شناسه کالا و خدمات کدی است که برای شناسایی دقیق هر کالا یا خدمت در صورتحساب الکترونیکی استفاده میشود. مودیانی که موظف به صدور صورتحساب الکترونیکی هستند باید برای هر ردیف کالا یا خدمت، شناسهای معتبر و متناسب با همان قلم درج کنند. این شناسه به سامانه مودیان کمک میکند نوع کالا یا خدمت، وضعیت مالیات بر ارزش افزوده و نرخ مرتبط با آن را کنترل کند.
فهرست مطالب
بنابراین، صرف وارد کردن یک کد ۱۳ رقمی کافی نیست. شناسه انتخابشده باید در فهرست رسمی وجود داشته باشد و با نوع کالا یا خدمت، تاریخ صدور صورتحساب و نرخ مالیات بر ارزش افزوده آن مطابقت داشته باشد. استفاده از شناسه اشتباه یا نامرتبط میتواند باعث بروز خطا در ثبت یا ارسال صورتحساب الکترونیکی شود.
مسئولیت تخصیص شناسههای کالا و خدمت بر عهده وزارت صنعت، معدن و تجارت است. شناسههای قابل استفاده پس از تعیین وضعیت و نرخ مالیات بر ارزش افزوده، در سامانه شناسه کالا و خدمات سازمان امور مالیاتی منتشر میشوند.
در این مقاله از سیستم حسابداری محک بررسی میکنیم شناسه کالا و خدمات چیست، چه تفاوتی میان شناسه عمومی و اختصاصی وجود دارد، چگونه میتوان شناسه موردنیاز را دریافت یا استعلام کرد و هنگام ثبت آن در صورتحساب الکترونیکی باید به چه نکاتی توجه داشت.
شناسه کالا و خدمات چیست؟
شناسه کالا و خدمات کدی است که برای شناسایی کالا یا خدمت در صورتحساب الکترونیکی استفاده میشود. مودیانی که مکلف به صدور صورتحساب الکترونیکی هستند باید برای هر ردیف کالا یا خدمت، شناسهای معتبر و متناسب با همان قلم در صورتحساب درج کنند. این شناسه به سامانه مودیان کمک میکند نوع کالا یا خدمت، وضعیت مشمولیت مالیات بر ارزش افزوده و نرخ مرتبط با آن را کنترل کند. به همین دلیل، فقط وارد کردن یک عدد ۱۳ رقمی کافی نیست؛ شناسه باید در فهرست رسمی وجود داشته باشد و با نوع کالا یا خدمت، تاریخ صورتحساب و نرخ مالیات آن مطابقت داشته باشد.
مسئولیت تخصیص شناسههای کالا و خدمت با وزارت صنعت، معدن و تجارت است. شناسههای آماده استفاده پس از تعیین وضعیت و نرخ مالیات بر ارزش افزوده در سامانه شناسه کالا و خدمت سازمان امور مالیاتی منتشر میشوند.
شناسه کالا و خدمات چند رقمی است؟
شناسه کالا یا خدمت مورد استفاده در صورتحساب الکترونیکی معمولاً یک کد ۱۳ رقمی است. این کد باید دقیقاً مطابق شناسه منتشرشده در فهرست رسمی ثبت شود. نیازی نیست اجزای این کد را بهصورت دستی تفسیر یا تولید کنید. شناسه را باید از سامانه رسمی جستوجو و بدون تغییر در نرمافزار حسابداری یا صورتحساب وارد کنید. شناسه کالا و خدمت را نباید با شماره بارکد فروشگاهی، کد داخلی کالا در نرمافزار، کد تعرفه گمرکی یا شناسه یکتای حافظه مالیاتی اشتباه گرفت.
تفاوت شناسه عمومی و اختصاصی کالا و خدمات
حساب و کتاب خود را محک بزنید
نرم افزار حسابداری محک ویژه +200 گروه شغلی
دریافت دمو و مشاوره رایگان نرم افزار حسابداری محک
در صورت تمایل به دریافت مشاوره رایگان و مشاهده دمو نرم افزار حسابداری محک، لطفا فرم زیر را تکمیل نمایید.
