وقتی کسی تصمیم به راه اندازی فست فود می‌گیرد، مخصوصاً برای اولین بار، معمولاً اشتیاق به غذا همراه با مهمان‌نوازی شما را تحریک به این کار می‌کند. در حالی فکر می‌کنید که داشتن یک سرآشپز خوب و مکانی عالی برگ برنده شماست، اما این موارد کافی نیستند. غالباً در طول سال اول کسب و کارها در این زمینه شکست می‌خورند که معمولاً به دلیل تصمیمات و عملکردهای بد است. هنگام شروع به کار، خرید نرم افزار حسابداری فست فود خوب، بهترین راه برای زنده ماندن کسب و کار شماست، زیرا نمی‌توان از اهمیت حساب و کتاب غافل شد.
فهرست مطالب
توسعه سیستم حسابداری برای یک فست فود مانند راه‌اندازی سیستم حسابداری برای هر شغل دیگری است، اما تفاوتها و اصول مهمی دارد که باید در نظر گرفت و در ادامه به آنها پرداخته‌ایم.
اهمیت حسابداری فست فود
در ابتدای امر باید گفت که رستوران‌ها از هر نوعی دارای حاشیه سود ناچیزی هستند، بنابراین بالا نگه‌داشتن شاخص‌های اصلی عملکرد (KPI) ضروری است. اینجاست که یک سیستم حسابداری مناسب نقش مهمی پیدا می‌کند و به ضرورت اولیه تبدیل می‌شود. همچنین بدون سیستم حسابداری برای فست فود خود، شما اطلاعاتی را در اختیار ندارید که برای تصمیم‌گیری بهتر اقدام کنید.
سیستم حسابداری فست فود شما کلیه معاملات مالی رستوران‌تان را ردیابی می‌کند، گزارش‌های مالی را براساس بر اساس خرید مواد اولیه و فروش تنظیم می‌کند. این سیستم همچنین اطلاعات مناسب را برای مالیات جمع‌آوری می‌کند و خلاصه‌ای از اطلاعات را در قالبی که بتوانید به سادگی درک کنید، خلاصه می‌کند. با استفاده از این اطلاعات می‌توانید تصمیمات مالی مناسبی برای فست فود خود را بگیرید که هزینه‌های شما را به حداقل برساند، سود شما را به حداکثر برساند و مشتریان خود را راضی نگه دارید.
حسابداری فست فود چگونه است و چگونه باید راه‌اندازی شود؟
برای درک اینکه سیستم حسابداری مورد نیاز فست فود چگونه کار می‌کند، باید با مراحل راه‌اندازی آن آشنا شوید. برای راه اندازی یک سیستم حسابداری در فست فود خود ضروری است که مراحل زیر را به دقت دنبال کنید.
یک حسابدار استخدام کنید
تا زمانی که به عنوان یک سرآشپز یا صاحب رستوران حسابدار یا دفتردار نباشید، برای راه اندازی سیستم حسابداری فست فود نیاز به کمک خواهید داشت. حتی کوچکترین کافی‌شاپ‌ها باید سوابق مالی خود را نگهداری کنند تا بتوانند مالیات خود را ثبت کرده و تصمیمات خوبی برای ادامه کار کسب و کار بگیرند. شما باید برای استخدام یک حسابدار داخلی اقدام کنید و اگر بودجه این کار را ندارید تصمیم جدی برای برون‌سپاری حسابداری بگیرید.
توجه داشته باشید که تفاوتی اساسی بین دفترداری و حسابداری وجود دارد. دفترداری، فرآیند ثبت معاملات مالی و سازماندهی رسید و سایر اسناد است. در حالی که حسابداری عملی است برای تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی و تهیه گزارش برای قابل فهم؛ بنابراین بهتر است در کنار دفتردار، حتماً حسابدار هم داشته باشید. چنانچه از بدو ورود به این عرصه نیز به فکر افتتاح شعب مختلفی از فست فود خود هستید، به جای یک حسابدار نیاز به تیم حسابداری قوی خواهید داشت تا بتوانند از پس حجم کار بربیایند.
