مقدمه
به طبقه‌بندی و تفکیک حساب‌ها با استفاده از کد در حسابداری کدینگ گفته می‌شود. با توجه به حجم داده‌ها و اطلاعات حسابداری، اندازه کسب و کار، و نوع فعالیت آن، امکان استفاده از روش‌های مختلف کدینگ وجود دارد. شرکت‌های تولیدی از جمله کسب و کارهایی هستند که به سیستمهای دقیق حسابداری برای محاسبه هزینه تمام شده محصولات نیاز دارند. حسابداری فعالیت پیچیده‌ای است که با انواع مختلفی از هزینه‌ها سر و کار دارد. نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری تولیدی، روش‌های پیشرفته‌ای برای کدینگ حسابداری شرکت تولیدی ارائه می‌دهند.
یکی از کارکردهای اصلی کدینگ در نرم‌افزارهای حسابداری امکان تعریف حسابهای شناور مختلف است. این گزینه به حسابداری و مدیران مالی امکان می‌دهد برخی از هزینه‌ها و محصولات را از طریق سیستم حسابداری پیگیری کنند. امروزه سیستمهای پیشرفته حسابداری تولیدی به نحوی طراحی می‌شوند که توانایی پیگیری کلیه هزینه‌ها و محصولات از هنگام خرید مواد اولیه تا فروش محصول را دارند. این کار از طریق کدینگ حسابداری و تعریف حساب‌ها به نحوی پویا انجام می‌شود که منجر به ایجاد سیستمهای یکپارچه حسابداری شده است.
کدینگ حسابداری چیست؟
اولین فعالیت حسابداری که لازم است قبل از وارد کردن حساب‌ها و اسناد انجام شود تعیین چارچوب و ساختار حساب‌ها است. برای این کار رده‌ها و سطوح مختلف حساب‌ها لازم است از یکدیگر تفکیک شوند. انواع مختلفی از طبقه‌بندی حساب‌ها وجود دارد، اما به صورت کلی ساختار اصلی سطوح در کدینگ حسابداری شامل موارد زیر می‌شود:
- حساب گروه: اولین طبقه از حساب‌ها در حسابداری حساب گروه است. برای مثال حساب گروه دارایی‌ها شامل دو حساب دارایی‌های نقدی و دارایی‌های غیر نقدی می‌شود. اغلب کد حساب گروه دو رقمی است و برای مثال کد دارایی‌های غیر نقدی می‌تواند 12 باشد.
- حساب کل: صورت‌های مالی و اسناد در این طبقه از حساب‌ها قرار می‌گیرند. حساب کل با استفاده از کد حساب گروه در کنار کد اختصاصی حساب کل ساخته شده و یک کد 4 رقمی است. برای مثال کد حساب ماشین‌آلات اداری شرکتی که برای دارایی‌های غیر نقدی کد 12 را تعیین کرده می‌تواند 1215 یا عددی 4 رقمی باشد که با 12 شروع می‌شود.
- حساب معین: آخرین سطح کلی حساب‌ها یا طبقه حساب‌ها محسوب می‌شود. شامل حسابهای جزئی‌تر از حساب کل شده و با استفاده از کد کل به همراه یک کد دو رقمی که کد معین باشد ایجاد شده و یک کد 6 رقمی تشکیل می‌دهد. مانیتورهای شرکت مثالی ما می‌توانند با کد معین 121526 ثبت و تعریف شوند.
علاوه بر این موارد، سطح تفصیلی نیز در نرم‌افزارهای حسابداری مورد تحلیل و بررسی قرار می‌گیرد. این سطح یک سطح جزئی‌تر از سطح معین است و کدهای مربوط به آن شامل کدهای 8 رقمی می‌شود که با استفاده از کدهای 6 رقمی معین در کنار یک کد 2 رقمی ایجاد می‌شوند. به صورت کلی از کدینگ حسابداری شرکت تولیدی نیز مانند مثال بالا، برای طبقه‌بندی و تفکیک انواع حسابهای مرتبط با کسب و کار استفاده می‌شود.