شناسههای کالا و خدمت به دو شکل عمومی و اختصاصی در دسترس قرار میگیرند.
| معیار | شناسه عمومی | شناسه اختصاصی |
|---|---|---|
| سطح شناسایی | یک گروه کلی از کالاها یا خدمات مشابه | یک کالا یا خدمت مشخص |
| نحوه دسترسی | انتخاب از فهرست شناسههای منتشرشده | دریافت از مسیر مربوط به تولیدکننده، واردکننده یا ارائهدهنده خدمت |
| متولی تخصیص | وزارت صمت | وزارت صمت |
| محل مشاهده نهایی | سامانه شناسه کالا و خدمت | پس از انتشار، سامانه شناسه کالا و خدمت |
| کاربرد | زمانی که شناسه اختصاصی مناسب در دسترس نیست | انتخاب دقیقتر و در اولویت |
| درخواستکننده | مودی آن را از فهرست انتخاب میکند | صاحب صلاحیت کالا یا ارائهدهنده خدمت درخواست میدهد |
شناسه عمومی توسط سازمان امور مالیاتی صادر نمیشود. وزارت صمت فهرست شناسههای عمومی را تهیه میکند و سازمان امور مالیاتی پس از تعیین وضعیت مالیات بر ارزش افزوده، آنها را برای استفاده در صورتحساب منتشر میکند.
طبق راهنمای رسمی، اولویت با استفاده از شناسه اختصاصی است؛ اما اگر شناسه اختصاصی در دسترس نباشد، استفاده از شناسه عمومی مرتبط در شرایط فعلی مجاز است. پیش از صدور صورتحساب باید اعتبار و وضعیت روز شناسه بررسی شود.
چه کسانی باید شناسه اختصاصی کالا دریافت کنند؟
همه فروشندگان مجبور نیستند برای تمام کالاهای خود شخصاً شناسه اختصاصی جدید دریافت کنند.
تولیدکنندگان و واردکنندگان
تولیدکنندگان و واردکنندگانی که صلاحیت آنها در سامانه جامع تجارت تأیید شده است میتوانند برای کالاهای تولیدی یا وارداتی خود شناسه اختصاصی دریافت کنند. تولیدکنندگان و واردکنندگان معمولاً علاوه بر شناسه کالا، باید ساختار فروش، خرید، انبار و مالیات را هم دقیق ثبت کنند؛ در این مسیر نرم افزار حسابداری تولیدی میتواند مدیریت موجودی، تولید و بهای تمامشده را منظمتر کند.
ارائهدهندگان خدمات
ارائهدهنده خدمت میتواند برای خدمت مشخص خود از طریق مرکز ملی شمارهگذاری کالا و خدمات ایران درخواست شناسه اختصاصی خدمت بدهد.
فروشندگان و توزیعکنندگان
فروشندهای که خود تولیدکننده یا واردکننده نیست، باید شناسه کالا را از تولیدکننده، واردکننده یا حلقه قبلی زنجیره تأمین دریافت کند. اگر شناسه اختصاصی کالا در دسترس نباشد، فروشنده میتواند با رعایت ضوابط جاری، شناسه عمومی متناسب را از فهرست رسمی انتخاب کند.
استعلام شناسه کالا و خدمات چگونه انجام میشود؟
پیش از درخواست شناسه جدید، ابتدا بررسی کنید آیا شناسه موردنیاز قبلاً ایجاد و منتشر شده است یا خیر.
برای استعلام شناسه:
- وارد سامانه شناسه کالا و خدمت سازمان امور مالیاتی شوید.
- نوع شناسه را روی کالا یا خدمت قرار دهید.
- نام کالا یا خدمت را با چند عبارت مختلف جستوجو کنید.
- عمومی یا اختصاصی بودن شناسه را بررسی کنید.
- برای کالا، داخلی یا وارداتی بودن را کنترل کنید.
- نرخ مالیات بر ارزش افزوده و تاریخ اعتبار شناسه را ببینید.
- شناسه صحیح را در پرونده کالا یا خدمت نرمافزار خود ذخیره کنید.
هنگام انتخاب شناسه، فقط به مشابهت نام توجه نکنید. ممکن است چند شناسه با عناوین نزدیک اما نرخ مالیاتی، نوع تولید یا کاربرد متفاوت وجود داشته باشند.
