دفترداری و حسابداری دو مقوله بسیار مهم برای کسب‌وکارها محسوب می‌شوند و هر صاحب کسب‌وکاری که علاقه‌مند به پیشرفت است، باید این دو مقوله را شناخته و موضع مناسبی درباره آن داشته باشد. متأسفانه عدم شناخت صحیح از این دو مقوله و اشتباه گرفتن این دو حرفه با یکدیگر و استفاده از هر یک به‌جای دیگری باعث شده تا حدومرز این دو جایگاه شغلی با یکدیگر مخلوط شود. در این مقاله با ارائه تعریف جامع و درست از هریک از دو کلیدواژه دفترداری و حسابداری، به بیان تفاوت میان هرکدام خواهیم پرداخت.
دفترداری چیست؟ دفتردار کیست؟
همان‌طور که در مقدمه گفته شد، دفترداری غیر از حسابداری و دفتردار شخصی غیر از حسابدار است(هرچند یک فرد می‌تواند همزمان هم دفتردار باشد و هم حسابدار و هرچند دفترداری و حسابداری بعضی جاها با یکدیگر همپوشانی دارند. با این‌حال با یکدیگر متفاوت هستند. در بخش اول مقاله تمام مفاهیمی که برای توضیح مفهوم دفترداری احتیاج داریم را بررسی خواهیم کرد. پس از بررسی‌های مختلف صورت گرفته متوجه شدیم جامع‌ترین تعریف درباره دفترداری را میتوان اینگونه ارائه داد:
دفترداری ثبت رویدادهای مالی و بخشی از فرایند حسابداری در تجارت است. رویدادهای مالی شامل خرید، فروش، رسید و پرداخت‌های اشخاص حقیقی و اشخاص حقوقی است. چندین روش استاندارد دفترداری وجود دارد، ازجمله سیستم‌های دفترداری یک‌طرفه و دو طرفه. درحالی‌که ممکن است این موارد به‌عنوان حسابداری «واقعی» تلقی شود، هر فرایند برای ثبت رویدادهای مالی یک فرایند حسابداری است.
دفترداری کار یک حسابدار(یا دفتردار) است که رویدادهای روزانه مالی یک تجارت را ثبت می‌کند. آنها معمولاً دفاتر روزانه را(که شامل سوابق فروش، خرید، دریافت و پرداخت) است، می‌نویسند و هر معامله مالی، اعم از نقدی یا اعتباری، را در دفتر روزنامه ثبت می‌کنند و به حساب‌های مربوط در دفتر کل انتقال می‌دهند. دفتر کل مجموعه‌ای از حساب‌های نقدی، فروشندگان، مشتریان و سایر حساب‌ها می‌باشد. پس‌ازآن، یک حسابدار می‌تواند گزارش‌های مالی را از اطلاعات ثبت‌شده توسط دفتردار ایجاد کند. دفترداری عمدتاً به جنبه‌های ثبت سوابق حسابداری مالی اشاره دارد و شامل تهیه اسناد و منابع برای کلیه رویدادها، عملیات و سایر رویدادهای یک تجارت است. دفتردار حساب‌های دفتری را به مرحله تراز آزمایشی می‌رساند، حسابدار بر اساس تراز آزمایشی و دفاتر اقدام به تهیه صورت سود وزیان و ترازنامه و گزارش‌های مالی می‌نماید.
پس بطور خلاصه : دفترداری یعنی ثبت و بایگانی مدون ورودی‌ها و خروجی‌های مالی یک بنگاه اقتصادی و دفتردار متعهد کسی است که با دقت تمام و با استفاده از بروزترین امکانات فرآیند دفترداری را انجام می‌دهد.
تاریخچه دفترداری
قرائن مختلف نشان می‌دهد که دفترداری مربوط به زمان حاضر نیست و ردپای آن را از شش‌هزار سال قبل از میلاد مسیح(ع) میتوان پیدا کرد. مورخان در ویرانه‌های باستانی مانند بابل ردپاهای مختلفی از قراردادهای تجاری و ثبت گزارش‌های مربوط به محصولات کشاورزی و … پیداکرده‌اند.
البته میتوان گفت که دفترداری مدرن در قرن 15 و توسط لوکا پالوچی ارائه شد (این تاریخچه بین دفترداری و حسابداری مشترک است). او در کتابی به نام «همه چیز درباره حساب، هندسه و تناسب» نظام دفترداری دوورودی (در ادامه توضیحات لازم ارائه خواهد شد) را توضیح داد. تلاش‌های لوکا پالوچی موردتقدیر قرار گرفت و در دنیای غرب او را «پدر دفترداری مدرن» می‌شناسند.