ویژگی‌های کدینگ حسابداری شرکت تولیدی
شرکت‌های تولیدی محاسبات حسابداری پیچیده‌ای دارند. برای سودآوری مناسب، آنها لازم دارند که به خوبی بتوانند هزینه‌های تولید را پیگیری کنند. برای این کار آنها به سیستمهای حسابداری پیشرفته‌ای نیاز دارند که در آن انواع هزینه‌ها و رویه‌های تولید مورد نظارت قرار بگیرد. سیستمهای پیشرفته حسابداری مثل نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری محک، قابلیت تعریف حسابهای شناور را به شرکت‌ها و بخش‌های مالی آنها می‌دهد. شرکت‌های تولیدی از این طریق می‌توانند به خوبی مواد اولیه خود را تعریف کرده و محاسبات مرتبط با پیگیری هزینه‌ها را به صورت خودکار انجام دهند.
سیستم حسابداری پیشرفته یکی از ملزومات فعالیت اقتصادی در دنیای امروز محسوب می‌شود. تصور کردن یک شرکت تولیدی موفق بدون داشتن یک سیستم حسابداری پیشرفته دیگر به کلی غیر ممکن است. یکی از کاربردهای مهم کدینگ حسابداری در تفکیک حساب و طبقه‌بندی حسابهای شرکت‌های تولیدی است. این شرکت‌ها به این ترتیب می‌توانند انواع محاسبات پیچیده را تا حدی به صورت خودکار انجام دهند و ساختار مناسبی برای پردازش و مدیریت امور مالی خود داشته باشند.
کدینگ حسابداری شرکت تولیدی شامل تعیین یک چارچوب استاندارد برای حساب‌ها می‌شود. این چارچوب به سادگی با تفکیک منطقی حساب‌ها از یکدیگر و کدگذاری آنها ایجاد می‌شود. به این ترتیب امکان بررسی و جستجوی معنادار اسناد حسابداری در شرکت‌های تولیدی ایجاد می‌شود.
انواع کدینگ حسابداری
همان طور که پیشتر اشاره شد، روش‌های مختلفی از کدینگ در حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. بعضی از این روش‌ها بسیار ساده هستند و با دقت در آنها ممکن است بتوانید معنای آنها را متوجه شوید، حال آنکه بعضی از آنها پیچیده‌تر بوده و برای درک آنها ممکن است لازم باشد به کلید راهنما دسترسی داشته باشید. اصلی‌ترین روش‌های کدینگ حسابداری شامل موارد زیر می‌شود:
- حفظی: ساده‌ترین روش کدینگ یا رمزگذاری است. با استفاده از حرف اول کلمات ایجاد می‌شود، برای مثال «ح-ب-ن» می‌تواند شامل «حسابهای بدهکار نقدی» شود.
- متوالی: به روش سریالی نیز معروف است و شامل کدگذاری عددی و پشت سر هم می‌شود. اغلب در داخل گروه حساب‌ها از آن استفاده می‌شود.
- سلسله مراتبی: ترکیبی از روش حفظی و متوالی است که با کمک آن امکان تعریف دسته‌های حساب و محصولات نیز ایجاد می‌شود. یکی از روش‌های نسبتا پیشرفته کدینگ حسابداری محسوب می‌شود.
- توده‌ای: از این روش برای کدگذاری دسته‌های محصول یا حساب استفاده می‌شود. برای مثال ممکن است در یک تولیدی برای تعریف سه خط تولید محصول از سه کد بلاک یا توده‌ای «1000:کیک، 2000: کلوچه، 3000: بیسکوییت» استفاده شود.
- وجهی: آخرین نوع کدینگ حسابداری شامل کدینگ وجهی می‌شود. این روش ترکیبی از روش‌های قبلی را به کار می‌گیرد تا به یک طبقه‌بندی دقیق و کدینگ حسابداری مشخص به دست بیاید.
کدینگ حسابداری شرکت تولیدی با استفاده از روش‌های بالا چارچوبی از پیش تعیین شده و دقیق برای حسابداری حسابهای مختلف ایجاد می‌کند.