نحوه دریافت شناسه کالا و خدمات
روش دریافت شناسه کالا و خدمات به نوع فعالیت مودی بستگی دارد. تولیدکننده یا واردکننده کالا، فروشنده، توزیعکننده و ارائهدهنده خدمات از مسیر یکسانی استفاده نمیکنند.
پیش از شروع، وضعیت خود را در جدول زیر مشخص کنید:
| نوع فعالیت | اقدام مناسب |
|---|---|
| تولیدکننده کالا | دریافت شناسه اختصاصی کالا از سامانه جامع تجارت |
| واردکننده کالا | دریافت شناسه اختصاصی کالا از سامانه جامع تجارت |
| فروشنده یا توزیعکننده | دریافت شناسه از تأمینکننده یا انتخاب شناسه عمومی مرتبط |
| ارائهدهنده خدمت | دریافت شناسه اختصاصی خدمت از مرکز ملی شمارهگذاری |
| مودی فاقد شناسه اختصاصی مناسب | انتخاب شناسه عمومی معتبر از فهرست رسمی |
نکته مهم این است که قبل از ثبت درخواست جدید، ابتدا شناسه کالا یا خدمت را جستوجو کنید. ممکن است شناسه موردنیاز قبلاً توسط تولیدکننده، واردکننده، تشکل صنفی یا ارائهدهنده خدمت ایجاد شده باشد. اگر هنوز مراحل اولیه مالیاتی کسب و کار را انجام ندادهاید، ابتدا راهنمای ثبت نام سامانه مودیان را بررسی کنید.
نحوه دریافت شناسه اختصاصی کالا
تولیدکنندگان و واردکنندگان کالا برای دریافت شناسه اختصاصی باید از طریق سامانه جامع تجارت ایران اقدام کنند. اگر قبلاً برای ثبت تولید، واردات، ثبت سفارش یا سایر فرایندهای تجاری شناسهای دریافت کردهاند، معمولاً نیازی به دریافت شناسه جدید برای همان کالا ندارند و میتوانند پس از کنترل اعتبار، از همان شناسه در صورتحساب الکترونیکی استفاده کنند.
مرحله اول: ثبتنام یا ورود به سامانه جامع تجارت
ابتدا وارد سامانه جامع تجارت به نشانی ntsw.ir شوید. اگر حساب کاربری ندارید، ثبتنام و احراز هویت را تکمیل کنید. کاربران قبلی میتوانند با اطلاعات حساب خود وارد سامانه شوند.
مرحله دوم: فعال کردن نقش تجاری
برای درخواست شناسه اختصاصی، باید نقش مرتبط با فعالیت شما در سامانه تأیید شده باشد. این نقش میتواند شامل تولیدکننده یا واردکننده باشد.
اطلاعات هویتی، مجوزهای فعالیت و مدارک مربوط به نقش تجاری را تکمیل کنید. نوع مدارک بر اساس فعالیت، گروه کالا و وضعیت متقاضی متفاوت است.
مرحله سوم: بررسی وجود شناسه قبلی
پیش از تعریف کالای جدید، نام، برند، مدل یا مشخصات کالا را در بخش استعلام یا جستوجوی شناسه کالا بررسی کنید. اگر برای همان کالا شناسه اختصاصی معتبر وجود دارد، نیازی به ثبت درخواست تکراری نیست. فروشندگان و توزیعکنندگانی که تولیدکننده یا واردکننده نیستند نیز بهتر است شناسه را از حلقه قبلی زنجیره، مانند تأمینکننده، عمدهفروش یا واردکننده دریافت کنند.
مرحله چهارم: انتخاب سرفصل کالایی
اگر شناسه مناسبی پیدا نشد، وارد بخش مربوط به ثبت یا مدیریت شناسه کالا شوید و گروه یا سرفصل متناسب با کالای خود را انتخاب کنید. انتخاب سرفصل اهمیت زیادی دارد؛ زیرا ویژگیهایی که در مراحل بعد باید تکمیل شوند، بر اساس همین گروه کالایی نمایش داده میشوند.