البته دفترداری مدرن به‌هیچ‌عنوان به معنای دفترداری با رایانه نیست و استفاده از ابزارهای رایانه‌ای در دفترداری مدت‌های طولانی بعد از تدوین دفترداری مدرن صورت گرفت. در دوران کاغذ و قلم دقت عملکرد دفترداران بسیار مهم بود و دفترداران از روش‌ها و ابتکارات مختلفی که خطای محاسباتی آنها را به کمترین میزان ممکن برساند استفاده می‌کردند.
البته امروز فناوری باعث شده تا ابزارهای مختلف ازجمله نرم‌افزارهای حسابداری در خدمت دفترداری قرار گیرند. این نرم‌افزارها باعث می‌شوند که محاسبات مالی با سرعت بسیار بالا و کمترین میزان خطا انجام گیرد.
البته فناوری به اینجا ختم نمی‌شود. امروزه نرم‌افزارهای ابری روزبه‌روز در حال گسترش یافتن است و همین مسئله باعث شده است نرم‌افزارهای حسابداری ابری نیز در خدمت دفترداری قرار گیرند(این سرفصل‌ها بین دفترداری و حسابداری کاملاً مشترک است) و اطلاعات مربوط به آن توانایی ذخیره‌سازی در محیط ابری اینترنت را داشته و شما می‌توانید بهترین استفاده‌ها را در هرجایی از این ابزارها داشته باشید.
اهمیت دفترداری
با مشاهده موارد زیر با ضرورت دفترداری بیش از پیش آشنا خواهید شد.
محاسبه مالیات
برای پرداخت مالیات لازم است تا میزان سود خالص خود را بدانید و برای فهم این مسئله لازم است تا فهرست درآمدها و هزینه‌های خود را در اختیار داشته باشیم. کتابداری در این حوزه به شما کمک شایانی خواهد داشت.
شفافیت گردش پول
دفترداری دو سیستمی به شما نشان می‌دهد که کسب‌وکار شما چه هزینه‌هایی در چه بخش‌هایی داشته است و همچنین از چه مجرایی به کسب‌وکار شما نقدینگی تزریق‌شده است. دفترداری شفاف به شما نشان می‌دهد که فروش شما بالا رفته یا نه؟ هزینه حمل‌ونقل در کسب‌وکار شما چقدر است؟ آیا برای ماه آینده پول کافی برای پوشش حقوق و دستمزد خواهید داشت؟ و سایر موارد.
موفقیت در کسر مالیات
وجود اطلاعات دقیق و به‌روز یک دفتردار، به شما کمک می‌کند تا نیاز نباشد مالیات اضافه پرداخت کنید. برای این کار لازم است تا اسناد معتبری از صورتهای مالی خود در اختیار داشته باشید و هنگام پرداخت مالیات آنها را ارائه کنید. ازآنجاکه سازمان امور مالیاتی کشور در موارد این‌چنینی بسیار سخت‌گیرانه عمل می‌کند، تنها راه برای آرامش خاطر بیشتر، دفترداری دقیق و منظم است.
موفقیت در اخذ وام و جذب سرمایه
اگر برای رونق کسب‌وکار خودتان لازم دارید از شخص دیگری غیر از خانواده و دوستان وام بگیرید، باید یا خودتان یک دفتردار حرفه‌ای باشید و یا یک دفتردار حرفه‌ای استخدام کنید. داده‌های شفاف دفترداری به شما کمک می‌کند تا بتوانید شرایطی که بانک موردنظر برای اعطای وام به یک کسب‌وکار کوچک در نظر گرفته را راحت‌تر فراهم کنید و همین مسئله به شما کمک می‌کند تا بتوانید اقدامات خوبی را رقم بزنید.
دفترداری صرفاً برای اخذ وام راهگشا نیست و جذب سرمایه نیز در این جایگاه حائز اهمیت است. صاحبان سرمایه علاقه‌مند هستند در جایی سرمایه‌گذاری کنند که اطلاعات شفافی از ایده صاحب کسب‌وکار داشته باشند. اطلاعاتی مانند درآمد، گردش پول، دارایی و بدهی و مواردی از این قبیل (در صورت صحت و شفافیت) به شما کمک می‌کند شانس بیشتری برای جذب سرمایه داشته باشید.
