فهرست مطالب
شرکتها، فروشگاهها و کسب و کارهایی که دریافت و پرداختهای روزانه زیادی دارند، باید حسابهای بانکی خود را بهصورت منظم کنترل کنند. گاهی ممکن است مانده حساب بانک در دفاتر حسابداری با مانده اعلامشده در صورتحساب بانک یکسان نباشد. این اختلاف میتواند به دلیل چکهای وصولنشده، وجوه در راه، هزینههای بانکی، واریزیهای ثبتنشده یا حتی خطاهای انسانی ایجاد شود.
برای شناسایی و اصلاح این اختلافها، حسابداران از گزارشی به نام صورت مغایرت بانکی استفاده میکنند. تهیه صورت مغایرت بانکی به کسبوکار کمک میکند تا دلیل اختلاف بین حساب بانک در دفتر کل و صورتحساب بانک مشخص شود و مانده واقعی حساب بهدرستی محاسبه گردد.
در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک، بررسی میکنیم صورت مغایرت بانکی چیست، چرا تهیه میشود، اقلام باز در صورت مغایرت کداماند، روشهای تهیه صورت مغایرت بانکی چیست و چگونه میتوان فرم صورت مغایرت بانکی را تنظیم کرد.
صورت مغایرت بانکی چیست؟
صورت مغایرت بانکی گزارشی است که اختلاف بین مانده حساب بانک در دفاتر حسابداری شرکت و مانده حساب اعلامشده توسط بانک را بررسی و اصلاح میکند. در حسابداری، شرکتها برای هر حساب جاری بانکی، یک حساب معادل در دفتر کل ایجاد میکنند و تمام دریافتها و پرداختهای مربوط به آن حساب را ثبت مینمایند.
در حالت ایدهآل، مانده حساب بانک در دفتر کل باید با مانده صورتحساب بانک برابر باشد. اما در عمل، به دلایل مختلف ممکن است این دو مانده با هم اختلاف داشته باشند. این اختلافها با تهیه صورت مغایرت بانکی شناسایی میشوند.
برای مثال، ممکن است شرکتی چکی صادر کرده باشد و آن را در دفاتر خود ثبت کند، اما دارنده چک هنوز برای وصول آن به بانک مراجعه نکرده باشد. در این حالت، مانده دفتر شرکت کاهش یافته، اما مانده بانک هنوز تغییر نکرده است. چنین مواردی باعث ایجاد مغایرت بانکی میشوند.
چرا تهیه صورت مغایرت بانکی اهمیت دارد؟
حساب و کتاب خود را محک بزنید
نرم افزار حسابداری محک ویژه +200 گروه شغلی
دریافت دمو و مشاوره رایگان نرم افزار حسابداری محک
در صورت تمایل به دریافت مشاوره رایگان و مشاهده دمو نرم افزار حسابداری محک، لطفا فرم زیر را تکمیل نمایید.
تهیه صورت مغایرت بانکی یکی از روشهای مهم کنترل داخلی در حسابداری است. اگر حسابهای بانکی بهصورت منظم با دفاتر شرکت تطبیق داده نشوند، احتمال بروز خطا، سوءاستفاده مالی، ثبت اشتباه یا دوبارهکاری در حسابها افزایش پیدا میکند.
مهمترین دلایل اهمیت صورت مغایرت بانکی عبارتاند از:
- شناسایی اختلاف بین حساب دفتر و صورتحساب بانک
- کنترل دریافتها و پرداختهای ثبتشده
- شناسایی چکهای وصولنشده یا برگشتی
- بررسی هزینههای بانکی ثبتنشده
- جلوگیری از خطاهای انسانی در ثبت حسابها
- کمک به تهیه گزارشهای مالی دقیقتر
- محاسبه مانده واقعی حساب بانک
به همین دلیل، تهیه صورت مغایرت بانکی فقط یک کار اداری نیست؛ بلکه بخشی از کنترل مالی و اطمینان از صحت حسابهای بانکی کسبوکار است.
زمان تهیه صورت مغایرت بانکی
صورت مغایرت بانکی معمولاً در پایان هر ماه تهیه میشود، اما زمان تنظیم آن به حجم تراکنشهای مالی کسبوکار بستگی دارد. شرکتهایی که تراکنشهای بانکی زیادی دارند، بهتر است این گزارش را بهصورت هفتگی یا حتی روزانه بررسی کنند.
