تجاری سازمان که ناشی از گردش کار در بخش‌های مختلف هستند ارتباط درون سازمانی ایجاد می‌کند. بخش‌های مختلف سازمان نیز شامل واحدهای تجاری (مثل بخش مالی و حسابداری، منابع انسانی، مهندسی، بازاریابی، عملیات)، سیستم‌های اتصال و کاربران آن‌ها هستند. به زبان ساده، ERP وسیله‌ای برای ایجاد یکپارچگی بین افراد، فرایندها و فناوری‌ها در سرتاسر سازمان‌ها یا شرکت‌های امروزی و مدرن است.

به عنوان مثال، یک شرکت خوروسازی را تصور کنید که قطعات موردنیاز خود را از چندین تامین‌کننده مختلف تهیه و موجود می‌کند. این شرکت می‌تواند از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان برای ردگیری سفارشات، درخواست‌ها و خرید این قطعات استفاده کرده و اطمینان حاصل کند که تمام بخش‌های سازمان که با کل فرایند تهیه تا خرید قطعات درگیر هستند به یک سری اطلاعات واحد و دقیق، مرتبط با گردش کار سازمان، فرایندهای تجاری، گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها دسترسی دارند.

سیستم ERP کمک می‌کند تا یک قطعه‌ ساده، مثل لنت ترمز جلو، با اطلاعاتی نظیر نام قطعه، اندازه، شماره سریال، کد فنی قطعه، قیمت، ویژگی‌ها و انبوهی از اطلاعات توصیفی دیگر ثبت شده و به طور یکسان در دسترس تمامی بخش‌ها قرار بگیرد. از آنجایی‌که در دنیای امروز، اطلاعات و داده‌ها شریان حیاتی شرکت‌ها و سازمان‌ها محسوب می‌شوند، پس جمع‌آوری، سازماندهی، تحلیل و توزیع این داده‌ها به نحو درست و دقیق می‌تواند موفقیت‌های تجاری را تضمین کند و این مهم با استفاده از سیستم‌های ERP میسر می‌شود.

مزایای ERP برای کسب و کارها

• سیستم برنامه ریزی منابع سازمان با تهیه و تولید اطلاعات لحظه‌ای از گزارشات، بینش تجاری کسب و کارها را بهبود می‌دهد.
• با ساده کردن فرایندهای تجاری و استفاده از بهترین روش‌ها و رویه‌ها، هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد.
• کاربران در زمینه به اشتراک‌گذاری داده‌های مربوط به عقدنامه‌ها، درخواست‌ها و سفارشات خرید همکاری بهتری خواهند داشت.
• با ایجاد یک تجربه کاربری مشترک که در تمامی فرایندها و فعالیت‌های تجاری رخ می‌دهد، بهره‌وری سازمان یا شرکت بالاتر می‌رود.
• با ایجاد یک حس و دیدگاه یکسان در تمامی اعضا، از مدیران گرفته تا کسانی که مستقیما با مشتریان سروکار دارند، زیرساخت‌های سازمان انسجام بیشتری پیدا می‌کنند.
• به واسطه طراحی و تجربه کاربری مشترک، نرخ پذیرش کاربر بالاتر می‌رود (منظور از نرخ پذیرش کاربر درصد کاربران جدیدی است که از یک محصول یا سرویس استفاده می‌کنند. مثلا اگر مجموعا 1000 کاربر دارید که 250 مورد آنان تازه به جمع کاربران شما اضافه‌ شده‌اند، نرخ پذیرش کاربر شما 25درصد است).
• بهبود یکپارچه‌سازی داده‌ها و نظارت‌های مالی باعث کاهش ریسک می‌شود.
• وجود سیستم‌های یکپارچه و واحد، هزینه‌های عملیاتی و مدیریتی را کاهش می‌دهد.

