چکیده
نرم‌افزار حسابداری برای وکلا، قابلیت‌های اختصاصی و ویژه‌ای دارد که آن را از یک نرم‌افزار حسابداری عمومی متمایز می‌سازد. به همین دلیل، نرم‌افزارهای عمومی با وجود امکانات و مزایای مفید و کاربردی، به‌تنهایی نمی‌توانند پاسخگوی نیاز افراد و شرکت‌های فعال در زمینه‌های قانونی باشند و همین امر، انتخاب یک برنامه حسابداری سفارشی را برای آن‌ها به یک ضرورت تبدیل می‌کند. برخی از این برنامه‌ها مثل PCLaw، CosmoLex و Zola Suite، به‌صورت جداگانه و در قالب یک برنامه مستقل، قابل‌استفاده هستند و برخی دیگر مثل LeanLaw و TimeSolv با نرم‌افزارهای حسابداری پایه مثل Xero و QuickBooks ادغام می‌شوند.
فهرست مطالب
مقدمه
استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری برای وکلا را می‌توانیم لازمه‌ی اجتناب‌ناپذیر شرکت‌های حقوقی بدانیم. با وجود اینکه نرم‌افزارهای عمومی حسابداری می‌توانند تا حدی پاسخگوی نیاز این شرکت‌ها باشند، اما ماهیت اموری که یک شرکت حقوقی با آن‌ها سروکار دارد، امکانات سفارشی‌شده و به‌مراتب پیشرفته‌تری را می‌طلبد که ردیابی زمان و هزینه و رسیدگی به حساب‌های امانی (حسابداری امانی)، نمونه‌هایی از این امور هستند.
اگر شما هم به یک نرم‌افزار حسابداری برای وکلا نیاز دارید، تا انتهای این گفتار را بخوانید تا با 5 مورد از بهترینِ این نرم‌افزارها آشنا شوید. نرم‌افزارهایی بین‌المللی که همه می‌توانند در راستای رفع نیازهای حقوقی از آن‌ها به نحو احسن استفاده کنند.
1. PCLaw
معرفی بهترین نرم‌افزار حسابداری برای وکلا را با برنامه PCLaw آغاز می‌کنیم. اگر در جستجوی یک راهکار نرم‌افزاری کامل و یکپارچه برای شرکت حقوقی‌تان هستید و برای این کار، یک برنامه دسکتاپ را مدنظر دارید، PCLaw بدون تردید یکی از بهترین‌هاست.
این نرم‌افزار حسابداری برای وکلا که توسط شرکت LexisNexis عرضه شده، قابلیت‌های مختلفی را مثل حسابداری عمومی، حسابداری امانی، صدور صورتحساب، مدیریت امور و ردیابی زمان ارائه می‌دهد که علاوه بر قدرت و امکانات فوق‌العاده، قیمت مناسبی هم دارد و در حال حاضر، بیش از 130 هزار وکیل حرفه‌ای از آن استفاده می‌کنند.
مطمئناً هر نرم‌افزاری در کنار مزایا، معایب یا محدودیت‌هایی هم دارد که برنامه PCLaw هم از این قاعده مستثنی نیست. عدم برخورداری از سیستم یکپارچه حقوق و دستمزد و همچنین، دشوار بودن فرایند اشتراک‌گذاری دفاتر و اطلاعات مالی با حسابداران خارجی ازجمله محدودیت‌های این نرم‌افزار حسابداری برای وکلا محسوب می‌شوند.
2. CosmoLex
اگر برای شرکت حقوقی‌تان به نرم‌افزاری نیاز دارید که بر مبنای فضای ابری کار کند و ارائه‌دهنده قابلیت‌هایی مثل حسابداری تجاری، حسابداری امانی، صدور صورتحساب و ابزارهای اختصاصی مدیریت سازمان‌های قانونی باشد، CosmoLex گزینه‌ای ایده‌آل برای شماست. این نرم‌افزار حسابداری برای وکلا، یک راهکار مقرون‌به‌صرفه است که شما را از خرید هر نرم‌افزار حسابداری جانبی دیگر مثل QuickBooks بی‌نیاز می‌کند. شما می‌توانید از این نرم‌افزار ظرف یک دوره آزمایشی 14 روزه به‌طور رایگان استفاده کنید و در صورت رضایت، آن را خریداری نمایید. تضمین استرداد پول بعد از 90 روز، از دیگر آپشن‌های خرید این برنامه است.
