کدینگ حسابداری فست فود | آشنایی با این نوع کدینگ و نکات تخصصی آن

کدینگ حسابداری فست فود چیست و چه کاربردی دارد؟

کدینگ حسابداری فست فود شامل تهیه مجموعه‌ای از کدهای طبقه‌بندی شده برای تعریف حساب‌ها در حسابداری این کسب و کارها می‌شود. این طبقه‌بندی شامل تعیین سطح حساب‌ها و همچنین اختصاص کد برای هر دسته و گروه از آنها می‌شود. هر چه یک کسب و کار طرف حساب‌های بیشتری داشته باشد، به کدینگ نسبتا پیشرفته‌تری برای حسابداری آنها نیاز دارد. فرایند کدگذاری با توجه به استانداردهای هر کشور انجام می‌شود و برای همین نمی‌توان یک فرایند جهان‌شمول برای آن در نظر گرفت. این موضوع باعث می‌شود در انتخاب نرم‌افزارها و سیستم‌های حسابداری معمولا سیستم‌های محلی و بومی نسبت به سیستم‌های پیشرفته‌تر بین‌المللی ارجحیت داشته باشند.

فهرست مطالب

کدینگ حسابداری فست فود عاملی است که باعث می‌شود حساب‌ها در حسابداری از یکدیگر تفکیک شوند. این کار باعث می‌شود اسناد مالی و حسابداری که معمولا شامل فاکتور، قبض، سند و مواردی از این دست می‌شوند، تبدیل به داده‌ها یا اطلاعات قابل پردازش شوند. برای مثال بسیاری از شرکت‌های فست فود زنجیره‌ای، با داشتن سیستم‌های حسابداری یکپارچه به خوبی از طریق پردازش داده‌های حسابداری فرصت‌های تجاری را شناسایی می‌کنند. در ادامه این مطلب از وبلاگ محک، کارکرد کدینگ در حسابداری فست فود معرفی شده و سطح‌های کدگذاری و همچنین انواع مختلف روش‌های انجام این کار توضیح داده می‌شود.

مفهوم کدینگ حسابداری فست فود

کدینگ یا کدگذاری به سادگی شامل فرایند جدا کردن حساب‌های مختلف در حسابداری از یکدیگر و اختصاص کد برای آنها است. این کدگذاری می‌تواند با توجه به نیازهای هر کسب و کار محدود یا به نسبت گسترده باشد. در مجموع 4 سطح از کدینگ یا سلسله مراتب کد به صورت استاندارد در ایران پذیرفته شده است که شامل حساب گروه، حساب کل، حساب معین، و حساب تفصیلی می‌شود.

علاوه بر این مجموعه‌ای از روش‌های کدینگ حسابداری فست فود وجود دارند که با توجه به اندازه و ابعاد یک کسب و کار فست فود می‌توانند مورد استفاده قرار بگیرند. بعضی از این روش‌ها که بیشتر در نرم‌افزارهای کامپیوتری و سیستم‌های حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرند شامل روش‌های کدینگ عددی یا سریالی می‌شود. این در حالی است که در بعضی از فست‌ فودها برای خواناتر ساختن کدینگ حساب‌ها از روش‌های کدینگ حفظی و توده‌ای استفاده می‌شود که با استفاده از حروف الفبا ایجاد می‌شوند.

حساب گروه

حساب گروه شامل کلی‌ترین سطح حساب‌ها است که با استفاده از جداسازی منطقی دسته‌های اصلی حساب‌ها در حسابداری تعریف می‌شود. برای مثال «دارایی‌های غیرجاری» شامل یک سطح بسیار کلی از حساب‌های دارایی‌های یک شرکت یا کسب و کار می‌شود که در سطح حساب گروه تعریف شده و برای نمونه کد دو رقمی 12 به آن اختصاص می‌یابد. حساب گروه در کدینگ حسابداری فست فود برای ثبت اصلی‌ترین دسته‌های حسابداری مثل دارایی‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد و معمولا نیازی به وارد کردن آن در سیستم‌های حسابداری به صورت دستی وجود ندارد.

