7 نکته کلیدی در انبارداری با اکسل

انبارداری با اکسل آیا امکان پذیر است ؟ انبارداری و مدیریت موجودی پشتوانه عملیاتی هر کسب و کاری است که محصولی برای فروش، حمل و نقل و ارسال دارد. اگر کسب و کار خود را به تازگی و با تعداد کمی از محصولاتی که تنوع زیادی هم ندارند شروع کرده اید، مایکروسافت اکسل ابزار خوبی برای ایجاد یک تمپلیت یا قالب فهرست موجودی برای کارهای ابتدایی و کاربران مبتدی محسوب می‌شود. استفاده کارآمد از اکسل برای مدیریت موجودی آنلاین نیاز به زمان دارد و تنظیم دقیق قالب اولیه شما بسیار مهم است.  در ادامه این مطلب بیشتر درباره انبارداری با اکسل و نکات کلیدی آن صحبت می‌کنیم.

فهرست مطالب

انبارداری با اکسل یک راه حل کم هزینه

اگر به دنبال راهی کم هزینه برای مدیریت موجودی و انبارداری خود هستید، اکسل می‌تواند راه حل خوبی باشد. همه ما به واسطه فرم‌های حسابداری یا صفحات گسترده با این برنامه آشنایی داریم و حالا می‌توان آن را گزینه خوبی برای کاربردهای مدیریت موجودی دانست و از آن استفاده کرد. اکسل به ابزارها، ویژگی‌ها و فرمول‌های یکپارچه برای پویاتر کردن و تعاملی‌تر کردن صفحات گسترده مجهز است. همچنین می‌تواند مدیریت موجودی اولیه را برای مشاغل و کسب و کارهای کوچک انجام دهد. اگرچه اکسل برای انبارها و کنترل موجودی کسب و کارهای با اندازه متوسط یا بزرگ ایده آل نیست، اما مقرون به صرفه است، و اگر از آن در OneDrive استفاده کنید، حتی رایگان است.

مانند هر چیز ارزان یا رایگان دیگر، اکسل نیز برای مدیریت انبار ابزار تمام و کمالی نیست، با این حال ویژگی‌ها و امکانات ارزشمندی در خود جای داده است. با اینکه اشتباه کردن در اکسل آسان است (و اجتناب از این اشتباهات مستلزم ممیزی وقت گیر، سازماندهی مناسب و مدیریت دقیق است)، اما کاملاً قادر به مدیریت موجودی مشاغل کوچک و کسب و کارهای نوپا می‌باشد.

راه اندازی قالب فهرست موجودی اکسل

برای اینکه یک قالب یا الگوی اولیه برای موجودی اکسل خود ایجاد نمایید باید فقراتی همچون شماره محصول، نام محصول، توضیحات کالا، قیمت کالا، هزینه یا ارزش کالا، موجودی کالا، مقدار برای سفارش مجدد و موارد موردنیاز دیگر را وارد کنید و هر زمان که می‌خواهید مقدار یا ارزش فروش، مقدار فروخته شده و سایر موارد را به روز رسانی کنید. زمان برای سفارش مجدد، صرف نظر از اینکه محصول متوقف شده باشد یا خیر، ارزش کل موجودی و سایر عملکردها نیز بسیار مفید هستند، اما هرچه تعداد ستون‌های شما بیشتر باشد، کنترل و مدیریت آن‌ها دشوارتر می‌شود.

بعد از آن می‌توانید از فرمول‌های اکسل برای محاسبه خودکار اطلاعات کل فروش، سود کل و سازماندهی موجودی خود بر اساس محصولاتی که بیشترین فروش را داشته‌اند (با استفاده از چند فرمول ساده) استفاده کنید. همچنین می‌توانید قالب و تمپلیت رایگان اولیه مایکروسافت را که در هنگام باز کردن اکسل در دسترس است مطابق با نیازهای خود تغییر دهید، یک قالب جدید بخرید یا قالب مدنظر خود را ایجاد کنید.

