در طول یک دوره مالی هنگام اتمام سال و یا پایان دوره مالی با بستن حسابها اعم از خرید، فروش، درآمدها و هزینه‌ها به صورت رسمی‌و قانونی موارد حسابداری و مالی پایان می‌یابد. اما بستن حسابها در حسابداری چه مفهومی دارد؟ این سیستم به وسیله بستانکار نمودن مانده پایانی حسابها دارای مانده بدهکار و یا بدهکاری مانده پایانی حسابهای دارای مانده بستانکار طی اسناد حسابداری انجام می‌شود یا خیر؟ با ذکر این مقدمه از گروه نرم افزاری محک به مسئله بستن حسابها در پایان دوره مالی در حسابداری پرداخته و در مورد آن توضیح خواهیم داد. این کار با انواع برنامه حسابداری هم صورت می‌گیرد.
فهرست مطالب
بستن حساب یعنی چه؟
بستن حسابها یعنی چه؟ بستن حسابها در حسابداری یعنی صفر نمودن مانده. همانطور که اشاره شد این امر با بستانکاری مانده نهایی حسابهای دارای مانده بدهکار و یا بدهکاری مانده نهایی حسابهای بستانکار طی اسناد حسابداری انجام می‌گردد. در ادامه بایستی بدانیم که حسابها به چند دسته تقسیم می‌شوند. در این راستا می‌توان گفت با دقت به انتقال یا عدم گذر مانده به سال بعد حسابها به سه بخش تقسیم خواهند شد:
- حسابهای دائمی
- حسابهای موقت
- حسابهای مختلط
در چه وقتی به بستن حسابها نیاز است؟
در موارد زیر لازم به بستن حساب ها می‌باشد:
طی دوره مالی
اولین موقع بستن حسابها در طول فعالیت کاری و یا به اصطلاح دوره مالی می‌باشد. به عنوان مثال حساب یک فرد به عللی مثل عدم پرداخت بدهی یا همکاری نداشتن یا ارائه تخفیف برای مانده حساب مالی در طی سال بسته می‌شود. بدین معنی که مانده بدهی و ی به مطالبات سوخته شده و یا سرفصل حسابهای متناسب با آن منتقل می‌شود که این امر موجب بسته شدن حساب مالی وی خواهد گردید. مانده حساب به عنوان مطالبات سوخته در حسابی به همین منظور ثبت می‌گردد.
پایان دوره مالی
بستن حسابها در پایان دوره مالی مفصل‌تر، کامل‌تر و پیچیده‌تر از دوره‌های مالی دیگر می‌باشد. برای مشخص نمودن سود و ضررهای شرکت و یا موسسه و ارگان مورد نظر و همینطور انتقال مانده حساب دائم به دوره‌های مالی بعد و صادر و ثبت کردن سند حسابداری جدید انجام می‌گردد.
نمونه حساب‌هایی که در انتهای سال مالی باید اصلاح شوند
این موارد عبارتند از:
- اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره (ثبت در صورت افزایش پیش پرداخت )
- موجودی ملزومات (این ملزومات شامل میز، صندلی، کمد، لوازم آبدارخانه و دیگر ملزومات می‌شود)
- اصلاح حساب پیش دریافت حق الزحمه خدمات
- ثبت هزینه آب و برق پرداخت نشده
- ثبت دستمزد پرداخت نشده
- ثبت درآمدهایی محقق یافته نشده
- ثبت استهلاک مربوط به دارایی‌ها(مانند استهلاک وسایل نقلیه)
در مورد بستن حسابها به این مدل بایستی از یک حساب رابط و واسط بنام سود و زیان استفاده کنیم. مراحل بستن حسابها به شرح زیر می‌باشد:
مرحله بستن حساب درآمد: در این مرحله اول حساب درآمدها را بدهکار و حساب سود و زیان را بستانکار می‌کنیم.
بستن حساب هزینه‌ها: معادل با جمع هزینه‌ها، حساب سود و ضرر را بدهکار می‌نماییم. در ادامه همه بستانکاری حسابهای مرتبط با هزینه را انجام می‌دهیم.
بستن حساب خلاصه سود و زیان: مانده حساب سود و زیان را مشخص می‌کنیم. اگر مانده حساب بستانکار باشد معادل آن را بدهکار و حساب سرمایه را بستانکار می‌کنیم. اگر مانده حساب سود و زیان بستانکار باشد به آن سود می‌گوئیم. اما اگر مانده حساب سود و زیان بدهکار باشد این حساب را بستانکار و حساب سرمایه را بدهکار می‌کنیم. در این صورت به این حساب مانده حساب زیان می‌گوئیم.
بستن حساب برداشت: در پایان برای بستن حساب برداشت حساب سرمایه را معادل مانده حساب برداشت بدهکار و حساب برداشت بستانکار می‌کنیم.
بستن حساب شرکت های بازرگانی
بستن این حسابها نیز مانند شرکتهای خدماتی می‌باشد. تنها تفاوت در این است حساب‌هایی در شرکتهای بازرگانی وجود دارد که در شرکتهای خدماتی وجود ندارد. این حسابها شامل حساب خرید، فروش، برگشت از فروش و تخفیفات، برگشت از خرید و تخفیفات، تخفیفات خرید نقد، تخفیفات فروش نقدی و موجودی کالا در اول دوره و پایان دوره می‌باشد. مراحل بستن حسابهای موقت در شرکتهای بازرگانی به شرح زیر می‌باشد:
- حساب خلاصه سود و زیان
- حسابهای فروش
- حسابهای خرید
- مانده حساب سود و زیان
- بستن حساب برداشت
سخن آخر
ما در این مقاله از گروه نرم افزاری محک به بررسی شرایط بستن حسابها در حسابداری و قوانین آن پرداختیم. اما نکته آخر این که در مورد بستن حسابها داشتن اطلاعات جامع و دقیق اصلی ترین مورد اقدام می‌باشد. بهترین کار این است که این کار با حضور حسابدار خبره انجام شود. در صورت برخورد با اشکال از مشاوره موسسات حسابداری استفاده گردد. چرا که هر گونه اشتباه در محاسبات موجب ضرر و زیان مالی خواهد شد. ضمن این که این اشتباهات در صورت عدم توجه به دوره بعد منتقل و موجب ادامه اشتباه خواهد گردید.
