مرکز هزینه در حسابداری یکی از مهم ترین موضوعاتی است که روز به روز بر اهمیت آن افزوده میشود. اگر بخواهیم در مورد علم حسابداری تعریفی داشته باشیم میتوانیم بگوییم علمیاست که کار ثبت کلیه وقایع مالی مثل خرید، فروش، هزینهها و دیگر موارد را برعهده دارد. ثبت این امور برای یک دوره مالی که معمولا یک ساله میباشد اجرا میشود. یکی از موارد و اصلهای مهم در حسابداری هزینهها هستند. در این مقاله از وب سایت محک سافت به بررسی دقیق این موارد میپردازیم.
فهرست مطالب
مرکز هزینه در حسابداری چیست؟
مرکز هزینه در حسابداری چیست، به هر واحد، بخش، شعبه، پروژه یا دایره ای گفته میشود که در آن هزینه ایجاد میشود و سازمان میخواهد هزینه های آن را جداگانه ثبت، کنترل و گزارش کند. اگر بخواهیم ساده تر بگوییم، مرکز هزینه میتواند بخشی از یک موسسه باشد که هزینههای آن باید از سایر بخشها تفکیک شود.
برای مثال، در یک شرکت تولیدی، واحد تولید، انبار، کنترل کیفیت، واحد فروش و بخش اداری هرکدام میتوانند یک مرکز هزینه باشند. در این حالت مدیر مالی میتواند بررسی کند هر بخش دقیقاً چه مقدار هزینه ایجاد کرده و کدام واحد نیاز به کنترل بیشتر دارد.
در عمل، وقتی از خود میپرسیم مرکز هزینه چیست، پاسخ فقط یک تعریف تئوری نیست. مرکز هزینه ابزاری برای دیدن محل واقعی ایجاد هزینه هاست. بدون تعریف مرکز هزینه، هزینهها در حسابداری ثبت میشوند، اما مشخص نیست کدام واحد، شعبه یا پروژه باعث ایجاد آن هزینه شده است.
چرا تعریف مرکز هزینه در حسابداری مهم است؟
حساب و کتاب خود را محک بزنید
نرم افزار حسابداری محک ویژه +200 گروه شغلی
دریافت دمو و مشاوره رایگان نرم افزار حسابداری محک
در صورت تمایل به دریافت مشاوره رایگان و مشاهده دمو نرم افزار حسابداری محک، لطفا فرم زیر را تکمیل نمایید.
تعریف مرکز هزینه در حسابداری باعث میشود هزینه ها به جای ثبت کلی و مبهم، به محل واقعی ایجادشان نسبت داده شوند. با این کار مدیران میتوانند هزینه هر واحد را جداگانه ببینند، بودجه هر بخش را دقیقتر تنظیم کنند و عملکرد واحدهای مختلف را با عدد و گزارش واقعی بسنجند.
در بسیاری از شرکتها، مشکل اصلی این نیست که هزینه ها ثبت نمیشوند؛ مشکل این است که هزینه ها درست تفکیک نمیشوند. مثلاً ممکن است هزینه برق، اجاره، حقوق یا تعمیرات بهصورت کلی در حسابها ثبت شود، اما مشخص نباشد چه سهمی از آن مربوط به تولید، فروش، انبار یا واحد اداری است.
تجربه عملی: در یک شرکت پخش، تمام هزینه های حمل و نقل ابتدا در یک حساب کلی ثبت میشد. بعد از تعریف مراکز هزینه برای هر شعبه، مشخص شد یکی از شعب با وجود فروش کمتر، هزینه ارسال بیشتری دارد. بررسی دقیق تر نشان داد مسیرهای ارسال آن شعبه بهینه نیست و با تغییر برنامه توزیع، بخشی از هزینه ماهانه کاهش پیدا کرد. این همان ارزشی است که تعریف درست مرکز هزینه ایجاد میکند.
