مقدمه
داشتن یک نرم افزار حسابداری مناسب برای هر کسب و کاری یک ضرورت محسوب می‌شود. اما چه نکاتی باعث می‌شود یک نرم‌افزار حسابداری مناسب تشخیص داده شود؟ بیایید موضوع را به فروشگاه‌ها محدود کنیم، چه معیارهایی برای شناسایی بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی وجود دارند؟ در این مطلب سعی می‌کنیم انواع ویژگی‌ها و مشخصه‌های یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی را به شما معرفی کنیم.
فهرست مطالب
نرم‌افزارهای حسابداری فقط ابزارهایی برای محاسبه دقیق کارکرد مالی و سود و زیان نیستند. امروزه این ابزارها برای گنجاندن مسائل حقوقی، انواع مالیات، و رویه‌های قانونی در امور اقتصادی بهینه شده‌اند. برای همین یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی مناسب نه فقط دخل و خرج، که انواع هزینه‌ها و پرداخت‌های قانونی و تاثیرگذار را نیز محاسبه می‌کند. به دلیل این ویژگی‌ها، نرم‌افزارهای حسابداری در هر کشور با توجه به قوانین مالیات، گمرک، هزینه‌ها و شارژهای قانونی آن کشور تنظیم و طراحی می‌شود.
فایل صوتی مقاله را در این بخش گوش دهید.
[aparat id=”H9pv4″]
چرا باید از نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی استفاده کنیم؟
استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی به صاحبان فروشگاه‌ها و کسب و کارهای مختلف امکان می‌دهد بدون نگرانی از اشتباهات محاسباتی و به ساده‌ترین شکل امور مالی خود را مدیریت کنند. با داشتن بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی تمام امور حسابداری و مدیریت مالی خودکار می‌شود و به این ترتیب احتمال بروز هر گونه خطا در سیستم به حداقل ممکن کاهش پیدا می‌کند. بعضی از اصلی‌ترین مزایای یک نرم‌افزار حسابداری مناسب برای این منظور، شامل مزایای زیر می‌شود:
- سادگی: نرم‌افزارهای حسابداری برای این طراحی می‌شوند که کارهای حسابداری را به افرادی که تحصیلات این رشته را ندارند واگذار کنند. با کمی آموزش مالک فروشگاه می‌تواند کلیه امور حسابداری و مدیریت مالی فروشگاه را از طریق یک کامپیوتر انجام دهد.
- کم هزینه بودن: با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی، دیگر نیازی به برون‌سپاری امور حسابداری به شرکت‌های مربوطه نخواهید داشت. به این ترتیب هزینه‌های این فعالیت کاهش قابل توجهی پیدا می‌کند.
- شفافیت مالی کامل: از نقطه نگاه یک حسابدار یا متخصص، بزرگ‌ترین مزیت نرم‌افزارهای حسابداری این است که جلوی خطاهای انسانی پر هزینه و مشکل‌ساز را می‌گیرند. اشتباهات حسابداری به سادگی می‌توانند یک کسب و کار را به بحران بیاندازند.
- سادگی محاسبات مالیاتی: بسیاری از نرم‌افزارهای مناسب حسابداری فروشگاهی به خوبی می‌توانند مالیات فروش و مالیات‌های مختلف را محاسبه کرده و گزارش‌های مرتبط ارائه دهند. این موضوع در کنار شفافیت مالی بالا، باعث می‌شود فروشگاه‌ها از بابت مشکلات مالیاتی نگرانی نداشته باشند.
- امنیت: اطلاعات حسابداری در زمره مهم‌ترین اطلاعات یک فروشگاه یا کسب و کار محسوب می‌شود. بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی به نوعی طراحی می‌شود که این اطلاعات را در اختیار هر کسی نگذارد. در این نرم‌افزارها مدیریت تعیین می‌کند چه فرد یا افرادی امکان دسترسی به اطلاعات حسابداری را داشته باشد.
اجزای مختلف بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی چیست؟
هر نرم‌افزار حسابداری از اجزا یا بخش‌های مختلفی تشکیل شده است. هر یک از این اجزا کارکرد مشخصی دارند و هر چه تعداد این اجزا بیشتر باشد، نرم‌افزار هم کارایی بیشتری خواهد داشت. بعضی از مهم‌ترین اجزای مختلف نرم‌افزارهای حسابداری در ادامه معرفی می‌شود.