توانایی شناسایی و پیگیری اشتباهات
اگر بخواهید تا انتهای محاسبات مالی برای بررسی نقاط ضعف و اشتباهات مالی مجموعه خود صبر کنید، قطعاً ضرر خواهید کرد. اگر ندانید در چه بخشی از کسب‌وکار خود در هزینه سرمایه زائد و غیرضروری هستید، اگر ندانید چه مانعی بر سر کسب درآمد بیشتر شما وجود دارد، نمی‌توانید موفق شوید و با صرف انرژی زیاد، به دستاوردهای کمی خواهید رسید. وجود یک دفترداری شفاف، کارآمد و به‌روز به شما کمک می‌کند تا بتوانید خیلی زود با اشتباهات و خلل‌های کسب‌وکار خود آشنا شوید و برای آن راه‌حل مناسب پیدا کنید.
تسهیل بودجه‌بندی سالیانه
هنگامی‌که درآمدها و هزینه‌ها به‌درستی سازمان‌دهی شوند، فرآیند بودجه‌بندی تسهیل می‌شود و همه این اقدامات توسط یک دفتردار حرفه‌ای انجام می‌گیرد.
نظم مالی
یک دفتردار اگر بتواند فعالیت‌های مالی خود را به‌درستی انجام دهد، به نظم مالی مجموعه اقتصادی کمک خواهد کرد.
تصمیم‌گیری بهتر و سریع‌تر
محاسبات مالی شفاف باعث می‌شود تصمیمات اقتصادی شرکت شما سریع‌تر و با بررسی جوانب مختلف صورت گیرد و یک دفتردار حرفه‌ای و متعهد می‌تواند در این مسئله به شما کمک کند.
برنامه‌ریزی سال مالی آینده
دفترداری دقیق با ارائه تصویر درست و شفاف از محاسبات مالی سال گذشته به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی بهتری برای سال مالی آینده خود داشته باشید. سال مالی آینده زمانی بهتر و بهینه‌تر بسته خواهد شد که تحلیل دقیقی از نقاط مثبت و منفی سال گذشته مالی وجود داشته باشد.
آرامش ذهنی
هنگامی‌که اطلاعات دقیقی از ورودی‌ها و خروجی‌های مالی داشته باشید و درنتیجه بتوانید راحت‌تر تصمیم بگیرید، به لحاظ ذهنی بسیار آرام خواهید بود و همین آرامش باعث افزایش بهره‌وری شما و کسب‌وکارتان می‌گردد.
فهم چرخه سودآوری در کسب و کار
یکی از ظرافت‌های بسیار مهم در هر کسب‌وکاری آشنایی با چرخه سودآوری در آن کسب‌وکار است. چرخه سودآوری به شما نشان می‌دهد چه محصول یا خدماتی بیشترین سودآوری را دارند. چرخه سودآوری گویای این مطلب است که شما چگونه بتوانید با صرفه‌جویی در هزینه‌ها ازجمله تهیه مواد اولیه، بسته‌بندی، شیوه ارائه خدمات و … هزینه‌های خود را کاهش دهید (و کاهش هزینه یعنی افزایش سودآوری). یک دفتردار متعهد با ارائه درست داده‌های مالی به شما کمک می‌کند تا چرخه سودآوری کسب‌وکار شخصی خود را حدس بزنید و حتی آن را گسترش دهید.
طراحی دقیق‌تر استراتژی کسب‌وکار
استراتژی کسب‌وکار برای رشد شرکت شما بسیار مهم است و از آنجا که هر کسب‌وکاری متناسب با نوع محصول یا خدماتی که ارائه می‌دهد، استراتژی متفاوتی را برمی‌گزیند، شما هم با بررسی داده‌هایی که دفترداری در اختیار شما قرار می‌دهد، می‌توانید بهترین استراتژی را برای کسب‌وکار خود ترسیم کنید. ترسیم این استراتژی به معنای خلق سود بیشتر برای کسب‌وکار شما خواهد بود.
