کاربردهای نرم افزار اکسل در حسابداری

اکسل و حسابداری

از بین نرم افزارهای آفیس، اکسل قدرتمندترین و کاربردی‌ترین نرم افزار کمکی در حسابداری است. کاربردهای نرم افزار اکسل در حسابداری وسیع است و می‌تواند به عنوان یک مکمل در کنار مهارت‌ها و توانایی‌های یک حسابدار قرار بگیرد. اکسل شامل صفحه گسترده است که اطلاعات آن به‌صورت عددی و حروف تقسیم‌بندی ،سازمان‌بندی و مرتب شده‌اند.از اکسل علاوه بر سازمان‌دهی داده‌ها،برای نگهداری و پردازش داده‌ها و رسم نمودار هم استفاده می‌شود. در این مقاله تیم محک سعی بر آشنایی کلی شما بر کاربردهای حرفه اکسل در امور حسابداری دارد.

نرم افزار اکسل به دلیل داشتن محیطی ساده و همین‌طور امکاناتی مفید و منعطف بودن علاوه بر اینکه در حسابداری‌های شخصی و عمومی می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد، در تهيه گزارشات مالي ، يكي از نرم‌افزارهای مهم براي حسابدارن به شمار می‌آید كه يادگيري آن به‌عنوان پیش‌زمینه استفاده از نرم افزارهای حسابداری از اولویت ویژه برخوردار است و یک امتیاز برای کارجویان حسابداری است. لزوم کاربری صحیح و به‌موقع از اکسل به کارمندان کمک می‌کند عملکرد خوب خود را در محیط کار نشان دهند و به حسابدارانی با دقت و دارای قدرت تحلیل بالا تبدیل شوند. اما همواره تعداد حسابدارانی که به این نرم افزار ساده تسلط کامل داشته باشند محدود است و لزوم آموزش صحیح آن‌ها احساس می‌شود.

اکثر افراد می‌دانند که اکسل می‌تواند عملیات جمع و ضرب را به سهولت انجام دهند یا امکان خروج سربرگ،سند ،رسم نمودار و جود دارد، اما از توانایی‌های دیگر آن غافل‌اند. انجام محاسبات آماری و پیچیده و VBA از جمله قابلیت های ویژه آن است.

اکسل از کتابخانه‌ای غنی از توابع مالی و محاسباتی استفاده می‌کند و به کاربر این امکان را می‌دهد تا به‌سادگی امور مربوط به حسابداری را انجام داده و امور مربوطه را به‌صورت سیستمی پیاده‌سازی کنند که قابلیت برنامه‌نویسی (VBA برنامه‌نویسی ویژوال بیسیک) را دارد. همچنین کاربر می‌تواند علاوه بر انجام محاسبات از طریق توابع آماده، هر جا که نیاز بود خود دست به کار شده و قطعه کد مربوطه را پیاده‌سازی کند.

برخی از توابع مهم حسابداری که در اکسل به دست می‌آید را در زیر آورده‌ایم

• SLN: تابع محاسبه هزینه استهلاك به روش خط مستقیم
• SYD: تابع محاسبه هزینه استهلاك به روش مجموع سنوات
• DB : تابع محاسبه هزینه استهلاك نزولی در مدت معین
• FV : تابع محاسبه ارزش آتی سرمایه‌گذاری‌ها
• PV : تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری – اقساط مساوی
• NPV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری
• XNPV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری برحسب تاریخ
• PMT: تابع محاسبه اقساط وام
• PPMT: تابع محاسبه اقساط مربوط به اصل وام
• IPMT: تابع محاسبه اقساط مربوط به بهره
• NPER: تابع محاسبه تعداد دوره‌های موردنیاز براي سرمایه‌گذاری
• RATE: تابع محاسبه نرخ بهره
• IRR: تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه‌گذاری
• XIRR: تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه گذاري بر حسب تاریخ
• MIRR: تابع محاسبه نرخ داخلی کارکرد سرمایه
• ACCRINT: تابع محاسبه بهره متعلقه اوراق قرضه از زمان صدور تا بازخرید اوراق
• ACCRINTM: تابع محاسبه بهره متعلقه اوراق قرضه از زمان صدور تا بازخرید اوراق

تابع SLN در اکسل مقدار استهلاک را برای هر دوره‌ای از عمر مفید یک دارایی محاسبه می‌کند . آرگومان‌های تابع SLN ساده هستند این تابع دارای سه آرگومان می‌باشد ۱- بها ۲- اسقاط ۳- تعداد دوره‌ها ساختار کلی این تابع به‌صورت زیر می‌باشد :

(SLN (cost, salvage, life

مثال : استهلاک به روش خط مستقیم برای تجهیزاتی که به مبلغ ۲۰۰۰۰۰۰۰ ریال خریداری‌شده است با عمر مفید ۵ سال و ارزش اسقاط ۴۰۰۰۰۰۰ ریال در پایان سال اول به شرح زیر محاسبه می‌شود:

بسیاری از نرم افزارهای حرفه‌ای حسابداری در قسمت تهيه گزارشات پس از تهيه گزارش، امکان خروجی به‌صورت اکسل را دارند. در این صورت اصلاحات و تجزیه و تحلیل با سهولت بیشتری انجام می‌شود و با دقت و سرعت بیشتری قابل ارائه است.

مهم ترین کاربردهای نرم افزار اکسل در حسابداری

همان طور که پیش از این ذکر شد کاربردهای نرم افزار اکسل در حسابداری زیاد است. مهم ترین کاربردهای اکسل در حوزه حسابداری عبارتند از:

• لیست کردن رویدادهای مالی به‌صورت فایل‌های جداگانه
• طبقه‌بندی و Sort کردن داده‌ها به عناوین دلخواه
• تهیه و تنظیم انواع گزارشات مالی مانند ترازنامه، سود و زیان و جریان وجوه نقد
• تنظیم جداول مکمل مانند لیست حقوق و دستمزد و استهلاک و …
• جمع آوری مدارک ناقص در نبود نرم افزار حسابداری به‌صورت منظم
• استفاده از توابع اکسل که فرمول‌های مهمی به‌صورت پیش فرض در آن تعریف شده است
• کنترل انبار و شمارش موجودی کالا
• تنظیم صورت مغایرت بانکی
• تنظیم کاربرگ های مهم حسابرسی