عملیات فروش و فاکتوردهی
بخش عملیات فروش و فاکتوردهی وظایف روزمره فروشگاه را کامل می‌کند. این بخش برای بررسی دقت صدور فاکتور و محاسبه پرداخت‌ها ضروری است و باعث می‌شود فروشگاه در نگاه مشتری حرفه‌ای و قابل اعتمادتر به نظر برسد. انواع نرم‌افزارهای حسابداری این بخش را ارائه می‌دهند و بعضی از آن ها امکانات دیگری نیز به این بخش اضافه می‌کنند. به هر ترتیب یکی از اصلی‌ترین اجزای بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی بخش عملیات فروش و فاکتوردهی است که لازم است در هنگام خرید نرم‌افزار، به آن توجه کافی داشته باشید.
سیستم مدیریت حقوق و دستمزد
اگر می‌خواهید روی حساب‌های پرداختی و حساب‌های دریافتی فروشگاه خود نظارت داشته باشید، لازم است به دنبال سیستم مدیریت حقوق و دستمزد بگردید که تمام این ها را محاسبه می‌کند. این ابزارها برای این که مجموعه‌ای از وظایف مختلف را انجام دهند توسعه پیدا کرده‌اند. از جمله این وظایف می‌توان به محاسبه حقوق کارکنان، واریز مستقیم پول به حساب بانکی کارکنان، ایجاد فرم‌های مالیاتی و گزارش حقوق کارکنان، و مواردی مانند این اشاره داشت. این بخش از نرم‌افزار حسابداری برای فروشگاه و کسب و کارهایی که کارمندان زیادی دارند از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
سیستم مدیریت زمان و هزینه
این بخش که به عنوان عملیات هزینه و درآمد هم شناخته می‌شود یکی از بخش‌های جانبی نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی است که به مالکان کسب و کار امکان پیگیری مطالبات و پرداختی‌ها را می‌دهد. این بخش در اصل برای جمع‌آوری سریع‌تر پرداخت‌ها و شناسایی پرداخت‌های کند و بی‌تاثیر ایجاد شده است که تا پیش از این قابل محاسبه نبودند. بزرگ‌ترین مزیت این سیستم در توان آن برای تولید گزارش‌های گرافیکی در این مورد است که چطور زمان و منابع در یک فروشگاه هزینه شده است.
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی
این دسته از سیستم‌ها که تحت عنوان سیستم‌های ای‌آرپی (ERP) هم شناخته می‌شوند یکی از مهم‌ترین انواع سیستم‌های حسابداری امروزی محسوب می‌شوند. آن ها تمام سیستم‌های مورد استفاده در برنامه‌ریزی محصول، خرید مواد اولیه، مدیریت و نظارت بر تولید، توزیع، حسابداری، بازاریابی، امور مالی، و در نهایت منابع انسانی را با هم ترکیب می‌کنند. جدیدترین انواع این نرم‌افزارها حتی امکاناتی برای سی‌آرام (CRM) و هوش تجاری نیز ارائه می‌دهند. به این ترتیب شرکت‌ها می‌توانند از فعالیت پیشین خود درس‌هایی گرفته و استراتژی‌های بهتری برای آینده آماده کنند.
بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی چه کارهایی می‌کند؟
یک نرم‌افزار حسابداری مناسب دقیقا چطور کار کرده و چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟ نرم‌افزارهای حسابداری با توجه به امکانات اصلی که دارند، از راه‌های زیادی برای بهینه‌سازی فرایندها در یک کسب و کار استفاده می‌کنند. از سیستم‌های ساده فاکتوردهی تا گزارش‌گیری‌های پیچیده مالیاتی، تمام این نرم‌افزارها به همراه افزونه‌هایی معرفی می‌شوند که می‌توان از آن ها در جهت منافع فروشگاه استفاده کرد. در ادامه برخی از ویژگی‌ها و کارهای یک نرم‌افزارهای حسابداری مناسب معرفی می‌شود.
