تراز آزمایشی را می‌توان یکی از مهم‌ترین گزارش‌ها در نرم افزارهای حسابداری دانست که نقش اساسی در کنترل و بررسی صحت ثبت‌های مالی دارد. علاوه بر این، انجام ثبت‌های تنظیمی در دفتر کل نیز از دیگر کاربردهای مهم تراز آزمایشی به شمار می‌رود. در فرآیند حسابداری و تهیه صورتهای مالی، برای ثبت و تحلیل دقیق معاملات، لازم است مراحل مشخصی طی شود. در این میان، تراز آزمایشی یکی از مراحل کلیدی این چرخه است که به حسابداران کمک می‌کند تا از درستی توازن حساب‌ها اطمینان پیدا کرده و پایه‌ای مطمئن برای تهیه صورتهای مالی نهایی فراهم آورند. در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک به این موضوع که تراز آزمایشی چیست و تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه پرداخته میشود. با ما همراه باشید.
فهرست مطالب
تراز آزمایشی چیست؟
تراز آزمایشی فهرستی از نام و مانده حسابهای دفتر کل است که معمولا در پایان هر ماه تهیه میشود تا از توازن مانده حساب‌ها اطمینان حاصل شود. زمانی که تراز آزمایشی بدون اختلاف باشد، می‌توان با اطمینان از اطلاعات دفتر کل برای تهیه ترازنامه اختتامی و صورتهای مالی استفاده کرد. اما اگر توازن برقرار نباشد، نشان دهنده وجود اشتباه در ثبت‌هاست و در نتیجه، صورتهای مالی بر مبنای آن قابل اتکا نخواهد بود. ترتیب حساب‌ها در تراز آزمایشی معمولاً به این شکل است که در ابتدا حسابهای دارایی، سپس بدهی‌ها و در نهایت سرمایه مالک درج می‌شوند.
باید توجه داشت که تراز آزمایشی و صورتهای مالی یکی نیستند و تفاوت‌های مهمی با هم دارند. در واقع، صورتهای مالی گزارش‌هایی نهایی هستند که مدیران کسب و کار بر اساس آن‌ها تصمیمگیری می‌کنند، در حالی که تراز آزمایشی صرفاً ابزاری برای بررسی صحت ثبت اسناد و دفاتر حسابداری است.
تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه
ترازنامه یکی از مهم‌ترین و پرکاربردترین صورتهای مالی است که وضعیت مالی یک کسب و کار را در پایان دوره مالی نشان می‌دهد. این صورت مالی معمولاً در دو قالب شکل حسابی و شکل گزارشی تهیه و ارائه میشود. تفاوت ترازنامه و تراز آزمایشی در این است که در تراز آزمایشی، هم حسابهای دائم و هم حسابهای موقت ثبت می‌شوند، اما در ترازنامه تنها مانده حسابهای دائمی نمایش داده میشود.
به طور کلی تفاوت ترازنامه و تراز آزمایشی شامل موارد زیر است:
- ترازنامه یکی از صورتهای مالی است در حالی که تراز ازمایشی جزو صورتهای مالی محسوب نمیشود.
- تراز آزمایشی تنها به منظور اهداف داخلی استفاده میشود اما ترازنامه برای اهداف داخلی و خارجی شرکت نیز کاربرد داد.
- ترازنامه می‌بایست لزوماً توسط حسابرس هر شرکت امضا شود اما تراز آزمایشی نیازی به مجوز حسابرس ندارد.
- ترازنامه تنها برای پایان یک سال مالی تنظیم میشود در حالی که تراز ازمایشی به منظور پایان یک دوره‌ی یک ماهه، سه ماهه و حتی یک سال تنظیم میشود.
- دفتر کل شرکت برای تراز ازمایشی به عنوان یک منبع مهم عمل می‌کند.
- تراز آزمایشی با هدف تشخیص خطاهای احتمالی و همچنین بررسی صحت معاملات، ثبت میشود اما ترازنامه‌ها به منظور تعیین وضعیت مالی شرکت در پایان یک سال مالی تهیه میشود.
- در ترازنامه هر شرکت، هر حساب به دارایی، بدهی و حقوق سهام‌داران تقسیم میشود اما در ترازهای آزمایشی هر شرکت، حساب‌ها به مانده بدهی و اعتبار تقسیم می‌شوند.
تفاوت تراز آزمایشی و صورت سود و زيان چيست؟
- تراز آزمایشی یک گزارش داخلی برای بررسی توازن حسابهای دفتر کل است. اما صورت سود و زیان یک گزارش مالی نهایی برای نشان دادن نتیجه عملکرد شرکت.
- تراز آزمایشی شامل مانده حسابهای دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد و هزینه است. اما صورت سود و زیان فقط شامل مجموع درآمد و مجموع هزینه‌ها است.