کاربرد مرکز هزینه در حسابداری چیست؟
کاربرد اصلی مرکز هزینه در حسابداری، کنترل و تحلیل هزینهها در بخشهای مختلف سازمان است. با تعریف مراکز هزینه، حسابدار میتواند هزینه ها را به تفکیک واحد، شعبه، پروژه یا دپارتمان ثبت کند و مدیران هم میتوانند بر اساس گزارشهای دقیقتر تصمیم بگیرند.
مهمترین کاربردهای مرکز هزینه عبارتاند از:
- کنترل هزینههای هر واحد
وقتی هزینهها به تفکیک مرکز هزینه ثبت شوند، مشخص میشود هر واحد چه مقدار از منابع سازمان را مصرف کرده است. - محاسبه دقیقتر بهای تمامشده
در شرکتهای تولیدی، مراکز هزینه کمک میکنند سهم هر واحد از هزینه تولید مشخص شود. - بودجهبندی دقیقتر
با تحلیل هزینههای قبلی هر مرکز، میتوان بودجه دوره بعد را واقعبینانهتر تنظیم کرد. - ارزیابی عملکرد مدیران واحدها
اگر هر واحد یک مرکز هزینه داشته باشد، کنترل هزینه آن واحد سادهتر و قابل اندازهگیریتر میشود. - شناسایی بخشهای پرهزینه
مراکز هزینه در حسابداری کمک میکنند هزینههای غیرضروری یا بیش از حد سریعتر شناسایی شوند. - گزارشگیری مدیریتی
با ثبت مرکز هزینه در نرم افزار حسابداری، گزارشهای تفکیکی، مقایسهای و تحلیلی از هزینهها قابل دریافت است. - تصمیمگیری برای اصلاح فرآیندها
وقتی مشخص شود یک بخش هزینه زیادی دارد، مدیر میتواند درباره اصلاح فرآیند، کاهش هزینه یا تغییر منابع تصمیم بگیرد.
انواع مرکز هزینه در حسابداری
انواع مرکز هزینه در حسابداری بر اساس نوع فعالیت سازمان و محل ایجاد هزینه تعریف میشود. رایجترین انواع مرکز هزینه شامل مرکز هزینه تولیدی، اداری، خدماتی، فروش و توزیع، پشتیبانی و پروژهای است. انتخاب نوع مرکز هزینه به ساختار سازمان، نوع کسبوکار و نیاز گزارشات مالی بستگی دارد.
مرکز هزینه تولیدی
مرکز هزینه تولیدی بخشی است که مستقیماً در تولید کالا یا ارائه خدمت نقش دارد. در شرکتهای تولیدی، واحدهایی مثل خط تولید، برش، مونتاژ، بستهبندی و کنترل کیفیت نمونههایی از مرکز هزینه تولیدی هستند.
برای مثال، در یک کارخانه تولید لوازم خانگی، خط مونتاژ، واحد رنگ، واحد بستهبندی و کنترل کیفیت هرکدام میتوانند یک مرکز هزینه جداگانه باشند. با این کار مشخص میشود کدام بخش سهم بیشتری در هزینه نهایی محصول دارد.
مرکز هزینه اداری
مرکز هزینه اداری مربوط به بخشهایی است که در تولید مستقیم محصول نقشی ندارند، اما برای اداره سازمان ضروریاند. واحد مالی، منابع انسانی، مدیریت، دبیرخانه و امور اداری از نمونههای مرکز هزینه اداری هستند.
هزینههایی مانند حقوق کارکنان اداری، لوازمالتحریر، اجاره دفتر، قبوض و خدمات عمومی معمولاً در این گروه قرار میگیرند.
مرکز هزینه خدماتی
مرکز هزینه خدماتی به بخشهایی گفته میشود که به سایر واحدهای سازمان خدمات میدهند. واحد فناوری اطلاعات، تعمیرات، نگهداری، آبدارخانه، خدمات عمومی و پشتیبانی فنی نمونههایی از مرکز هزینه خدماتی هستند.
این واحدها معمولاً درآمد مستقیم ایجاد نمیکنند، اما نبود آنها باعث اختلال در عملکرد سایر بخشها میشود.