یک نرم افزار کارآمد برای حسابداری فست فود انتخاب کنید
داشتن حسابدار بدون ابزار مناسب مانند این است که یک جراح را در یک عمل حساس بدون وسایل لازم رها کنید. گرچه به صورت کاغذی و سنتی می‌توان امور حسابداری را انجام داد، اما امروزه تعدادی زیادی نرم افزاری قوی برای انجام این کار وجود دارد. بهتر است شما یکی از آنها را انتخاب کنید که یادگیری و استفاده از آن آسان باشد اما ویژگیهای گزارش دهی و تجزیه و تحلیل مالی قوی را ارائه دهد. شما باید نرم‌افزاری را در نظر بگیرید که صورتهای سود و زیان (درآمد) و سایر صورتهای مالی را تولید می‌کند. این نرم افزار همچنین باید از ویژگیهای مدیریت موجودی برخوردار باشد و همچنین در صورت امکان باید با نرم‌افزار مربوط به حقوق و دستمزد ادغام شود.
از یک نرم افزار حسابداری استفاده کنید که برای ساده‌سازی وظایف ورود اطلاعات، ایجاد فاکتورهای سفارشی، پیگیری درآمد، ایجاد صورت سود و زیان منظم و بررسی جریان وجوه خود کارا باشد. همچنین نرم افزار ایده‌آل حسابداری برای یک فست فود باید از ویژگیهای گزارشدهی قوی برخوردار بوده ، استفاده از آن آسان باشد و به شما امکان دسترسی به داده‌ها را در هر زمان و هر مکان بدهید.
از دیگر ویژگیهای مهم نرم افزار کارآمد برای حسابداری فست فود می‌توان به امکان درج و صدور صورتحساب، ثبت حسابهای دریافتنی و مدیریت پرداختی‌ها، و برنامه‌ریزی منو اشاره کرد. حسابدار شما می‌توانند در مورد بسته نرم‌افزاری که باید انتخاب کنید به شما مشاوره دهند. با این وجود پیشنهاد ما به شما خرید نرم افزار شرکتی مجموعه محک است که تمام ویژگیهای ذکر شده را به صورت عالی در خود دارد و می‌تواند رضایت شما را جلب کند.
مشخص کردن سیستم حقوق و دستمزد
ایده خوبی است که سیستم حقوق و دستمزد خود را به حسابدار یا یک سرویس ارائه دهنده سیستم حقوق و دستمزد برون سپاری کنید. این امر از جهات مختلف دارای اهمیت است زیرا بخشی از درآمد شما صرف این کار خواهد شد و در کنار آن برای پرداخت مالیات به شفاف بودن این بخش از کار خود نیز نیاز دارید. فراموش نکنید که پیگیری حقوق و دستمزد در این صنعت می‌تواند چالش برانگیز باشد؛ زیرا روند پیگیری ساعت کارمندان با توجه به شیفتی بودن و تعداد زیاد کارکنان از بخش تهیه غذا تا دلیوری و امور اداری، پیچیده است. بدون شک یک حسابدار حرفه‌ای با کمک نرم افزار کارآمد به راحتی از پس این کار برمی‌آید.
انتخاب روش حسابداری فست فود
شما به عنوان صاحب یا مدیریت یک فست فود باید در مورد سازوکار و روش حسابداری مجموعه خود نیز تصمیم‌گیری کنید. بهتر است که این تصمیم مهم با مشورت یک تیم حسابداری و همزمان با انتخاب نرم افزار حسابداری همراه باشد. زیرا در صورت همخوانی نداشتن نرم افزار حسابداری با روش شما هزینه تهیه آن را بیهوده از دست داده‌اید.
برای نظم بخشیدن به حساب وکتاب‌های یک مجموعه اینچنینی اغلب از روش ورود اطلاعات مالی یک مرحله و یا دو مرحله استفاده می‌شود. از آنجا که فعالیت در صنعت رستوران داری در هر شکلی از آن، در گرو اطلاع از موجودی کالا (مواد اولیه و میزان غذا) است، معمولاً ثبت اطلاعات در دفاتر به روش دوگانه توصیه می‌شود.
همچنین در مورد انتخاب روش حسابداری فست فود که مدنظر دارید باید از بین حسابداری نقدی یا تعهدی یکی را انتخاب کنید.
در روش حسابداری نقدی اصل بر این است که هیچگونه اطلاعات مالی در دفاتر ثبت نشود تا وقتی که وجه نقد دریافت و پرداخت شود. در مقابل روش حسابداری تعهدی قرار دارد که منوط به ثبت اطلاعات تنها در صورت دریافت و پرداخت وجه نقد نیست و کوچکترین اطلاعات مالی در این روش ثبت شده و دارای اهمیت است. در واقع حسابداری تعهدی تصویر مالی دقیق‌تری را به شما ارائه می‌دهد، زیرا درآمد و هزینه را به محض وقوع معاملات ثبت می‌کند.