معایب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

برای اینکه سازمان‌ها و شرکت‌ها بتوانند بهترین نتیجه را از سیستم ERP بگیرند باید موانعی را نیز از سر راه بردارند. معایب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را می‌توان در این موارد خلاصه کرد:

• بسته به اندازه سازمان، خرید سیستم ERP، پیاده سازی، نگهداری و پشتیبانی از آن می‌تواند هزینه‌بر باشد.
• با توجه به ماهیت سازمان، شاید مجبور باشید برای پشتیانی فنی و ایجاد زیرساخت‌های مناسب برای واحد IT (فناوری اطلاعات) متحمل هزینه شوید.
• راه اندازی و پیاده سازی سیستم ERP نیاز به صرف زمان، پول و منابع دارد.
• برای تبدیل داده‌هایی که روی کاغذ هستند به داده‌های دیجیتالی باید از افراد متخصص کمک بگیرید.
• انتقال ناقص داده‌ها و مقاومت افراد و اعضای سازمان می‌تواند چالش‌های بزرگی ایجاد کند.

تاریخچه ای آر پی

سابقه و تاریخچه ERP به بیش از 100 سال پیش برمی‌گردد. در سال 1913، مهندس فورد وایتمن هریس مدلی را ایجاد کرد که با نام کمیت سفارش اقتصادی یا EOQ شناخته می‌شد. این مدل یک سیستم تولید و ساخت برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی تولید محصول بود که روی کاغذ پیاده و اجرا می‌شد. EOQ برای چندین دهه استاندارد تولید کارخانه‌ها بود. در سال 1964 تولید ابزار Black & Decker تبدیل به اولین شرکتی شد که راه حل برنامه‌ریزی ملزومات مواد (MRP) را به کار گرفت. این شرکت با کمک ابررایانه‌های آن زمان MRP را با مفاهیم EOQ ادغام کرد.

در سال 1983، برنامه ریزی منابع تولید که با نام MRP II شناخته می‌شد توسعه یافت. MRP II ماژول‌هایی معرفی کرد که به عنوان عنصر اصلی معماری نرم افزار شناخته می‌شوند. MRP II عناصر اصلی تولید شامل خرید، صورتحساب مواد اولیه، برنامه ریزی، زمان بندی و مدیریت قراردادها را یکپارچه کرد. برای اولین بار، شرح وظایف مختلف تولید وارد یک سیستم یکپارچه شدند. MRP II به سازمان‌ها نشان داد که چطور می‌توانند با کمک نرم افزارها داده‌های سازمان را به اشتراک بگذارند و ساماندهی کنند، و با برنامه ریزی جهت تولید، فهرست موجودی را کاهش دهند، هدر رفتن منابع را کمتر کنند و در نهایت، بهره‌وری شرکت را بیشتر کنند.

در دهه‌های 1970 و 1980 میلادی که فناوری رایانه‌ای پیشرفت کرد، مفاهیم شبیه به MRP II به حوزه‌های دیگری به جز تولید نیز وارد شدند تا برای مدیریت داده‌های مرتبط با فعالیت‌های تجاری، امور مالی شرکت‌ها و سازمان‌ها، مدیریت ارتباط با مشتریان و منابع انسانی به کار گرفته شوند. قبل از سال 1990 بود که تحلیل‌گران نامی برای این نوع از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار درنظر گرفتند که همان برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP می‌باشد.

ارتباط سیستم ERP با سیستم حسابداری

افراد زیادی هستند که نرم افزارهای ERP را با نرم افزارهای حسابداری یکسان می‌بینند. شاید این دو ویژگی‌های مشترکی در خصوص شیوه‌های حسابداری داشته باشند، اما در واقع، نرم افزارهای ERP می‌توانند برای تمام سازمان یا شرکت کاربرد و ارزش داشته باشند، در حالی‌که نرم افزارهای حسابداری صرفا برای مدیریت امور پایه‌ای مالی و حسابداری مثل ثبت و گزارش‌گیری از حساب های دریافتنی و پرداختنی، درآمدها و هزینه‌ها، ثبت فاکتور فروش، تهیه گزارش‌ها و صورت‌های مالی شرکت و موارد مرتبط طراحی شده‌اند.

