پیش‌پرداخت
شرکت‌ها، مشاغل آزاد شخصی، تجارت و بازرگانی‌ها که کارمندان و درآمد آن‌ها نسبت به کسب و کارهای بزرگ و متوسط کمتر است را کسب و کارهای کوچک می‌گویند. این نوع کسب و کار در کشورهای مختلف تعاریف گسترده‌تر و اختصاصی‌تری دارند. اما به طور کلی مشاغلی مانند خواربارفروشی، نانوایی، آرایشگاه، دفتر وکالت، انواع غذاخوری، آتلیه عکاسی و استارتاپ‌های نوپا در بین کسب و کارهای کوچک قرار می‌گیرند. در بیان دقیق‌تر، کسب و کارهای کوچک در کشورها و دولت‌های مختلف با توجه به قوانین اقتصادی و استانداردهای تجاری و بازرگانی، که براساس ابعاد و بزرگی اقتصاد هر کشور مشخص می‌شوند، تعاریف و ویژگی‌ها متفاوتی دارند. این استانداردها معمولا شامل سرمایه، درآمد یا استخدام‌های سالیانه کسب و کارها می‌شود. در ایران به مشاغل شخصی در ابعاد کوچک که نیاز به سرمایه اولیه چندان زیادی ندارند و از نیروهای استخدامی به صورت محدود بهره می‌برند، کسب و کارهای کوچک گفته می‌شود.
عوامل موفقیت و پیشرفت کسب و کارهای کوچک
نیازهای اولیه بسیاری از کسب و کارهای کوچک برای موفقیت آن‌ها، شناخت اولیه نسبت به آن حرفه و شغل، آشنایی با روند فعالیت‌های مربوط به آن و مدیریت مالی صحیح و اصولی است. مدیریت مالی کسب و کارهای کوچک شامل ثبت و نگهداری اطلاعات مالی ضروری، تهیه و تنظیم صورت‌ها و گزارش‌های مالی دوره‌ای و کنترل موجودی و دریافت‌ها و پرداخت‌ها می‌شود. در کسب و کارهای کوچک این اطلاعات حاوی محاسبه دقیق قیمت تمام شده تولید در مشاغل تولیدی خرد، خرید و فروش کالا در کسب و کارهای فروشگاهی و موجودی انبار و ارزش آن است. صورت‌ها و گزارش‌های مالی دقیق مبتنی بر این اطلاعات نیز به صاحبان مشاغل کمک می‌کند تا تحلیلی درست و علمی از عملکرد دوره‌ای خود دردست داشته باشند و براساس آن تصمایت بهتری را برای آینده کسب و کار خود اتخاذ کنند.
نرم افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک چیست؟
بنابر آنچه گفته شد، به کار گرفتن اصول علم حسابداری در هر کسب و کاری، لازمه موفقیت و پیشرفت آن است. بهره‌مندی از این اصول و علم، امروزه به سبب امکاناتی نظیر نرم افزارهای حسابداری متنوع امکان‌پذیر شده است. متخصصین نرم افزار، در نرم افزار حسابداری محک، با در نظر گرفتن نیاز اصناف و مشاغل مختلف، اقدام به طراحی نرم افزارهای حسابداری اختصاصی مناسب کسب و کارهای فروشگاهی، صنفی، تولیدی و مشاغل خرد کرده‌اند که متناسب با ابعاد و نیازکسب و کارها برنامه ریزی شده‌اند. استفاده از این نرم افزارها ضمن سرعت بخشیدن به معاملات پولی و مالی، دقت و اطمینان در آن‌ها را بالا برده، همچنین به امور مالی هر تجارتی نظم و قانون می‌دهد. نرم افزارهای حسابداری درواقع می‌توانند به مدیریت مالی مشاغل خرد پرداخته و نقش یک حسابدار را برای این کسب و کارها ایفا کنند.
نکات مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری محک قصد دارد شما را در انتخاب نرم افزار حسابداری متناسب با شغل و کسب و کارتان یاری کند. برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک، گذر از دو مرحله به صورت مجزا پیشنهاد می‌شود. یک، در نظر گرفتن نیاز و مصارف شما از یک نرم افزار حسابداری، دو بررسی ویژگی‌های نرم افزارهای موجود پیش از انتخاب. به صورت کلی پاسخ سوالات زیر، بیانگر خوبی برای ابعاد کسب و کار شما و نیازتان است.
-عمر کسب و کار شما چقدر است؟
درواقع اینکه شما در شروع کسب و کار خود قصد استفاده از یک نرم افزار حسابداری دارید یا پس از گذشت چند سال از شروع کار اقدام به تهیه چنین امکاناتی کرده‌اید در نیاز و ابعاد مصارف شما موثر خواهد بود. اگر در شروع کار باشید، تهیه یک نرم افزار ساده‌تر که قابلیت‌های شخصی‌سازی‌های آتی را داشته باشد کافی است، اما در غیر این صورت ممکن است به نرم افزاری پیشرفته‌تر نیاز داشته باشید.
– چه اطلاعات مالی را نیاز دارید؟
اینکه با توجه به کسب و کارتان، ممکن است در چه دوره‌های زمانی، نیازمند چه گزارش‌هایی باشید نیز در انتخاب نرم افزار مناسب کارتان موثر است. همچنین سرعت عمل و دقت در گزارش‌ها نیز ملاک مهمی است.
