کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری

زمان مطالعه این مقاله: 7 دقیقه

از بین نرم افزارهای آفیس، اکسل قدرتمندترین و کاربردی‌ترین نرم افزار در حسابداری است. کاربردهای نرم افزار اکسل در حسابداری وسیع است و می‌تواند به عنوان یک مکمل در کنار مهارت‌ها و توانایی‌های یک حسابدار قرار بگیرد. اکسل شامل صفحه گسترده است که اطلاعات آن به‌صورت عددی و حروف تقسیم‌بندی، سازمان‌بندی و مرتب شده‌اند. از اکسل علاوه بر سازمان‌دهی داده‌ها، برای نگهداری و پردازش داده‌ها و رسم نمودار هم استفاده می‌شود. در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک سعی بر آشنایی کلی شما با کاربرد اکسل در حسابداری داریم با ما همراه باشید.

اهمیت اکسل در حسابداری

نرم افزار اکسل به دلیل داشتن محیطی ساده، منعطف و امکاناتی مفید علاوه بر اینکه در حسابداری‌های شخصی و عمومی می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد، در تهيه گزارشات مالي نیز به عنوان يكي از نرم‌افزارهای مهم براي حسابدارن به شمار می‌آید. امروزه يادگيری اکسل به‌عنوان پیش‌زمینه استفاده از نرم افزارهای حسابداری از اولویت ویژه برخوردار است و یک امتیاز برای کارجویان حسابداری است. استفاده صحیح و کاربردی اکسل به کارمندان کمک می‌کند عملکرد خوب خود را در محیط کار نشان دهند و به حسابدارانی با دقت و دارای قدرت تحلیل بالا تبدیل شوند. اما همواره تعداد حسابدارانی که به این نرم افزار ساده تسلط کامل داشته باشند محدود است و لزوم آموزش صحیح آن‌ها احساس می‌شود.

اکثر افراد می‌دانند که اکسل می‌تواند عملیات جمع و ضرب را به سهولت انجام دهند یا امکان خروج سربرگ،سند ،رسم نمودار و جود دارد، اما از توانایی‌های دیگر آن غافل‌اند. انجام محاسبات آماری و پیچیده و VBA از جمله قابلیت های ویژه آن است. اکسل از کتابخانه‌ای غنی از توابع مالی و محاسباتی استفاده می‌کند و به کاربر این امکان را می‌دهد تا به‌سادگی امور مربوط به حسابداری را انجام داده و امور مربوطه را به‌صورت سیستمی پیاده‌سازی کنند که قابلیت برنامه‌نویسی (VBA برنامه‌نویسی ویژوال بیسیک) را دارد. همچنین کاربر می‌تواند علاوه بر انجام محاسبات از طریق توابع آماده، هر جا که نیاز بود خود دست به کار شده و قطعه کد مربوطه را پیاده‌سازی کند.

توابع مهم حسابداری در اکسل

برخی از توابع مهم حسابداری که در اکسل به دست می‌آید عبارت‌اند از:

• SLN: تابع محاسبه هزینه استهلاك به روش خط مستقیم
• SYD: تابع محاسبه هزینه استهلاك به روش مجموع سنوات
• DB : تابع محاسبه هزینه استهلاك نزولی در مدت معین
• FV : تابع محاسبه ارزش آتی سرمایه‌گذاری‌ها
• PV : تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری – اقساط مساوی
• NPV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری
• XNPV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری برحسب تاریخ
• PMT: تابع محاسبه اقساط وام
• PPMT: تابع محاسبه اقساط مربوط به اصل وام
• IPMT: تابع محاسبه اقساط مربوط به بهره
• NPER: تابع محاسبه تعداد دوره‌های موردنیاز براي سرمایه‌گذاری
• RATE: تابع محاسبه نرخ بهره
• IRR: تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه‌گذاری
• XIRR: تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه گذاري بر حسب تاریخ
• MIRR: تابع محاسبه نرخ داخلی کارکرد سرمایه
• ACCRINT: تابع محاسبه بهره متعلقه اوراق قرضه از زمان صدور تا بازخرید اوراق
• ACCRINTM: تابع محاسبه بهره متعلقه اوراق قرضه از زمان صدور تا بازخرید اوراق

تابع SLN در اکسل، مقدار استهلاک را برای هر دوره‌ای از عمر مفید یک دارایی محاسبه می‌کند. آرگومان‌های تابع SLN ساده هستند این تابع دارای سه آرگومان می‌باشد ۱- بها، ۲- اسقاط، ۳- تعداد دوره‌ها، ساختار کلی این تابع به‌صورت زیر می‌باشد:

(SLN (cost, salvage, life

مثال : استهلاک به روش خط مستقیم برای تجهیزاتی که به مبلغ ۲۰۰۰۰۰۰۰ ریال خریداری‌شده است با عمر مفید ۵ سال و ارزش اسقاط ۴۰۰۰۰۰۰ ریال در پایان سال اول به شرح زیر محاسبه می‌شود:

بسیاری از نرم افزارهای حرفه‌ای حسابداری در قسمت تهيه گزارشات پس از تهيه گزارش، امکان خروجی به‌صورت اکسل را دارند. در این صورت اصلاحات و تجزیه و تحلیل با سهولت بیشتری انجام می‌شود و با دقت و سرعت بیشتری قابل ارائه است.

مهم ترین کاربرد نرم افزار اکسل در حسابداری

همان طور که پیش از این ذکر شد کاربردهای نرم افزار اکسل در حسابداری زیاد است. مهم ترین کاربرد اکسل در حوزه حسابداری عبارت‌اند از:

• لیست کردن رویدادهای مالی به‌صورت فایل‌های جداگانه
• طبقه‌بندی و مرتب کردن داده‌ها به عناوین دلخواه
• تهیه و تنظیم انواع گزارشات مالی مانند ترازنامه، سود و زیان و جریان وجوه نقد
• تنظیم جداول مکمل مانند لیست حقوق و دستمزد و استهلاک و …
• جمع آوری مدارک ناقص در نبود نرم افزار حسابداری به‌صورت منظم
• استفاده از توابع اکسل که فرمول‌های مهمی به‌صورت پیش فرض در آن تعریف شده است
• کنترل انبار و شمارش موجودی کالا
• تنظیم صورت مغایرت بانکی
• تنظیم کاربرگ های مهم حسابرسی

تکنیک‌های پر کاربرد اکسل در حسابداری

در نرم افزار اکسل ترفندهای مختلفی وجود دارد که می‌توانید با استفاده از آن‌ها کارهای خود را ساده‌تر و در زمان کوتاه‌تری انجام دهید. در این بخش از مطلب ما چند ترفند کاربردی نرم‌افزار اکسل در حسابداری را به شما معرفی می‌کنیم تا با انجام آن‌ها به صورت حرفه‌ای از نرم افزار اکسل برای کارهای حسابداری خود استفاده کنید. برخی از تکنیک‌های پر کاربرد اکسل در حسابداری عبارت‌اند از:

پر کردن سریع سلول‌ها

زمانی که شما نرم افزار اکسل را باز می‌کنید با تعدادی مستطیل خالی روبه‌رو می‌شوید که همانطور که احتمالا می‌دانید، به آن‌ها سلول گفته می‌شود. این خانه‌های خالی محلی هستند که شما می‌توانید داده‌ها و اطلاعات مختلفی را در آن‌ها وارد کنید. یکی از قابلیت‌های نرم افزار اکسل این است که می‌توانید این خانه‌ها را به صورت خودکار و بدون تایپ کردن کامل کنید (Autofill).

با پر کردن چند سلول در یک ستون، خانه‌های بعدی به صورت خودکار کامل می‌شود. این قابلیت پر کردن خودکار با سیستم پیشنهادی مایکروسافت کار می‌کند. استفاده از این قابلیت اکسل در حسابداری می‌تواند زمان انجام کارهای شما را به میزان قابل توجهی کوتاه کند.

قالب‌بندی سریع صفحات

اگر شما در حال تشکیل دادن یک صفحه بزرگ هستید، قالب‌بندی اطلاعات مختلف ممکن است که زمان زیادی را از شما بگیرد. برای قالب‌بندی سریع صفحات می‌توانید چند سلول را به وسیله نشانگر انتخاب کنید و رنگ و هرچیزی که مربوط به آن‌ها است را به صورت دلخواه تغییر دهید. نرم‌افزار اکسل میانبرهای بیشتری را برای شما قرار داده است که تا بهتر و سریع‌تر بتوانید قالب‌بندی صفحات را انجام دهید. در این بخش از مطلب تمامی این میانبرها را برای شما قرار دادیدم تا با استفاده این میانبرهای اکسل در حسابداری، بتوانید سریع‌تر از قبل قالب‌بندی یا فرمت صفحات را انجام دهید.