تهیه مقدمات حسابداری حرفه ای
اگر صاحب کسب‌وکار متوسط هستید و به هر دلیل از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده نمی‌کنید، باید حتماً در محل کار خود دفتردار حرفه‌ای داشته باشید. دفتردار حرفه‌ای با ثبت دقیق ورودی‌ها و خروجی‌های مالی زمینه لازم برای فعالیت یک حسابدار حرفه‌ای را فراهم می‌کند. برای اینکه با این ضرورت بیشتر آشنا شوید، در ادامه مقاله با ما همراه باشید و بخش تفاوت‌های دفترداری و حسابداری را مطالعه کنید.
نکته: خیلی از موارد مطرح‌شده در این بخش، بین دفترداری و حسابداری مشترک است؛ منتهی تفاوت در شیوه ذخیره و ارائه داده‌ها است که در ادامه و در بخش تفاوت میان دفترداری و حسابداری آن را بررسی خواهیم کرد.
مراحل پنج‌گانه راه‌اندازی دفترداری در کسب‌وکار شما
احتمالاً شمایی که در حال مطالعه این مقاله هستید، یا خودتان صاحب کسب‌وکار کوچک هستید و یا در یک کسب‌وکار کوچک یا متوسط مشغول فعالیت هستید. در هر دو فرض لازم است که با مراحل راه‌اندازی دفترداری آشنا باشید. در این بخش با 5 مرحله کلی برای راه‌اندازی دفترداری آشنا می‌شویم. بیان این مراحل شاید در ظاهر آسان به نظر برسد، اما عمل به آن نیازمند کار مداوم و پیگیر است. با ما همراه باشید و با این مراحل پنج‌گانه آشنا شوید.
1- ایجاد یک حساب بانکی مستقل برای کسب وکار
اولین قدم برای دفترداری (چه خودتان بخواهید دفتردار کسب‌وکار خود باشید و چه بخواهید در آینده یک دفتردار استخدام کنید) جداسازی حساب‌های بانکی کاری از حساب‌های شخصی است. اگر تمایزی بین این دو وجود نداشته باشد، مشکلات زیادی ایجاد خواهد شد.
اگر حساب شخصی شما با حساب کاری یکی باشد، برای محاسبه مالیات دچار اضطراب خواهید شد و حتی ممکن است نتوانید برای مسئول امور مالیاتی ثابت کنید که مثلاً فلان کسر از پول حساب شما شخصی است و بقیه‌اش مربوط به کسب‌وکار شما است.پس لطفاً همین ابتدا تلاش کنید یک حساب بانکی مجزا داشته باشید و ورودی‌ها و خروجی‌های مالی کسب‌وکار خود را در حساب مجزا پیگیری کنید.
2- انتخاب نظام(سیستم) دفترداری
پس از افتتاح حساب مستقل برای کسب‌وکار خود باید نظام دفترداری خود را انتخاب کنید. دو نظام اصلی در دفترداری وجود دارد (این دو نظام بین دفترداری و حسابداری مشترک است):
الف. تک‌ورودی (Single-Entry): اگر مبتدی هستید و هیچ آشنایی قبلی با دفترداری ندارید، پیشنهاد ما استفاده از نظام تک‌ورودی است. استفاده از این نظام بسیار ساده و ابتدایی است. در این نظام داده‌های مالی صرفاً یک‌بار و با یک عنوان ثبت می‌شوند. در این نظام کل داده‌های شما در قالب هزینه و سود مشخص می‌شود. مثلاً اگر شما ماهیانه بیست میلیون تومان فروش محصول دارید و باید ده میلیون تومان اجاره خانه بدهید، در این دفتر ده میلیون تومان به‌عنوان و هزینه و بیست میلیون تومان به‌عنوان سود مشخص می‌شود.
ب. دو ورودی (Double-Entry): نظام دو ورودی هم پیشرفته‌تر است و هم برای کسب‌وکارهای بزرگتر مناسب‌تر است. در این نظام هر داده مالی دو بار ثبت می‌شود. این نظام از سازوکار خاصی پیروی می‌کند که برای آشنایی بیشتر می‌توانید مقاله «آشنایی با نظامات رایج حسابداری» را مطالعه کنید. (ساختار تک ورودی و دو ورودی بین دفترداری و حسابداری مشترک است).
3- انتخاب نوع دفترداری به لحاظ تعهدی یا نقدی
خیلی از کسب‌وکارها ترجیح می‌دهند مقدار پولی که هم‌اکنون در حساب بانکی آنها وجود دارد را معیار ثروت خود قرار دهند. به این نوع دفترداری نقدی گفته می‌شود. در چنین حالتی اگر مشتری درازای خرید محصول به شما چک بپردازد، تا زمانی که چک نقد نشود، هیچ عددی در دفاتر ثبت نمی‌شود.
