اشتباه های رایج حسابداری در هر کسب و کاری وجود دارند. اگرچه برخی از این اشتباهات بسیار جزئی و ناچیز هستند اما سلامت مالی کسب و کار شما را تحت تاثیر قرار خواهند داد. در صورتی که اشتباهات بزرگی در حسابداری کسب و کارهای کوچک رخ دهد، تجارت مورد نظر را به سمت ورشکستگی می‌رود.
فهرست مطالب
بنابراین می‌توان درک کرد که اشتباه های رایج حسابداری تا چه حائز اهمیت هستند. تصحیح اشتباهاتی که در حسابداری رخ می‌دهند، منجر به حفظ سلامت مالی کسب و کارها می‌شود. از طرفی شناخت و آشنایی با خطاهای رایج در حسابداری، منجر به پیشگیری از بروز چنین اشتباهاتی می‌شود.
به همین جهت در مقاله پیش رو ۸ مورد از رایج‌ترین اشتباهات در حسابداری را بیان خواهیم کرد. در نهایت راهکارهایی برای جلوگیری از بروز چنین خطاهایی را ارائه خواهیم داد.
فایل صوتی مقاله را در زیر میتوانید گوش کنید.
۱.سود همیشه به معنای کسب درآمد است
در نظر گرفتن هر معامله به عنوان درآمد، از اشتباه های رایج حسابداری است. این موضوع سبب می‌شود که نتوان وضعیت مالی شرکت را به درستی تعیین کرد. به منظور درک بیشتر این اشتباه مثالی را بیان می کنیم.
فرض کنید که شرکت شما یک معامله ۵ میلیون تومانی را بسته است که سود آن در مدت ۳ ماه محقق می‌شود. هزینه لازم برای تامین اعتبار بودجه ۲ میلیون تومان خواهد بود. بنابراین شما ۳ میلیون تومان باقی‌مانده را به عنوان سود در نظر خواهید گرفت.
در حالی که این امر اشتباه است. در نظر بگیرید که هزینه‌های پروژه بیشتر شود یا پرداخت در مهلت سه ماه انجام نشود. بنابراین با افزایش هزینه‌های پروژه، سود حساب شده کاملاً غلط است. در نتیجه سود را تنها پس از پایان هر پروژه حساب کنید. با این کار صورت حساب‌های سود و درآمد از صحت کافی برخوردار خواهند بود.
۲.عدم توجه کافی به حسابداری
نکته حائز اهمیت در حسابداری، ثبت همه چیز است که شامل معاملات کوچک، پرداخت‌های مشتری و مواردی از این قبیل می‌شود. اطمینان حاصل کنید که همه داده ها و اطلاعات مالی در گزارش‌های مالی ثبت و طبقه بندی می شوند.
مهم نیست که بزرگی کسب و کار شما به چه اندازه باشد، جدی گرفتن حسابداری، تصویری دقیق از فعالیت‌های تجاری را ارائه می‌دهد. در نهایت این امر از اشتباه های رایج حسابداری پیشگیری می‌کند. ایجاد سیستم حسابداری، برای کلیه کسب و کارها یک ضرورت محسوب می‌شود. طبقه بندی دارایی‌ها و بدهی‌ها در بازه‌های زمانی مشخص، منجر به حفظ امنیت مالی در کسب و کارها خواهد شد.
۳.عدم تعیین کارمندان و پیمانکاران
بین کارمندان و پیمانکاران تفاوت قائل شوید. یکی از اشتباه های رایج حسابداری، عدم درک تفاوت دو گروه کارمندان و پیمانکاران است. یکی از تفاوت‌های حسابداری بین این دو گروه در ثبت گزارش‌های مربوط به آنهاست. در نظر داشتن این تفاوت‌ها از بروز عواقب مالی پیشگیری می‌کند و از این جهت بسیار حائز اهمیت است.
۴.مدیریت کلیه حساب ها در شرکت
هنگامی که یک کسب و کار کوچک با درآمد محدود را اداره می‌کنید، انجام امور حسابداری آن توسط صاحبان مشاغل منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود. اما در برخی موارد این امر، موجب افزایش هزینه‌های کسب و کارهای کوچک می‌شود.
به دلیل اینکه صاحبان مشاغل دانش کافی در زمینه حسابداری را ندارند، امکان بروز اشتباه های رایج حسابداری افزایش می‌یابد. به عنوان مثال رسیدگی به امور مالیاتی بسیار پیچیده است و نیاز به دانش حسابداری دارد.
بنابراین استفاده از خدمات حسابداری یک حسابدار حرفه ای، منجر به کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از بروز خطاهای مالیاتی می‌شود. پس به منظور مدیریت امور حسابداری مشاغل خود، از حسابداران نیز کمک بخواهید.