مرکز هزینه فروش و توزیع
مرکز هزینه فروش و توزیع شامل واحدهایی است که برای فروش، بازاریابی، ارسال کالا و ارتباط با مشتری هزینه ایجاد میکنند. هزینه تبلیغات، پورسانت فروش، حملونقل، انبار محصول و بستهبندی فروش میتواند در این مرکز هزینه ثبت شود.
برای کسبوکارهایی که تیم فروش، شعبه یا کانال توزیع دارند، تعریف این نوع مرکز هزینه بسیار مهم است.
مرکز هزینه پروژهای
مرکز هزینه پروژهای برای کنترل هزینههای یک پروژه خاص استفاده میشود. این پروژه میتواند ساختمانی، نرمافزاری، پیمانکاری، نصب و راهاندازی یا حتی یک کمپین بازاریابی باشد.
در این حالت، هزینهها بهجای ثبت در یک واحد دائمی، به پروژه مشخصی نسبت داده میشوند تا مدیر بتواند هزینه واقعی آن پروژه را کنترل کند.
نمونه مرکز هزینه در کسبوکارهای مختلف
برای اینکه بهتر متوجه شویم مرکز هزینه چیست، باید آن را در کسبوکارهای مختلف ببینیم. مرکز هزینه ممکن است در هر سازمان شکل متفاوتی داشته باشد؛ گاهی یک واحد تولیدی است، گاهی یک شعبه، گاهی یک پروژه و گاهی بخشی از یک موسسه که هزینههای آن باید جداگانه کنترل شود.
نوع کسبوکار | نمونه مراکز هزینه |
شرکت تولیدی | خط تولید، مونتاژ، بستهبندی، کنترل کیفیت، انبار مواد اولیه |
شرکت خدماتی | پشتیبانی مشتریان، واحد فنی، منابع انسانی، فناوری اطلاعات |
شرکت بازرگانی | فروش، انبار، توزیع، بازاریابی، امور اداری |
شرکت پیمانکاری | پروژه A، پروژه B، کارگاه، ماشینآلات، نیروی انسانی پروژه |
فروشگاه زنجیرهای | شعبه ۱، شعبه ۲، انبار مرکزی، حملونقل، تبلیغات |
شرکت نرمافزاری | تیم توسعه، پشتیبانی، فروش، استقرار، آموزش مشتریان |
این جدول نشان میدهد مراکز هزینه فقط مخصوص کارخانهها نیستند. هر کسبوکاری که چند واحد، شعبه، پروژه یا دپارتمان دارد، میتواند برای کنترل دقیقتر هزینهها از مرکز هزینه استفاده کند.
تسهیم هزینه حقوق ودستمزد به مراکز هزینه در حسابداری به چه معنی است؟
آنچه که واضح است هزینه حقوق و دستمزد و هزینههای وابسته به آن در ارتباط با کارکنان و کارمندان قسمتهای مختلفی مانند بخش اداری، توزیع و فروش ایجاد میشود. با توجه به اینکه هدف حسابداری صنعتی کنترل و کاهش هزینهها میباشد سهم هر بخش به وسیله تسهیم هزینه حقوق به آن مرکز و واحد ایجاد کننده هزینه مشخص میگردد. بنابراین به صورت معمول هزینههای تشکیل دهنده با توجه به ماهیت آن به حساب کالای در حال ساخت و واحدهای اداری، تشکیلاتی و خدماتی و توزیع و فروش تسهیم خواهد شد.پیشنهاد می شود برای کسب اطلاعات بیشتر مقاله ” حسابداری صنعتی چیست ” را مطالعه نمایید.
طبقه بندی و تفکیک حسابهای هزینه
هر نوع پرداختی که یک موسسه یا شرکت و سازمان بابت دریافت خدمات از دیگران انجام میدهد هزینه برای آن موسسه، شرکت و یا سازمان میباشد. مانند پرداخت قبوض تلفن، آب، برق، گاز وغیره. در هر موسسه یا شرکت و سازمانی انواع مختلفی از هزینهها وجود دارد که معمولا هر قسمت و یا واحد سازمانی که این هزینهها برای آن انجام میشود را مرکز هزینه در حسابداری میگویند. به همین دلیل یکی از وظایف اصلی حسابداران و مسئول تنخواه گردان این است که مراکز هزینه را در خود موسسه تشخیص دهد و طبقه بندی کند. هزینههای مشابه را در یک گروه قرار دهد که به این عمل تفکیک و طبقه بندی حسابهای هزینه گفته میشود.