همان طور که پیشتر اشاره شد، به صورت کلی کدینگ حسابدرای شامل جدا کردن ردیف‌های حساب‌ها از یکدیگر می‌شود. آشنایی با روش انجام این کار به کاربران کمک می‌کند درک بهتری از نحوه جداسازی حساب‌ها از یکدیگر داشته باشند. اما در عمل در هنگام استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته مثل سیستم‌های حسابداری محک، از یک کدینگ پیش‌فرض پیشرفته استفاده می‌شود که نیازی به تعریف کردن دستی کدها توسط کاربر ندارد.

حساب کل

حساب کل شامل اولین سطح از حساب‌هایی که می‌شود که اسناد حسابداری در آنها قرار می‌گیرند و مورد پردازش قرار می‌گیرند. این حساب‌ها در کدینگ حسابداری فست فود اغلب به صورت یک کد چهار رقمی تعریف می‌شوند. دو رقم اول از سمت چپ در این کدها، شامل کد حساب گروه شده و دو رقم سمت راست آنها کد اختصاصی کل محسوب می‌شود. برای مثال «اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات» شامل مجموعه حساب‌های مرتبط با این دارایی‌های غیرجاری می‌شود که با کد 1210 تعریف می‌شود. دو رقم سمت چپ یعنی 12 شامل کد حساب گروه دارایی‌های غیر جاری، و کد اختصاصی کل 10 برای اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات مورد استفاده در یک فست فود تعریف می‌شود.

بیشتر سیستم‌های پیشرفته در کدینگ حسابداری فست فود به خاطر انتزاعی بودن سطح گروه آن را به صورت پیش‌فرض در نظر می‌گیرند و از کاربر می‌خواهند حساب‌ها را از سطح حساب کل تعریف کند. در حقیقت این تعریف همان طور که پیشتر اشاره شد در سیستم‌های حسابداری به صورت خودکار انجام می‌شود. آگاهی از نحوه انجام آن اما به کاربران کمک می‌کند درک بهتری از حساب‌ها و نحوه تفکیک آنها از یکدیگر داشته باشند.

حساب معین

درست همان طور که حساب کل زیر حساب گروه قرار می‌گیرد، حساب‌های معین هم در زیر حساب‌های کل تعریف می‌شوند. این دسته از حساب‌ها شامل دسته‌های تفکیک شده حساب‌ها در حسابداری فست فود می‌شوند. برای مثال «تجهیزات آشپزخانه» دسته‌ای از حساب‌ها است که زیر حساب کل «اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات» از گروه حساب دارایی‌های غیر جاری قرار می‌گیرد. که می‌توانیم برای آن کد 121004 را در نظر بگیریم. این کد از ترکیب کد حساب کل اموال، ماشین‌آلات و تجهیزات که 1210 بود با کد اختصاصی معین 04 ایجاد شده است.

بیشتر اسناد و فاکتورهای حسابداری در سطح حساب معین تعریف می‌شوند. این حساب‌ها شامل انواع حساب‌های مورد کاربرد روزمره، هفتگی، و ماهیانه می‌شوند که نقش بسیار مهمی در کارکرد یک کسب و کار فست فود ایفا می‌کنند. این دسته از حساب‌های کاربردی با کد شش رقمی خود شناخته می‌شوند. مواردی مثل تنخواه و همچنین انواع موجودی‌های مختلفی که در یک فست فود تعریف می‌شوند معمولا در سطح حساب معین قرار می‌گیرند. این حساب را می‌توان شامل کاربردی‌ترین حساب‌ها در حسابداری فست‌ فود در نظر گرفت.

حساب تفصیلی

آخرین سطح از کدینگ حسابداری فست فود شامل سطح کدگذاری حساب تفصیلی می‌شود. این سطح هم مانند سطح‌های دیگر به صورت سلسله مراتبی و با ترکیب کد حساب معین با کد اختصاصی تفصیلی تعریف می‌شود. به این ترتیب کد حساب تفصیلی یک کد هشت رقمی است که در آن حساب‌هایی که یک مرحله جزئی‌تر از حساب معین هستند قرار می‌گیرند. معمولا حساب‌های بسیار روزمره و خرد در این دسته قرار می‌گیرند. حساب تفصیلی یکی از ردیف‌های کدینگ حسابداری است که بیشتر در نرم‌افزارهای حسابداری قابلیت استفاده و تعریف دارد. به دلیل خرد بودن محاسبات، معمولا در دفاتر حسابداری سنتی حساب معین آخرین سطح کدینگ محسوب می‌شود.