سطوح مختلف کدینگ حسابداری شرکت تولیدی
همان طور که پیشتر اشاره شد، در حسابداری از کدینگ برای تفکیک انواع حساب‌ها و جدا کردن آنها از یکدیگر استفاده می‌شود. شرکت‌های تولیدی لازم است که از یک ساختار حسابداری استاندارد استفاده کنند. این ساختار استاندارد از طریق تعریف کدها و چارچوب‌بندی حساب‌ها ایجاد می‌شود. به صورت کلی یک ساختار حسابداری استاندارد دارای سلسله‌مراتبی مشخص و قابل تشخیص است.
در سیستمهای تخصصی حسابداری شرکت تولیدی، مثل نرم‌افزار حسابداری شرکت تولیدی محک، سطوح مختلف حساب‌ها به شکل استاندارد از یکدیگر تفکیک می‌شود. در این سیستم اولین طبقه و سطح حساب شامل «گروه حساب» می‌شود. در بخش گروه حساب، کلی‌ترین انواع حساب بعد از دفتر کل از هم جدا می‌شود. برای مثال حساب کارکنان، حسابهای مواد اولیه، و امثال این در این دسته تعریف می‌شوند.
سطح بعدی در کدینگ حسابداری شرکت تولیدی در نرم‌افزار تخصصی حسابداری تولیدی محک، شامل «کد» می‌شود. این سطح به صورت خودکار در این سیستم‌ها تعریف می‌شود اما کاربران می‌توانند به صورت دستی نیز آن را تعریف کنند. در ادامه سطح‌های معین و تفصیلی نیز در این نرم‌افزار تعریف می‌شود و با کمک آنها می‌توان جزئی‌ترین اطلاعات حسابداری شرکت تولیدی را مدیریت کرد.
همان طور که پیشتر اشاره شد، نرم‌افزار تخصصی حسابداری محک به کاربران اجازه تعریف کدهای شناور را نیز می‌دهد. با استفاده از این کدها امکان پیگیری حساب‌ها و مدیریت مالی هوشمند تا حد زیادی برای شرکت‌های تولیدی فراهم می‌شود. برای مثال از این کدها برای تعریف موجودی انبار استفاده شود هنگامی که فروش انجام می‌شود سیستم به صورت خودکار اطلاعات را اصلاح می‌کند.
امکانات کدینگ حسابداری شرکت تولیدی
امروزه سیستمهای حسابداری و مدیریت مالی یکپارچه‌ای ایجاد شده‌اند که در صورت استفاده درست و هوشمندانه، می‌توانند تا حد زیادی در مدیریت مالی شرکت‌های تولیدی به مدیران این شرکت‌ها کمک کنند. همچنان که پیشتر دیدیم، این امکان از طریق تعریف و تخصیص برخی از کدهای محاسباتی امکان‌پذیر است. یکی از این نوع کدها، کدهای شناور است که کاربران نرم‌افزار تخصصی شرکت تولیدی محک به سادگی می‌توانند آن را تعریف کرده و از آن استفاده کنند.
هنگامی که برای تعریف یک حساب از یک کد شناور استفاده شود، سیستم این حساب را شناسایی کرده و تمام تراکنش‌ها و تغییرات ورودی و خروجی‌های این حساب را به صورت خودکار پیگیری می‌کند. این قابلیت به حسابدارهای متخصص و مدیران مالی شرکت‌های تولیدی امکان می‌دهد از بهترین انواع کدینگ حسابداری شرکت تولیدی استفاده کنند.
علاوه بر کدهای شناور، دقت جزئیات و ورودی حساب‌ها در سیستمهای نرم‌افزاری محک بسیار بالا است و از کدهای تفصیلی که یک درجه جزئی‌تر از کدهای معین محسوب می‌شوند در آنها استفاده می‌شود. به این ترتیب مدیران مالی هیچ نگرانی از بابت جزئیات پردازش حساب‌ها نخواهند داشت و می‌توانند کلیه محاسبات پیشرفته حسابداری را با بالاترین دقت انجام دهند.
