طراحی سیستم اموال در کسب و کارها نقش مهمی ایفا می‌کند. در حقیقت یکی از کارهای مهمی که از وظایف اصلی مدیران شرکتها محسوب می شود ایجاد سیستم و ساختاری مناسب جهت حفظ و نگهداری دارایی‌های ثابت شرکت می باشد. این مسئله نیاز به طراحی یک سیستم اموال و دارایی‌های ثابت را ضروری می‌کند. در مقاله پیش رو از وب سایت محک سافت در مورد طراحی سیستم اموال توضیحاتی خواهیم داد.
فهرست مطالب
اهداف طراحی سیستم اموال
این سیستم با توجه به شرایط و ویژگی‌های خود اهداف خاصی را دنبال می‌کند. این اهداف عبارتند از:
- برقراری نظم و کنترل برای حفاظت از اموال و دارایی های متعلق به شرکت
- جمع بندی، ثبت و طبقه بندی و تخلیص سابقه دارایی‌ها و تهیه اطلاعات ریالی قابل اتکا
- قابل استناد و ضابطه مند نمودن مراحل دادخواست، تحویل، استقرار، استفاده و برکناری و فروش و تعمیرات دارایی‌های ثابت در شرکتها
- استقرار کنترل‌های داخلی مناسب در مورد خرید، نگهداری و فروش اموال و دارایی‌های ثابت
- طبقه بندی صحیح اموال و دارایی‌های ثابت شرکتها
- استفاده نمودن موثر و صحیح از اموال، تجهیزات، ماشین آلات و در صورت تشخیص و تعیین دارایی‌های که بایستی جایگزین اموال گذشته شده و فروخته شوند.
- مطمئن شدن از کافی بودن استهلاک انباشته منظور شده در حساب‌های شرکت با توجه به نحوه بکارگیری، بازدهی و عمر مفید دارای‌های ثابت
سیستم‌های نرم افزاری و نرم افزار حسابداری مربوط به اموال بسیار کمک کننده هستند. گرچه برای اهداف مربوط به طراحی سیستم اموال، در ابتدا باید به صورت دستی محاسباتی صورت گیرد. اما در نهایت با استفاده از برنامه حسابداری می‌توان مدیریت اموال و حساب‌ها را به عهده گرفت. در عین حال باید دستورالعمل‌های اجرایی را نیز بررسی نمود.
طراحی سیستم اموال و طبقه بندی‌ها
همانگونه که گفته شد گردآوری و طبقه بندی و خلاصه نمودن دارایی‌ها و اطلاعات به منظورهای زیر می باشد که عبارتند از:
- استفاده نمودن از سطوح مختلف مدیریت شرکت برای تخصیص و صرف مناسب منابع مالی شرکت
- ترغیب نمودن کارکنان شرکت در استفاده نمودن بهینه و صحیح از دارایی‌ها
- تهیه اطلاعات مالی قابل اعتماد و انعکاس مناسب آن در صورت‌های مالی بر مبنای قوانین سیستم اموال
- مورد تایید قرار گرفتن دارایی‌های ثابت شرکت منعکس شده در دفاتر شرکت
- مورد تایید قرار گرفتن مالکیت شرکت نسبت به دارایی های موجود ثبت در دفاتر با طراحی سیستم اموال
ثبت سیستم اموال و دارایی های شرکتها به صورت نرم افزار
امروزه بخاطر پیشرفت تکنولوژی و دیجیتالی شدن امور حسابداری نرم افزارهایی جهت ثبت سیستم اموال ثابت شرکت ها طراحی و مورد استفاده قرار می گیرند. نرم افزارهای حسابداری دارای طبقه بندی و تعریف خاص خود می باشند که عبارتند از:
- طبقه بندی نمودن اموال و دارایی‌های شرکت بر اساس گروه، دسته و واحدهای سنجش گوناگون
- امکان آمار گیری اولیه از دارایی‌های سازمان
- امکان تعریف ساختار کدینگ و ثبت به صورت دستی و خودکار
- تعریف واحد ها و محل استقرارهای متفاوت برای کالاهای ثابت شرکتها
ثبت رویدادهای دارایی های ثابت در نرم افزار
این رویدادها در روند طراحی سیستم اموال عبارتند از:
ثبت دارایی بدون استهلاک، استهلاک مستقیم و استهلاک نزولی
درخواست خرید کالا اتوماسیون قبل از خرید شامل درخواست خرید اموال و تایید اموال توسط مدیریت شرکت و فراهم نمودن لیستی از اموال مورد تایید
ثبت قیمت خرید دارایی‌ها، استهلاک انباشته و عمر مفید دارایی‌ها
قابلیت صدور سند اموال و دارایی های شرکت و مشخص نمودن قیمت خرید اموال با قابلیت ثبت رسید به تعداد مشخص شده و افزودن این مشخصات برای هر یک از اموال به صورت اختصاصی مهم است. قابلیت صادر نمودن سند تحویل اموال و مشخص نمودن شخص دریافت کننده دارایی‌ها و ثبت پلاک‌های مربوطه و محل استقرار طراحی سیستم اموال نیز بررسی می شود.
ثبت خروج دارایی‌های شرکت از لیست به صورت انهدام یا فروش
لیست گیری و صورت برداری از دارایی‌های موجود در شرکت با امکان ثبت پلاک قدیم و تاریخ استفاده مفید و استهلاک انباشته دارایی‌های مورد نظر با در نظر گرفتن محل استقرار
سخن آخر
در این مقاله از وب سایت محک سافت ما به بررسی طراحی سیستم اموال پرداخته ایم. اما نکته پایانی این که در طراحی سیستم اموال چه به صورت نرم افزار حسابداری و چه به صورت دستی بایستی کلیه هزینه های جاری در طول یک سال مالی و استهلاک انباشته و هزینه‌ها نیز به صورت دقیق ثبت گردد تا در پایان دوره مالی از لحاظ امور حسابداری به مشکلات و تناقض در ثبت اموال خورد نکنیم.