سیستم‌ ERP یک سیستم تماما یکپارچه است که علاوه بر کاربردهای حسابداری که برای واحد مالی شرکت مهم هستند، برای تمام واحدهای دیگر یک کسب و کار کاربرد دارد. نرم افزار ای آر پی فقط برای یک بخش خاص طراحی نشده، بلکه تمام بخش‌های سازمان اعم از واحد فروش، بازاریابی، انبار، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتریان و البته واحد مالی و حسابداری را پوشش می‌دهد. ERP تضمین می‌کند که داده‌های مربوط و مختص به هر حوزه در دفتر کل شرکت، آن هم در حساب صحیح، ثبت می‌شود تا تمامی هزینه‌ها قابل ردگیری و ارائه باشند.

یکی از قواعد اصلیERP این است که برای توزیع داده‌ها از یک مجموعه مرکزی داده‌ها استفاده می‌کند. یعنی به جای چندین دیتابیس مستقل با بی نهایت صفحه گسترده که هیچ ارتباطی هم با هم ندارند، ERP با نظم کامل، داده‌ها را در اختیار کاربران مختلف، از مدیرعامل گرفته تا کارمندان بخش حسابداری، قرار می‌دهد. کاربران نیز می‌توانند این داده‌ها را ایجاد، ذخیره و در تمامی فرایندهای مشترک مورداستفاده قرار دهند. وجود یک مخزن داده ایمن و مرکزی این اطمینان را به تمامی اعضای سازمان می‌دهد که اطلاعات دقیق، قابل اطمینان، به‌روز و کامل در اختیار دارند.

یکپارچگی داده‌ها باعث می‌شود تا تمامی وظایف مرتبط با حسابداری و امور مالی، از تهیه صورت‌های مالی سه ماهه گرفته تا گزارش یک صورت دریافتنی واحد، بدون نیاز به صفحات گسترده که امکان برزو خطا در آنها وجود دارد، انجام شود.

تفاوت نرم افزار ERP با نرم افزار حسابداری

نرم افزارهای برنامه ریزی منابع سازمان با نرم افراهای حسابداری تفاوت‌های های زیادی دارند که در ادامه به اصلی‌ترین تفاوت‌های این دو اشاره می‌کنیم.

دامنه محدودیت نرم افزارها

برخلاف نرم افزارهای حسابداری که عمدتا روی جنبه‌های مالی تمرکز دارند، کاربردهای یک نرم افزار ERP شامل طیف وسیعی از وظایف مختلف می‌شود. برای مثال، اگر نرم افزار حسابداری QuickBooks را در نظر بگیرید، می‌توان گفت که با یک دیتابیس مستقل کوچک (در مقایسه با دیتابیس عظیم ERP) کار می‌کند و نمی‌تواند فرایندهای مختلف یک شرکت را درجا و در لحظه با هم ارتباط دهد. یا مثلا با نرم افزارهای Xero و MYOB فقط می‌توانید ورود و خروج پول نقد را مدیریت کنید و در پایان سال مالی گزارش تهیه کنید. اما وقتی به ماژول حسابداری یک نرم افزار ERP نگاه کنیم، جریانات نقدی را متناسب با روند بازار، درجا و در لحظه، به سرعت و با اطمینان کامل مدیریت می‌کند.

نمای گسترده از سازمان

فرض کنید می‌خواهید با قطعات لگو یک خانه بسازید. یک نرم افزار ERP مجموعه‌ای از تمام قسمت‌های سازمان را پوشش می‌دهد و نمای 360 درجه از عملکرد و سلامت سازمان ارائه می‌دهد. برای اینکه یک خانه لگویی بسازید به تعداد زیادی قطعه لگو نیاز دارید و این مجموعه کامل حکم ERP را دارد. در قیاس با یک خانه کامل، نرم افزارهای حسابداری تنها یک قطعه از قطعات لگو محسوب می‌شوند که فقط امور مالی و حسابداری سازمان را پوشش می‌دهند و جزئی از کل هستند.