– چقدر از قوانین مالیاتی و استانداردهای اقتصادی آگاهی دارید؟
اگر هیچ اطلاعاتی از قوانین مالیاتی، استانداردهای اقتصادی، مواردی همچون تهیه اظهارنامه مالیاتی ندارید، می‌توانید نرم افزاری را انتخاب کنید که پشتیبانی لازم در این زمینه‌ها را داشته باشد.
چقدر در مسائل حسابداری تخصص دارید؟
میزان آگاهی و تسلط شما بر امور حسابداری و مالی، می‌تواند در این انتخاب موثر باشد. به این ترتیب که درصورت عدم آگاهی کامل، باید سراغ نرم افزارهای جامع‌تر اما در عین حال ساده باشید تا هم از خدمات کاملی بهره برده و هم در استفاده از نرم افزار دچار مشکل نشوید.
– پیش‌تر، از نرم افزار حسابداری دیگری استفاده می‌کردید؟
گاهی ممکن است در کسب و کار فعلی خود و یا شغل پیشین از نرم افزار حسابداری دیگری استفاده کرده باشید. اما در کار کردن با آن مشکل داشته و یا نرم افزار مذکور جوابگوی امور مالی شما نبوده باشد. بنابراین بررسی نرم افزار قبلی و قابلیت‌های و نواقصی که در آن برای شما مشکل ساز بوده، می‌تواند نشانگر نیاز شما و کمک کننده انتخاب نرم افزار جدیدتان باشد.
در این میان، نکته مهم دیگری نیز وجود دارد که نباید فراموش شود. شما باید پیش از انتخاب و بررسی دقیق‌تر، هزینه‌ای که برای تهیه و پشتیبانی نرم افزار حسابداری خود درنظر گرفته‌اید را نیز مشخص کنید و با توجه به آن، سطح و ابعاد و قابلیت‌های نرم افزارهای متناسب با هزینه خود را بررسی نمایید. در مرحله بعد باید بررسی کرد که کدام نرم افزار قادر به هماهنگ شدن با نیازهای کسب و کار شما است. ویژگی‌های نرم افزارهای انعطاف پذیر معمولا عبارتند از:
– قابلیت انجام وظایف پایه‌ای حسابداری
یک نرم افزار مناسب کسب و کارهای کوچک باید حداقل قادر به انجام ساده‌ترین امور حسابداری نظیر صدور فاکتور، مدیریت درآمدها و هزینه ها، گزارش گیری مالی و اداره امور مالی مشتریان و فروشندگان باشد.
– گزارش دهی
در ساده‌ترین نرم افزارهای حسابداری باید قالب‌های معمول گزارش‌های مالی به صورت پیش فرض تعریف شده باشد.
– گزارش‌های مالیاتی
یک نرم افزار کامل حسابداری قادر به محاسبه مالیات‌ها با نرخ‌ها متعدد به صورت خودکار و تهیه گزارش‌های مالیاتی خواهد بود.
– رابط کاربری
نرم افزارهای مناسب برای کسب و کارهای کوچک، ساده و فاقد پیچیدگی‌های متعدد هستند و استفاده از آن‌ها برای صاحبان مشاغل خرد راحت و ممکن خواهد بود.
– قابلیت اتصال چند کاربر
گاهی در کسب و کار خود نیاز دارید تا چند کاربر یا فروشنده جزء به نرم افزار شما دسترسی داشته و از آن استفاده کنند. اگر چنین نیازی داشته باشید نرم افزار باید چنین قابلتی را به صورت پایه داشته یا امکان ایجاد آن وجود داشته باشد.
– پشتیبانی و آموزش
لازم است که در ضمانت‌های اجرایی شرکت سازنده نرم افزار، پشتیبانی و آموزش‌های لازم احتمالی مربوط به آن نیز ذکر شده باشد. آنچه کارشناسان در نرم افزار حسابداری محک به خوبی در اختیار مشتریان قرار می‌دهند.
امکانات تکمیلی نرم افزار
پس از بررسی نکات ذکر شده، لازم است که برخی امکانت ویژه و اختصاصی نرم افزار حسابداری مد نظر خود را نیز بررسی کنید. به این ترتیب که قابلیت‌های شخصی‌سازی و امکاناتی که آن را مناسب کسب و کار کوچک شما می‌کند شامل چه مواردی می‌شوند. امکاناتی مانند:
- تعریف حساب‌های بانکی
- ثبت چک‌های پرداختی و دریافتی
- ثبت مرجوعی‌ها
- اتصال به کارتخوان
- اتصال به بارکدخوان
- ثبت فاکتور برای فروش‌های اقساطی
- ارائه گزارش‌های روزانه
- یکپارچگی مالی
- سرعت
درصورتی که در کسب و کار خود نیاز به فرایند ثبت حقوق و دستمزد کارگران و کارمندانتان دارید باید هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری قابلیت محاسبه و انجام امور مربوط به این کار را نیز در نظر بگیرید.
پایان‌بندی
در آخر باید گفت، انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب کسب و کار کوچکتان را در شروع کار انجام دهید و از ابتدای راه‌اندازی شغل خود، به فکر یک نرم افزار حسابداری کسب و کارهای کوچک باشید. هنگام انتخاب، هزینه، نیازها و ابعاد کسب و کار را در درجه اول بررسی کرده و سپس به جزئیات امکانات نرم افزار مدنظر خود بپردازید. پشتیبانی نرم افزار از سوی شرکت سازنده را نیز در اولویت‌های خود قرار دهید. نرم افزار حسابداری محک برای تمام خدمات ذکر شده، با نرم افزارهای مناسب کسب و کارهای کوچک در خدمت شماست.
