روزانه ارسال و دریافت نامه‌های اداری رسمی برای بسیاری از شرکت‌ها اتفاق می‌افتد، همچنین همه‌ی شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ اسناد مبادلات تجاری خود را باید بایگانی کنند. دسته‌بندی صحیح نامه‌ها برحسب تاریخ، فرستنده و گیرنده عناوین و جستجوی سریع آن‌ها بسیار مهم است و بر روند اداری شرکت‌ها تأثیر ویژه دارد. اگر به ثبت و بایگانی نامه‌های اداری خود اهمیت می‌دهید و اعتبار شرکت خود را ارزشمند میدانید، حتماً از افزونه سیستم بایگانی اسناد و دبیرخانه محک استفاده کنید؛ زیرا این افزونه به شما کمک می‌کند تمامی اسناد و انواع فایل‌های (صوتی و تصویری و متنی) که در روند تبادلات خود به کار می‌برید ثبت و ضبط کنید، آن‌ها را به‌راحتی به جستجو کنید.
این افزونه با طراحی ساده و کاربری آسان قابلیت ایجاد نظم و سازمان‌دهی اسناد شرکت شما را دارد و اطلاعات کامل از مشخصات فرستنده و گیرنده (مشتریان و پرسنل) شما دارد. بااتصال به نرم‌افزار حسابداری محک یک سیستم دبیرخانه‌ای آنلاین برای شما فراهم می‌آورد تا بتوانید از جابه‌جایی فیزیکی نامه‌ها، پراکندگی اسناد و مصرف بیش‌ازحد کاغذ جلوگیری کنید و آرشیوبندی منظم الکترونیکی استفاده کنید. استفاده از آن باعث افزایش دقت و ضریب اطمینان، از پراکندگی و ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات می‌شود.
این افزونه باهدف بایگانی اسناد به‌صورت الکترونیکی و کمک به کاهش گردش کاغذ و سرعت دسترسی به بایگانی طراحی‌شده است. امکانات این افزونه عبارت‌اند از:
- امکان بایگانی اسناد و فایل‌های مختلف اعم از متنی و صوتی و تصویری و غیره در بانک اطلاعاتی
- امکان باز و ویرایش کردن فایل‌های ذخیره‌شده در بانک اطلاعاتی بدون نیاز به وجود فایل در کامپیوتر
- امکان گروه‌بندی و موضوع‌بندی بایگانی
- ثبت کلیه مشخصات نامه‌های وارده و صادره
- امکان ثبت شماره اندیکاتور و طبقه‌بندی نامه‌ها
- امکان ثبت ارجاعات نامه
- اتصال به بایگانی اسناد برای بایگانی کردن