نرم‌افزارهای تخصصی و پیشرفته شرکت‌های تولیدی در نسخه‌های مختلفی عرضه می‌شوند. نسخه‌های ابتدایی و ساده آنها برای تولیدی‌های کوچک با تعداد محدودی از افراد شاغل و محصولات مشخص کاربرد دارند. سطح بالاتر مربوط به تولیدی‌های بزرگ‌تر بوده و به همین ترتیب سطح بعدی به بزرگ‌ترین شرکت‌های تولیدی اختصاص دارد. امکانات نسخه ابتدایی نرم‌افزار حسابداری تولیدی محک شامل موارد زیر می‌شود:
- عملیات حسابداری مالی
- عملیات بازرگانی
- عملیات تولید
- عملیات خزانه‌داری
- گزارشات عمومی
- گزارش‌های مورد تائید اداره دارایی
هر یک از بخش‌ها شامل مجموعه مختلفی از عملیات‌های حسابداری و محاسباتی می‌شود. کدینگ حسابداری شرکت تولیدی در بخش عملیات حسابداری مالی قرار گرفته است.
کدینگ حسابداری شرکت تولیدی چه کاربردی دارد؟
همان طور که پیشتر اشاره شد، کدینگ فرایندی است که طی آن اسناد حسابداری که شامل اعداد و ارقام هستند تبدیل به داده‌های قابل جستجو و بررسی می‌شوند. به این ترتیب می‌توان گفت کدینگ حسابداری فرایندی است که امکان پیگیری و بررسی اسناد در حسابداری را امکان‌پذیر می‌سازد. هیچ ساختار استاندارد بین‌المللی برای کدینگ وجود ندارد و وظیفه تعیین آنها به عهده حسابدار است. با این حال اداره دارایی کشورهای مختلف چارچوب‌های متفاوتی از محاسبات را قابل قبول می‌داند. نرم‌افزار حسابداری تولیدی محک قابلیت تولید این دسته از گزارش‌ها که مورد تائید اداره دارایی است را نیز دارد.
به عبارت دیگر نرم‌افزار حسابداری تخصصی تولیدی محک یک سیستم محاسباتی پیشرفته به شرکت‌های تولیدی ارائه می‌دهد که از طریق آن می‌توان کلیه حسابهای مرتبط با کسب و کار را مدیریت و پیگیری کنند. علاوه بر این آنها به کمک این نرم‌افزار می‌توانند انواع گزارش‌های مالی و مالیاتی قابل قبول برای اداره دارایی را نیز تولید و منتشر کنند. این امکان با توجه به ساختار پیشرفته این نرم‌افزار برای تولید گزارش بر اساس کدینگ حسابداری مورد تائید اداره دارایی ایجاد شده است.
سخن پایانی
در حسابداری به شکل سنتی از کدینگ برای تفکیک حساب‌ها از یکدیگر و طبقه‌بندی حساب‌ها استفاده می‌شود. کدینگ حسابداری شرکت تولیدی شامل کاربرد پیشرفته کدینگ در حسابداری می‌شود. سیستمهای پیشرفته حسابداری و مدیریت مالی با ارائه انواع مختلف کدینگ، به کاربران اجازه می‌دهند جزئیات مختلف حسابداری شرکت تولیدی را به سادگی انجام دهند. حسابدارها در شرکت‌های تولیدی می‌توانند با استفاده از نرم‌افزار حسابداری تخصصی چارچوب‌هایی تعریف کنند تا از طریق آنها فرایند حسابداری تا حد زیادی ساده‌تر شده و در عین حال دارای دقت بیشتری شود.
نرم‌افزار حسابداری شرکت تولیدی محک یکی از پیشرفته‌ترین نرم‌افزارهای تخصصی است که ساختار کدینگ بسیار مناسبی در اختیار کاربران می‌گذارد. به صورت خودکار این سیستم برای هر سند از یک کد منحصر به فرد استفاده می‌کند. اما کاربران نیز می‌توانند به صورت دستی اقدام به تعریف کد نموده و حسابهای مورد نظر خود را مشخص کنند. این سیستم نرم‌افزاری از انواع حساب‌ها پشتیبانی می‌کند. نرم‌افزارهای تخصصی تولیدی محک، روش‌های متفاوت و ساده‌ای برای استفاده از کدینگ حسابداری شرکت تولیدی به کاربران ارائه می‌دهند. شرکت‌های تولیدی می‌توانند با کمک این نرم‌افزارها کلیه امور حسابداری و مالی خود را به خوبی مدیریت و حسابداری کنند.