انتخاب سیستم مدیریت فروش (POS)
گام بعدی که در سیستم حسابداری فست فود خود باید به آن توجه داشته باشید، انتخاب یک سیستم مدیریت فروش چه برای مشتریان داخل رستوران و چه برای پرداخت در محل است. در واقع مجموعه‌های فعال در این زمینه برای ردیابی فروش خود که بخش مهمی از درآمد آنهاست، به نرم افزار POS نیاز دارند که با نرم افزار حسابداری آنها همخوانی داشته باشد. این امر مدیریت فروش و ثبت اطلاعات مالی در کمترین زمان را ممکن خواهد کرد.
خواه یک نانوایی کوچک داشته باشید یا یک رستوران خوب، به یک سیستم POS برای مدیریت پول نقد، ارسال رسید از طریق متن یا پست الکترونیکی، مدیریت موجودی کالا، مدیریت سفارش احتیاج دارید. سیستمی را انتخاب کنید که به راحتی برای کارمندان و مشتریان استفاده شود و همانگونه که اشاره شد به راحتی با نرم افزار حسابداری شما ارتباط برقرار کند.
تهیه یک لیست از نمودار حساب
نمودار حسابها لیستی از پنج دسته حساب مالی هستند که برای حسابداری فست فود شما دارای اهمیت بسیار زیادی بوده و صورت سود و ترازنامه را تشکیل می‌دهد. این حسابها شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمد و هزینه‌ها هستند. از آنجایی که مفهوم دارایی، هزینه جاری و موارد دیگر در یک رستوران دارای ابعاد گسترده‌ای است و به صورت لحظه‌ای نیاز به ثبت اطلاعات مربوط به آنهاست، یک نرم افزار حسابداری قدرتمند تهیه این نمودارها و کاهش خطا در ثبت اطلاعات مالی را کاهش خواهد داد.
چگونه می‌توان جریان مالی در یک فست فود را پیگیری کرد؟
همانگونه که دیدید داشتن یک سیستم حسابداری قدرتمند به خصوص با توجه به حسابهای خاصی که برای یک رستوران وجود دارد، مهم است. حال ممکن است سوال شود که چطور می‌توان جریان مالی را در یک سیستم حسابداری کنترل کرد و چه مواردی را باید در نظر داشت؟ پاسخ این سوال و موارد مهمی که باید در نظر داشته باشید، در ادامه ذکر شده است.
حقوق و دستمزد
همانطور که اشاره شد مشکل‌ترین گزارش در رستوران‌ها مربوط به حقوق و دستمزد کارگران و کارمندان است. زیرا ممکن است کارگران تمام وقت و نیمه وقت با نرخ متفاوت حقوق در مجموعه شما در حال فعالیت باشند که به حسابداری دقیق نیاز دارد تا جریان مالی را زیر نظر داشته باشید.
فهرست موجودی
حسابداری فست فود فقط مربوط به جریان پول نیست. موجودی شما در یک رستوران از دو کلاس گسترده تشکیل می‌شود: غذا و لوازم. باید موجودی خود در این دو حیطه را پیگیری کنید تا مواد غذایی اولیه یا آماده شده زیادی نداشته باشید، که در نهایت به زباله تبدیل می شود یا بسیار کم، که به فروش شما آسیب برساند. همچنین بخشی از هزینه شما صرف خرید لوازم از مبلمان و قاشق چنگال تا لوازم آشپزی می‌شود که اطلاع از موجودی آنها نیز ضروری خواهد بود.
حسابهای قابل پرداخت
حسابهای پرداختنی همان چیزی است که به تأمین کنندگان خود بدهکار هستید و در ترازنامه شما ذکر شده است. هنگام دریافت فاکتور، آن را در نرم افزار حسابداری فست فود خود وارد کنید. به این ترتیب در پرداخت قبوض و بدهی خود تأخیر نخواهید کرد. همچنین رابطه خوب با تأمین کنندگان و فروشندگان، به روند روان تجارت شما کمک می‌کند.