۵.عدم‌ارتباط با حساب‌های بانکی
تطابق حساب‌های بانکی با داده‌های حاصل از حسابداری، از اصول اصلی مدیریت کسب و کارها به حساب می‌آید. به طور کلی توصیه می‌شود که هزینه‌ها و پرداخت‌های صورت گرفته در بازه زمانی مشخص موردبررسی قرار گیرند.
اطمینان از تطابق داده‌های حسابداری با اطلاعات حاصل از حساب‌های بانکی، مانع از بروز اشتباه های رایج حسابداری می‌شود. از طرفی با این کار می‌توان وضعیت مالی کسب و کارها را به طور دقیق پیگیری کرد. پیگیری وضعیت مالی کسب و کارها، سبب می‌شود که بخش‌های با عملکرد پایین شناسایی شوند. در نهایت مدیریت تصمیمات لازم برای تغییر عملکرد چنین بخش هایی را اتخاذ خواهد کرد.
۶.فراموش کردن ثبت معاملات کوچک
ثبت تمامی هزینه‌ها، هر چند ناچیز باشند، در حسابداری کسب و کارهای کوچک از اهمیت بالایی برخوردار است. تمامی مشاغل باید سوابق مربوط به هزینه‌های خود را ثبت و نگهداری کنند. این موضوع به ویژه در مشاغلی که خرده فروشی در آنها وجود دارد، حائز اهمیت است.
در چنین مشاغلی کلیه معاملات تجاری، مبتنی بر پول نقد است. ثبت معاملات بسیار کوچک مانند پرداخت هزینه‌های مربوط به تحویل پستی نیز بسیار برای مشاغل کوچک، لازم است. چنانچه معاملات به درستی ثبت شوند، مدیریت معاملات بزرگ‌تر بسیار ساده‌تر می‌شود. در نتیجه از بروز اشتباه های رایج حسابداری جلوگیری می‌شود.
۷.ارتباط ضعیف با حسابدار
عدم آگاهی از آنچه در بخش حسابداری در حال انجام است، منجر به بروز مشکلات جدی در امور مدیریتی می‌شود. صاحبان مشاغل باید اطلاعات کاملی از معاملات انجام‌شده در اختیار داشته باشند. انتقال چنین اطلاعاتی باید توسط حسابدار صورت گیرد. یکی از اشتباه های رایج حسابداری، عدم انتقال گزارش‌های لازم به مدیریت است. ارتباط خوب با حسابدار، نظارت بر درآمد و هزینه‌ها را برای صاحبان کسب و کارها آسان‌تر می‌کند.
۸.عدم اختصاص بودجه مشخص به هر پروژه
هنگامی که کسب و کارهای مختلف، قصد انجام پروژه‌های مختلف تجاری را دارند، اختصاص بودجه به پروژه از وظایف اصلی حسابداران است. عدم اختصاص بودجه به پروژه، منجر به افزایش هزینه‌های مربوط به پروژه می‌شود و یکی از اشتباه های رایج حسابداری است.
تخصیص بودجه سبب موفقیت پروژه‌های مختلف تجاری می‌شود و از هدر رفت سرمایه کسب و کارها پیشگیری خواهد کرد. محدود کردن بودجه سبب می‌شود که هزینه‌های اضافی تا حد امکان کاهش یابد. از طرفی از هزینه‌های پس‌انداز شده، برای انجام فعالیت‌های تجاری دیگر مورداستفاده قرار خواهند گرفت.
آیا سود همیشه به معنای کسب درآمد است؟
در نظر گرفتن هر معامله به عنوان درآمد، از اشتباه های رایج حسابداری است. این موضوع سبب می‌شود که نتوان وضعیت مالی شرکت را به درستی تعیین کرد. به منظور درک بیشتر این اشتباه مثالی را بیان می کنیم.فرض کنید که شرکت شما یک معامله ۵ میلیون تومانی را بسته است که سود آن در مدت ۳ ماه محقق می‌شود. هزینه لازم برای تامین اعتبار بودجه ۲ میلیون تومان خواهد بود. بنابراین شما ۳ میلیون تومان باقی‌مانده را به عنوان سود در نظر خواهید گرفت.
در حالی که این امر اشتباه است. در نظر بگیرید که هزینه‌های پروژه بیشتر شود یا پرداخت در مهلت سه ماه انجام نشود. بنابراین با افزایش هزینه‌های پروژه، سود حساب شده کاملاً غلط است. در نتیجه سود را تنها پس از پایان هر پروژه حساب کنید. با این کار صورت حساب‌های سود و درآمد از صحت کافی برخوردار خواهند بود.
مدیریت کلیه حساب ها در شرکت
هنگامی که یک کسب و کار کوچک با درآمد محدود را اداره می‌کنید، انجام امور حسابداری آن توسط صاحبان مشاغل منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود. اما در برخی موارد این امر، موجب افزایش هزینه‌های کسب و کارهای کوچک می‌شود.
منبع:
Podcast: Play in new window | Download