- تراز آزمایشی برای شناسایی و تصحیح خطاهای حسابداری و آماده‌سازی برای تهیه صورتهای مالی نهایی مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما صورت سود و زیان برای ارزیابی عملکرد، تحلیل نسبت‌های مالی و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
هدف از تهیه تراز آزمایشی چیست؟
تراز آزمایشی می‌تواند در پایان هر ماه تهیه شود، در حالی که ترازنامه تنها در پایان دوره مالی تنظیم میشود؛ از این رو می‌توان نتیجه گرفت که هدف از تهیه تراز آزمایشی بررسی توازن مانده حسابهای دفتر کل است. در مقابل، هدف اصلی ترازنامه ارزیابی وضعیت مالی شرکت در پایان دوره مالی محسوب میشود.
چه کسی از تراز آزمایشی استفاده می‌کند؟
کاربر اصلی تراز آزمایشی، حسابدار است. او از این گزارش به عنوان بخشی از فرایند بسته شدن حساب‌ها در پایان ماه یا پایان سال استفاده می‌کند تا اطمینان یابد که مجموع بدهی‌ها و بستانکاری‌ها با یکدیگر برابر هستند. در صورت وجود اختلاف، نیاز به بررسی و اصلاح بیشتر خواهد بود. همچنین، حسابرسان در آغاز حسابرسی معمولاً تراز آزمایشی پایان سال را درخواست می‌کنند تا بتوانند مانده حساب‌ها را به نرم افزار حسابرسی خود منتقل کنند. در بسیاری از موارد، نسخه الکترونیکی این تراز آزمایشی نیز از حسابدار خواسته میشود تا وارد کردن داده‌ها به سیستم حسابرسی آسان‌تر انجام شود.
تراز آزمایشی گزارشی است که صرفاً برای استفاده داخلی بخش حسابداری تهیه میشود و معمولاً در اختیار دیگر بخش‌های سازمان قرار نمی‌گیرد. به جز حسابرسان، شخص دیگری آن را مطالعه یا استفاده نمی‌کند.
انواع تراز آزمایشی در حسابداری
تراز آزمایشی می‌تواند در انواع مختلفی تهیه شود. از رایج‌ترین انواع آن می‌توان به تراز آزمایشی دو ستونی، چهار ستونی، شش ستونی و هشت ستونی اشاره کرد. هر یک از این موارد سطح جزئیات متفاوتی از اطلاعات حسابداری را ارائه می‌دهند. البته، بسته به نیاز و ساختار سیستم حسابداری، تراز آزمایشی ممکن است در انواع دیگری نیز تنظیم شود.
تراز آزمایشی دو ستونی
تراز آزمایشی دو ستونی یکی از رایج‌ترین و ساده‌ترین انواع تراز است. در این روش، تمام حسابهای دفتر کل در دو ستون اصلی بدهکار و بستانکار ثبت می‌شوند. هرچند در برخی ترازهای آزمایشی می‌توان ستون‌های اضافی مانند گروه، کل، معین یا تفصیل را نیز اضافه کرد، اما برابری دو ستون بدهکار و بستانکار همچنان اصل اساسی است. سایر ستون‌ها معمولاً برای ارائه اطلاعات تکمیلی و جزئیات بیشتر در کنار این دو ستون قرار می‌گیرند.
تراز آزمایشی چهار ستونی
تراز آزمایشی چهار ستونی علاوه بر دو ستون اصلی بدهکار و بستانکار، دارای دو ستون مربوط به گردش حساب نیز است. نکته مهم این است که در هر سطر مربوط به حساب‌ها، تنها یکی از ستون‌های بدهکار یا بستانکار مقدار می‌گیرد، اما در ستون‌های گردش حساب هر دو ستون می‌توانند مقدار داشته باشند. اگر اطلاعات دفتر کل صحیح باشد و به درستی در تراز آزمایشی چهار ستونی وارد شود، جمع مانده‌های ستون‌های گردش حساب مانند جمع ستون‌های بدهکار و بستانکار با یکدیگر برابر خواهد بود. از آنجا که این نوع تراز دارای ستون‌های گردش حساب است، می‌تواند اطلاعات دقیق‌تری در مورد جریان حساب‌ها ارائه دهد و در بسیاری از موارد به تصمیم‌گیرندگان کمک مؤثرتری ارائه کند.
تراز آزمایشی شش ستونی
تراز آزمایشی شش ستونی امکان نمایش گردش حساب پیش از دوره را فراهم می‌کند، یعنی برخلاف ترازهای دو ستونی و چهار ستونی که گردش حساب تنها در یک بازه زمانی مشخص ارائه میشود، این نوع تراز قادر است هم گردش گذشته و هم دوره جاری را نشان دهد. به عنوان مثال، اگر بخواهید تراز آزمایشی شش ستونی برای بازه ۱ مهر تا ۳۰ مهر تهیه کنید، دو ستون اول گردش حساب از ابتدای سال تا ۱ مهر را نمایش می‌دهند، دو ستون بعدی گردش حساب در بازه ۱ مهر تا ۳۰ مهر را نشان می‌دهند و دو ستون آخر مانده حساب‌ها را ارائه می‌کنند. این ساختار باعث میشود هم روند تاریخی حساب‌ها و هم وضعیت فعلی آن‌ها به صورت همزمان قابل مشاهده باشد.
