کدینگ حسابداری رستوران + روش های کدینگ حسابداری رستوران

کدینگ حسابداری فروشگاهی چیست؟

کدینگ حسابداری فروشگاهی به معنی استفاده از کدهای ویژه برای سازماندهی و مدیریت اسناد حسابداری فروشگاه‌های مختلف از جمله رستوران‌ها است. کدینگ حسابداری به صورت کلی شامل تفکیک انواع حساب‌ها با استفاده از کدهای اختصاصی با توجه به حجم محاسبات مورد نیاز می‌شود. فرایند کدینگ حسابداری با تفکیک حساب‌ها به انواع مختلفی از حساب باعث می‌شود محاسبات با هم تداخلی پیدا نکنند و اطلاعات به راحتی قابل جستجو باشد. همان طور که می‌دانید اطلاعات حسابداری از جمله اسناد مالی شامل مجموعه‌ای از اعداد و ارقام است که به خودی خود هیچ معنا یا کاربردی نمی‌تواند داشته باشد. کدینگ فرایندی است که باعث می‌شود این اعداد و ارقام خام تبدیل به داده‌های قابل محاسبه و پردازش شوند.

فهرست مطالب

در ادامه این مطلب کدینگ حسابداری رستوران را معرفی می‌کنیم و انواع روش‌های تفکیک حساب‌ها در سیستم‌‌های حسابداری پیشرفته، از جمله نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی محک بررسی می‌کنیم. اگر به دنبال یافتن ویژگی‌های یک سیستم حسابداری مناسب برای رستوران هستید، در ادامه این مطلب از محک می‌توانید پاسخ بسیاری از پرسش‌های خود را دریافت کنید.

کدینگ حسابداری رستوران چه کاربردی دارد؟

حسابداری فرایندی است که با اعداد و ارقام و محاسبه آنها سر و کار دارد. برای پیشگیری از اشتباه و تداخل این اعداد و ارقام از کدینگ حسابداری برای ایجاد چارچوب حساب‌ها استفاده می‌شود. این فرایند باعث می‌شود محاسبات حسابداری شفافیت بیشتری داشته باشد و تمام جزئیات در آن مشخص باشد.

برای مثال ممکن است در حسابداری رستوران دو فاکتور با مبلغ 15 میلیون تومان وجود داشته باشد که یکی مربوط به خرید گوشت و دیگری خرید برنج باشد. بدون وجود کدینگ حسابداری احتمال تداخل پیدا کردن این دو فاکتور با یکدیگر وجود دارد. حسابدارهایی که از سیستم‌های حسابداری پیشرفته مثل محک استفاده می‌کنند کدینگ ردیف‌های حسابداری را به صورت دستی وارد نمی‌کنند. این کار به صورت پیش‌فرض در سیستم حسابداری انجام می‌شود و آنها فقط در صورت لزوم، می‌دانند چطور از این کدینگ برای جستجوی حساب‌های مورد نظر خود استفاده کنند.

کدینگ حسابداری رستوران باعث می‌شود حساب‌های یک رستوران تا حد ممکن مرتب و سازماندهی شده باشد. این فرایند باعث می‌شود فاکتورها و اعداد و ارقام مالی تبدیل به داده‌های قابل جستجو و همین طور بررسی و تحلیل شوند. بدون وجود کدینگ در حسابداری رستوران نه فقط کارکرد حسابداری تا حد زیادی احتمال مخدوش شدن دارد، بلکه امکان هر نوع تحلیل مالی و ارزیابی کارکرد نیز از بین می‌رود.

کدینگ حسابداری رستوران چه حساب‌هایی تعریف می‌کند؟

کدینگ حسابداری از طریق جدا کردن سطوح حساب‌ها از یکدیگر باعث سازماندهی اطلاعات و اعداد و ارقام می‌شود. اطلاعات خام با وارد شدن در چارچوب کدینگ حسابداری تبدیل به داده‌های قابل پردازش و تحلیل مالی می‌شوند. این فرایند به سادگی با تفکیک سطح‌های حساب از یکدیگر انجام می‌شود. در ادامه انواع اصلی حساب در کدینگ حسابداری ویژه رستوران و کسب و کارهای مشابه معرفی می‌شود.