دفترداری تعهدی اما اینگونه نیست. در دفترداری تعهدی هرگونه عدد و رقم بالقوه (یعنی پول‌هایی که هنوز نقد نشده‌اند؛ چه دریافتی و چه پرداختی) بلافاصله ثبت می‌شود. در مثال بالا به‌محض خرید مشتری (حتی با چک) پرداختی او در دفتر ثبت می‌شود و نیاز نیست تا هنگام پرداخت مشتری صبر کنیم. این قالب برای کسب‌وکارهای پیشرفته‌تر بهتر است. شما پس از انتخاب نظام دفترداری، باید تعیین کنید که می‌خواهید تعهدی باشید یا نقدی. (این مفهوم نیز بین دفترداری و حسابداری مشترک است).
4- انتخاب ابزارهای مناسب
هر کاری نیازمند ابزارهای مناسب خودش می‌باشد. دفترداری نیز از این قاعده مستثنا نیست. در اختیار داشتن ابزارهای مناسب به شما یا فردی که برای دفترداری استخدام کردید کمک می‌کند تا فرآیند کاری خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهد. برای انجام درست دفترداری به‌طورکلی سه ابزار اصلی وجود دارد:
الف. کاغذ و قلم؛ کاغذ و قلم ابتدایی‌ترین و ساده‌ترین ابزار برای دفترداری است. برای انجام یک دفترداری هوشمندانه باید از دفترهای مخصوص استفاده کرد. دفترهایی که برای انجام محاسبات دفترداری به شما کمک می‌کنند را می‌توانید در تصویر زیر مشاهده کنید.
ب. ابزارهای Office؛ ابزارهای آفیس با توجه به گسترش رایانه‌های همراه و رومیزی بسیار قابل‌استفاده است. خودتان به‌اندازه کافی درباره فواید آفیس و ابزارهای آن مانند اکسل (Excel) اطلاعات دارید و به همین جهت نیازی به توضیحات بیشتر نیست.
پ. نرم‌افزارهای حسابداری؛ نرم‌افزارهای حسابداری نه تنها برای حسابداری مفید است؛ بلکه برای دفترداری هم مفید و ارزشمند است و قابلیت انجام کارهای مربوط به دفترداری را نیز دارد. نرم‌افزار حسابداری محک با کاربری ساده و روان و در عین حال کاملاً دقیق در خدمت شما است تا بتوانید اقدامات مربوط به دفترداری را انجام دهید. درباره دفترداری با نرم‌افزار حسابداری محک در انتهای مقاله توضیحات لازم ارائه خواهد شد.
نکته. موارد ب و پ به صورت ابری و در فضای مجازی قابل انجام شدن هستند. اگر قرار است چندین نفر به فضای کاری شما دسترسی داشته باشند و همچنین اطلاعات شما از خطر پاک شدن در امان باشد، می‌توانید از نسخه های ابری موارد ب و پ استفاده کنید.
نکته. توجه داشته باشید که از ابزارهایی استفاده کنید که در انتهای سال مالی بتوانید اطلاعات دفترداری خود را به مسئول سازمان امور مالیاتی ارائه دهید. پایان سال مالی زمانی است که شما باید تمام اطلاعات مالی خود را به شیوه ای کاملا شفاف در اختیار مسئولین ذی ربط قرار دهید و اگر اطلاعات مالی در نظام دفترداری یا اصلا ثبت نشوند و یا به صورت اشتباه و ناقص ثبت شوند، برای شما دردسرساز خواهد بود. پس تلاش کنید که بهترین استفاده را از این مسئله داشته باشید. برای آشنایی و مطالعه بیشتر درباره ابزارهای دفترداری می‌توانید مقاله «ابزارهای حسابداری» را مطالعه کنید. (این مرحله هم بین دفترداری و حسابداری مشترک است).
5- یک روز را برای دفترداری اختصاص دهید
اگر قرار است خود شما به‌عنوان صاحب کسب‌وکار دفترداری را انجام دهید، باید نظم کاری داشته باشید و نباید اجازه دهید اشتغالات کاری جلوی این کار را بگیرد. برای این مسئله شما می‌توانید یک روز را در هفته به‌صورت اختصاصی به انجام محاسبات دفترداری اختصاص دهید (البته اگر از نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کنید اصلاً به چنین چیزی نیاز ندارید و به‌محض انجام هر تراکنشی می‌توانید آن را ثبت کنید). سعی کنید حتماً برنامه‌ریزی داشته باشید.