• Ctrl + shift + 1: قالب‌بندی اعداد به صورت دو رقم اعشار
• Ctrl + shift + 2: نمایش اعداد در فرمت ساعت
• Ctrl + shift + 3: نمایش اعداد در فرمت تاریخ
• Ctrl + shift + 4: نمایش به صورت واحدهای پول
• Ctrl + shift + 5: نمایش به صورت درصد
• Ctrl + shift + 6: نمایش با استفاده از نمادهای علمی

دستکاری داده‌ها در جداول محوری (PivotTables)

زمانی که شما با انبوهی از داده‌ها و اعداد روبه‌رو هستید، یک جدول محوری به شما کمک می‌کند تا بهتر بتوانید داده‌های مختلف را کنترل کنید و تغییر دهید. این قابلیت اکسل در حسابداری به شما کمک بسیاری خواهد کرد. برای استفاده از این قابلیت می‌توانید به منویData مراجعه کنید. در این منو گزینه PviotTable و PviotChart Wizard قرار دارد که با استفاده از Wizard می‌توانید جداول مختلف را ایجاد کنید و قالب‌بندی معناداری برای آن‌ها قرار دهید.

استفاده از الگو‌های اکسل در حسابداری

همه‌ی نسخه‌های اکسل دارای الگوهای مشخصی هستند. برای استفاده از الگوها باید به منوی Insert بروید و از طریق زبانه Spreadsheet Solutions الگوهای مختلفی را پیدا کنید. دقت کنید که برای انجام این کار باید از یک صفحه کار خالی استفاده کنید و الگوهای آماده را مورد استفاده قرار دهید. استفاده از الگوها در برخی از موارد موجب می‌شود که سرعت کار شما به شدت افزایش پیدا کند و نیازی نباشد که به طور دستی صفحه مورد نظر خود را ایجاد کنید.

ترسیم سریع داده‌ها

برای رسم نمودارها ممکن است که ساعت‌ها با گزینه‌های مختلفی در نرم‌افزار اکسل سر و کله بزنید. در این بخش از مطلب به شما ترفندی را آموزش می‌دهیم که فقط با فشار دادن یک دکمه نمودار مورد نظر را در مقابل خود داشته باشید. برای انجام این کار سلول‌های مورد نظر خود را انتخاب کنید و سپس دکمه ALT + F1 را فشار دهید، اکنون نمودار شما روی صفحه مانیتور قرار دارد.

جست و جوی سریع کاربرگ یا WorkSheet

برای دسترسی سریع به اسناد اخیر خود کافیست بر روی گزینه File یا آیکون آفیس کلیک کنید. در این قسمت گزینه به نام Resents وجود دارد که با کلیک کردن روی آن لیستی از تمام کارهای خود را مشاهده می‌کنید. در قسمت تنظیمات پیشرفته می‌توانید میزان نمایش این لیست را تغییر دهید تا محدوده بیشتری از اسناد کاری شما نمایش داده شود.

رسم سریع جدول‌ها

افرادی هستند که ساعات زیادی را برای رسم یک جدول ساده در نرم افزارهای آفیس صرف می‌کنند. از دیگر قابلیت‌های شگفت انگیز اکسل در حسابداری این است که تنها در چند ثانیه می‌توانید یک جدول رسم کنید. برای انجام این کار باید یک سری سلول را انتخاب کنید. داده‌های درون این سلول‌ها همان اطلاعات جدول هستند. پس از انتخاب سلول‌ها کلیدهای میانبر Ctrl + T را فشار دهید تا جدول را به سادگی مشاهده کنید. همچنین شما می‌توانید از این جدول در دیگر نرم افزارهای مجموعه آفیس استفاده کنید.

قابلیت ارزیابی فرمول یا Formula Audtiting اکسل در حسابداری

فرمول‌ها قسمت بزرگی از کارهای حسابداری در نرم افزار اکسل را خود اختصاص می‌دهند. ممکن است که گاهی اوقات خطاهایی هنگام نوشتن فرمول‌ها رخ دهد و نتیجه نهایی به صورت کاملا اشتباه در اختیار ما قرار گیرد. برخی از این خطاها واضح هستند و می‌توان آن‌ها را به سادگی تشخیص داد. اما برخی از اشتباهات و ارورهای ممکن است به صورت منطقی و معنایی اشتباه باشند به همین علت پیداکردن آن‌‌ها ممکن است کمی مشکل باشد.