حساب گروه

کلی‌ترین دسته در کدینگ حسابداری شامل حساب گروه می‌شود. در این حساب فقط اصلی‌ترین دسته‌های مورد بررسی در حسابداری تعریف می‌شوند. برای مثال در یک رستوران مجموعه‌ای از دارایی‌های نقدی و غیرنقدی وجود دارد. حساب گروه دارایی‌ها برای وارد کردن تمام این دارایی‌ها تعریف و کدگذاری می‌شود. در این گروه انواع دارایی‌های نقدی، و همچنین انواع مختلف دارایی‌های غیر نقدی نیز می‌توانند تعریف و طبقه‌بندی شوند.

حساب گروه معمولا با یک کد 2 رقمی عددی مشخص می‌شود. از آنجا که در این حساب کلی‌ترین اطلاعات کدگذاری می‌شود وارد کردن درست اطلاعات در آن از اهمیت زیادی برخوردار است. یکی از مشکلات اصلی افرادی که با حسابداری آشنایی ندارند عدم تمیز درست سطح حساب‌ها است که منجر به مشکلات بعضا غیرقابل جبرانی در محاسبات حسابداری می‌شود. برای اجتناب از این قبیل مشکلات، لازم است به یاد داشته باشید که حساب گروه شامل کلی‌ترین دسته اطلاعات حسابداری می‌شود که اغلب در ابتدای راه‌اندازی سیستم‌های حسابداری تعریف می‌شود و در موارد کمی لازم است به صورت دستی وارد شود.

حساب کل

حساب کل شامل اولین سطحی می‌شود که اسناد مالی و حسابداری در آن قرار گرفته و مورد ثبت و بررسی قرار می‌گیرند. کدینگ حسابداری رستوران معمولا حساب کل را به صورت 4 رقمی تعریف می‌کند. 2 رقم از این چهار رقم که در سمت چپ کد قرار می‌گیرند شامل همان حساب گروه می‌شود و 2 رقم سمت راست نیز شامل کد اختصاصی حساب کل می‌شود.

برای مثال حساب‌ دارایی‌های غیرنقدی یک رستوران ممکن است با کد 23 ثبت شود و برای حساب صندلی‌ها کد 15 اختصاص یافته شود. در این مورد اسنادی که با کد 2315 ثبت شوند به هزینه‌ها و محاسبات حسابداری صندلی‌های این رستوران اختصاص خواهند داشت. حساب کل اولین سطح محاسباتی در سیستم‌های حسابداری محسوب می‌شود.

حساب معین

آخرین سطح از طبقه‌بندی کلی حساب‌ها شامل حساب معین می‌شود که شامل مواردی جزئی‌تر از حساب کل می‌شود. حساب معین با یک کد 6 رقمی شناسایی می‌شود که از ترکیب کد حساب کل با کد اختصاصی حساب معین ایجاد می‌شود. بیشتر محاسبات روزمره حسابداری رستوران‌ها و کسب و کارهای مشابه در این سطح تعریف می‌شود. به همین دلیل حساب معین شامل محاسبات ملموس و فاکتورها و اسناد مالی روزمره می‌شود.

جهت روشن‌تر شدن بحث همان رستوران مثالی را در نظر بگیریم که برای دارایی‌های غیرنقدی حساب گروه 23 و برای صندلی‌ها حساب کلی 2315 را تخصیص داده است. حالا با اضافه شدن یک کد دو رقمی به 2315 امکان تفکیک رویه صندلی‌ها از بدنه، یا انواع مختلف صندلی‌های موجود در رستوران از یکدیگر وجود دارد. برای مثال کد 231533 به صندلی‌های سفید و کد 231544 به صندلی‌های طلایی اختصاص پیدا می‌کند.

سطح تفصیلی

مرحله بعدی در کدینگ حسابداری رستوران شامل سطح تفصیلی در طبقه‌بندی حساب‌ها می‌شود. این سطح با ترکیب کد حساب معین با کد ویژه تفصیلی ایجاد می‌شود و یک کد 8 رقمی را تشکیل می‌دهد. سطح تفصیلی شامل مواردی جزئی‌تر از سطح معین می‌شود. این سطح معمولا در حسابداری سنتی مورد محاسبه قرار نمی‌گیرد اما سیستم‌های حسابداری پیشرفته مانند محک آن را پوشش می‌دهند.