سازوکار ابری این نرم‌افزار، امکان دسترسی و استفاده از آن را از طریق گوشی‌های هوشمند امکان‌پذیر می‌سازد. به همین دلیل، حتی حسابداران خارجی و از راه دور نیز می‌توانند بدون هیچ مشکلی وارد این نرم‌افزار شوند. از دیگر مزایای این نرم حسابداری برای وکلا، بخش خدمات مشتریان آن است که به‌صورت رایگان و نامحدود، از مشتریان پشتیبانی می‌کند. این برنامه دارای یک پورتال مخصوص برای موکلین است که مشتریان می‌توانند از طریق سیستم پیام‌رسانی ایمنِ آن با شما ارتباط برقرار نمایند. آن‌ها در این پورتال می‌توانند ضمن بارگذاری اسناد و مدارک، نسبت به پرداخت آنلاین صورت‌حساب‌ها اقدام کنند.
عدم برخورداری از سیستم یکپارچه حقوق و دستمزد، یکی از محدودیت‌های نرم‌افزار CosmoLex است. علاوه بر این، با استناد به ارزیابی‌های انجام‌شده، محیط کاری این برنامه در مقایسه با نرم‌افزاری مثل QuickBooks کاربرپسندی و جذابیت کمتری دارد.
3. LeanLaw
اگر برنامه‌ای مثل QuickBooks Online را می‌پسندید اما به یک سیستم حسابداری قوی نیاز دارید که با قوانین حسابداری امانی انطباق داشته باشد، آنگاه استفاده‌ی ترکیبی از QuickBooks و LeanLaw می‌تواند پاسخگوی نیازتان باشد.
QuickBooks Online را می‌توان در حال حاضر، بهترین نرم‌افزار حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک دانست اما ادغام آن با LeanLaw قابلیت‌های این نرم‌افزار را به شکل چشمگیری ارتقا می‌دهد و QuickBooks را از یک برنامه حسابداری عمومی به یک سیستم حسابداری قانونی بسیار قدرتمند تبدیل می‌کند. این نرم‌افزار حسابداری برای وکلا را می‌توانید با همه ورژن‌های نرم‌افزار QuickBooks غیر از ورژن Self-Employed ادغام کنید.
این نرم‌افزار حسابداری برای وکلا، محیط ساده و کاربرپسندی دارد و استفاده از آن درست مثل QuickBooks Online بسیار آسان است. ازآنجایی‌که این برنامه، یک نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری است، از هر نقطه‌ای می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید. با استفاده از این برنامه می‌توانید علاوه بر ردیابی زمان، نسبت به صدور صورتحساب به‌طور ساعتی، ثابت یا ترکیبی اقدام کنید. فاکتورهای ایجادشده در LeanLaw به‌طور خودکار در QuickBooks ثبت و ذخیره می‌شوند. از دیگر آپشن‌های کاربردی این نرم‌افزار حسابداری برای وکلا، گزارش‌گیری پیشرفته است که در این بخش می‌توانید به اطلاعات ارزشمندی مثل منشأ ایجاد مشتری و درآمد کسب‌شده توسط وکیل، دسترسی داشته باشید. بد نیست بدانید که هر 53 منتقد وب‌سایت QuickBooks Online، در ارزیابی‌شان از این برنامه به آن 5 ستاره کامل را داده‌اند!
از سوی دیگر، احتمالاً متوجه شده‌اید که این نرم‌افزار حسابداری برای وکلا به‌تنهایی نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای حسابداری‌تان باشد و از آن باید در کنار برنامه QuickBooks Online استفاده کنید. قابلیت‌های مدیریتی اختصاصی این برنامه برای سازمان‌های حقوقی، چندان گسترده نیست و برای برقراری ارتباط با مشتریان و اشتراک‌گذاری اسناد و مدارک هم پورتال اختصاصی ندارد.
4. TimeSolv
حتماً نام نرم‌افزار حسابداری Xero را شنیده‌اید. نرم‌افزاری محبوب و کارآمد که افراد و شرکت‌های زیادی از آن استفاده می‌کنند. خبر خوب اینکه شما می‌توانید از طریق ترکیب Xero با نرم‌افزار TimeSolv، آن را از یک برنامه حسابداری عمومی به یک پکیج قدرتمند و اختصاصی برای شرکت حقوقی‌تان تبدیل کنید.