مرحله پنجم: تکمیل مشخصات کالا
مشخصات درخواستی کالا را با اطلاعات واقعی و مدارک تجاری تکمیل کنید. بسته به نوع کالا، ممکن است اطلاعات زیر درخواست شود:
- نام و عنوان کالا
- برند یا نام تجاری
- مدل یا نوع محصول
- کشور سازنده
- واحد اندازهگیری
- مشخصات فنی و توصیفی
- کد تعرفه یا اطلاعات وارداتی
- مجوزها و مدارک مرتبط
- تصویر یا مستندات کالا
تمام کالاها به اطلاعات و مدارک یکسانی نیاز ندارند. بنابراین بهتر است فیلدهای نمایشدادهشده در همان سرفصل را مبنای تکمیل درخواست قرار دهید.
مرحله ششم: ثبت و پیگیری درخواست
پس از بررسی اطلاعات، درخواست را ثبت کنید. وضعیت درخواست از داخل سامانه قابل پیگیری است و اگر نقصی در اطلاعات یا مدارک وجود داشته باشد، باید موارد اعلامشده را اصلاح کنید.
برای صدور شناسه زمان ثابتی نمیتوان تعیین کرد؛ زیرا مدت بررسی به نوع کالا، مدارک، سرفصل انتخابشده و وضعیت درخواست بستگی دارد.
مرحله هفتم: کنترل شناسه در فهرست رسمی
پس از تخصیص شناسه، فقط مشاهده آن در سامانه جامع تجارت کافی نیست. شناسه باید برای استفاده در صورتحساب الکترونیکی، در سامانه شناسه کالا و خدمات سازمان امور مالیاتی نیز قابل مشاهده باشد.
به stuffid.tax.gov.ir مراجعه و این موارد را بررسی کنید:
- شناسه ۱۳ رقمی
- عنوان کالا
- عمومی یا اختصاصی بودن
- داخلی یا وارداتی بودن کالا
- نرخ مالیات بر ارزش افزوده
- وضعیت و تاریخ اعتبار شناسه
سازمان امور مالیاتی تأکید کرده است که شناسه هر ردیف صورتحساب باید از فهرست شناسههای دارای وضعیت و نرخ مالیاتی انتخاب شود.
📥 برای آشنایی کاملتر با فرایند دریافت شناسه اختصاصی کالا (برای تولیدکنندگان و واردکنندگان)، فایلهای راهنمای زیر را دانلود کنید:
نحوه استعلام شناسه اختصاصی کالا
برای استعلام مشخصات یک شناسه اختصاصی کالا میتوان از سامانه جامع تجارت استفاده کرد.
مراحل کلی استعلام عبارتاند از:
- وارد سامانه جامع تجارت شوید.
- بخش «استعلامات» را باز کنید.
- گزینه مربوط به استعلام شناسه کالا را انتخاب کنید.
- نوع یا کد شناسه را وارد کنید.
- گزینه استعلام را بزنید.
- مشخصات شناسنامه کالا را با محصول واقعی مقایسه کنید.
در زمان استعلام فقط به نام کالا توجه نکنید. برند، مدل، نوع تولید، واحد اندازهگیری و سایر ویژگیهای شناسنامه نیز باید با کالای موردنظر مطابقت داشته باشند.
نحوه استفاده از شناسه عمومی کالا
شناسه عمومی کالا برای گروهی از کالاهای مشابه تعریف شده است و به یک محصول، برند یا مدل کاملاً مشخص محدود نمیشود. مودی برای استفاده از شناسه عمومی، درخواست مستقلی ثبت نمیکند. باید شناسه مرتبط را از فهرست منتشرشده انتخاب کند.
مراحل پیدا کردن شناسه عمومی کالا
- وارد سامانه stuffid.tax.gov.ir شوید.
- بخش کالا را انتخاب کنید.
- نام کالا یا گروه کالایی را جستوجو کنید.
- نتایج را بر اساس عمومی یا اختصاصی بودن بررسی کنید.
- عنوان، نوع کالا و نرخ مالیات بر ارزش افزوده را کنترل کنید.
- شناسه ۱۳ رقمی مرتبط را در نرمافزار حسابداری ذخیره کنید.
- پیش از صدور صورتحساب، معتبر بودن شناسه را دوباره بررسی کنید.
