وظایف حسابدار ممکن است کاملاً ساده به نظر برسد اما در واقعیت اینطور نیست. کار با داده‌های مالی بخشی اساسی از این شغل است، اما حیطه وظایف حسابدار بسیار بیشتر از آن چیزی است که فکر می‌کنید. با این مقدمه شاید سوال پیش بیاید که یک حسابدار در واقع چه کاری انجام می‌دهد؟ در ادامه، ما در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌ها، مهارت‌های مهم و چشم‌انداز شغلی حسابداران صحبت خواهیم کرد.
فهرست مطالب
حسابداری چیست و حسابدار کیست؟
حسابداری، حرفه‌ای است که فرد شاغل در این حرفه مسئولیت نگهداری و تفسیر سوابق مالی را دارد. بیشتر حسابداران مسئول طیف وسیعی از وظایف مربوط به امور مالی هستند. حسابداری چه برای امور شخصی و چه برای مشاغل و سازمان‌های بزرگتر ضروری است.
چندین اصطلاح دیگر اغلب همراه با عبارت “حسابدار” مورد بحث قرار می‌گیرند، که می‌تواند منجر به سردرگمی در مورد این حرفه شود. به عنوان مثال ، “حسابدار” و “دفتردار” عباراتی است که بعضی اوقات به جای یکدیگر استفاده می‌شود، اما چندین تفاوت اساسی بین این عناوین شغلی وجود دارد. به طور معمول، دفترداران حداقل مدرک کاردانی داشته و بر ثبت معاملات مالی تمرکز دارند. در طرف دیگر، حسابداران معمولاً حداقل لیسانس داشته و وظیفه جمع‌آوری و تفسیر اطلاعات مالی را دارند. به طور خلاصه، دفترداران می‌توانند حسابدار باشند اما همه آنها حسابدار نیستند.
حسابداری اصطلاحی گسترده است که عناوین مختلف شغلی و نقش‌های مختلفی را در سازمان ها در بر می‌گیرد.اما در شرح شغل حسابداری باید گفت سه نوع حسابدار اصلی وجود دارد: حسابداران عمومی، حسابداران مدیریتی و حسابداران دولتی.
مهارت های مورد نیاز یک حسابدار موفق چیست؟
مهارت های مختلفی وجود دارد که همه افراد شاغل در این حوزه برای انجام آنچه در شرح وظایف حسابدار آمده باید به آنها تسلط داشته باشند. برخی از مهمترین مهارت ها برای حسابداران عبارتند از:
- توجه به جزئیات:
متخصصان حسابداری برای اینکه بتوانند اطلاعات را دقیق و منظم نگه دارند، باید به جزئیات توجه زیادی داشته باشند. با مقدار داده‌های مالی که باید تجزیه و تحلیل شود، اشتباه کردن آسان است. با این حال، اگر خطاهای ساده‌گیر نیفتند، می‌توانند به مشکلات بسیار بزرگتری تبدیل شوند.
- ذکاوت در تجارت:
برای تاثیرگذاری در این نقش، یک حسابدار باید کارکردهای اساسی یک شغل را درک کند تا بتواند داده‌های مالی را به درستی تحلیل و تفسیر کند. داشتن اطلاعات مالی به روز، بنیادی محکم در تجارت را فراهم می‌کند که حسابداران برای موفقیت در کارشان به جلو هدایت می‌کند.
- سواد رایانه‌ای:
افراد حرفه‌ای در این زمینه باید بتوانند از نرم افزار حسابداری پیشرفته و سایر ابزارهای رایانه‌ای برای کار مفید استفاده کنند. نمونه‌هایی از این ابزارها و نرم افزار در سایت محک در دسترس شما قرار گرفته است. با تسلط به این نرم افزارها شما یک فرد به روز در این حرفه به شمار می‌روید.
- مهارت‌های تحلیلی:
جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده های مالی قسمت عمده‌ای از شرح وظایف حسابدار است. در حقیقت، استفاده از تجزیه و تحلیل داده‌ها در حوزه حسابداری روند نوظهوری است که انتظار می‌رود در آینده تأثیر فزاینده‌ای در این شغل داشته باشد.
- مهارت‌های ارتباطی:
حسابداران باید بتوانند با دقت گوش دهند تا حقایق و ارقام را از مشتریان، مدیران یا سایر سهامداران جمع‌آوری كنند. آنها همچنین باید توانایی لازم را داشته باشند تا نتایج کار خود را بیان کرده و در صورت نیاز گزارش‌های کتبی از آنها ارائه دهند.
- مهارت‌های ریاضی:
یک باور غلط رایج این است که شما باید در ریاضی مهارت داشته باشید تا حسابدار باشید. درست است که مهارت‌های ریاضی به منظور تجزیه و تحلیل، مقایسه و تفسیر داده ها و ارقام مهم هستند. با این حال، مهارت‌های پیچیده ریاضیات برای تبدیل شدن به یک حسابدار ضروری نیستند، زیرا نرم افزارهای زیادی برای این کار وجود دارد. چون نرم افزار حسابداری فروشگاهی و نرم افزارهای حسابداری شرکتی که در سایت محک در دسترس است.