سطح تفصیلی جزئی‌ترین سطح حساب‌ها در حسابداری یک رستوارن را در بر می‌گیرد. مخارج روزانه، هزینه‌های مصرفی و مواردی مانند این در سطح تفصیلی تعریف می‌شود. اعداد و ارقامی که در این سطح تعریف می‌شوند معمولا مرتبط با هزینه‌های جزئی رستوران یا کسب و کارهای مشابه هستند.

انواع روش‌های کدینگ حسابداری رستوران

تا به اینجا با انواع مختلف حساب‌ها آشنا شدیم. تفکیک حساب‌ها در حسابداری یک فرایند منطقی است که برای پیشگیری از تداخل حساب‌ها انجام می‌شود. به کمک کدینگ حسابداری رستوران امکان جداسازی حساب‌ها به نحوی که برای مقاصد حسابداری یا حسابرسی مناسب شوند ایجاد می‌شود. با این حال انواع مختلفی از روش‌ها برای کدینگ حسابداری وجود دارد. بعضی از روش‌های کدینگ، مانند مثال‌هایی که در این مطلب به کار برده شد، از اعداد برای ایجاد کد استفاده می‌کنند. بعضی دیگر از روش‌ها نیز به جای اعداد از حروف برای مشخص ساختن کدها بهره می‌برند.

انواع روش‌های کدینگ شامل موارد زیر می‌شود:

• حفظی
• متوالی
• سلسله مراتبی
• توده‌ای
• وجهی

حفظی

این روش ساده‌ترین روش استفاده از حروف برای تعیین کد محسوب می‌شود. در این روش از حرف اول کلمات تشکیل دهنده یک عبارت برای ایجاد کد استفاده می‌شود. برای مثال «دارایی‌های نقدی» در این روش می‌تواند با کد «د. ن.» مشخص شود.

روش حفظی برای محاسبه مجموعه محدودی از حساب‌ها کارایی زیادی دارد. از آنجا که کدهای این روش دارای معنی هستند، حسابدار به راحتی می‌تواند آنها را شناسایی کرده و در حین محاسبه مورد استفاده قرار دهد. با این حال این روش درست به همین دلیل، یعنی سادگی بیش از حد، برای انجام محاسبات حسابداری پیچیده کارایی ندارد.

در دفترهای حسابداری سنتی که به این روش کدینگ می‌شدند معمولا صفحه‌ای قرار می‌گرفت که کلیدها یا عبارت‌های اصلی کدینگ در آن تعریف می‌شدند. وقتی این دفاتر برای حسابرسی مورد بررسی قرار می‌گرفتند، با کمک این راهنما امکان باز کردن کدها و فهمیدن منظور از آنها وجود داشت. به هر حال از آنجا که در این روش کدگذاری تا حد زیادی دلبخواهی است، امکان نامفهوم شدن آن در صورت عدم دسترسی به کلید وجود دارد.

متوالی

به این روش کدینگ سریالی هم گفته می‌شود و در آن از اعداد پشت سر هم برای طبقه‌بندی و تفکیک حساب‌ها استفاده می‌شود. در این روش برای هر سطح یا طبقه از حساب‌ها یک کد عددی در نظر گرفته می‌شود. سطح یا طبقه بعدی حساب‌ها با عددی که پس از آن می‌آید کدگذاری می‌شود. در مثال‌هایی که تا به اینجا مطرح شده از روش کدینگ حسابداری رستوران متوالی استفاده شده است.

همان طور که دیدیم در این روش برای سطح اولیه و کلی حساب‌ها یعنی حساب‌های گروه یک کد دو رقمی تعیین می‌شود. در این سطح اطلاعات حساب‌های اصلی تعریف می‌شود. سپس حساب‌های جزئی‌تر در این حساب‌های کلی‌تر تعریف می‌شوند. به این ترتیب کاربر یا حسابدار به سادگی با بررسی کدینگ یک حساب می‌تواند متوجه موضوع آن و ارتباط آن با اسناد مالی و حسابداری دیگر شود.