اگر نام دقیق کالا را پیدا نکردید، عبارتهای عمومیتر را جستوجو کنید. برای مثال ممکن است نام تجاری محصول در فهرست وجود نداشته باشد، اما گروه کالایی آن ثبت شده باشد. استفاده از شناسه عمومی زمانی مناسب است که شناسه اختصاصی مرتبط در دسترس نباشد. شناسه عمومی باید واقعاً با ماهیت کالا مطابقت داشته باشد و نباید صرفاً برای جلوگیری از خطای سامانه، یک عنوان نامرتبط انتخاب شود.
اگر سرفصل کالای موردنظر وجود نداشت چه کنیم؟
گاهی ممکن است گروه یا سرفصل مرتبط با یک کالا هنوز در سامانه تعریف نشده باشد. در این شرایط، تولیدکننده یا واردکننده باید از مسیر درخواست ایجاد سرفصل در سامانه شناسه کالا اقدام کند.
فرآیند کلی شامل این موارد است:
- بررسی کامل درختواره و سرفصلهای مشابه
- اطمینان از نبود گروه کالایی مناسب
- ثبت درخواست ایجاد سرفصل جدید
- ارائه شرح دقیق کالا و کاربرد آن
- بارگذاری مستندات فنی یا تجاری موردنیاز
- پیگیری درخواست تا ایجاد یا معرفی سرفصل مناسب
- ادامه فرایند دریافت شناسه اختصاصی
تا زمانی که شناسه اختصاصی مناسب ایجاد و در فهرست رسمی منتشر نشده است، مودی میتواند با رعایت ضوابط جاری از شناسه عمومی مرتبط استفاده کند.
نحوه دریافت شناسه اختصاصی خدمت
مسیر دریافت شناسه خدمت با شناسه کالا متفاوت است. ارائهدهندگان خدمات برای درخواست شناسه اختصاصی باید از طریق مرکز ملی شمارهگذاری کالا و خدمات ایران اقدام کنند.
مرحله اول: جستوجوی خدمت
ابتدا وارد سامانه portal.gs1-ir.org شوید و عنوان خدمت را جست و جو کنید. در این سامانه امکان جستوجو و استعلام بر اساس کد خدمت، عنوان خدمت، GTIN و ایرانکد فراهم شده است. ممکن است برای خدمت شما قبلاً شناسه عمومی یا اختصاصی ایجاد شده باشد و نیازی به ثبت درخواست جدید نباشد.
مرحله دوم: ثبتنام در سامانه
اگر شناسه مناسب پیدا نشد، در سامانه مرکز ملی شمارهگذاری ثبتنام کنید. اطلاعات هویتی یا حقوقی ارائهدهنده خدمت و اطلاعات تماس را تکمیل کنید.
مرحله سوم: انتخاب گروه خدمت
از بخش خدمات، درختواره یا گروهی را انتخاب کنید که بیشترین ارتباط را با فعالیت شما دارد. انتخاب عنوان بسیار کلی یا نامرتبط ممکن است باعث شود شناسه تخصیصیافته با خدمت واقعی یا نرخ مالیات آن مطابقت نداشته باشد.
مرحله چهارم: ثبت مشخصات خدمت
اطلاعاتی مانند عنوان خدمت، شرح دقیق، زمینه فعالیت، نوع ارائه و سایر اطلاعات خواستهشده را ثبت کنید. شرح خدمت باید بهاندازه کافی روشن باشد تا ماهیت واقعی آن مشخص شود. برای مثال، عنوان کلی «خدمات مشاوره» ممکن است کافی نباشد و لازم باشد نوع مشاوره یا حوزه تخصصی مشخص شود.
مرحله پنجم: ثبت و پیگیری درخواست
پس از تکمیل اطلاعات، درخواست را ثبت و وضعیت آن را از داخل سامانه پیگیری کنید. در صورت اعلام نقص، اطلاعات یا مدارک موردنیاز را اصلاح کنید.
مرحله ششم: بررسی انتشار شناسه
پس از تخصیص شناسه خدمت، آن را در سامانه شناسه کالا و خدمات سازمان امور مالیاتی جستوجو کنید. تا زمانی که شناسه با وضعیت و نرخ مالیاتی مشخص در فهرست رسمی قابل مشاهده نباشد، نباید بدون کنترل در صورتحساب استفاده شود.