جریان نقدی
میزان پول نقد وارد و خارج از تجارت خود را ثبت کنید. این دانستن جریان نقدینگی خود به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و فصلی مفید است. تهیه دو صورت برای بودجه نقدی و صورت وضعیت وجوه نقد به شما کمک می‌کند تا جریان نقدینگی خود را ردیابی کنید. این امر از یک جهت دیگر نیز برای صاحب رستوران مهم است، زیرا مطلع خواهد شد میزان دقیق فروش از طریق غذا و نوشیدنی چقدر است. با استفاده از نرم افزار حسابداری می‌توانید این موارد را به وعده‌های غذایی خوراکی، نوشیدنی و حتی موارد مختلف منو تقسیم کنید و از میزان فروش به صورت مجزا و مجموع مطلع شوید.
هزینه کالاهای فروخته شده
هزینه کالاهای فروخته شده (COGS) در یک رستوران شامل کلیه مواد غذایی و لوازمی است که برای تهیه اقلام موجود در فهرست شما استفاده می شود. شما باید COGS را از سایر هزینه های اداره یک کار مانند اجاره و آب و برق یا هزینه اشغال متمایز کنید.
چه گزارش‌هایی برای حسابداری فست فود مهم است؟
گزارش‌هایی وجود دارد که مختص حسابداری یک فست فود است و گزارش های دیگری است که همه مشاغل کوچک باید برای مالیات و پاسخگویی تنظیم کنند. گزارش‌هایی که ویژه رستوران است KPI شما را مشخص می‌کند. این گزارشات را معمولاً می‌توان با نرم افزار حسابداری رستوران و نرم افزار POS تهیه کرد و به طور کلی شامل موارد زیر خواهد شد.
- گزارش فروش روزانه: این گزارش به شما امکان مقایسه فروش هفته به هفته یا ماه به ماه را می‌دهد تا قبل از کسر هزینه‌ها از وضعیت رستوران خود مطلع شوید.
- هزینه‌های غذا: شما باید ببینید که در مقایسه با درآمد کل حاصل از فروش مواد غذایی، چه مقدار برای تهیه بک غذا هزینه می شود. سیستم POS شما این ارقام را ارائه می‌دهد.
- هزینه‌های ثابت: این هزینه‌ها مانند اجاره و آب و برق و مواردی از این دست هستند و اغلب تغییر چندانی نمی‌کنند. با این وجود ثبت آنها در نرم افزار حسابداری برای تهیه صورتهای مالی دارای اهمیت بسیار زیادی است.
- هزینه‌های اولیه: این گزارش هزینه‌های کارگری به علاوه COGS را با درآمد شما مقایسه می‌کند. معمولاً هزینه‌های کارگری که شامل حقوق و دستمزد به همراه مزایای کارمندان می‌شود، تقریباً 30٪ درآمد را تشکیل می‌دهد.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری فست فود
چند مزیت مهم در مورد استفاده از نرم افزار حسابداری برای فست فود وجود دارد که در نهایت باعث رونق کسب و کار شما و اطلاع دقیق از وضعیت مالی یک مجموعه فعال در این زمینه خواهد شد. این مزایا عبارتند از:
در هر زمان و هر مکان به داده‌های حسابداری دسترسی خواهید داشت
بارزترین مزیتی که نرم افزار حسابداری نسبت به هر سیستم حسابداری سنتی دارد این است که نرم افزار حسابداری رایانه‌ای به شما امکان می دهد هر زمان که خواستید و از هر دستگاهی که بخواهید به داده‌های خود دسترسی پیدا کنید. می‌توانید از طریق کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت و تلفن همراه خود از نرم افزار حسابداری استفاده کنید. فقط با چند کلیک می توانید صورت‌ها و گزارش‌های مالی را تولید، مشاهده و بارگیری کنید.
بهبود امنیت حسابداری فست فود
یکی از بزرگترین مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری برای یک فست فود این است که تمام داده‌های حسابداری شما ایمن است و به صورت به روز همگام سازی می‌شوند. بنابراین نه تنها ایمن تر است، بلکه تازه است. وقتی مشاغل از نرم افزار حسابداری مبتنی بر دسکتاپ استفاده می کردند، از داده‌های حسابداری بطور مداوم پشتیبان تهیه می‌کنند و برای همین داده‌ها ایمن و به روز است.
بهبود دقت در حسابداری
با استفاده از نرم افزار حسابداری فست فود می‌توانید از بیشتر خطاهای معمول حسابداری سنتی خداحافظی کنید. با یک نرم افزار حسابداری این اطمینان وجود دارد سوابق مالی شما به صورت صحیح و دقیق، مرتب شده است. حتی در صورت بروز خطا و ناهمخوانی اطلاعات سیستم بلافاصله به شما اطلاع می‌دهد و خطای احتمالی را به راحتی می‌توان برطرف کرد. این فقط یک مثال بسیار ساده است که چگونه نرم افزار حسابداری می‌تواند به شما در ثبت دقیق‌تر داده‌های مالی کمک کند.