سلسله مراتبی

روش کدینگ سلسله مراتبی یکی از روش‌های کاربری‌تر کدگذاری است که در آن امکان تفکیک انواع گسترده‌ای از حساب‌ها وجود دارد. در این روش ترکیبی از روش‌های اولیه کدینگ حسابداری رستوران یعنی روش‌های حفظی و متوالی به کار برده می‌شود.

در این روش معمولا برای حساب‌های سطح گروه یک کد حفظی انتخاب می‌شود. سپس برای هر یک از حساب‌های کل که در یک حساب گروه قرار می‌گیرد یک کد عددی متوالی در نظر گرفته می‌شود. به این ترتیب امکان حسابداری مجموعه بسیار گسترده‌ای از اسناد و حساب‌ها به وجود می‌آید.

روش سلسله مراتبی با تفکیک سطوح حساب‌ها تعریف می‌شود و روشی منطقی برای جداسازی آنها ارائه می‌کند. این روش به رستوران‌ها کمک می‌کند تا انواع هزینه‌ها و محاسبات حسابداری خود را با دقتی قابل توجه انجام دهند. بر خلاف روش‌های اولیه کدینگ، این روش جای کار زیادی دارد و در آن امکان افزودن ردیف‌ها و حساب‌های جدید با حفظ منطق سلسه مراتبی آنها وجود دارد.

توده‌ای

در روش کدینگ حسابداری رستوران توده‌ای از اعداد برای تعریف حساب‌ها استفاده می‌شود. برای مثال کلیه دارایی‌های نقدی یک رستوران ممکن است با کد توده‌ای 10 تعریف شود. انواع حساب‌هایی که در این گروه قرار می‌گیرند، از جمله حساب‌های جاری، سرمایه‌گذاری، و پس‌انداز در این دسته و با کدهایی مثل 11، 12، و 13 طبقه‌بندی می‌شوند.

روش کدینگ توده‌ای در سیستم‌های حسابداری که صرفا بر پایه ارقام کدگذاری می‌کنند به صورت گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرد. این روش چارچوبی منطقی برای تفکیک حساب‌ها در حسابداری عرضه می‌کند که به حسابداران امکان می‌دهد دقت لازم را در محاسبات خود داشته باشند. در این روش انواع محصولات و حساب‌های جزئی نیز از یکدیگر تفکیک می‌شوند.

وجهی

روش وجهی پیشرفته‌ترین نوع کدینگ  حسابداری محسوب می‌شود که در آن از مجموعه‌ای از حروف و اعداد برای کدگذاری حساب‌ها استفاده می‌شود. در این روش ممکن است برای حساب‌های گروه از یک روش کدینگ حروف یا اعداد استفاده شود و سپس برای حساب‌هایی که در آن قرار می‌گیرند از روشی دیگر استفاده شود. در مجموع کدینگ وجهی برای حسابداری مجموعه‌هایی که با حجم زیادی اسناد مالی و حسابداری سر و کار دارند مناسب است چرا که هیچ محدودیتی ندارد.

حسابدارها به شکل‌های مختلفی از روش وجهی برای کدگذاری حساب‌های تجاری استفاده می‌کنند. نکته مهم در این مورد ضرورت استفاده از کلید راهنما برای شناسایی کدها در هنگام بررسی حساب‌هایی است که به شکل وجهی کدگذاری شده‌اند. از آنجا که کدگذاری تا حد زیادی بر پایه درک حسابدار و به صورت دلبخواهی انجام می‌شود، امکان درک آنها بدون استفاده از کلید یا راهنما تا حد زیادی کاهش می‌یابد.

کدینگ حسابداری رستوران چه مزایایی دارد؟

کدینگ حسابداری باعث می‌شود فاکتورها و اسناد مالی که به تنهایی هیچ معنا و کاربردی ندارند، در مجموعه‌ای از محاسبات قرار بگیرند که کارکرد کلی رستوران یا کسب و کار را نمایان می‌کنند. به عبارت دیگر، این کدینگ است که اعداد و ارقام بی معنا را تبدیل به داده‌هایی می‌کند که از طریق آنها حسابداران و مدیران مالی کارکرد یک کسب و کار یا رستوران را می‌توانند بررسی و تحلیل کنند.