حسابداری
حسابداری بخش اصلی این دسته نرم‌افزارها است، و هنگامی که به دنبال بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی می‌گردید لازم است به این فعالیت توجه خاصی داشته باشید. هنگامی که کلمه «حسابداری» را می‌شنویم در کل چیزهایی مثل دفتر کل، دارایی‌های ثابت، حساب‌های قابل پرداخت و دریافت، و تسویه‌های بانکی است. این ها البته مهم‌ترین و پایه‌ای ترین امکانات یک نرم‌افزار حسابداری مناسب هستند. اما سیستم‌های پیشرفته‌تر امکانات بیشتری در همین بخش به کاربران ارائه می‌دهند.
فروش و فاکتوردهی
بعضی از سیستم‌های حسابداری به شکل اختصاصی برای وظیفه فروش و فاکتوردهی طراحی می‌شوند، اما بیشتر آن ها این وظایف را به عنوان یک ماژول یا خدمات (Feature) قابل ارائه در هر نوع عملیات مالی در نظر می‌گیرند. آن ها به این ترتیب به کاربران اجازه می‌دهند برخی از فرآیندها را خودکار کرده، بعضی عملیات‌ها را اصلاح کرده و تبدیل به روش‌های جدید و موثر پرداخت کنند و فاکتورهای دقیق و به موقع برای مشتریان صادر کنند.
بودجه و پیش بینی
این بخش نیز در بسیاری از نرم‌افزارهای حرفه‌ای حسابداری تعریف شده است. این سیستم کارکرد مالی در سال جاری را محاسبه و بررسی کرده و به تخمین بودجه سال بعد کمک می‌کند. با استفاده از این سیستم‌ها فروشگاه‌ها می‌توانند تخمین‌های خود را آماده کرده و هدف‌های فروش دقیق و مثبت‌نگرانه تعیین کنند.
مدیریت دارایی‌های ثابت
این بخش چه هنگامی که به عنوان یک نرم‌افزار مجزا، و چه هنگامی که به عنوان یک افزونه یا ماژول ارائه می‌شود، به فروشگاه کمک می‌کند تا محاسبات مالی دقیق‌تری داشته باشد. در این سیستم اطلاعاتی مثل ردیف هزینه،گزارشات موجودی کالا، گردش صندوق و بانک، عملیات هزینه و درآمد و مواردی مانند این محاسبه شده و با دقت بررسی می‌شود.
حقوق و دستمزد
با داشتن این امکانات در سیستم حسابداری خود می‌توانید به سادگی پرداخت‌های کارکنان را محاسبه کرده و بدون تاخیر برای آن ها فیش حقوقی ایجاد کنید و به تمام وظایف مالیاتی و قانونی خود بدون هیچ خطایی عمل کنید.
نکات مهم در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی
تا به اینجا متوجه کارکردهای مختلف و مهم سیستم‌های حسابداری فروشگاهی شدید. حالا می‌خواهیم ببینیم در هنگام انتخاب و خرید یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی، چه نکاتی را باید مورد توجه قرار داد. قبل از هر چیز باید گفت که این تصمیم تا حد زیادی به کسب و کاری که به این سیستم نیاز دارد مربوط می‌شود. با این حال برخی معیارها وجود دارند که در صورتی که نرم‌افزار شما آن ها را نداشته باشد به پولی که برای آن هزینه می‌کنید نمی‌ارزد. برخی از چیزهایی که بهتر است به دنبال آن ها بگردید شامل مواردی می‌شود که در ادامه معرفی می‌شود.
فاکتوردهی یکپارچه
فارغ از این که نرم‌افزار حسابداری شما چه قابلیت‌هایی دارد، لازم است که یک سیستم کامل باشد، برای همین، در صورت امکان بهتر است همواره سیستم پیدا کنید که حداقل از پس فروش و فاکتوردهی ساده بر بیاید. به این ترتیب خودتان را از شر خرید یک سیستم اضافی یا منتقل کردن داده‌ها به یک سیستم دیگر خلاص خواهید کرد.
امکان اضافه کردن کارکرد و خصوصی‌سازی
هیچ سیستم حسابداری کاملی که مناسب تمام کسب و کارها باشد وجود ندارد. دلیل این موضوع این است که هر کسب و کاری محاسبات مالی خاص خودش را داشته و به مجموعه متفاوتی از قواعد می‌چسبد. اگر سیستمی را پیدا نمی‌کنید که دقیقا برای کسب و کار شما طراحی شده باشد، بهتر است به دنبال سیستمی بگردید که امکان خصوصی‌سازی و اضافه کردن کارکرد داشته باشد.
