دفترداری و حسابداری دو مقوله بسیار مهم برای کسب و کارها محسوب می‌شوند. وقتی اکثر مردم به تفاوت بین دفترداری و حسابداری فکر می‌کنند، به سختی می‌توانند تمایز بین هر فرایند را مشخص کنند؛ در حالی که دفترداران و حسابداران اهداف مشترکی دارند؛ آنها از کسب و کار شما در مراحل مختلف چرخه مالی حمایت می‌کنند. در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک به بررسی دفترداری و مراحل مختلف آن می‌پردازیم با ما همراه باشید.
فهرست مطالب
تعریف دفترداری و مقایسه با حسابداری
دفترداری (Bookeeping) بیشتر جنبه معاملاتی و اداری دارد و به ثبت تراکنش‌های مالی مربوط می‌شود؛ در حالی که، حسابداری (Accounting) ذهنی‌تر است و بر اساس اصول حسابداری، اطلاعاتی در مورد سلامت مالی کسب و کارتان به شما ارائه می‌دهد. درواقع، دفترداری فرایند ثبت و طبقه‌بندی منظم تراکنش‌های مالی یک سازمان است. مهمترین تمرکز دفترداری، حفظ رکورد دقیق از تمام معاملات پولی یک تجارت است. شرکت‌ها از این اطلاعات برای اتخاذ تصمیمات سرمایه‌گذاری عمده استفاده می‌کنند.
دفترداری چیست؟
دفترداری نیازمند یک دفتردار است تا رویدادهای روزانه مالی را ثبت کند. دفترداران معمولا دفاتر را به صورت روزانه پُر می‌کنند؛ محتویات این دفاتر شامل: سوابق خرید و فروش، دریافت و پرداخت و هر معامله مالی اعم از نقدی یا اعتباری است. آنها این اطلاعات را به حساب‌های مربوط در دفتر کل انتقال می‌دهند؛ دفتر کل مجموعه‌ای از حساب‌های نقدی، فروشندگان، مشتریان و سایر حساب‌ها می‌باشد. پس از آن، یک حسابدار می‌تواند گزارش‌های مالی را از اطلاعات ثبت شده توسط دفتردار ایجاد کند.
آشنایی با مراحل دفترداری
فرایند دفترداری شامل مراحل زیر است:
- شناسایی یک تراکنش مالی
یک تراکنش مالی به هرگونه فعالیت یا رویدادی گفته می شود که باعث تغییر در موقعیت مالی شرکت می شود. برای مثال، خرید یا فروش کالا، پرداخت حقوق کارمندان، دریافت وام یا سود سهام و غیره. برای شناسایی یک تراکنش مالی باید دو شرط را بررسی کرد:
آیا تغییر قابل اندازه گیری است؟ به عبارت دیگر، آیا مقدار تغییر را می توان با واحد پول اندازه گیری کرد؟
آیا تغییر قابل اطمینان است؟ به عبارت دیگر، آیا منبع اطلاعات قابل اعتماد و قابل تأیید است؟
اگر جواب هر دو سوال بله باشد، آنگاه یک تراکنش مالی رخ داده است و باید در دفاتر حسابداری شرکت ثبت شود. در غیر این صورت، تغییر مورد نظر یک تراکنش مالی نیست و نباید در فرایند دفتر داری لحاظ شود. شناسایی دقیق و به موقع این رویدادهای مالی، اولین گام ضروری در فرایند دفترداری است تا بتوان بر اساس آن وضعیت مالی شرکت را به درستی منعکس نمود.
- ثبت تراکنش مالی
پس از شناسایی یک رویداد مالی، اطلاعات و جزئیات آن رویداد باید به طور دقیق و کامل در دفاتر حسابداری ثبت و ضبط شود. این اطلاعات شامل مواردی چون تاریخ وقوع رویداد، مبلغ دقیق تراکنش، نام طرفین درگیر، نوع رویداد (دریافت، پرداخت، خرید، فروش و غیره) و جزئیاتی از این قبیل است. ثبت صحیح و به موقع تراکنش‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات لازم برای تجزیه و تحلیل‌های بعدی و تهیه صورتهای مالی در دسترس باشد.