برآورده کردن نیازهای خاص

در مقایسه با نرم افزارهای ERP، نرم افزارهای حسابداری در برآورده کردن نیازهای خاص یک سازمان یا شرکت محدودیت دارند. بسیاری از نرم افزارهای ERP مخصوص صنایع خاص طراحی شده‌اند و پاسخگوی نیازهای آن صنف یا صنعت هستند. نرم افزارهای حسابداری نیز تا حدی این نیاز را برطرف کرده‌اند، اما شخصی سازی نرم افزارهای ERP قوی‌تر و راحت‌تر از نرم افزارهای حسابداری است.

نرم افزار ERP بهتر است یا نرم افزار حسابداری؟

در پاسخ به این سوال، باید ابتدا نیازهای کسب و کار خود را بررسی کنید. اصولا کسب و کارهای کوچک و متوسط نیازی به ERP ندارند و می‌توانند با نرم افزارهای حسابداری امور مالی و حسابداری خود را به راحتی مدیریت کنند.

از سوی دیگر، آموزش نرم افزار erp برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ لازم هستند. یک نرم افزار erp می‌تواند تمام فرایندهای تجاری یک سازمان یا شرکت را تحت یک سیستم واحد و یکپارچه مدیریت کند. مواردی مثل مدیریت انبار و انبارگردانی، مدیریت ارتباط با مشتریان، زنجیره تامین و موارد بیشمار دیگری هستند که نرم افزارهای حسابداری به تنهایی پاسخگوی نیازهای آن‌ها نیستند، ولی با ERP به صورت واحد و یکپارچه قابل مدیریت هستند.

سخن آخر

در این مطلب با مفهموم سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) آشنا شدیم. سیستم‌های ERP این قابلیت را دارند که فعالیت‌ها و فرایندهای مختلف سازمان، از جمله مدیریت امور مالی و حسابداری را مدیریت کنند. این سیستم‌ها داده‌ها را به صورت خودکار یکپارچه می‌کنند و در اختیار بخش‌های مختلف سازمان قرار می‌دهند. سیستم ERP برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ امری ضروری و لازم است.

سیستم ERP این امکان را برای تمام بخش‌های سازمان فراهم می‌کند که داده‌های منسجم و یکپارچه به صورت خودکار در اختیار تمامی افراد قرار بگیرد و مدیریت تمام فعالیت‌های سازمان اعم از نیروی انسانی، امور مالی و حسابداری، مواد اولیه، تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک، عملیات زنجیره تامین، مدیریت عملکرد سازمان، برنامه ریزی، بودجه بندی، پیش بینی و گزارش گیری مالی سازمان‌ها و موارد دیگر با سرعت بالا و امنیت کامل انجام شود.

شرکت‌هایی که فعالیت‌های خود را با سیستم‌های جداگانه مدیریت می‌کنند، مجبور هستند داده‌ها را به صورت دستی وارد کنند. نرم افزارهای ERP داده‌ها را به طور خودکار به بخش‌های مختلف انتقال می‌دهد، در نتیجه دقت، سرعت و انسجام را به همراه می‌آورد. اگر صاحب کسب و کارهای کوچک و متوسط هستید می‌توانید مدیریت امور مالی و حسابداری یا مدیریت ارتباط با مشتری را با نرم افزارهای خاص هر حوزه و به صورت جداگانه انجام دهید. اما سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ باید استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را در دستور کار خود قرار دهند.

منبع: https://www.oracle.com/ – https://axxis-consulting.com/

Podcast: Play in new window | Download