چطور از هوش تجاری در حسابداری استفاده کنیم؟

شیوه تجارت بنگاه‌های مالی و حسابداری هر روز در حال پیشرفت و ارتقا است. شرکت‌هایی که خدمات مالی و حسابداری به مشتریان ارائه می‌دهند به این نتیجه رسیده‌اند که موضوع هوش تجاری در حسابداری بسیار جدی است. این شرکت‌ها، با کمک نرم افزارهای هوشمند هوش تجاری می‌توانند خدمات بهتری در اختیار مشتریان قرار دهند و رضایت‌ مشتری را بیش از پیش جلب کنند. پلتفرم‌های هوش تجاری در حسابداری به طرز عجیبی بهره‌وری و کارایی موسسات مالی و حسابداری را بهبود بخشیده و بینش مشتریان نسبت به مسائل مالی و حسابداری را تغییر داده‌اند. در ادامه بیشتر در مورد استفاده از هوش تجاری در حسابداری صحبت می‌کنیم.

فهرست مطالب

اگر یک تیم حسابداری هم داده‌محور و هم اهل عمل کردن و پویا باشد می‌تواند تغییرات شگرفی ایجاد کند. با توجه به همین نوع نگرش، در سال 2021 یک نظرسنجی انجام گرفت. طبق یافته‌های این نظرسنجی که از 150 تن از مدیران ارشد مالی و تجاری فعال در صنایع مختلف انجام گرفت معلوم شد که استفاده موثر و کاربردی از داده‌ها در زمینه‌های مختلف، یک نیاز همیشگی و ثابت است. با استفاده از هوش تجاری در حسابداری می‌توان زمینه‌های پس‌انداز را شناسایی، فرصت‌های سرمایه‌گذاری را ارزیابی یا گزارش‌های بهتری را ارائه و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) بهینه‌تری تعریف کرد.

تعریف هوش تجاری (BI)

هوش تجاری یا BI (Business Intelligence) یک شیوه تحلیل داده مبتنی بر فناوری است که با استفاده از توسعه شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و نظارت بر عملکرد، اطلاعات لازم را برای فرایندهای تصمیم‌گیری فراهم می‌کند. به زبان ساده، هوش تجاری تحلیل مستمر داده‌هایی است که به عنوان استانداردهای سازمانی برای موفقیت سازمان تعریف شده‌اند. برای مثال، تیم بازاریابی دیجیتال شرکت شما می‌تواند از تمامی کمپین‌هایی که در شبکه‌های مجازی اجرا می‌کند و وظیفه هر یک از افراد درگیر در این کمپین‌ها، گزارشات مفصل با جزئیات کامل تهیه و ارائه ‌کند.

هوش تجاری موثر و کارآمد حتی می‌تواند جزئیات بیشتری در اختیار شما قرار دهد. در مورد همان مثال شبکه‌های مجازی، تیم شما می‌تواند شاخص‌های کلیدی عملکرد تک تک فعالیت‌ها را ردگیری کند، مثلا تعداد دفعاتی که افراد زیر یک پست نظر می‌دهند یا تعداد کلیک‌هایی که به صفحه اصلی سایت شما ختم شده‌اند. از آنجایی‌که هر یک از این فعالیت‌ها نرخ تبدیل و خرید متفاوتی به دنبال خود می‌آورند، پس می‌توانید با اطلاعات دقیق متوجه شوید که کدام بخش از تلاش‌های شما بازخورد و نتیجه بهتری داشته است.

این قابلیت هوش تجاری برای سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب و کارهایی که خدمات نظارتی خاص ارائه می‌دهند و نقش کنترل‌کننده دارند بسیار سودمند است. هوش تجاری امکان تهیه گزارش و تجزیه و تحلیل داده‌ها را بر اساس یک پایگاه داده مرکزی، و البته درجا و بی‌درنگ، فراهم می‌کند.

سیستم هوش تجاری به کل سازمان اجازه می‌دهد تا با جمع‌آوری حجم بسیار وسیعی از داده‌ها از تمام قسمت‌های مختلف سازمان یا شرکت و تحلیل آن‌ها، فرایند تصمیم‌گیری ساده‌تر و دقیق‌تر شود.

چرا باید از هوش تجاری در حسابداری استفاده کنیم؟

ردگیری عوامل و عناصری که روی فرایندهای تجاری تاثیرگذار هستند می‌تواند چشمان شما را روی شیوه‌ها و رویکردهایی باز کند که در نهایت درآمدها، هزینه‌ها، سود خالص، سود ناخالص و ارزش کسب و کار شما را متحول می‌کند. برای مثال، کارخانه‌ای را تصور کنید که اطلاعاتی مثل مدت زمانی که یک خط تولید در طول یک ماه فعال بوده و محصول تولید کرده را با جزئیات دقیق ثبت می‌کند. همین اطلاعات به مدیران دیدگاه دقیق‌تری ارائه می‌کند تا بتوانند هزینه‌های عملیاتی همچون هزینه مصرف برق، آب، گاز و غیره را مدیریت کنند.

