در رستوران‌ها، فست فودها و اصنافی که با مواد غذایی فسادپذیر سروکار دارند، مدیریت موجودی انبار از اهمیت خاصی برخوردار است. آمارگیری و ردگیری دقیق زمان ورود و خروج مواد اولیه در رستوران‌ها و غذاخوری‌ها به بهره‌وری و مدیریت هزینه‌ها کمک کرده و می‌‌تواند در طولانی‌مدت به سوددهی بیشتر و موفقیت کسب و کار ختم شود. به زبان ساده، بدون سیستم مدیریت موجودی رستوران نمی‌توانید کسب و کار موفقی داشته باشید.
فهرست مطالب
در ادامه 5 نکته مهم در مدیریت موجودی رستوران ها و غذاخوری‌ها و مزایای نرم افزار مدیریت موجودی رستوران را بررسی می‌کنیم.
مزایای سیستم مدیریت موجودی رستوران
استفاده از نرم افزارها و سیستم‌های مدیریت موجودی رستوران مزایای زیادی برای کسب و کارها دارد.
کاهش هزینه‌ها
شاید اولین و مهم‌ترین مزیت مدیریت موجودی انبار در رستوران‌ها و غذاخوری‌ها کاهش هزینه‌های مربوط به مواد غذایی و خوراکی باشد. تا زمانی‌که از سیستم مدیریت موجودی رستوران استفاده نکنید متوجه هزینه‌ها و مبالغی که به‌خاطر گم‌شدن و ازبین رفتن مواد اولیه هدر می‌روند نمی‌شوید. شاید این موارد به دلیل خطاهای انسانی رخ داده باشد. با این حال، با کمک سیستم‌های کنترل موجودی خودکار می‌توان جلوی این گونه ضرر و زیان‌ها را گرفت.
کاهش تلف شدن وقت
به عنوان یک مدیر و صاحب رستوران، قطعا دوست ندارید وقت زیادی را صرف انبارگردانی و ردگیری موجودی انبار کنید. البته با روش‌های سنتی و شمارش دستی موجودی حتما با مشکل تلف شدن وقت روبه‌رو خواهید بود. هرچند، با ابزارهای امروزی مدیریت موجودی رستوران اطلاعات موردنیاز شما در چند ثانیه و فقط با چند کلیک در اختیار شما قرار می‌گیرد و تنها کاری که شما باید بکنید بررسی و چک کردن این اطلاعات است.
اعمال درجای تغییرات
قبلا رستوران‌ها مجبور بودند با هر سفارشی که از مشتری می‌گیرند به لیست موجودی‌ها مراجعه کنند و اقلام کم‌شده را از موجودی کسر کنند. اما سیستم مدیریت موجودی رستوران این فرایند را بدون دخالت شما و به صورت خودکار انجام می‌دهد. حتی اگر صاحب رستوران‌های زنجیره‌ای باشید می‌توانید موجودی انبار تمام رستوران‌ها را در هر جایی که هستند، بدون حضور در محل رستوران، مدیریت کنید.
ردگیری هزینه‌های دستور پخت غذا
منوی رستوران‌ها و غذاخوری‌ها متنوع است. ردگیری هزینه‌های مربوط به موادی که برای پخت یک غذا لازم هستند کمک می‌کند تا هزینه و قیمت هر غذا را محاسبه کنید و با مدیریت درست، سوددهی کسب و کار خود را افزایش دهید. وقتی قیمت تمام مواد اولیه لازم برای پخت یک غذا را بدانید می‌توانید منوی رستوران را به طرز بهینه‌تری ببندید، هزینه‌ها را کاهش دهید، اقلام یا غذاهایی که فروش کم‌تری دارند یا سوددهی ندارند حذف کنید و به جای آن‌ها غذاهای پرطرفدارتر و پرفروش‌تر را جایگزین کنید.
تهیه لیست سفارش خرید
اگر موجودی انبار شما دچار کمبود باشد چه اتفاقی رخ می‌دهد؟ تهیه لیست از موادی که نیاز به سفارش خرید مجدد دارند، به صورت دستی، بسیار وقت‌گیر است. اما اگر از ابزار خودکار استفاده کنید این فرایند به طور اتومات انجام می‌شود. حتی می‌توانید با بعضی تنظیمات و بعد از تایید، دستور خرید را برای تامین‌کننده ارسال کنید.