- تهیه حساب دفتر
تهیه حساب دفتر یکی از مراحل مهم در دفترداری و حسابداری سازمان‌ها و کسب و کارهاست. این مرحله به منظور جمع‌آوری و دسته‌بندی اطلاعات مالی بر اساس نوع حساب‌ها و ثبت آنها در دفتر کل انجام می‌شود. برای تهیه حساب دفتر، چهار گام اساسی باید طی شوند:
- تعیین حساب های معین و کد آن ها بر اساس نمودار حساب ها
- تعیین مانده اول دوره برای هر حساب معین و ثبت آن در ستون بدهکار یا بستانکار
- تعیین مبلغ بدهکار و بستانکار برای هر تراکنش مالی و ثبت آن در ستون مربوطه با اشاره به شماره صفحه دفتر روزنامه
- تعیین مانده پایان دوره برای هر حساب معین و ثبت آن در ستون بدهکار یا بستانکار
- تهیه تراز آزمایشی
تهیه تراز آزمایشی به معنای ارائه یک فهرست از نام و مانده حساب‌های دفتر کل در پایان یک دوره مالی است. هدف از تهیه تراز آزمایشی بررسی توازن بین مجموع مانده‌های بدهکار و بستانکار حساب‌های دفتر کل است. اگر مجموع مانده‌های بدهکار با مجموع مانده‌های بستانکار برابر باشد، به معنی این است که تراکنش‌های مالی به درستی ثبت و منتقل شده‌اند و دفترداری در وضعیت مطلوب قرار دارد. اما اگر توازن مالی وجود نداشته باشد، این نشان‌دهنده وجود خطاها در ثبت تراکنش‌ها است که نیازمند شناسایی و اصلاح است.
تاریخچه دفترداری
دفترداری یکی از کهن‌ترین حرفه‌های بشری به‌شمار می‌رود و ریشه در تمدن‌های باستانی مانند بین‌النهرین، مصر، چین و ایران دارد. از هزاران سال پیش، انسان‌ها برای ثبت و ردیابی فعالیت‌های مالی و تجاری خود به نوعی حسابداری نیاز داشته‌اند.
طی قرن‌های اخیر و با پیشرفت تمدن بشری، دفترداری از یک مهارت ساده به یک حرفه تخصصی و پیچیده تبدیل شده است. استانداردها و قواعد حسابداری تدوین گردید و شاخه‌های مختلفی مانند حسابداری مالی، حسابداری مدیریت، حسابرسی و مالیات شکل گرفت. دفترداری در دوران مدرن، همگام با پیشرفت فناوری، دستخوش تحولات عمده‌ای شده است. رشد روزافزون نرم افزارهای حسابداری و دسترسی فضای ابری، دفترداری را به کلی متحول کرده است.
امروزه با استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری، ثبت و نگهداری داده‌های مالی به سادگی و با سرعت بسیار بیشتری انجام می‌شود. همچنین امکان دسترسی به اطلاعات مالی از راه دور و به صورت برخط، کار دفترداران را آسان‌تر کرده است. این تحولات بزرگ، موجب شد تا دفترداری به ابزاری کارآمدتر برای مدیریت مالی و گزارش‌دهی کسب و کارها تبدیل شود. تاریخچه دفترداری نشان می‌دهد که توانایی سازگاری با تغییرات و فناوری‌های نوین، یکی از ویژگی‌های بارز این حرفه به شمار می‌آید.
دفتردار کیست و چه وظایفی دارد؟
دفتردار مسئول برنامه‌ریزی و اجرای فعالیت‌های اداری و سازمانی در جهت حسابداری، ثبت، آرشیو، پاسخگویی، تنظیم و ساماندهی اطلاعات و اسناد مالی یک سازمان است. دفتردار معمولا به عنوان گلوگاه ارتباط بین مشتریان، بازدیدکنندگان، کارکنان و مدیران عمل می‌کند و وظایف او ممکن است بسته به نوع شغل، شرکت و صنعت متفاوت باشد، اما به طور کلی شامل موارد زیر است:
- ثبت و مدیریت اطلاعات مالی و حسابداری
- تنظیم و برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات و رویدادهای اداری
- ارتباط با مشتریان، بازدیدکنندگان و کارمندان
- تهیه و تحویل گزارشات، ارائه‌ها و اسناد
- استخدام، آموزش و ارزیابی کارمندان جدید
- به‌کارگیری روش‌ها و نظام‌های اداری جدید
مقایسه دفترداری با حسابداری
دفترداری و حسابداری دو حیطه بسیار مهم برای هر سازمان تجاری هستند. به عبارت ساده‌تر، دفترداری مسئولیت ثبت تراکنش‌های مالی را بر عهده دارد؛ در حالی که حسابداری مسئول تفسیر، طبقه‌بندی، تجزیه و تحلیل، گزارش و خلاصه کردن داده‌های مالی است.
دفتردار حساب‌های دفتری را به مرحله تراز آزمایشی می‌رساند؛ حسابدار بر اساس تراز آزمایشی و دفاتر، اقدام به تهیه صورت سود و زیان، ترازنامه و گزارش‌های مالی می‌نماید. درواقع، دفترداری یعنی ثبت و بایگانی مدوّن ورودی‌ها و خروجی‌های مالی یک بنگاه اقتصادی؛ دفتردار متعهد کسی است که با دقت تمام و با استفاده از به‌روزترین امکانات فرآیند دفترداری را انجام می‌دهد.