ظرافت‌های مربوط به دفترداری
در این بخش به چند نکته مهم درباره دفترداری خواهیم پرداخت (که این جا بین دفترداری و حسابداری اشتراک خاصی نیست).
5.1. هیچ دانش رسمی برای یادگیری دفترداری وجود ندارد. آنچه مهم است، آشنایی یک دفتردار با اصطلاحات مالی و تلاش برای ثبت دقیق داده‌های مالی است.
5.2. فعالیت‌های یک دفتردار معمولاً توسط حسابدار یا صاحب شرکت بررسی و نظارت می‌شود.
5.3. برای تعیین دستمزد یک دفتردار چند عامل اصلی وجود دارد که باید به آن توجه نمود:
الف. میزان کار موجود؛ اگر شما سالیان سال بدون انضباط مالی کار می‌کردید و دفترداری استخدام کردید که باید هفته‌ای حداقل سه روز در محل کار شما حاضر شود، حقوقی که باید به او بپردازید با کسی که هفته‌ای یک روز در محل کار حاضر می‌شود متفاوت است. پس اولین عامل مهم برای تعیین دستمزد، میزان کار یک دفتردار است.
ب. تخصص مالی؛ تخصص مالی عامل دیگری برای تعیین نرخ دستمزد است. اگر کسب‌وکار پیچیده‌ای دارید و ثبت ورودی‌ها و خروجی‌های مالی به ظرافت بیشتری نسبت به یک کسب‌وکار معمولی احتیاج دارد، باید بهای بیشتری درازای آن بپردازید.
پ. تنوع زیاد کالا یا خدمات؛ اگر کالا یا خدمات زیادی می‌فروشید، (خصوصاً تنوع کالا یا خدمات بالایی داشته باشید؛ به گونه‌ای که ریزترین و کوچک‌ترین کالا یا خدمات فروخته‌شده شما نیاز به ثبت داشته باشد) ازآنجا که دفتردار شما باید بیشتر کار کند، علی‌القاعده حقوق بیشتری باید دریافت کند.
5.4. اگر از نرم‌افزار حسابداری معمولی یا نرم‌افزار حسابداری ابری استفاده می‌کنید، برای انجام امور دفترداری می‌توانید دفتردار پاره‌وقت یا دفتردار دور کار استخدام کنید.
حسابداری چیست و حسابدار کیست؟
ازآنجا که در تعریف دفترداری از سایت ویکی‌پدیا کمک گرفتیم، بهتر است برای تعریف حسابداری نیز از همین سایت کمک بگیریم. استفاده از منبع یکسان باعث می‌شود تفاوت بین دفترداری و حسابداری بیشتر خودش را نشان دهد.
«حسابداری اندازه‌گیری، پردازش و ارتباطات اطلاعات مالی و غیرمالی در مورد نهادهای اقتصادی مانند مشاغل و شرکت‌ها است. حسابداری که به آن «زبان تجارت» گفته می‌شود، نتایج فعالیت‌های اقتصادی یک سازمان را اندازه‌گیری می‌کند و این اطلاعات را به کاربران مختلفی ازجمله سرمایه‌گذاران، بستانکاران، مدیریت و تنظیم‌کنندگان منتقل می‌کند. مشاغل حسابداری به‌عنوان حسابدار شناخته می‌شوند. اصطلاحات «حسابداری» و «گزارشگری مالی» اغلب به‌عنوان مترادف استفاده می‌شوند. حسابداری را میتوان به چندین زمینه ازجمله حسابداری مالی، حسابداری مدیریت، حسابرسی خارجی، حسابداری مالیاتی و حسابداری هزینه تقسیم کرد. سیستم‌های اطلاعات حسابداری برای پشتیبانی از عملکردهای حسابداری و فعالیت‌های مرتبط طراحی‌شده‌اند. حسابداری مالی بر گزارش اطلاعات مالی سازمان، ازجمله تهیه صورتهای مالی، به کاربران خارجی اطلاعات، مانند سرمایه‌گذاران، تنظیم‌کنندگان و تأمین‌کنندگان متمرکز است. و حسابداری مدیریت بر اندازه‌گیری، تجزیه‌وتحلیل و گزارش اطلاعات برای استفاده داخلی توسط مدیریت متمرکز است. ثبت معاملات مالی، به‌منظور اینکه خلاصه‌ای از منابع مالی در گزارش‌های مالی ارائه شود، به‌عنوان دفترداری شناخته می‌شود، که سیستم دفترداری دوبل رایج‌ترین سیستم آن است.