فرمول‌ها می توانند ارزش صفحه گسترده اکسل شما را افزایش دهند و در عین حال دردسر و استرس ناشی از محاسبه اعداد را کاهش دهند. ممکن است در ابتدا کمی پیچیده به نظر برسند، اما نگران نباشید. بعد از مدت کوتاهی نحوه کار با آن را فرا خواهید گرفت.

تابع SUM

تابع SUM را می‌توان برای افزودن هر رقمی که در دو یا چند سلول قرار می‌دهید استفاده کنید. برای مثال، می‌توانید با استفاده از تابع SUM یک مقدار فروش در حال اجرا ایجاد کنید تا برنامه به طور خودکار میزان درآمد حاصل را به روز رسانی کند، عملیاتی که بر اساس محاسبات ریاضی و روی خط به خط داده‌ها انجام می‌شود. این کار نیاز به بررسی هر شب خط به خط ردیف‌ها با ماشین حساب را از بین می‌برد.

فرمول SUM به صورت Cell*Cell= نوشته می‌شود. همچنین برای ضرب کردن هر دو سلول در یک ردیف می‌توان به این صورت آن را نوشت:

=[@[Name of Column]]*[@[Name of Column]]

این روش برای محاسبه خودکار ارزش کل محصولات موجود در انبار شما بسیار مفید است. البته به خاطر داشته باشید که اگر 300 خط دارید، باید آن را به هر یک اضافه کنید. به عنوان مثال، اگر ارزش محصولات شما 27 دلار و تعداد موجودی شما 65 عدد باشد، تابع SUM به طور خودکار بخش “ارزش موجودی” را به 1755 دلار (27×65)  به روزرسانی می‌کند.

تابع SORT

تابع SORT به شما امکان می‌دهد موجودی خود را بر اساس تعداد یا رنگ مرتب سازی کنید و بتوانید محصولات را بر اساس فروش، سودآوری یا موجودی باقیمانده مشاهده کنید. با این کار می‌توانید به سرعت و به راحتی محصولات را مرور و بررسی کنید. اگر هر یک از داده‌های شما اشتباه وارد شده باشد، تابع مرتب سازی درست کار نخواهد کرد.

اگر هنگام وارد کردن تعداد کالاهایی که فروخته‌اید از فرمول تفریق (B1-B2=) استفاده کنید، به طور خودکار آن عدد را از تعداد موجودی فعلی شما کسر می‌کند، سپس می‌توانید از آن برای مرتب کردن بر اساس موجودی استفاده کنید و ببینید کدام یک از اقلام موجودی شما کمتر از همه هستند. با این کار می‌توانید مشکلات مربوط به موجود کردن کالاهای موردنیاز را حل کنید و یا از سفارش کالاهایی که بیش از حد در انبار موجود هستند پرهیز کنید.

تابع RANK

تابع RANK به شما امکان می‌دهد اقلام را بر اساس مقدار فروش، مقدار موجودی یا تعداد محصولاتی که دریافت کرده‌اید رتبه بندی کنید. از آنجایی که رده بندی اقلام پرفروشی که نیاز به شارژ مجدد دارند بسیار مهم است، بنابراین منطقی است که آن‌ها را در بالای لیست ذخیره کنید. همچنین، می‌توانید موجودی انبار خود را بر مبنای هر ویژگی یا مشخصه‌ای که می‌خواهید رتبه بندی نمایید.

تفاوت SORT با RANK در این است که وقتی دکمه “SORT” را در اکسل کلیک می‌کنید داده‌های شما مرتب سازی می‌شوند ولی RANK این کار را به طور خودکار انجام می‌دهد. جالب اینجاست که RANK تنظیمات مرتب سازی را به طور خودکار انجام نمی‌دهد، بنابراین ممکن است شماره 1 شما جایی در وسط صفحه قرار بگیرد. فرمول RANK باید به این صورت نوشته شود:

Rank (Cell, Cell:Cell)=

منظور از Cell تمام سلول‌هایی است که می‌خواهید رتبه بندی شوند.