وظایف یک حسابدار چیست؟
اگرچه وظایف روزمره یک حسابدار با توجه به موقعیت و سازمان متفاوت خواهد بود، اما برخی از رایج‌ترین و کلی‌ترین کارهایی که یک حسابدار باید انجام دهد عبارتند از:
- اطمینان از صحت اسناد مالی
- تهیه و نگهداری گزارش های مهم مالی
- تهیه اظهارنامه مالیاتی و اطمینان از پرداخت صحیح و به موقع مالیات
- ارزیابی عملیات مالی برای توصیه بهترین روش‌ها
- شناسایی مسائل و راهکارهای استراتژیک و کمک به سازمان ها برای عملکرد کارآمد
- ارائه راهنمایی در مورد کاهش هزینه، افزایش درآمد و افزایش سود انجام پیش بینی و ارزیابی ریسک
8 مورد از مهمترین وظایف حسابداران
وظایف حسابدار از مهمترین فعالیت‌های واحد حسابداری یک سازمان یا شرکت است. وظایف ذکر شده به شما کمک می‌کند تا در مسیر درست قدم بردارید:
1 بروزرسانی داده‌ها و اطلاعات مالی مجموعه
یکی از اصلی‌ترین وظایف حسابدار این است اطلاعات مالی شرکت را در هر دوره خواه به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه به روز کند. این بروزرسانی به ویژه در هنگام استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری دارای اهمیت بسیار زیادی است. در اینگونه نرم‌افزارها که برخی از مهمترین آنها برای حسابداری عبارتند از: نرم افزار حسابداری شرکتی، حسابداری فروشگاهی و… (همگی در سایت شرکت نرم افزاری محک در دسترس است)، باید کلیه اطلاعات مرتباً به روز شود.
اطلاعات فروش، دریافتی‌ها و پرداختی‌ها و هزینه‌ها از جمله این موارد هستند که باید توسط حسابدار در سیستم ثبت شود. تأخیر در ثبت این اطلاعات ممکن است باعث از دست رفتن بخشی از آنها شده و در معادلات و ورودی و خروجی‌های مالی خطا به وجود بیاورد.
2. انجام واریزی‌ها و دریافتی‌ها
یکی دیگر از مواردی که در شرح وظایف حسابدار برای هر مجموعه‌ای آمده این است که باید واریزی‌های لازم را انجام دهد حال چه برای خرید مواد اولیه، کالاهای ضروری برای هر مجموعه یا حقوق کارکنان باشد. همچنین در صورت لزوم باید حسابدار پیگیری دریافتی‌ها را نیز انجام دهد. اسناد مربوط به این واریزی و دریافتی‌ها هم باید به صورت دقیق در نرم افزارهای مربوطه درج شده و بایگانی نیز شود تا در حسابرسی سالانه مورد استفاده قرار بگیرد.
3. به روزرسانی سوابق موجودی کالای انبار
اگر به عنوان یک حسابدار در مجموعه‌ای که فروشگاهی است مشغول به کار هستید، یکی از مواردی که در شرح وظایف حسابدار فروش در این گونه مجموعه ها ذکر شده، گرفتن موجودی انبار است. گرچه انباردار ورودی و خروجی به انبار را کنترل می‌کند، ولی ثبت ورودی و خروجی در اسناد مالی به عهده بخش حسابداری هر مجموعه است.
4. بک آپ‌گیری و تهیه نسخه پشتیبان از داده‌های مالی
شاید کمی عجیب به نظر برسد اما تهیه نسخه پشتیبان از داده‌های مالی در شرح وظایف حسابدار هر مجموعه ذکر شده است. زیرا این داده‌ها در حکم سرمایه هر مجموعه هستند به ویژه اگر به دلایلی اطلاعات اصلی از بین برود ممکن است حیات یک مجموعه به خطر بیافتد.
در صورت که نرم افزار یا سیستم‌های مورد استفاده به خطر بیافتد، نسخه بکاپ می‌تواند در حکم کلید نجات باشد. خوشبختانه نرم‌افزارهای زیادی در این زمینه برای بکاپ گیری وجود دارد. اگر شما هم به دنبال یکی از برنامه‌های مناسب برای این کار هستید، پشتیبانی مجموعه محک راهنمایی‌های لازم را به شما ارائه خواهد داد.
5. رسیدگی به لیست حقوق و دستمزد کارمندان
یکی دیگر وظایف حسابدار رسیدگی به لیست حقوق و دستمزد کارکنان است. این امر به ویژه با شکل جدید کسب و کارها چون دورکاری اهمیت بیشتری هم پیدا کرده است. گرچه در اغلب مجموعه‌ها، حقوق کارکنان در روز پایانی یا روزهای اول ماه داده می‌شود، اما در نظر گرفتن مرخصی‌های بدون حقوق، اضافه‌کاری و مواردی از این دست نیاز به بررسی هفتگی دارد تا حسابدار در پایان ماه با حجم انبوهی از داده ها روبرو نشود و در ثبت این موارد اشتباهی هم رخ ندهد.