نحوه دریافت شناسه عمومی خدمت
شناسه عمومی خدمت معمولاً توسط خود مودی بهصورت انفرادی ایجاد نمیشود. تشکلهای صنفی، اتحادیهها و انجمنهای مرتبط میتوانند به نمایندگی از اعضای یک حوزه، درخواست ایجاد شناسه عمومی خدمت را مطرح کنند.
اگر برای خدمت شما شناسه عمومی وجود دارد:
- وارد stuffid.tax.gov.ir شوید.
- بخش خدمات را انتخاب کنید.
- عنوان یا گروه خدمت را جستوجو کنید.
- شناسه عمومی مرتبط را انتخاب کنید.
- نرخ مالیات و اعتبار آن را بررسی کنید.
- کد را در نرمافزار حسابداری ثبت کنید.
اگر هیچ شناسه عمومی یا اختصاصی متناسبی وجود ندارد، ابتدا در سامانه مرکز ملی شمارهگذاری، بخش راهنمای شناسایی و درختواره خدمات را بررسی کنید. سپس با تشکل صنفی یا مرجع مرتبط با فعالیت خود برای ایجاد سرفصل یا شناسه عمومی هماهنگ شوید.
کنترل نهایی شناسه قبل از صدور صورتحساب
بعد از دریافت یا انتخاب شناسه، این موارد را بررسی کنید:
| مورد کنترل | نکته |
|---|---|
| تعداد ارقام | شناسه مورد استفاده در صورتحساب باید ۱۳ رقمی باشد |
| نوع قلم | کالا یا خدمت بودن شناسه با ردیف فاکتور مطابقت داشته باشد |
| نوع شناسه | عمومی یا اختصاصی بودن آن مشخص باشد |
| شرح | عنوان شناسه با کالا یا خدمت واقعی مرتبط باشد |
| منشأ کالا | داخلی یا وارداتی بودن درست انتخاب شود |
| نرخ مالیات | نرخ ارزش افزوده با اطلاعات فهرست رسمی مطابقت داشته باشد |
| تاریخ اعتبار | شناسه در تاریخ صدور صورتحساب معتبر باشد |
| انتشار رسمی | شناسه در سامانه سازمان امور مالیاتی قابل مشاهده باشد |
صرف داشتن شناسه اختصاصی یا دریافت آن از تأمینکننده کافی نیست. شناسهای که در صورتحساب ثبت میشود باید در فهرست رسمی دارای وضعیت و نرخ مالیاتی باشد.
خلاصه مسیر دریافت شناسه کالا و خدمات
| وضعیت مودی | مسیر اقدام |
|---|---|
| تولیدکننده کالا | سامانه جامع تجارت ← دریافت شناسه اختصاصی ← کنترل در سامانه مالیاتی |
| واردکننده کالا | سامانه جامع تجارت ← دریافت شناسه اختصاصی ← کنترل در سامانه مالیاتی |
| فروشنده کالا | دریافت شناسه از تأمینکننده یا انتخاب شناسه عمومی |
| ارائهدهنده خدمت | مرکز ملی شمارهگذاری ← درخواست شناسه اختصاصی خدمت |
| خدمت فاقد شناسه عمومی | پیگیری از تشکل صنفی یا درخواست ایجاد سرفصل |
| دارنده GTIN یا ایرانکد | استعلام تناظر در سامانه مرکز ملی شمارهگذاری |
| مودی فاقد شناسه اختصاصی | انتخاب شناسه عمومی مرتبط از فهرست رسمی |
استعلام شناسه با GTIN یا ایران کد
اگر برای کالای خود GTIN یا ایرانکد دارید، میتوانید از خدمات استعلام مرکز ملی شمارهگذاری استفاده کنید.
سامانه مرکز ملی شمارهگذاری امکان استعلام بر اساس موارد زیر را ارائه میکند:
- کد کالا یا GTIN
- کد خدمت
- ایرانکد
- شناسه
- شناسنامه
- عنوان کالا یا خدمت
این قابلیت کمک میکند ابتدا کد موجود و اطلاعات متناظر آن را پیدا کنید و سپس بررسی کنید آیا شناسه قابل استفاده در صورتحساب برای آن منتشر شده است.
جریمه درج نکردن شناسه کالا و خدمات چیست؟
برای «درج نکردن شناسه کالا» عنوان جریمه مستقلی در ماده ۲۲ قانون پایانههای فروشگاهی ذکر نشده است. بااینحال، صورتحساب باید با شناسه صحیح و موجود در فهرست رسمی ارسال شود تا در محاسبات سامانه مورد پذیرش قرار گیرد.