حسابداری در اشکال و سطوح مختلف پیچیدگی در طول تاریخ بشر وجود داشته‌است. سیستم حسابداری دوبل که امروزه در اروپا استفاده می‌شود، به ویژه در ونیز، توسعه یافته‌است و معمولاً به ریاضیدان ایتالیایی و روحانی فرانسوی، لوکا پاچیولی نسبت داده می‌شود. امروزه حسابداری توسط سازمانهای حسابداری مانند تنظیم کنندگان استاندارد، شرکتهای حسابداری و نهادهای حرفه ای تسهیل می‌شود. صورتهای مالی معمولاً توسط موسسات حسابداری حسابرسی می‌شود و مطابق با اصول پذیرفته شده حسابداری (GAAP) تهیه می‌شود. GAAP توسط سازمانهای مختلف تنظیم کننده استاندارد مانند هیئت استانداردهای حسابداری مالی (FASB) در ایالات متحده و شورای گزارشگری مالی در انگلستان تنظیم شده‌است. از سال ۲۰۱۲، «همه اقتصادهای بزرگ» برنامه‌هایی برای همگرایی یا پذیرش استانداردهای بین‌المللی گزارشگری مالی (IFRS) دارند».
دفترداری و حسابداری، شباهت‌ها و تفاوت‌ها
با توضیحاتی که تاکنون ارائه شد احتمالاً شباهت‌ها و تفاوت‌های دفترداری و حسابداری را متوجه شده‌اید. یک حسابدار حرفه‌ای شاید بتواند دفتردار باشد، اما یک دفتردار اگر آموزش‌های لازم را ندیده باشد، نمی‌تواند اقدامات مربوط به حسابداری را به‌صورت حرفه‌ای انجام دهد.
اگر بخواهیم تفاوت بین دفترداری و حسابداری را در یک جمله ارائه دهیم، می‌توانیم به جمله یکی از اساتید دانشگاه Wisconsin اکتفا کنیم. کاملاً مختصر و مفید. این استاد دانشگاه معتقد است:
دفترداری برای تولید داده مالی درباره فعالیت‌های یک سازمان ایجاد شده است؛ در حالی که حسابداری برای تبدیل داده های مالی به اطلاعات قابل تحلیل به کار می رود.
یک دفتردار حرفه‌ای خود را ملزم می‌داند تمام ورودی‌ها و خروجی‌های مالی را چه در قالب تک ورودی و چه در قالب دو ورودی ثبت کند؛ درحالی‌که یک حسابدار حرفه‌ای رسالتش را در این می‌بیند که چگونه این داده‌های مالی را تبدیل به صورتهای مالی حرفه‌ای کرده و در مجامع مختلف دولتی و غیردولتی و برای مقاصد مختلف ارائه نموده و بیشترین استفاده را ببرد.
در همین راستا است که استانداردهای حسابداری طراحی‌شده‌اند. استانداردهای حسابداری به ما کمک می‌کنند تا به‌گونه‌ای داده‌های مالی جمع‌آوری‌شده توسط یک دفتردار تبدیل به اطلاعات شوند که در سراسر کشور یا جامعه بین‌المللی قابل رصد و خوانش باشد.