7 نکته برای کنترل دقیق موجودی انبار

با رعایت این 7 نکته در مورد نحوه مدیریت صفحه گسترده اکسل خود، از اینکه کنترل موجودی را به طور دقیق کنترل می‌کنید اطمینان حاصل نمایید:

1- از اشتباه و خطا در انبارداری با اکسل اجتناب کنید

بسیاری از افراد حرفه‌ای از اکسل برای مدیریت موجودی استفاده نمی‌کنند، تنها به این دلیل ساده که انسان‌ها مستعد خطا هستند. یافتن خطاها در برگه‌های اعداد و داده‌های سخت نیز دشوار است مگر اینکه دقیقاً بدانید به دنبال چه چیزی هستید. تنها راه برای جلوگیری از این امر ایجاد بهترین رویه حسابرسی متناسب با نیازها و الزامات کسب و کار خود و بررسی روزانه برای به حداقل رساندن خطاها است.

2- بلافاصله به روز رسانی کنید

باید رویه‌ای بچینید که هر کسی که مسئول رسیدگی به امور سفارشات است، سند اکسل را فوراً به روزرسانی کند تا از بروز مشکلات جلوگیری گردد. اکسل یک راه حل مدیریت موجودی بی‌درنگ نیست، بنابراین هرگز نمی‌توانید ارزش موجودی واقعی را در همان لحظه ببینید، اما اطمینان از اینکه داده‌های شما هر چند وقت یک‌بار و زود به زود به‌روزرسانی می‌شوند بسیار مهم است. با این کار می‌توانید از بروز برخی مشکلات، مانند ‌فروش بیش از حد محصولاتی که موجود کردن دوباره آن‌ها سخت است، جلوگیری کنید.

3- از سیستم‌های ابری استفاده کنید

اسناد اکسل آفلاین و سنتی محدودیت‌های زیادی دارند زیرا فقط یک نفر می‌تواند در آن واحد از برگه اسناد استفاده کند. استفاده از اکسل در سیستم ابری(OneDrive) یا سرویس‌های مشابه گوگل تضمین می‌کند که بتوانید چندین نفر را به برگه دعوت کنید، برگه‌ها را به طور همزمان ویرایش کنید تا حسابرسی داده‌های خود را بهبود ببخشید، داده‌های ورودی را از منابع متعدد وارد کنید و فرآیندها را سرعت ببخشید.

همچنین سیستم‌های ابری این مزیت را دارند که به طور خودکار از داده‌های شما نسخه پشتیبان تهیه می‌کنند و داده‌هایی که توسط افراد مختلف از سیستم‌های مختلف وارد می‌شوند همگام‌سازی می‌کنند. بنابراین می‌توانید هر زمان که خواستید، از هر جایی و با هر وسیله‌ای، چه رایانه چه تلفن همراه، اطلاعات را ویرایش و یا بررسی کنید.

4- برای ادغام داده‌ ها وقت بگذارید

صرف زمان برای ادغام ماهانه داده‌ها به شما این امکان را می‌دهد که نمودارهایی ایجاد کنید و میزان فروش خود در هر دوره را مشخص نمایید. این کار را باید به صورت ماهانه و سه ماهه و با توجه ویژه به تعطیلات و مناسبت‌ها انجام دهید.

یکی از بزرگترین مشکلاتی که افراد با اکسل دارند این است که نمی‌توانند به راحتی داده های تاریخی و سوابق خود را تجزیه و تحلیل کنند. اما صرف زمان برای اضافه کردن کل داده های یک ماه به یک جدول محوری (pivot table)، آن هم به شکلی که واضح و قابل فهم باشد، این مشکل را برطرف می‌کند. اگرچه این کار وقت گیر است، اما به شما این امکان را می‌دهد که فروش خود را بر اساس دوره و در طول فصول مختلف برای بهینه سازی بهتر موجودی در آینده پیگیری کنید.

برای ایجاد جدول محوری در اکسل باید این مراحل را طی کنید:

1. روی “Insert” کلیک کنید، “Tables” را انتخاب کنید، “PivotTable” را انتخاب کنید. (برای ایجاد نمودار روی فلش زیر PivotTable کلیک کنید).
2. محدوده جدول (I.E. 1A-21G) را در کادر گفتگوی Create Pivot Table که ظاهر می‌شود، انتخاب کنید.
3. مکان جدول محوری جدید (کاربرگ جدید یا موجود) را انتخاب کنید.
4. روی ‘OK’ کلیک کنید.
5. در صورت نیاز، Pivot Table خود را سفارشی کنید.