6. بررسی سود و زیان هر مجموعه
یکی از اصلی‌ترین موارد که در شرح وظایف حسابدار ذکر می‌شود بررسی سود و زیان است. این امر به ویژه برای مجموعه‌های سهامی عام که باید ترازنامه داشته باشند و سود پیش بینی شده خود را به سازمان بورس ارائه دهند دارای اهمیت بسیار زیادی خواهد بود.
اشراف به سود و زیان و محاسبه و مقایسه آن در رابطه با بودجه مجموعه یکی از راه‌هایی است که میزان درآمد هر کسب و کاری را مشخص می‌کند. به همین دلیل هم جز وظایف حساس حسابداری به شمار می رود که نهایت امانت‌داری و شفافیت را می‌طلبد. به خصوص این امر در شرح وظایف حسابدار فروش دارای اهمیت بیشتری است زیرا در ورودی و خروجی مالی یک مجموعه اثر مستقیم دارد.
7. بررسی و رسیدگی به گزارشات تعدیل حساب
گرازش‌های مربوط به تعدیل حساب یکی از راه های کشف تقلب مالی در اسناد است و برای همین یکی از حساس‌ترین و مهمترین وظایف حسابدار به شمار می‌رود. برای تهیه گزارشات تعدیل حساب به اسناد مالی پرداختی و دریافتی نیاز است که به راحتی در نرم‌افزارها ثبت شده و در دسترس است. تهیه این گزارشات نه تنها در مجموعه‌های بزرگ بلکه در مجموعه‌های کوچک نیز ضروری است.
8. بررسی صورتهای مالی شرکت
یکی از موارد مهم که در شرح وظایف حسابدار باید به آن اشاره کرد تنظیم، بررسی و رسیدگی به صورتهای مالی است. یکی از این صورتهای مالی مهم، صورت سود و زیان است و دو مورد دیگر که بررسی و رسیدگی به آن از وظایف حساس حسابدار به شمار می‌رود؛ صورت وجوه نقد و ترازنامه است.
شاید سوال شود چرا به این مسئولیت لقب حساس داده شده است؟ در پاسخ باید گفت که به دلیل اینکه صورتهای مالی مشکلات یک مجموعه را مشخص می‌کند و با بررسی دقیق و به موقع از حاد شدن مشکل جلوگیری می‌کند. به خصوص اگر بررسی و رسیدگی به آنها به صورت ماهانه انجام شود و روی هم انباشت نشود. همچنین این گزارشات وضعیت سودآوری و دخل و خرج یک مجموعه را به صورت دقیق مشخص می‌کند و به همین دلیل دارای اهمیت بسیار زیادی است.
روش‌های بهبود عملکرد حسابدار چیست؟
برای انجام بهتر مسئولیت در هر ردیف شغلی به ابزارهایی نیاز است. برای حسابداری هم به ابزارهایی نیاز است که در انجام کارها بسیار کمک کننده خواهد بود. سه مورد از مهمترین این ابزارها عبارتند از:
- کتاب مرجع استاندارد حسابداری:
برای انجام بهتر وظایف حسابداری کتاب‌های مرجعی که در این زمینه وجود دارد، بسیار به شما کمک خواهد کرد. به خصوص در مواجهه با برخی مشکلات به راحتی با مراجعه با این کتاب می‌توان به راحتی آنها را رفع کرد. همچنین این نکته را در نظر داشته باشید که استانداردهای آن در حال تغییر است و بهتر است اطلاعات به روز در این زمینه داشته باشید.
- ماشین حساب:
بدون شک یکی از مهمترین المان‌های حسابداری، ماشین حساب است. برای انجام بهتر وظایف حسابدار بهتر است، یک ماشین حساب عالی در این زمینه تهیه کنید. ماشین حساب‌های خاص در این زمینه انجام وظایفی چون برآورد سود و زیان، نرخ بهره و مواردی از این دست را بسیار راحت‌تر می‌کند.
- نرم افزار حسابداری:
حسابداری یکی از مشاغلی است که تسلط به علوم رایانه‌ای به افراد مشغول به این کار بسیار کمک می‌کند. در واقع یکی از ملزومات مهم برای تسلط به وظایف حسابدار فروش و هر نوع ردیف شغلی دیگر برای حسابرسی، آشنایی و کار با نرم‌افزارهای مهم در این زمینه است. در صورتی که شما هم به عنوان یک حسابدار یا مدیریت یک مجموعه به دنبال نرم افزارهای حسابداری هستید که برای شما کارآمد باشد، سایت نرم افزار حسابداری محک در دسترس شماست تا بهترین انتخاب را داشته باشید.
سخن پایانی
امید است با مطالب گفته شده یک دید کلی و چشم انداز درست از وظایف یک حسابدار داشته باشید و بتوانید برای مجموعه خود ابزارهای مناسب برای این کار را تهیه کنید.