وظایف دفتردار و حسابدار
وظایف یک دفتردار و یک حسابدار را میتوان در این موارد خلاصه کرد:
| وظایف حسابدار | وظایف دفتر دار |
| کار ورود ثبت های تعدیلی را انجام می‌دهد | ثبت و دسته بندی هزینه‌ها و پرداختی‌های روزانه را انجام می‌دهد |
| هزینه های عملیاتی را تجزیه و تحلیل می‌کند | فاکتور مشتریان را صادر کرده و دریافتی‌ها را ثبت می‌کند |
| به صاحب کسب و کار در تصمیم گیری های مالی مشاوره می‌دهد | هر ماه به تطبیق مغایرت‌های بانکی رسیدگی می‌کند |
| صورت های مالی را بازبینی و تحلیل می‌کند | هر ماه صورت های مالی تهیه و آماده می‌کند |
| سلامت مالی شرکت را ارزیابی و پیش بینی می‌کند | به فرآیند حقوق و دستمزد رسیدگی می‌کند |
| ممیزی حساب‌ها را انجام می‌دهد | دفاتر مالی را برای حسابداران آماده می‌کند |
| اظهارنامه مالیاتی را آماده می‌کند، برنامه ریزی مالیاتی می‌کند و مشاوره مالیاتی می‌دهد | مستندات مربوط به پایان سال مالی و موارد مالیاتی را برای حسابداران آماده می‌کند |
دفترداری مجازی چیست؟
دفترداری مجازی به دفترداران اجازه می‌دهد تا به جای کار فیزیکی در دفاتر اداری، از راه دور کار کند. جدا از محل کار، تفاوت زیادی بین خدمات دفترداری معمولی و دفترداری مجازی وجود ندارد. یک دفتردار مجازی از نرم افزار حسابداری رایانه ای برای ارسال تراکنش های مالی، بررسی و به روز رسانی صورت ها و تطبیق حساب ها استفاده می کند.
برای اینکه یک دفتردار مجازی بتواند به امور محوله رسیدگی کند، شرکت یا کسب و کاری که با او همکاری می‌کند به دفتردار اجازه دسترسی از راه دور به سرور، نرم افزار و اسناد مالی خود را می‌دهد. دفتردار مجازی از رایانه خانگی خود به شبکه امن شرکت متصل شده و به اسناد دسترسی پیدا می‌کند. دفترداران مجازی نرم افزار حسابداری شرکت را روی رایانه خود نصب می‌کنند. در اینجا کارفرما باید یک نرم افزار را خریداری و در آن حساب کاربری ایجاد کند. هم کارفرما و هم دفترداران، هر دو باید از یک برنامه و نسخه استفاده کنند تا از انتقال و ارتباط صحیح فایل‌ها اطمینان حاصل شود.
دفترداری و حسابداری با نرم‌افزار حسابداری محک
پس از آشنایی با دفترداری و حسابداری و تفاوت میان آنها نوبت به معرفی یک محصول رد نشدنی برای انجام حرفه‌ای کارهای دفترداری است.همان‌طور که در بخش‌های قبل بیان شد، دفترداری رسالت جمع‌آوری صحیح داده‌ها را بر عهده داشته و حسابداری وظیفه تحلیل داده‌ها و ارائه صورتهای مالی دقیق و متناسب با نیازهای مشتری و نهادهای حکومتی و … را بر عهده دارد.نرم‌افزار حسابداری محک با قابلیت‌های مختلفی که در اختیار شما قرار می‌دهد، به شما اجازه خواهد داد دفترداری و حسابداری را در کنار هم جمع کنید و لذت ببرید.
نرم‌افزار حسابداری محک در کنار شما است و با امکانات مختلف و متعدد خود به شما به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار کوچک و متوسط اجازه می‌دهد که به‌طور همزمان هم یک دفتردار حرفه‌ای باشید و هم یک حسابدار حرفه‌ای. برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزار حسابداری محک و امکانات آن در حوزه فعالیت‌های دفترداری و حسابداری می‌توانید به صفحه محصول نرم‌افزار حسابداری محک مراجعه کنید.
سخن پایانی
آنچه که بیش از دانستن تفاوت‌های دفترداری و حسابداری مهم است، انجام درست هرکدام از دفترداری و حسابداری است. چه دفتردار هستید و چه حسابدار، تلاش کنید در حوزه کاری خود بهترین باشید و دقیق‌ترین خدمت را ارائه کنید.
از آنجا که میان دفترداری و حسابداری تا حد بسیار زیادی همپوشانی وجود دارد، اگر بتوانید هر دو مهارت را بیاموزید و هرکجا قصد استخدام شدن داشتید در رزومه کاری خود به این مسئله اشاره‌کنید، بسیار موفق خواهید بود و شانس بیشتری برای استخدام شدن خواهید داشت. خصوصاً اگر بخواهید از یک نرم‌افزار حسابداری استفاده کنید که همه‌چیز در این صورت ساده‌تر و روان‌تر خواهد بود. گروه نرم‌افزاری محک بهترین‌ها را برای شما آرزومند است. نظرات سازنده شما باعث دلگرمی ما برای تولید محتوای بهتر و خلاقانه‌تر خواهد بود.