5 ترفند مهم برای مدیریت موجودی رستوران
حالا که از مزایای سیستم مدیریت موجودی رستوران آگاه شدیم به بیان ترفندهایی که لازمه مدیریت موجودی رستوران هستند می‌پردازیم.
1. برای مدیریت موجودی یک نفر را آموزش دهید.
مدیریت موجودی انبار رستوران کاری است که باید توسط یک نفر انجام شود. این فرد باید حواس جمع و هشیار باشد و قبل از بروز هر مشکلی متوجه آن شود. همچنین، با استفاده از گزارشات و تحلیل‌ها، آمار دقیق موجودی را کنترل کند. باید برای بهره‌وری بیشتر فردی را برای انجام این وظیفه تعیین کنید و به نحوی او را آموزش دهید که اهمیت آمارگیری و صرفه‌جویی در موجودی رستوران را درک کند.
حضور فردی که تمام تمرکز خود را روی انبار گذاشته و برحسب تجربه، نیازهای خاص کسب و کار شما را درک کرده باعث می‌شود تا در صورت بروز مشکلات پیچیده راه‌حل‌های خلاقانه ارائه کند و در نهایت به رونق و پیشرفت کسب و کار شما کمک کند.
استفاده از ابزار و نرم افزارهای کنترل موجودی به انجام دقیق‌تر کار کمک می‌کند. اما برای اینکه از این ابزار بهترین استفاده را ببرید باید کار را به فردی بسپارید که بتواند گزارشات لازم را تهیه و تحلیل کند و آموزش دیده باشد، شخصی مثل یک حسابدار.
2. از شیوه FIFO استفاده کنید.
شیوه FIFO یا اولین ورودی اولین خروجی، یکی از روش‌های متداول کنترل موجودی است. در این شیوه اولین جنس یا موادی که وارد انبار می‌شود اول هم مورداستفاده قرار می‌گیرد و از انبار خارج می‌شود. برای مواد غذایی که تاریخ انقضا دارند و فاسد می‌شوند این شیوه کنترل موجودی بسیار مهم و حیاتی است.
ممکن است بعضی از کارکنان انبار، به دلیل صرفه‌جویی در وقت و سهولت کار، مواد خام تازه موجود‌شده را جایی قرار دهند که راحت‌تر در دسترس باشد. باید به آن‌ها توضیح دهید که این کار با بهره‌وری ضدیت دارد. به آن‌ها آموزش دهید که باید برای مواد جدید در انتهای انبار جا باز کنند. این کار به آمارگیری موجودی انبار نیز کمک می‌کند، چرا که سریع‌تر متوجه موادی می‌شوید که تاریخ اتقضا آن‌ها سر رسیده و باید دورریخته شوند.
3. روی دورریز غذا نظارت داشته باشید و آن را کاهش دهید.
به حداقل رساندن دورریز غذا فقط برای کاهش و صرفه جویی در هزینه‌ها نیست؛ در واقع، صاحبان رستوران‌ها در قبال محیط زیست مسئول هستند. صاحبان رستوران‌ها می‌توانند با تهیه لیست از موجودی مواد اولیه و میزان آن‌ها و همچنین، تهیه لیست از دورریز غذاها، موادی را که کمتر موردنیاز است شناسایی کنند و آن‌ها را به اندازه موردنیاز و نه بیشتر تهیه و موجود کنند.
یکی دیگر از روش‌های خلاقانه‌ای که برای کمتر شدن دورریز مواد مورد استفاده قرار می‌گیرد این است که بعد از شناسایی موادی که موجودی آن‌ها بالا است و در معرض فاسد شدن قرار دارند، یک غذای خوشمزه تهیه و در منوی رستوران بگنجانید. حتما در رستوران‌های بزرگ غذای پیشنهادی سرآشپز به گوشتان خورده است. این غذاها با همین موادی درست می‌شوند که در موجودی انبار زیاد آمده است. البته با خلاقیت و هنر سرآشپز هم مشتری غذای خوشمزه‌ای می‌خورد، هم سود خوبی نصیب رستوران می‌شود و هم دورریز غذا و مواد غذایی به حداقل می‌رسد.