 با استفاده از نوار بررسی فرمول می‌توان رفتار و نحوه کارکرد یک فرمول را به طور کلی بررسی کرد. این ابزار که در نوار ابزار وجود دارد، یکی از بزرگ‌ترین قابلیت‌های اکسل در حسابداری است. این قابلیت تنظیمات مختلفی دارد که می‌توان از طریق آن‌ها نحوه کارکرد یک فرمول را به طور کامل مورد بررسی قرار داد. استفاده از این قابلیت به حسابداران کمک می‌کند تا بتوانند اسناد مختلف را بررسی کنند. با بررسی دقیق روی اسناد احتمال بروز خطاهای مختلف کمتر از همیشه می‌شود.

 اعتبارسنجی داده‌ها

با استفاده از این کاربرد اکسل در حسابداری می‌توان نوع داده‌هایی که یک سلول می‌تواند درون خود نگهداری کند را مشخص کنید. این قابلیت زمانی که کاربر یا حسابدار داده‌ای را به صورت اشتباه وارد کند، به او اخطار می‌دهد و نمی‌گذارد که این داده درون سلول قرار بگیرد. گزینه‌های مختلفی برای تنظیم این قابلیت وجود دارد که هر کدام از آن‌ها نوع داده درون یک سلول را تعیین می‌کنند.

به طور مثال می‌توانید مشخص کنید که در یک سری از سلول‌ها تنها اعداد صحیح قرار بگیرند یا در موارد دیگر می‌توانید در ستون تاریخ، نوع نوشتن آن را مشخص کنید که تمامی حسابداران از یک شیوه و قالب برای وارد کردن تاریخ در سند استفاده کنند. به کار بردن این قابلیت در اسناد حسابداری یک شرکت می‌تواند مدیریت اسناد را به شدت آسان‌تر کند.

ارتباط صفحات گسترده اکسل با انجام محاسبات چگونه است؟

در حسابداری، انجام محاسبات یکی از اساسی ترین کارها به حساب می آید. طراحی صفحات گسترده اکسل به گونه ای است که حاوی داده هایی در قالب جدول است. این داده ها از محاسبات درون خطی و جمع بندی پشتیبانی خواهد کرد و در واقع جایگرین ماشین حساب خواهد شد.

در حسابداری با اکسل، داده های صفحه گسترده را می توان دوباره مورد استفاده قرار داد و آن ها را ذخیره نمود. در این صورت اکسل از یک ماشین حساب پا را فراتر نهاده و انعطاف پذیر می شود‌. یکی از عملکردهای این برنامه ایجاد نمودار است که می توانید از این طریق نماهای متفاوتی از داده ها داشته باشید. همچنین این ‌فرصت را دارید که از افزونه ها برای استخراج داده ها و ایجاد مدل ها و پیش بینی های مالی استفاده نمایید.

آیا استفاده از داده های خارجی در حسابداری با اکسل امکان پذیر است؟

در حسابداری با اکسل این امکان برای شما ایجاد می شود که از منابع مختلف، داده هایی را به اکسل وارد نمایید. این امر کمک زیادی برای حسابداری می باشد زیرا می توانید داده های فروش، بانکی و فاکتورها را از منابع مختلف جمع آوری کنید. این داده ها را می توانید ذخیره نمایید و این امکان را به شما می دهد که در حوزه های مختلف کسب و کار به داده های متعدد دسترسی داشته باشید.

از نکات مهم دیگر درباره اکسل باید گفت که این برنامه با بسیاری از نرم‌ افزار های محبوب حسابداری ادغام خواهد شد. الگوهایی همچون ترازنامه های معمولی، حساب سود و‌ زیان و صورت جریان نقدی از طریق قالب های حسابداری با اکسل ارائه می شود.

سخن پایانی

نرم افزار اکسل نقش پر رنگی را در حسابداری ایفا می‌کند به طوری که شرکت‌ها هنگام استخدام حسابدار امتیاز خاصی را برای افراد مسلط به اکسل قرار می‌دهند. نرم افزار اکسل طیف گسترده‌ای از امکانات را درون خود جای داده است که حسابداران یا دیگر کاربران با استفاده از این قابلیت‌ها می‌توانند کارهای روزمره خود را ساده‌تر و سریعتر انجام دهند. البته به خاطر داشته باشید که کاربرد یک نرم افزار اداری، عمومی است و در نتیجه کاربرد اکسل در حسابداری مرتبط با انجام امور عمومی حسابداری است. نرم افزارهای حسابداری دیگری وجود دارند که مختص به کارهای ویژه حسابداری هستند. نرم افزار حسابداری فروشگاهی، شرکتی، تولیدی برخی از این نرم افزار‌ها هستند.