برای مثال حساب بسیار جزئی «قالب‌های پیتزا» ممکن است در سیستم حسابداری یک فست فود با حساب تفصیلی تعریف شود و شامل کد فرضی 12100408 شود. شش رقم سمت چپ این کد، همان طور که می‌بینید شامل کد حساب معین «تجهیزات آشپزخانه» می‌شود که در بخش قبل دیدیم خودش چطور از ترکیب حساب‌های گروه و کل ایجاد می‌شود. به هر ترتیب لازم است به یاد داشته باشیم که حساب تفصیلی شامل خرد یا جزئی‌ترین حساب‌ها در حسابداری فست فود می‌شود. این کدهای هشت رقمی معمولا برای اشاره به حساب‌ها و اموال کوچک کاربرد دارند.

کدینگ حسابداری فست فود چه ویژگی خاصی دارد؟

هر کسب و کاری با یک سری طرف حساب‌های مشخص به صورت روزانه، هفتگی، و ماهیانه سر و کار دارد. تفاوت کسب و کارها در نوع محصول و خدماتی که عرضه می‌کنند باعث می‌شود نحوه ثبت حساب‌ها و دسته‌بندی آنها با یکدیگر متفاوت باشد. بدیهی است که کدینگ حسابداری یک سینما چندان به درد حسابداری یک صرافی نمی‌خورد. دلیل این موضوع سر و کار داشتن آنها با مجموعه‌ای از حساب‌های متفاوت است.

کدینگ حسابداری فست فود شامل دسته‌بندی منطقی حساب‌های معمول در حسابداری فست فود به کمک ساختارهای کدگذاری عددی یا ترکیبی می‌شود. استفاده از این کدینگ در سیستم حسابداری یک فست فود باعث کاهش پیچیدگی فرایند حسابداری و مدیریت مالی مناسب می‌شود. هنگامی که یک کسب و کار بتواند به خوبی فرایند حسابداری خود را سازماندهی کند، می‌تواند از انواع ابزارهای مدیریت و تحلیل مالی برای بهبود فرایندهای تجاری خود نیز بهره‌مند شود.

به این ترتیب کدینگ حسابداری تخصصی فست فود را می‌توان به عنوان یکی از اجزای مهم در کارکرد تجاری موفق فست فودها در نظر گرفت. این کدینگ به فست فودها اجازه می‌دهد فاکتورها و اسناد مالی خود را که به خودی خود هیچ معنایی ندارند را تبدیل به داده‌های قابل پردازش و تحلیل کنند. آنها با این کار می‌توانند به خوبی فرایند مدیریت مالی را بهبود بخشیده، نقاط قوت و ضعف کار خود را شناخته و در صدد بهبود یا توسعه آنها برآیند.

انواع روش‌های کدینگ حسابداری فست فود

کدینگ حسابداری به سادگی شامل تفکیک و دسته‌بندی حساب‌ها به نحوی است که امکان شناسایی آنها وجود داشته باشد. در حالی که فاکتورها و سندهای مالی روزمره فقط یک سری عدد و رقم بدون معنا هستند، با قرار گرفتن در کدینگ حسابداری تبدیل به ردیف‌های اطلاعاتی می‌شوند. تعیین ساختار کدینگ حسابداری با توجه به ویژگی‌هایی مانند اندازه کسب و کار، میزان گردش مالی، و عرضه خدمات تعیین می‌شود. در حالی که برخی از روش‌های کدینگ از سادگی بسیار زیادی برخوردار هستند، به دلیل محدودیت زیاد نمی‌توان از آنها برای حسابداری یک فست فود متوسط یا حتی کوچک استفاده کرد.