در کسبوکارهای کوچک، تهیه صورت مغایرت بانکی بهصورت ماهانه میتواند کافی باشد. اما در شرکتهای بزرگ، فروشگاههای پرتراکنش، شرکتهای پخش، واحدهای بازرگانی و کسبوکارهایی که چک و حوالههای زیادی دارند، بررسی منظمتر حسابهای بانکی ضروری است.
نحوه بررسی صورت مغایرت بانکی
برای تهیه صورت مغایرت بانکی، ابتدا باید صورتحساب بانک از شعبه یا اینترنتبانک دریافت شود. سپس حساب بانک در دفتر کل با صورتحساب بانک مقایسه میشود.
نکته مهم این است که ثبت بدهکار و بستانکار در دفاتر شرکت و صورتحساب بانک از دید دو طرف متفاوت است. وقتی شرکت وجهی را به حساب بانکی خود واریز میکند، این مبلغ در دفتر شرکت بهعنوان افزایش حساب بانک ثبت میشود؛ اما در صورتحساب بانک، از نگاه بانک بهعنوان بستانکاری حساب مشتری نمایش داده میشود.
بنابراین هنگام تطبیق حسابها، باید دقت شود که بدهکار و بستانکار در دفتر شرکت و بانک با نگاه حسابداری صحیح مقایسه شوند.
مراحل کلی بررسی صورت مغایرت بانکی عبارتاند از:
- دریافت صورتحساب بانک
- استخراج حساب بانک از دفتر کل
- مقایسه واریزها و برداشتها در دو گزارش
- شناسایی اقلامی که فقط در یکی از گزارشها ثبت شدهاند
- بررسی چکهای صادره و وصولنشده
- بررسی هزینهها و کارمزدهای بانکی
- اصلاح ثبتهای اشتباه
- محاسبه مانده واقعی حساب
اقلام باز در صورت مغایرت
پس از مقایسه حساب بانک در دفتر کل با صورتحساب بانک، برخی موارد ممکن است در یکی از دو گزارش ثبت شده باشند اما در گزارش دیگر دیده نشوند. به این موارد، اقلام باز گفته میشود.
اقلام باز مهمترین دلیل ایجاد مغایرت بانکی هستند و باید بهدقت بررسی شوند.
- وجوه در راه
وجوه در راه شامل مبالغی است که در دفاتر شرکت ثبت شدهاند، اما هنوز در صورتحساب بانک نمایش داده نشدهاند. این موضوع ممکن است به دلیل تأخیر در انتقال وجه، حواله بینبانکی، واریز از شهرستان یا ثبت دیرهنگام بانک رخ دهد.
برای مثال، مشتری مبلغی را از طریق حواله به حساب شرکت واریز کرده و رسید آن را ارسال کرده است. حسابدار این مبلغ را در دفتر ثبت میکند، اما هنگام دریافت صورتحساب بانک، مبلغ هنوز در حساب منعکس نشده است.
- مبالغ دریافتی توسط بانک
گاهی مشتریان وجهی را مستقیماً به حساب شرکت واریز میکنند، اما اطلاعات واریز را به شرکت اعلام نمیکنند. در این حالت، مبلغ در صورتحساب بانک ثبت شده، اما در دفتر شرکت ثبت نشده است.
این مورد باید شناسایی و در دفاتر شرکت ثبت شود تا مانده دفتر با بانک تطبیق پیدا کند.
- چکهای تحویلی به بانک
چکهایی که برای وصول به بانک تحویل داده میشوند، ممکن است در زمان تهیه صورت مغایرت هنوز وصول نشده باشند. در برخی شرکتها، چکهای تحویلی ابتدا بهعنوان چک در جریان وصول ثبت میشوند و پس از تأیید وصول، در حساب بانک اعمال میگردند.
اما اگر شرکت همه چکها را وصولشده فرض کند و برخی چکها برگشت بخورند یا وصول نشوند، مغایرت بانکی ایجاد خواهد شد.
- هزینهها و کارمزدهای بانکی
بانک ممکن است هزینههایی مانند کارمزد خدمات بانکی، هزینه صدور دستهچک یا کارمزد انتقال وجه را از حساب شرکت کسر کند. اگر این هزینهها در دفاتر شرکت ثبت نشده باشند، باعث اختلاف بین مانده دفتر و بانک میشوند.