به این ترتیب کدینگ حسابداری را می‌توان نقطه اتصال بین هزینه‌ها و مخارج یک رستوران با کارکرد آن رستوران در نظر گرفت که توسط واحد حسابداری انجام می‌شود. کدینگ حسابداری یک بخش کلیدی در یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی محسوب می‌شود که از اهمیت بسیار زیادی نیز برخوردار است.

از آنجا که در سیستم‌های پیشرفته حسابداری مثل نرم‌افزار حسابداری رستوران محک فرایند کدینگ حساب‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود، نیازی به وارد کردن دستی کدها برای حساب‌های مختلف وجود ندارد. با این حال در این سیستم‌ها نیز حسابدار یا مسئول نرم‌افزار می‌تواند کد حساب‌ها را ویرایش کرده و از روشی که ترجیح می‌دهد برای کدینگ استفاده کند.

کدینگ حسابداری رستوران فرایندی است که به یک رستوران کمک می‌کند به خوبی حساب هزینه‌ها و کارکرد خود را داشته باشد. در این فرایند مجموعه دارایی‌ها، محصولات، حساب‌ها، و کارکرد رستوران به شکلی منطقی و تفکیک شده مورد کدگذاری قرار می‌گیرد. این فرایند سپس می‌تواند پایه‌ای برای تحلیل مالی و کارکرد تجاری یک رستوران در نظر گرفته شود.

نرم‌افزار حسابداری رستوران چه تفاوتی با حسابداری عمومی دارد؟

تفاوت اصلی سیستم‌های حسابداری تخصصی با سیستم‌های عمومی در اجزایی است که در هر بسته نرم‌افزاری قرار می‌گیرد. هر چه عملیات حسابداری مورد نیاز شامل ویژگی‌های بیشتری باشد، لازم است از برنامه‌ای که اجزای بیشتری دارد برای انجام آن استفاده شود. رستوران یکی از کسب و کارهایی است که ویژگی‌های خاص خود را دارد. در حالی که حسابداری فروشگاه‌ها بیشتر با بخش انبارداری و فروش انجام می‌شود، در حسابداری رستوران محاسبات جنبه پیچیده‌تری دارند.

نرم‌افزار تخصصی حسابداری رستوران محک با در نظر ویژگی‌های محاسباتی لازم برای رستوران‌ها و کسب و کارهای مشابه طراحی و ارائه شده است. در این بسته نرم‌افزاری مجموعه کاملی از امکانات حسابداری قرار گرفته تا به خوبی پاسخگوی نیازهای رستوران‌ها باشد. امکاناتی مثل فروش و فاکتور، محاسبه کارکرد و موجودی، عملیات حسابداری مالی، عملیات تولید، حقوق و دستمزد و مواردی بسیار بیشتر از این در این بسته نرم‌افزاری قرار گرفته است. به این ترتیب رستوران‌ها با داشتن این بسته نرم‌افزاری می‌توانند از کدینگ حسابداری رستوران کاملا تخصصی برای تفکیک حساب‌های خود استفاده کنند.

آیا نرم‌افزار حسابداری رستوران لازم است؟

پاسخ این پرسش تا حد زیادی به ابعاد کسب و کار ارتباط دارد. کلمه رستوران به صورت کلی برای اشاره به مجموعه‌ای از کسب و کارهایی که غذا عرضه می‌کنند به کار برده می‌شود. با این حساب، اگر رستورانی داشته باشیم که در طول روز با تعدادی کمتر از 10 مشتری سر و کار داشته باشیم، بدون نیاز به استفاده از کدینگ حسابداری رستوران یا هر نوع ساختار حسابداری می‌توانیم حساب دخل و خرج خود را داشته باشیم.