به هر ترتیب در ادامه اصلی‌ترین روش‌های کدینگ حسابداری به ترتیب از روش‌های ساده‌تر به روش‌های پیشرفته‌تر معرفی می‌شود. این روش‌ها شامل انواع دسته‌بندی‌های منطقی با استفاده از اعداد یا حروف، و یا ترکیبی از این دو می‌شوند.

کدینگ حفظی

کدینگ حفظی ساده‌ترین روش کدگذاری است که با استفاده از حرف اول کلمات تشکیل دهنده هر حساب ایجاد می‌شود. این نوع از کدینگ به دلیل سادگی بسیار زیاد محبوبیت زیادی دارد. با این حال این سادگی باعث محدودیت این روش نیز می‌شود. با استفاده از این روش برای مثال حساب «دارایی‌های غیر جاری» با کد «د. غ. ج.» تعریف می‌شود.

همان طور که پیشتر دیدیم، در حسابداری یک کسب و کار اغلب سطح‌های مختلف حساب از طریق ترکیب شدن سطح‌های اصلی ایجاد می‌شوند. استفاده از کدینگ حفظی ممکن است در سطح حساب گروه یا نهایتا حساب کل باعث سازماندهی منطقی حساب‌ها شود، اما اگر قرار باشد هشت حرف الفبا برای اشاره به حساب تفصیلی مورد استفاده قرار بگیرند اوضاع کمی غیر منطقی می‌شود. برای همین معمولا از این نوع کدینگ برای حسابداری کسب و کارهای بسیار کوچک با چند طرف حساب جزئی استفاده می‌شود.

محدودیت دیگر این روش احتمال بالای خطا در آن است. دو عدد متفاوت نمی‌توانند با هم اشتباه گرفته شوند، اما هنگامی که قرار باشد مخفف نام حساب‌ها به عنوان کد آنها در نظر گرفته شود، احتمال تداخل و خطا بسیار زیاد می‌شود. در نتیجه می‌توان گفت کدینگ حفظی در عمل چندان کاربردی ندارد و در کدینگ حسابداری فست فود مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.

کدینگ متوالی

کدینگ متوالی ساده‌ترین روش کدگذاری با کمک اعداد محسوب می‌شود. در این روش که گاهی به آن کدینگ سریالی هم گفته می‌شود، از اعداد برای گذاشتن کد استفاده می‌شود. این روش به دلیل همخوانی با سیستم‌های کامپیوتری و دیجیتال در بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری به صورت پیش‌فرض مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مثال‌هایی که برای معرفی حساب‌های مختلف در این مطلب مطرح شدند همگی از روش کدینگ متوالی پیروی می‌کنند. همان طور که دیدیم در این روش یک عدد دو رقمی برای یک دسته کلی از حساب‌ها اختصاص پیدا می‌کند سپس یک عدد دو رقمی برای وارد کردن حساب‌های جزئی‌تر به این کد اضافه می‌شود. به این ترتیب با کمک روش کدینگ متوالی امکان دسته‌بندی حساب‌ها تا مواردی بسیار جزئی مانند حساب تفصیلی یا حتی موارد جزئی‌تری از حساب تفصیلی نیز ایجاد می‌شود.

کدینگ متوالی را می‌توانیم ساده‌ترین روش تفکیک منطقی و عددی حساب‌ها در حسابداری در نظر بگیریم. این روش معمولا به صورت پیش‌فرض در تمام سیستم‌های حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. به همین دلیل آشنایی با آن به درک بهتر نحوه کار این سیستم‌ها کمک می‌کند. همان طور که پیشتر اشاره شد، سیستم‌های حسابداری معمولا کدینگ حسابداری را به صورت پیش‌فرض انجام می‌دهند. اما بعضی از سیستم‌های پیشرفته مثل نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی محک به کاربر اجازه می‌دهند کدینگ مورد نظر خودش را در سیستم اجرا کند. کدینگ حسابداری فست فود محک به هر حال به نحوی طراحی شده که بهترین کارایی را داشته باشد.