نحوه استفاده از مرکز هزینه در حسابداری
نحوه استفاده از مرکز هزینه به این صورت است که ابتدا مراکز هزینه بر اساس ساختار سازمان تعریف میشوند، سپس هنگام ثبت اسناد هزینه، هر هزینه به مرکز مربوط اختصاص داده میشود. در مرحله بعد، گزارشهای تفکیکی برای تحلیل هزینه هر واحد دریافت میشود.
مراحل کلی نحوه استفاده از مرکز هزینه:
- شناسایی واحدها، شعبهها، پروژهها یا دپارتمانهای هزینهزا
- تعریف کد یا عنوان برای هر مرکز هزینه
- ثبت هزینهها به تفکیک مرکز هزینه
- تسهیم هزینههای مشترک بین مراکز هزینه
- دریافت گزارش هزینه واقعی هر مرکز
- مقایسه هزینهها با بودجه یا دورههای قبل
- تصمیمگیری برای اصلاح یا کاهش هزینهها
برای مثال، اگر هزینه تبلیغات مربوط به واحد فروش است، هنگام ثبت سند حسابداری باید این هزینه به مرکز هزینه فروش متصل شود. اگر هزینه اجاره مربوط به چند واحد است، باید با روش مناسب بین مراکز هزینه تسهیم شود.
در واقع، نحوه استفاده از مرکز هزینه زمانی درست است که از مرحله ثبت سند تا گزارشگیری، محل واقعی ایجاد هزینه مشخص باشد.
مرکز هزینه در محک؛ نرم افزار حسابداری چه کمکی میکند؟
مرکز هزینه در محک میتواند به کسبوکارها کمک کند هزینهها را به تفکیک واحد، شعبه، پروژه یا دپارتمان مدیریت کنند. زمانی که هزینهها در نرم افزار حسابداری ثبت میشوند، اگر به مرکز هزینه مرتبط متصل باشند، گزارشگیری از هزینه هر بخش سادهتر و دقیقتر خواهد بود.
نرم افزار حسابداری زمانی برای مدیریت مرکز هزینه مفید است که بتواند این نیازها را پوشش دهد:
- ثبت هزینهها به تفکیک مرکز هزینه
- گزارشگیری از هزینه هر واحد یا شعبه
- کنترل هزینههای اداری، تولیدی، خدماتی و فروش
- بررسی هزینه پروژهها و قراردادها
- کمک به محاسبه بهای تمامشده
- مقایسه هزینه واقعی با بودجه
- مدیریت هزینههای حقوق و دستمزد به تفکیک مرکز هزینه
- تحلیل عملکرد مراکز هزینه در حسابداری
برای مثال، اگر یک شرکت چند شعبه داشته باشد، با تعریف مرکز هزینه برای هر شعبه میتواند بفهمد کدام شعبه هزینه بیشتری دارد و آیا این هزینه با میزان فروش یا خروجی آن شعبه متناسب است یا نه.
استفاده از مرکز هزینه در محک به مدیران کمک میکند فقط عدد کل هزینهها را نبینند، بلکه بدانند هزینه دقیقاً کجا ایجاد شده و چه تصمیمی برای کنترل آن باید گرفته شود.
سخن آخر
در این مقاله از وب سایت محک سافت با بررسی مرکز هزینه در حسابداری عوامل مختلف در این روند را ارائه دادیم. با توجه به پیشرفت روز افزون علم و استفاده از انواع نرم افزار حسابداری، میتوان روند مالی را به بهترین نحو پیش برد. در این زمینه میتوانید با متخصصان محک سافت در ارتباط باشید.