TimeSolv یک نرم‌افزار مبتنی بر ابر است که ردیابی زمان و هزینه را از هر کجا که باشید برایتان به کاری ساده و بی‌دردسر تبدیل می‌کند. این برنامه حسابداری برای وکلا علاوه بر ارائه قابلیت حسابداری امانی، ابزارهایی کاربردی را برای مدیریت بهتر امور موکلین در اختیارتان می‌گذارد. TimeSolv، مدیریت کارآمد پرونده‌ها را مقدور ساخته و امکان دسترسی متمرکز به اطلاعات مختلف هر پرونده مثل موضوع، جزئیات، بودجه، فاکتورها، اسناد و … را فراهم می‌آورد. این نرم‌افزار حسابداری برای وکلا، دارای آپشن استفاده رایگان سی‌روزه و تضمین شش‌ماهه‌ی استرداد مبلغ خرید است. ناگفته نمانَد که برنامه TimeSolv را می‌توانید علاوه بر نرم‌افزار Xero با نرم‌افزارهای دیگری مثل ورژن‌های آنلاین و دسکتاپ QuickBooks نیز ادغام کنید. آموزش عالی به مشتریان و پشتیبانی رایگان، نامحدود و فوق‌العاده از آن‌ها، یکی از وجوه تمایز TimeSolv در مقایسه با برنامه‌های دیگر است.
TimeSolve نیز درست مثل LeanLaw ماهیتِ تکمیلی دارد و برای استفاده از آن حتماً باید به‌طور هم‌زمان از یک نرم‌افزار حسابداری عمومی مثل QuickBooks یا Xero استفاده کنید. فقدان بخش مدیریت روابط مشتری، یکی از محدودیت‌های بزرگ این برنامه محسوب می‌شود؛ در این نرم‌افزار، به تقویم یکپارچه و ماژول اختصاصی برای مدیریت وظایف دسترسی ندارید و به‌منظور بارگذاری اسناد و مدارک موکلین نیز پورتال اختصاصی در نظر گرفته نشده است.
5. Zola Suite
برنامه Zola Suite برای آن دسته از متخصصان یا شرکت‌های حقوقی که در جستجوی یک راهکار چندمنظوره، مبتنی بر ابر و درعین‌حال، ارزان‌قیمت هستند، گزینه‌ای مطلوب بوده که دارای دو ورژن Core و Enterprise است. البته برای استفاده از این نرم‌افزار، باید از برخی قابلیت‌های پیشرفته‌تر، چشم‌پوشی کنید. برای اینکه بیشتر با محیط کار و قابلیت‌های این نرم‌افزار آشنا شوید، می‌توانید برای 10 روز از آن به‌صورت آزمایشی و رایگان استفاده کنید.
ازآنجایی‌که این نرم‌افزار حسابداری برای وکلا، یک نرم‌افزار مبتنی بر ابر است، می‌توانید از طریق ابزارهای مختلفی اعم از دسکتاپ یا موبایل به آن دسترسی داشته باشید. Zola Suite همه انتظارات شما را از یک پکیج حسابداری قانونی برآورده ساخته و قابلیت‌های مختلفی را مثل حسابداری امانی، ردیابی زمان، تنظیم صورتحساب، ایجاد فاکتورهای تلفیقی، دریافت گزارش‌های مربوط به شاخص بهره‌وری، مدیریت سرنخ فروش (Lead)، مدیریت پرونده و … ارائه می‌دهد.
فقدان سیستم یکپارچه حقوق و دستمزد، عدم دسترسی آزادانه‌ی حسابداران خارجی، عدم مدیریت صورت‌حساب‌های پرداخت‌نشده (در ورژن Core) و امکان ثبت حداکثر دو حساب بانکی (در ورژن Core) از مهم‌ترین محدودیت‌های این نرم‌افزار حسابداری برای وکلا محسوب می‌شوند.
سخن آخر
در این گفتار، ضمن معرفی مختصر و مفید 5 مورد از بهترین نرم‌افزارهای حسابداری برای وکلا، به تشریح قابلیت‌ها و نقاط ضعف و قوت هر یک از آن‌ها پرداختیم. اگر هم به دنبال اپلیکیشن‌های موبایلی هستید، گزینه‌های مختلفی در فهرست برنامه اندروید قانون و همین‌طور نرم‌افزار قانون اپل، در دسترستان قرار دارند که می‌توانید از آن‌ها به‌عنوان نرم‌افزارهای حسابدار همراه استفاده کنید.