در زمان تهیه صورت مغایرت، این هزینهها باید شناسایی و در دفاتر ثبت شوند.
- چکهای صادره و وصولنشده
گاهی شرکت چکی برای پرداخت بدهی یا خرید کالا صادر میکند و آن را در دفتر خود ثبت مینماید، اما دارنده چک هنوز برای وصول آن به بانک مراجعه نکرده است. در این حالت، مبلغ چک از دفتر شرکت کم شده، اما هنوز از حساب بانکی برداشت نشده است.
چکهای صادره و وصولنشده یکی از رایجترین اقلام باز در صورت مغایرت بانکی هستند.
- خطاهای انسانی
خطاهای انسانی میتوانند در دفتر شرکت یا حتی در صورتحساب بانک رخ دهند. این خطاها ممکن است شامل ثبت مبلغ اشتباه، ثبت حساب اشتباه، ثبت دوباره یک تراکنش، جابهجایی بدهکار و بستانکار یا ثبت نکردن یک عملیات مالی باشند.
در صورت شناسایی خطا، باید ثبت اصلاحی انجام شود.
- اختلاف مانده از دوره قبل
گاهی بخشی از مغایرت مربوط به دوره قبل است و در دوره جدید منتقل شده است. در این حالت، حسابدار باید بررسی کند که آیا مغایرت دوره قبل در دوره جدید رفع شده یا همچنان باید در صورت مغایرت لحاظ شود.
روشهای تهیه صورت مغایرت بانکی
صورت مغایرت بانکی معمولاً به سه روش تهیه میشود. انتخاب روش مناسب به هدف گزارش، نوع حسابداری شرکت و نیاز مدیران مالی بستگی دارد.
روش اول: مبنا قرار دادن مانده دفتر کل
در این روش، مانده حساب بانک در دفتر کل مبنا قرار میگیرد و با اضافه یا کم کردن اقلام باز، مانده مطابق صورتحساب بانک محاسبه میشود.
این روش میتواند دلایل اختلاف را مشخص کند، اما مانده واقعی حساب را بهطور کامل نشان نمیدهد.
روش دوم: مبنا قرار دادن مانده صورتحساب بانک
در روش دوم، مانده اعلامشده توسط بانک مبنا قرار میگیرد و با اضافه یا کم کردن اختلافها، مانده مطابق دفتر شرکت به دست میآید.
این روش نیز برای شناسایی اختلافها مفید است، اما مانند روش اول، برای محاسبه مانده واقعی حساب کاربرد محدودتری دارد.
روش سوم: روش مانده واقعی
روش مانده واقعی کاربردیترین روش تهیه صورت مغایرت بانکی است. در این روش، هر دو مانده یعنی مانده دفتر کل و مانده صورتحساب بانک بررسی میشوند و با اعمال اقلام باز، مانده واقعی حساب مشخص میگردد.
در روش مانده واقعی، هم دلایل اختلاف شناسایی میشود و هم مانده صحیح حساب به دست میآید. به همین دلیل، این روش در بسیاری از شرکتها و واحدهای مالی کاربرد بیشتری دارد.
فرم صورت مغایرت بانکی شامل چه بخشهایی است؟
فرم صورت مغایرت بانکی معمولاً شامل اطلاعات اصلی حساب، مانده دفتر، مانده بانک، اقلام باز و مانده اصلاحشده است. این فرم میتواند در اکسل، نرمافزار حسابداری یا بهصورت دستی تهیه شود.
یک فرم خام صورت مغایرت بانکی معمولاً شامل ستونهای زیر است:
بخش فرم | توضیح |
نام شرکت | نام واحد اقتصادی یا شرکت |
نام بانک | نام بانک مربوط به حساب جاری |
شماره حساب | شماره حساب یا شماره شبا |
دوره مالی | ماه یا دورهای که مغایرت برای آن تهیه میشود |
مانده طبق دفتر | مانده حساب بانک در دفتر کل |
مانده طبق بانک | مانده اعلامشده در صورتحساب بانک |
اقلام باز بدهکار | مواردی که باید به مانده اضافه یا از آن کم شوند |
اقلام باز بستانکار | موارد ثبتنشده یا متفاوت |
اصلاحات لازم | ثبتهایی که باید در دفاتر اصلاح شوند |
مانده واقعی | مانده نهایی پس از اعمال اصلاحات |
اضافه کردن این بخش به مقاله کمک میکند کاربرانی که دنبال فرم صورت مغایرت بانکی، فرم خام صورت مغایرت بانکی یا نمونه صورت مغایرت بانکی هستند، پاسخ دقیقتری بگیرند.