4. گزارشات را تحلیل کنید و استراتژی خود را تغییر دهید.
اگر می‌خواهید مدیریت موجودی رستوران شما مثمرثمر باشد باید گزارشات مفصل تهیه کنید و اطلاعات آن‌ها را تحلیل کنید تا ببینید چه مواردی را درست انجام می‌دهید و چه مواردی نیاز به اصلاح و بهبود دارند. اولین موردی که باید ردگیری کنید میزان فروش روزانه است، چرا که مستقیما به موجودی شما مرتبط است.
داشتن آمار دقیق از میزان فروش روزانه به شما کمک می‌کند که در صورت بروز هر تغییری سریع‌تر دست به کار شوید و در ازای این تغییرات بتوانید استراتژی انبار خود را مطلبق با نیازها تغییر دهید و اصلاح کنید.
مورد دیگری که باید روی آن نظارت داشته باشید موادی است بیش از حد نیاز یا کمتر از حد نیاز مورداستفاده قرار می‌گیرند. با گرفتن آمار این مواد می‌توانید سفارشات خرید بعدی را اصلاح کنید. اطلاع از این موارد کمک می‌کند تا تغییرات موجودی انبار را در بلندمدت پیش‌بینی کنید.
فراموش نکنید که آمار هزینه واقعی غذاها و هزینه احتمالی آن‌ها را نیز داشته باشید. اگر هزینه واقعی یک غذا با هزینه‌ای که فکر می‌کردید برای شما داشته باشد خیلی متفاوت است، پس یعنی مشکلی وجود دارد که باید آن را شناسایی و حل کنید.
5. از نرم افزارهای مدیریت موجودی رستوران استفاده کنید.
راحت‌ترین راه برای ردگیری و آمار گرفتن از موجودی رستوران و مدیریت انبار رستوران، بدون صرف وقت زیاد، استفاده از نرم افزارهای پیشرفته مدیریت موجودی رستوران است. برای نمونه، با نرم افزار حسابداری رستوران محک، علاوه بر ثبت و نظارت دقیق بر موجودی انبار و مواد اولیه، قادر خواهید بود محصولات، منو، فروش و مشتریان رستوران را مدیریت کنید. همچنین در صورت کاهش موجودی در انبار و نیاز به شارژ مجدد هر یک از اقلام، سیستم به طور خودکار به شما هشدار می‌دهد.
با نرم افزار حسابداری رستوران محک می‌توانید انواع غذا و نوشیدنی را تعریف و قیمت گذاری کنید، دستورالعمل تهیه هر غذا را ثبت کنید، مشتریان رستوران را در سیستم ثبت و برای هر کدام کد اشتراک تعریف کنید و کلیه امور حسابداری رستوران، صدور فاکتور، تهیه انواع گزارشات از گزارش سود و زیان گرفته تا گزارش پرفروش‌ترین‌ها را به ساده‌ترین شکل ممکن و بدون نیاز به مهارت حسابداری انجام دهید.
برای آشنایی بیشتر با ویژگی‌های فوق‌العاده این نرم افزار به صفحه نرم افزار حسابداری رستوران محک مراجعه کنید.
رستوران خود را متحول کنید
مسئله مدیریت موجودی رستوران چیزی است که به عنوان یک صاحب رستوران و برای موفقیت کسب و کار خود باید برای اجرای بهینه آن دست به کار شوید و کاری انجام دهید. خوشبختانه، با پیشرفت فناوری‌های جدید، مدیریت موجودی و انبارگردانی رستوران‌ها ساده‌تر و دقیق‌تر از گذشته شده است. نرم افزارهای حسابداری و انبارداری جزو ابزارهایی هستند که به همه کسب و کارها، و البته رستوران‌ها، کمک می‌کنند تا سود خود را به بیشترین میزان ممکن برسانند.
به عنوان یک صاحب رستوران می‌توانید با حداقل هزینه ممکن ابزار لازم برای مدیریت موجودی رستوران را تهیه کنید. سپس با رعایت همین 5 ترفند ساده، بعد از اینکه خیال خود را از بابت مدیریت موجودی رستوران راحت کردید، تمرکز خود را روی جلب رضایت مشتری و تهیه غذاهای خوشمزه و باکیفیت بگذارید.