تراز آزمایشی هشت ستونی
تراز آزمایشی هشت ستونی ساختاری مشابه تراز شش ستونی دارد، با این تفاوت که مانده ابتدای دوره مالی که از طریق بستن حساب‌ها در پایان دوره مالی قبلی به دوره جدید منتقل شده، در دو ستون مجزا نمایش داده میشود. این ویژگی امکان مشاهده دقیق‌تر روند مالی شرکت را فراهم کرده و اطلاعات جامع‌تری برای تصمیمگیری در اختیار استفاده‌کنندگان ترازنامه آزمایشی قرار می‌دهد.
تفاوت تراز آزمایشی اصلاح شده و تراز آزمایشی اصلاح نشده
در حسابداری، تراز آزمایشی به طور کلی به دو نوع اصلاح نشده و اصلاح شده تقسیم میشود. تراز آزمایشی اصلاح نشده نخستین تراز آزمایشی است که پیش از ثبت اقلام اصلاحی در پایان سال مالی تهیه میشود. این تراز، تصویری اولیه از مانده حساب‌ها ارائه می‌دهد و به حسابداران کمک می‌کند تا خطاها یا مغایرت‌های احتمالی را پیش از بستن دفاتر شناسایی کنند. پس از انجام اصلاحات لازم در دفاتر حسابداری، نسخه جدیدی از تراز با عنوان تراز آزمایشی اصلاح شده تهیه میشود. این تراز، اطلاعات دقیق‌تر و به روز شده‌تری از وضعیت حساب‌ها ارائه می‌دهد و می‌تواند مبنای اصلی تهیه صورتهای مالی نهایی قرار گیرد.
از نظر ساختار، تراز آزمایشی اصلاح نشده معمولاً به صورت چند ستونی تنظیم میشود و ترکیبی از اقلام ترازنامه و صورت سود و زیان را شامل میشود. در مقابل، تراز آزمایشی اصلاح شده ساختاری یکپارچه‌تر دارد و در صورت نیاز می‌توان ستون‌های اضافی برای ثبت تعدیلات پایان دوره به آن افزود.
مراحل تهیه تراز آزمایشی
پس از ثبت تمامی تراکنش‌ها در دفاتر و انتقال آن‌ها به دفتر کل، مرحله بعدی در فرآیند حسابداری، تهیه تراز آزمایشی است. این مرحله برای اطمینان از توازن مانده حساب‌ها و صحت ثبت‌ها انجام میشود. مراحل و ترتیب ترازنامه ازمایشی به صورت زیر است:
- مانده تمام حسابهای موجود در دفتر کل را محاسبه کنید.
- یک کاربرگ تراز آزمایشی تهیه کنید.
- در کاربرگ، شماره حساب و عنوان هر حساب را در ستون مربوطه وارد کرده و مانده آن را در ستون بدهکار یا بستانکار ثبت کنید.
- جمع هر دو ستون بدهکار و بستانکار را محاسبه نمایید.
- در صورتی که مجموع دو ستون برابر بود، تراز صحیح است؛ سپس می‌توانید تراز آزمایشی را ببندید و به مراحل بعدی حسابداری بروید.
در ادامه، یک نمونه تراز آزمایشی جهت آشنایی بیشتر کاربران با ساختار و نحوه تنظیم این گزارش ارائه شده است.
جمع‌بندی
در فرایند حسابداری از تراز آزمایشی به این منظور استفاده میشود که اطمینان حاصل شود تمامی ورودی‌ها به درستی در جدول تراز آزمایشی ثبت شده‌اند. در صورتی که مجموع ستون‌های تراز آزمایشی با یکدیگر مطابقت نداشته باشد، نشان دهنده وجود اشتباه در ثبت‌های حسابداری است و در این حالت، تراز آزمایشی تهیه شده را تراز آزمایشی تنظیم نشده می‌نامند.
در این مقاله، تلاش شده است تا به صورت جامع به موضوع تراز آزمایشی پرداخته شود و تمامی جنبه‌های مرتبط با آن از جمله انواع تراز آزمایشی، هدف از تهیه آن و نیز فرق تراز آزمایشی با ترازنامه مورد بررسی و تحلیل قرار گیرد. در انتها، امیدواریم که این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد. در صورت بروز هر سوالی، آن را در بخش دیدگاه‌ها با ما به اشتراک بگذارید.
منبع: investopedia
سلام ممنون از مقاله خوبتون. تراز آزمایشی یکی از گزارش ها مهم حسابداری هست که هر حسابداری باید باهاش آشنا باشه و بتونه که چطور تراز آزمایشی رو تهیه کنه.