صورت مغایرت بانکی در اکسل
بسیاری از حسابداران برای تهیه صورت مغایرت بانکی از اکسل در حسابداری استفاده میکنند. اکسل به دلیل امکان مرتبسازی، فیلتر کردن، مقایسه مبالغ و محاسبه ماندهها، ابزار مناسبی برای بررسی مغایرت بانکی است.
برای تهیه صورت مغایرت بانکی در اکسل میتوانید دو شیت جداگانه برای اطلاعات دفتر و اطلاعات بانک ایجاد کنید. سپس با استفاده از ستونهایی مانند تاریخ، شرح، شماره چک، بدهکار، بستانکار و مبلغ، تراکنشها را با هم مقایسه کنید.
در نهایت، تراکنشهایی که در یکی از دو گزارش وجود دارند اما در دیگری ثبت نشدهاند، بهعنوان اقلام باز مشخص میشوند.
با این حال، در کسبوکارهایی که تراکنشهای بانکی زیادی دارند، استفاده از نرمافزار حسابداری میتواند فرآیند کنترل حسابها و تهیه گزارشها را سادهتر و دقیقتر کند.
اشتباهات رایج در تهیه صورت مغایرت بانکی
در زمان تهیه صورت مغایرت بانکی، برخی اشتباهات رایج ممکن است باعث شود گزارش نهایی دقیق نباشد. مهمترین این اشتباهات عبارتاند از:
- مقایسه نکردن دورههای زمانی یکسان
- بیتوجهی به چکهای صادره و وصولنشده
- ثبت نکردن کارمزدها و هزینههای بانکی
- جابهجایی بدهکار و بستانکار
- ثبت دوباره یک تراکنش
- بررسی نکردن مغایرتهای دوره قبل
- نادیده گرفتن واریزیهای مستقیم مشتریان
- اصلاح نکردن خطاهای ثبتشده در دفتر
برای کاهش این خطاها بهتر است صورت مغایرت بانکی بهصورت منظم تهیه شود و تمام اقلام باز تا زمان رفع کامل پیگیری شوند.
نقش نرم افزار حسابداری در تهیه صورت مغایرت بانکی
هرچه تعداد تراکنشهای مالی کسبوکار بیشتر باشد، تهیه صورت مغایرت بانکی بهصورت دستی زمانبرتر و پرخطاتر میشود. استفاده از نرم افزار حسابداری میتواند ثبت دریافتها، پرداختها، چکها، حوالهها و هزینههای بانکی را منظمتر کند.
نرمافزار حسابداری به حسابداران کمک میکند اطلاعات بانکی را دقیقتر ثبت کنند، گزارشهای مالی را سریعتر تهیه کنند و مغایرتهای احتمالی را سادهتر بررسی نمایند. این موضوع بهویژه برای شرکتهایی که چند حساب بانکی، تعداد زیادی چک و تراکنشهای روزانه بالا دارند، اهمیت زیادی دارد.
جمعبندی
صورت مغایرت بانکی یکی از گزارشهای مهم حسابداری است که برای بررسی اختلاف بین مانده حساب بانک در دفتر کل و مانده صورتحساب بانک تهیه میشود. این اختلاف ممکن است به دلیل وجوه در راه، چکهای وصولنشده، هزینههای بانکی، واریزیهای ثبتنشده، خطاهای انسانی یا اختلافهای دوره قبل ایجاد شود.
تهیه منظم صورت مغایرت بانکی به کسبوکارها کمک میکند حسابهای بانکی خود را دقیقتر کنترل کنند، اشتباهات مالی را سریعتر شناسایی کنند و گزارشهای مالی قابل اعتمادتری داشته باشند.
برای تهیه این گزارش میتوان از روشهای مختلفی استفاده کرد، اما روش مانده واقعی به دلیل نمایش مانده صحیح حساب، کاربرد بیشتری دارد. همچنین استفاده از فرم صورت مغایرت بانکی در اکسل یا نرمافزار حسابداری میتواند فرآیند بررسی و اصلاح مغایرتها را سادهتر کند.