اگر استفاده نکردن از شناسه معتبر باعث شود صورتحساب الکترونیکی صحیح صادر نشود، ممکن است موضوع تحت عنوان عدم صدور صورتحساب الکترونیکی بررسی شود. طبق ماده ۲۲ اصلاحشده، جریمه عدم صدور صورتحساب الکترونیکی معادل ۱۰ درصد مبلغ فروش بدون صورتحساب یا مبلغ ثابت قانونی، هرکدام که بیشتر باشد، تعیین شده است.
بنابراین بهتر است در مقاله نوشته نشود که «هر صورتحساب فاقد شناسه مستقیماً مشمول جریمه ماده ۲۲ است». عبارت دقیقتر این است که شناسه نادرست میتواند موجب نامعتبر شدن یا لحاظ نشدن صورتحساب شود و در صورت تحقق عدم صدور صورتحساب معتبر، جرایم قانونی مربوط مطرح خواهند شد.
ثبت شناسه کالا و خدمات در نرم افزار حسابداری محک
پس از پیدا کردن شناسه مناسب، باید آن را در اطلاعات کالا یا خدمت نرمافزار ثبت کنید تا هنگام صدور صورتحساب الکترونیکی، شناسه مرتبط با هر ردیف به سامانه مودیان ارسال شود. سرویس سامانه مودیان محک امکان ثبت و ارسال صورتحسابهای انتخابشده از داخل نرمافزار را فراهم میکند. همچنین فایلهای شناسه کالا، شناسه خدمت و واحدهای اندازهگیری در صفحه سرویس سامانه مودیان محک در دسترس کاربران قرار گرفتهاند.
این فرایند میتواند شامل موارد زیر باشد:
- تعریف شناسه برای هر کالا یا خدمت
- ذخیره شناسه در پرونده محصول
- درج شناسه در ردیف صورتحساب
- بررسی صورتحساب پیش از ارسال
- ارسال صورتحساب از داخل نرمافزار به سامانه مودیان
- مشاهده و پیگیری وضعیت ارسال
امکانات دقیق به نسخه نرمافزار و سرویس فعالشده بستگی دارد. همچنین ثبت شناسه در نرمافزار به معنی تأیید قطعی صحت آن نیست؛ مودی باید عنوان، نرخ مالیات و اعتبار شناسه را با فهرست رسمی کنترل کند. کسبوکارها میتوانند صورتحسابهای خود را مستقیماً با سرویس سامانه مودیان محک ارسال کنند یا متناسب با نیازشان از خدمات یک شرکت معتمد مالیاتی دارای مجوز استفاده کنند. سرویس سامانه مودیان محک امکان اتصال مستقیم نرمافزار حسابداری محک به سامانه مودیان و ارسال فاکتورها از داخل نرمافزار را فراهم میکند.
جمعبندی
شناسه کالا و خدمات، کدی است که برای شناسایی هر ردیف کالا یا خدمت در صورتحساب الکترونیکی استفاده میشود. مودیانی که مکلف به صدور صورتحساب الکترونیکی هستند باید شناسهای صحیح، معتبر و متناسب با فعالیت خود انتخاب کنند. تولیدکنندگان و واردکنندگان برای دریافت شناسه اختصاصی کالا از سامانه جامع تجارت و ارائهدهندگان خدمات از سامانه مرکز ملی شمارهگذاری کالا و خدمات اقدام میکنند. فروشندگان و توزیعکنندگان نیز میتوانند شناسه را از تأمینکننده دریافت کنند. شناسه عمومی همچنان در صورت نبود شناسه اختصاصی مرتبط قابل استفاده است؛ اما بهتر است قبل از صدور هر صورتحساب، وضعیت شناسه، نرخ مالیات، نوع داخلی یا وارداتی و تاریخ اعتبار آن در سامانه رسمی بررسی شود.
استفاده از نرم افزار حسابداری متصل به سامانه مودیان میتواند ثبت و ارسال شناسهها را سادهتر کند؛ اما انتخاب و کنترل صحت شناسه همچنان اهمیت دارد.