5- داده‌های خود را بازبینی کنید

اکسل می‌تواند ابزار ارزشمندی برای ردیابی موجودی باشد، اما برای این کار باید بتوانید همه چیز را به درستی ردیابی و محاسبه کنید. برای مثال:

• اگر در حال پیگیری زمان مناسب برای سفارش مجدد هستید، آیا زمان تحویل (زمان لازم برای رسیدن کالا از تولیدکننده به انبار) را در محاسبات خود لحاظ می‌کنید؟
• آیا میزان سود را بر اساس فروش محاسبه می‌کنید یا بر اساس سود واقعی هر محصول؟
• آیا از موجودی خود بلافاصله برای محاسبه مالیات فروش استفاده می‌کنید؟
• آیا ارزش کل موجودی شما بر اساس فروش مجدد است یا ارزش خرید؟

اطمینان از صحت داده‌های ورودی و بررسی و بازبینی ارقامی که در محاسبات خود استفاده می‌کنید باعث می‌شود تا از بروز اشتباهات هزینه‌بر و زمان‌بر جلوگیری کنید.

6- ممیزی کنید و دوباره بررسی کنید

اکسل برای وارد کردن داده‌ها به افراد متکی است، مگر اینکه یک سیستم بارکد خوان به سیستم خود متصل کنید که البته در آن صورت نیز همه چیز خودکار نمی‌شود. این مسئله منجر به بروز خطای انسانی شده و می‌تواند کل عرضه و تقاضای شما را در صورت سفارش مجدد بیش از حد یا ناکافی یک کالا، یا برآورد نادرست میزان سود، با مشکل جدی مواجه کند.

با ردیابی همه چیز بر روی کاغذ و همچنین در سند اکسل این امکان برای شما فراهم می‌شود که در پایان هر روز موجودی خود را مورد بازبینی قرار دهید و هر گونه اشتباهی را تصحیح کنید.

7- بدانید چه زمانی باید ارتقا دهید

باید پذیرفت که اکسل برای مدیریت حجم موجودی متوسط تا زیاد مناسب نیست، زیرا رسیدگی و مدیریت صدها ستون مختلف بسیار پیچیده و زمان‌بر بوده و پیگیری و به روز رسانی آن‌ها دشوار است. در برخی موارد، شما مجبور می‌شوید به یک سیستم مدیریت موجودی اختصاصی رجوع کنید و باید بدانید چه زمانی این کار را انجام دهید.

نرم افزارهای پیشرفته، مانند نرم افزار حسابداری محک، از جمله ابزارهایی هستند که می‌توانند برای کسب و کارها و انبارهایی که در حال رشد و توسعه هستند گره‌گشا باشند. برای انتخاب بهترین گزینه ممکن، باید با توجه به اندازه ونیازهای کسب و کار خود، گزینه‌های مختلف را بررسی کنید و خود را از دردسرها و اشتباهاتی که ممکن است در انبارداری با اکسل رخ دهند رها کنید.

با ارتقا سیستم انبارداری خود به نرم افزار حسابداری محک می‌توانید کل فرایندهای عملیاتی، فروش، انبارداری، رسید انبار و حسابداری کسب و کار خود را به سادگی مدیریت کنید، بهره‌وری را افزایش و هزینه‌های خود را کاهش دهید، گزارشات دقیق آماری و تحلیلی دریافت کنید و در نهایت سود خود را به حداکثر برسانید.

انبارداری با اکسل، راهکاری آسان و کم هزینه برای انباداری شما

انبارداری با اکسل روشی کم هزینه است و برای کسب و کارهای کوچک و نوپا مناسب است. با این حال، باید این را بدانید که اکسل برای کنترل موجودی و مدیریت انبارهای متوسط و بزرگ کافی نیست. اگر کسب و کار شما در حال رشد و توسعه است باید به فکر ارتقای سیستم انبارداری خود باشید و استفاده از ابزارهای قدرتمندتر را مدنظر قرار دهید.

منبع: https://www.tradegecko.com/