با این حال اگر منظور از رستوران فضایی باشد که چند نفر در آن شاغل هستند و روزانه چندین بار پر از مشتری شده و خالی می‌شود، آن وقت بدون داشتن یک نرم‌افزار حسابداری معتبر و قابل اعتماد به سختی می‌توان از مدیریت مالی موثر اطمینان حاصل کرد. بدون داشتن مدیریت مالی منطقی، این خطر همیشه وجود دارد که یک رستوران یا کسب و کار بیشتر از چیزی که به دست می‌آورد هزینه کند.

با این حساب، در صورتی که قصد دارید رستورانی جدید راه‌اندازی کنید به خرید نرم‌افزار حسابداری درست مانند سرمایه‌گذاری نگاه کنید. شاید این سرمایه‌گذاری در رسیدن شما به سود نقش مستقیمی نداشته باشد، اما به حتم در جلوگیری از رسیدن شما به ضرر نقشی بسیار مهم خواهد داشت.

بهترین کدینگ حسابدرای رستوران متعلق به چه نرم‌افزاری است؟

همان طور که پیشتر اشاره شد، فرایند کدینگ به سادگی شامل جدا کردن حساب‌ها از یکدیگر برای انجام محاسبات منطقی می‌شود. سیستم‌های پیشرفته حسابداری و نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری مثل محک از کدینگ داخلی دقیق و با جزئیات بسیار استفاده می‌کنند که باعث می‌شود شانسی برای از دست رفتن اطلاعات وجود نداشته باشد.

سیستم‌های حسابداری محک به خوبی از پس وظایف حسابداری تخصصی در رستوران‌ها و کسب و کارهای گوناگون بر می‌آیند. این سیستم‌ها با توجه به ویژگی‌های هر کسب و کار و صنفی دارای اجزا و قابلیت‌های مختلفی هستند. اگر قصد دارید از یک نرم‌افزار تخصصی حسابداری استفاده کنید که تا مدت‌ها از پس کلیه محاسبات مرتبط با رستوران بر بیاید، محک یکی از بهترین گزینه‌های موجود محسوب می‌شود.

کدینگ حسابداری رستوران توسط چه کسی انجام می‌شود؟

همان طور که پیشتر اشاره شد، کدینگ حسابدرای رستوران به سادگی شامل جدا کردن حساب‌ها و گروه‌های حساب از یکدیگر به نحوی است که امکان تداخل آنها با یکدیگر و بروز اشتباهات حسابداری را کاهش دهد. این فرایند به صورت کلی توسط حسابدار انجام می‌شود. اما ضرورتی برای وارد کردن دستی کد یا تعریف آن با کاغذ و قلم وجود ندارد. سیستم‌های حسابداری به صورت پیش‌فرض از کدینگ‌های بسیار پیشرفته‌ای استفاده می‌کنند که احتمال بروز خطا در تفکیک حساب‌ها را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.

با این حال در مواردی ممکن است حسابدار تشخیص بدهد که لازم است از کدینگ ویژه‌ای برای محاسبات رستوران استفاده شود. در این موارد لازم است که سیستم‌های حسابداری انعطاف کافی برای این کار را به کاربر عرضه کنند. خوشبختانه سیستم‌های حسابداری پیشرفته محک از این انعطلاف برخوردار هستند و حسابدار به راحتی می‌تواند در آنها کدینگ مورد نظر خود را روی حساب‌ها اعمال کند. برای این کار کافی است در هنگام انتخاب یک حساب وارد جزئیات مرتبط با کدینگ شده و کد حساب را به صورت دستی تغییر دهید.

سخن پایانی

کدینگ حسابداری رستوران شامل فرایند تعیین کد برای حساب‌های مختلف مالی در یک رستوران می‌شود. مجموعه دارایی‌ها، سرمایه‌، هزینه‌ها از یک سو، درآمدها، حقوق پرسونل، و مواردی مانند این از سوی دیگر باید به شکلی مرتب و تفکیک شوند که امکان تداخل آنها وجود نداشته باشد. برای این کار معمولا برای هر ردیف یا حساب یک کد ویژه در نظر گرفته می‌شود. این کد در سیستم‌های پیشرفته حسابداری مانند محک به صورت خودکار اختصاص داده می‌شود.