کدینگ سلسله مراتبی

در حالی که دو روش قبلی کدینگ را می‌توان روش‌های ابتدایی در نظر گرفت، کدینگ سلسله‌ مراتبی را می‌توان یکی از روش‌های پیشرفته‌تر کدینگ و اختصاص کد به حساب‌ها تعریف کرد. در این روش از ترکیبی از روش‌های حفظی و متوالی برای ایجاد کدهای قابل شناسایی استفاده می‌شود.

همان طور که در مثال‌ها مشاهده کردیم، ساختار کدینگ حسابداری فست فود اغلب به صورت سلسله مراتبی یا درختی تعریف می‌شود. در این روش هر سطح با یک کد تعریف شده و سطح‌های مختلف زیر هم قرار می‌گیرند. روش سلسله مراتبی یکی از روش‌های منطقی برای دسته‌بندی حساب‌ها است که به حسابدار جای کار زیادی نیز می‌دهد.

در سیستم‌های پیشرفته حسابداری نیز به صورت پیش‌فرض از کدینگ سلسله مراتبی برای کدینگ حسابداری فست فود استفاده می‌شود. به کمک این روش کسب و کارهای فست فود می‌توانند به شکلی دقیق کلیه محاسبات حسابداری خود را کدگذاری و سازماندهی کنند. استفاده درست از این روش کدینگ نیاز به دانش حسابداری بالایی دارد که در سیستم‌های پیشرفته حسابداری مانند محک مورد توجه قرار گرفته است. به کمک سیستم حسابداری فست فود محک امکان استفاده از این نوع کدینگ پیشرفته بدون نیاز به وارد کردن مقادیر به صورت دستی وجود دارد.

کدینگ توده‌ای

روش کدینگ توده‌ای یک روش کدینگ سلسله مراتبی است که در آن فقط از اعداد برای کدگذاری استفاده می‌شود. این روش همان روشی است که در بیشتر سیستم‌های حسابداری پیشرفته به صورت پیش‌فرض صورت می‌گیرد و از مزیت قابل فهم بودن در این سیستم‌ها برخوردار است.

همان طور که در مثال‌ها دیدیم، در این روش یک عدد به هر دسته یا سطح از حساب‌ها تعلق می‌گیرد و سطح بعدی با اضافه شدن یک عدد دو رقمی به سطح قبلی ایجاد می‌شود. از آنجا که کلیه حساب‌ها در این روش کدگذاری به عدد تبدیل می‌شوند، احتمال خطا یا تداخل حساب‌ها در آن به حداقل ممکن کاهش پیدا می‌کند.

ساختار کدینگ توده‌ای با توجه به استانداردهای محلی تعیین می‌شود. به همین دلیل هیچ ساختار جهانشمولی برای این نوع کدینگ وجود ندارد. استانداردهای محلی با توجه به عوامل محیطی تعیین می‌شوند که در کشورهای مختلف متفاوت هستند. برای مثال نرخ مالیات یا دستمزد از جمله عواملی هستند که در حسابداری از حساسیت بسیار بالایی برخوردار هستند. سیستم‌های پیشرفته حسابداری به دلیل محاسبه درست این مقادیر است که محبوبیت دارند. این یکی از اصلی‌ترین دلایل توجه کسب و کارها به محصولات حسابداری بومی است.

روش وجهی

آخرین روش کدینگ حسابداری روش وجهی است. در این روش هر سطح حساب به عنوان یک وجه در نظر گرفته می‌شود که می‌تواند با یکی از روش‌های بالا کدگذاری شود. این روش را می‌توان پیشرفته‌ترین روش کدینگ حسابداری در نظر گرفت که در آن امکان استفاده از تمام روش‌های دیگر نیز وجود دارد. این روش محدودیتی در استفاده ندارد و می‌توان از آن برای حسابداری مجموعه‌های به نسبت عظیمی از اطلاعات حسابداری استفاده کرد.