گزارش‌گیری در زمان واقعی
گزارش گیری در زمان واقعی احتمالاً یکی از برترین مزیت های نرم افزار حسابداری فست فود است. برای ردیابی اطلاعات حسابداری خود در زمان واقعی، تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که نرم افزار حسابداری خود را با حسابهای بانکی کسب و کار خود ادغام کنید و قادر خواهید بود مواردی مانند هزینه ها، فروش و موجودی در زمان واقعی. اطلاع داشته باشید.
کاهش و صرفه جویی در هزینه
ممکن است از خود بپرسید، چگونه نرم افزارهای حسابداری به کسب و کار من در پس انداز پول کمک می‌کند؟ پاسخ ساده است. با استفاده از نرم افزار حسابداری، به طور متوسط ، حدود 300 ساعت در سال، کسب و کار شما صرفه جویی می‌کند. این زمان در سیستم سنتی باعث اتلاف وقت در کارهایی مانند انجام کارهای تکراری، رفع خطاهای حسابداری، ایجاد گزارش‌های مالی و … می‌شود.
کاغذبازی را کاهش دهید
بدون شک در سال 2021 ، هیچ کس دوست ندارد با کارهای اداری سروکار داشته باشد. پرداختن به کارهای اداری بسیار وقت گیر و گران است. وقتی می‌توانید یک فاکتور را با یک کلیک ایجاد کنید، چرا باید دستی این کار را انجام دهید؟ مزیت بزرگ استفاده از نرم افزار حسابداری فست فود این است که تمام داده‌های مالی از جمله ورودی، صورتهای مالی و گزارش‌ها بصورت دیجیتال هستند و کمتر نیاز به کاغذ خواهد بود.
انجام آسان‌تر امور مالیاتی
یکی از مزایای اصلی استفاده از نرم افزار حسابداری کمک به شفافیت در مورد مالیات است. با داشتن سوابق حسابداری دقیق، صورت های مالی و گزارش‌های به روز، جمع آوری اسناد و اطلاعات مورد نیاز برای تشکیل مالیات بسیار ساده است.
فرصت رشد بیشتر
گزارش‌های دقیق مالی در یک بازه زمانی منظم برای تجزیه و تحلیل عملکرد کسب و کار بسیار ضروری است. گزارش‌های مالی این امکان را برای مدیریت فراهم می‌کند تا فروش، اعتبار، سهام، موجودی کالا و سایر موارد را برای تعیین سود یا زیان متحمل شده در نظر داشته باشد و برای بهبود وضعیت تصمیم بگیرند. یک نرم افزار کامل حسابداری فست فود این روند را ساده‌تر، راحت‌تر و سریعتر می‌کند. در واقع کاغذ بازی را کاهش و دقت را افزایش می‌دهد.
به کمک داده‌های دقیق نرم افزار مدیریت یک فست فود می‌تواند نقاط ضعف خود را شناخته و برای اتخاذ سیاستی دقیق جهت بهبود وضعیت تصمیم بگیرد. علاوه بر این اگر علاقه به داشتن یک فست فود زنجیره‌ای داشته باشد، حسابداری قدرتمند این امکان را فراهم خواهد آورد. زیرا به جای تمرکز بر روی اسناد کاغذی و خطاهای معمول، مدیریت انرژی خود را بر روی اهداف بزرگتر متمرکز خواهد کرد.
نرم افزار حسابداری فست فود قدرتمند، برگ برنده شما!
در دنیای امروزی کسب و کارها بیش از هر چیزی مبتنی بر حسابداری دقیق هستند. برای همین نمی‌توان نقش ابزار مدرن مانند نرم افزار رستوران را در این زمینه نادیده گرفت. فست فود هم یکی از مشاغل جذاب و در عین حال چالش برانگیزی است. همانگونه که دیدیم این زمینه از فعالیت نیز به ابزار لازم برای کار خود نیاز دارد. نرم افزاری حسابداری فست فود یکی از همین ابزارهای مدرن است. مجموعه نرم افزاری تک با عرضه نرم افزار حسابداری شرکتی که برای فعالیت در این زمینه نیز مفید است کار شما را آسان‌تر از قبل کرده است.