استفاده آسان
هیچ چیز ساده‌ای درباره فرایندها و محاسبات حسابداری وجود ندارد، برای همین سیستم جدید حسابداری شما حداقل باید بتواند یک محیط مناسب برای کار کردن به شما بدهد. این یعنی اطلاعات باید به دقت سازماندهی شوند و کارکردها در یک داشبورد اصلی در دسترس باشند. باید بتوانید مطابق الگویی که از قبل یاد گرفته‌اید ظرف چند دقیقه فعالیت مورد نظر خود را انجام بدهید.
اتصال‌پذیری
در هنگام خرید یک سیستم حسابداری با مجموعه‌ای از نرم‌افزارها که می‌توانید به آن اضافه کنید مواجه می‌شوید. برای پیشگیری از تغییر تمام زیرساخت نرم‌افزاری خود به خاطر نیاز به یک برنامه، بهتر است به دنبال سیستمی بگردید که قابلیت یکپارچه شدن با ابزارهای شما را داشته باشد. یا در بهترین حالت، به شما امکان بدهد با هر سیستمی که بخواهید به آن متصل شوید.
امنیت
همان طور که پیشتر اشاره شد، امنیت نقش بسیار مهمی در این نرم‌افزارها دارد. بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی نرم‌افزاری است که امکان دسترسی به اطلاعات را محدود کند.
قیمت
در اینجا نیز منطق معمول بازار حاکم است: هر چه یک سیستم کارایی بیشتری داشته باشد، هزینه بیشتری هم خواهد داشت، برای همین اگر وسع‌تان به خرید یک نرم‌افزار کامل که از زمان خود جلوتر است می‌رسد، برایش اقدام کنید!
پشتیبانی قابل اعتماد
بسیاری از شرکت‌های تولید نرم‌افزار حسابداری به داشتن تیم‌های آگاه و مطلع و پاسخگویی سریع فخر می‌فروشند. اما واقعیت این است که تا پیش از این که دچار مشکلی شوید نمی‌توانید بفهمید آن ها چقدر پاسخگو هستند. برای اینکه بابت پولی که هزینه می‌کنید دچار تلخ‌کامی نشوید، بهتر است از همان اول تیم پشتیبانی محصول را آزمایش کنید.
سخن پایانی
در این مطلب ویژگی‌های مختلف بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی را معرفی و بررسی کردیم. از آنجا که نرم‌افزارهای حسابداری باید توانایی محاسبات اقتصادی با توجه به شرایط قانونی و حقوقی را داشته باشند، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری خارجی به هیچ وجه توصیه نمی‌شود. بعضی از نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته داخلی مانند نرم افزار حسابداری فروشگاهی محک دارای قابلیت‌ها و کارکردهای گسترده‌ای هستند که امکان خصوصی‌سازی نیز دارند. این نرم‌افزار از جمله بهترین نرم‌افزارهایی است که امکان تهیه آن برای مصارف حسابداری فروشگاهی را دارید.
امکانات مختلف این نرم‌افزار به شما اجازه می‌دهد کلیه فرایند‌های مرتبط با حسابداری و کسب و کار خود را سیستمی کنید. به این ترتیب احتمال بروز خطای انسانی از طرف کارکنان و خطاهای محاسباتی و مواردی از این دست به حداقل می‌رسد. نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی محک با افزونه‌های مناسب برای کسب و کارهای مختلف ارائه می‌شود. به این ترتیب می‌توانید مجموعه‌ای از خدمات و ویژگی‌های مورد نیاز خود را به صورت اختصاصی از این شرکت دریافت کنید. همان طور که در این مطلب بیان شد، پشتیبانی فنی یکی از موارد کلیدی است که در هنگام انتخاب نرم‌افزار باید به آن توجه کنید. تیم پشتیبانی نرم‌افزارهای حسابداری محک آماده کمک به کاربران در تنظیم و راه‌اندازی سیستم‌های حسابداری آن ها هستند.
منبع: https://www.xero.com/
Podcast: Play in new window | Download