روش وجهی یکی از روش‌هایی است که مدیران مالی متبحر و مجرب از آن برای سازماندهی درست حساب‌ها در یک کسب و کار استفاده می‌کنند. آنها برای این کار نیاز به درکی عمیق از کسب و کار و فرایند حسابداری آن دارند. در حالی که استفاده از روش وجهی به شکل درست می‌تواند باعث تبدیل محاسبات حسابداری به فعالیتی مفید و تحلیلی شود، استفاده اشتباه از آن می‌تواند باعث به هم ریختگی بیشتر حساب‌ها شود.

به هر ترتیب کاربرانی که از سیستم‌های پیشرفته حسابداری مانند نرم‌افزار حسابداری تخصصی محک استفاده می‌کنند می‌توانند کدینگ پیش‌فرض این سیستم را اصلاح کرده و از روش وجهی یا هر روش دیگری برای کدینگ حسابداری فست فود استفاده کنند. نکته مهم در این مورد توجه به هماهنگی و یکپارچگی حساب‌ها و کدینگ آنها است.

چه کسی کدینگ حسابداری فست فود را انجام می‌دهد؟

همان طور که پیشتر اشاره شد، وظیفه کدینگ حسابداری یکی از کلیدی‌ترین وظایف اولیه در طراحی یک سیستم حسابداری است که توسط مدیران مالی و حسابداران با تجربه انجام می‌شود. این موضوع باعث می‌شود دسترسی کسب و کارهای نوپا یا کوچک به سیستم کدینگ مناسب تا حد زیادی سخت شود. کسب و کارهای فست فود برای دسترسی به یک سیستم مناسب حسابداری به این ترتیب دو راه در پیش دارند:

• دپارتمان حسابداری ایجاد کنند
• نرم‌افزار حسابداری تخصصی خریداری کنند

در حقیقت این دو راه با یکدیگر تداخلی ندارند چرا که دپارتمان‌های حسابداری نیز با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی محاسبات را انجام می‌دهند. با این حال، خریدن یک نرم‌افزار حسابداری تخصصی برای اطمینان از محاسبه درست امور مالی گزینه منطقی‌تری برای فست فودها در ابتدای راه محسوب می‌شود.

کدینگ حسابداری فست فود فرایندی است که در آن لازم است به ویژگی‌های کلیدی این صنف و کسب و کار توجه شود. تفاوت یک سیستم حسابداری پیشرفته تخصصی با یک سیستم حسابداری عمومی در همین توجه به جزئیات و ریزه‌کاری‌های حسابداری است. نرم‌افزار حسابداری فست فود محک از جمله نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی است که با توجه به ویژگی‌های بومی حسابداری فست فودها طراحی شده است. در طراحی این محصول انواع امکانات مورد نیاز فست فودها و کسب و کارهای مشابه به خوبی تحلیل و عرضه شده است. با وجود این سیستم حسابداری می‌توانید حسابداری فست فود خود را به شکلی قابل مقایسه با استفاده از یک دپارتمان حسابداری انجام دهید.

سخن پایانی

یکی از نکات کلیدی در طراحی یک سیستم حسابداری مناسب یک کسب و کار، از جمله فست فودها، استفاده از کدینگ حسابداری مناسب است. کدینگ حسابداری فست فود همان فرایندی است که باعث می‌شود حسابداری یک فست فود امکان‌پذیر شود. یعنی بدون وجود کدینگ حسابداری مناسب، امکان طبقه‌بندی و سازماندهی حساب‌ها به نحوی که عملیات حسابداری معنا داشته باشد نیز وجود ندارد.

کدینگ حسابداری چیزی جز جدا کردن منطقی حساب‌ها از یکدیگر نیست. با این حال روش‌های مختلفی برای این کار وجود دارد که در این مطلب برخی از مهم‌ترین آنها پوشش داده شد. همچنین استانداردهای مختلفی برای سطح‌های حساب وجود دارد که استاندارد مورد استفاده در ایران در این مطلب بررسی شد. در نهایت می‌توان گفت کدینگ حسابداری فست فود از اهمیت زیادی در کارکرد مناسب یک سیستم حسابداری برخوردار است. این کدینگ در سیستم‌های پیشرفته حسابداری تخصصی محک با مطالعه دقیق فست فودهای بومی انجام شده است.