تفاوت دفترداری و حسابداری
دفترداری و حسابداری دو حوزه مهم در مدیریت مالی سازمان‌ها و کسب و کارها هستند. این دو مفهوم از جنبه های مختلفی با هم تفاوت دارند. در جدول زیر به بررسی این تفاوت ها می پردازیم.
دفترداری حسابداری تعریف شناسایی، اندازه‌گیری و ثبت تراکنش‌های مالی فرایندی برای خلاصه کردن، تفسیر و ابلاغ تراکنش‌های مالی طبقه بندی شده در حساب دفتر. تصمیم‌گیری مدیریت نمی‌تواند بر اساس داده‌های ارائه شده توسط حسابداری تصمیم‌گیری کند بسته به داده‌های ارائه شده توسط حسابداران، مدیریت می‌تواند تصمیمات تجاری حیاتی بگیرد هدف نگهداری صحیح و سیستماتیک سوابق کلیه تراکنش‌های مالی سنجش وضعیت مالی و ارسال بیشتر اطلاعات به مقامات مربوطه تحلیل و بررسی نیاز به تحلیل ندارد از اطلاعات دفترداری برای تجزیه و تحلیل و تفسیر داده‌ها استفاده می‌کند و سپس آنها را در گزارش‌ها جمع‌آوری می‌کند مقایسه دفترداران موظفند در کار خود دقیق و در موضوعات مالی آگاه باشند. کار آنها معمولا توسط یک حسابدار نظارت می‌شود حسابداران با تجربه و تحصیلات کافی می توانند عنوان حسابدار رسمی (CPA) را کسب کنند.
مزایا و معایب شغل دفتر داری
شغل دفترداری نیز همچون سایر مشاغل با مزایا و معایبی همراه است. در ادامه به بررسی مزایا و معایب شغل دفتر داری می پردازیم.
برخی از مزایای شغل دفترداری عبارتند از:
- امکان کار در زمینه‌های مختلف و با شرکت‌های متنوع
- امکان یادگیری مهارت‌های اداری، فناوری اطلاعات و حسابداری
- امکان ارتقاء سطح شغلی و درآمد با کسب تجربه و گواهینامه‌های مرتبط
- امکان کار به صورت پاره‌وقت، تمام‌وقت یا دورکاری
برخی از معایب شغل دفترداری عبارتند از:
- روزمرگی و تکراری بودن برخی از وظایف
- نیاز به دقت و توجه بالا در ثبت و مدیریت اطلاعات
- نیاز به رعایت قوانین و استانداردهای حسابداری
- نیاز به بروزرسانی دائمی دانش و مهارت‌ها
مهارت های لازم برای دفترداری
دفترداری یک شغل کلیدی در مدیریت مالی و اقتصادی شرکت‌ها و سازمان‌ها است و برای انجام آن نیاز به مهارت‌های خاصی دارید. از مهارت‌های لازم برای دفترداری می‌توان به آشنایی با حسابداری اشاره کرد. دفترداران باید این توانایی را داشته باشند تا ترازنامه‌ها، صورتهای مالی و دفترچه‌های حسابداری را تنظیم کنند و معاملات مالی را ثبت کنند. همچنین، مهارت‌های استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری و برنامه هایی مانند Excel و نرم‌افزارهای مالی متداول را نیز باید داشته باشند. در کنار این مهارت‌ها، تونایی تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی نیز بسیار حائز اهمیت است. دفترداران باید بتوانند اطلاعات مالی را تفسیر کرده و به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کمک کنند.
نقش نرم افزارهای حسابداری در بهبود دفترداری
در این مقاله، به این سوال پاسخ دادیم که دفتر داری چیست و چه تفاوتی با حسابداری دارد. دیدیم که دفترداری یک فعالیت تعاملی و اداری، شامل ثبت روزانه تراکنش های مالی است اما حسابداری یک فعالیت ذهنی و مبتنی بر اطلاعات است. هر دو فعالیت برای مدیریت و کنترل مالی یک شرکت ضروری هستند و در کنار یکدیگر می توانند به بهبود عملکرد و رشد شرکت کمک کنند.
به منظور سهولت در انجام این وظایف، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری به عنوان یک راهکار کارآمد همواره پیشنهاد می شود. نرم افزار حسابداری به دفتر داران کمک می کند تا تراکنش های مالی را به صورت خودکار و سریع ثبت، دسته بندی، تجزیه و تحلیل و گزارش کنند. به عبارتی سازمان‌ها و کسب و کارها با کمک نرم افزار حسابداری، به پایداری مالی و رشد کسب و کار خود دست خواهند یافت.