اطلاعات و داده‌هایی نظیر این مورد برای حسابداری بهای تمام‌شده، کاهش هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی هوش تجاری ابزارهای یکپارچه‌ای هستند که حجم وسیعی از داده‌ها را ساماندهی می‌کنند. به همین دلیل اساسا به گزارش‌ها، داشبوردها و اجزای طرح بندی متکی هستند تا بتوانند خروجی معقول و منطقی از وقایع استخراج کنند. افراد و گروه‌هایی که با ابزار هوش تجاری کار می‌کنند وظیفه دارند داده‌ها را طوری اصلاح و سفارشی سازی کنند که منجر به درک بهتر آن داده‌ها شود.

همچنان که شرکت شما رشد می‌کند، برخورداری از دانش کافی و قابل‌اتکا درباره اینکه چطور با داده‌های پیچیده ارتباط برقرار کنید می‌تواند مدیریت امور پیچیده مالی، حسابداری و دفترداری را ساده‌تر کند.

چطور می‌توان از هوش تجاری در مدیریت دفاتر حسابداری استفاده کرد؟

کاربرد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تنها به مدیریت خط تولید، کارکنان فروش وتیم‌های بازاریابی اینترنتی محدود نمی‌شود. بخش مالی و حسابداری نیز از KPI استفاده می‌کند تا عملکرد واحد خود را ارزیابی کند، روی اجرای رویه‌های حسابداری نظارت کند و راه‌حل‌های موثقی برای مشکلات و مسائل پیش‌رو شناسایی کند.

نرم افزارهای مدیریت مالی که مجهز به سیستم BI هستند به‌واسطه جمع‌آوری و تحلیل خودکار داده‌ها، باعث افزایش بهره‌وری حسابداران و کاهش بروز خطاها می‌شوند. فقط کافی است که مدیران ارشد مالی KPIهای مهم را مشخص کنند. هوش تجاری این معیارها را به روز نگه‌ می‌دارد و به‌سادگی از طریق داشبورد در اختیار افراد و مدیران قرار می‌دهد.

برای نمونه، داشبورد جریان نقدینگی می‌تواند در یک چشم به‌هم زدن چرخه تبدیل نقدینگی جاری، نسبت‌های آنی و جاری، فروش‌های برجسته روز، گردش حساب‌های پرداختنی و دریافتنی را نمایش داده و با سوابق دوره‌ای تعیین ‌شده مقایسه کند.

حسابدارانی که مجبور به گردآوری آین داده‌ها و و ورود دستی آن‌ها نیستند می‌توانند وقت خود را صرف تفسیر این داده‌ها کنند و نتایج را با همکاران خود به اشتراک بگذارند.

برای مثال، بخش حساب‌های پرداختنی شرکت را درنظر بگیرید. قطعا عواملی مثل مبالغ فاکتور دغدغه شما هستند، اما فقط همین KPI نیست که ارزش توجه دارد. جمع‌آوری اطلاعات در مورد مدت زمان پرداخت فاکتور از زمان اعلام وصول و یا تعداد اشتباهات در فاکتورها می تواند به ارائه خدمات حسابداری و شناسایی مشکلات اساسی در فرایندهای موجود کمک کند.

بخش حساب‌های دریافتنی می‌تواند از ردیابی KPI برای پیش‌بینی هرچه دقیق‌تر جریان نقدینگی کمک بگیرد و این کار را با استفاده از دسته‌بندی حساب‌های باز بر اساس طول عمر هر حساب انجام می‌دهد. استفاده درست از داده‌ها به شما کمک می‌کند تا دقیقا بفهمید چقدر صرف هزینه‌های اجرایی می‌کنید.

در نهایت، به خاطر داشته باشید که خدمات حسابداری نوین می‌توانند از هوش تجاری در حسابداری برای تعیین کمیت عملکرد خود استفاده کنند. KPIهایی مثل مدت زمانی که صرف اصلاح یک خطا می‌شود و یا اینکه معیارهای مختلف کنترل هزینه تا چه حد پاسخگوی نیازها هستند، جزو شاخص‌های بسیار مهمی هستند که میزان کارایی و اثرگذاری سیستم حسابداری و دفترداری را مشخص می‌کنند.

تاثیرات اساسی هوش تجاری بر روند حسابداری

تا اینجا متوجه شدیم که هوش تجاری می‌تواند تاثیر شگرفی بر رویه‌های موجود در مدیریت مالی و حسابداری ایجاد کند. تاثرات هوش تجاری در حسابداری را می‌توانیم از جنبه‌های مختلف مورد بررسی قرار دهیم.

بینش مشتریان

نرم افزارهای هوشمند هوش تجاری می‌توانند کار حسابداران را راحت‌تر و دقیق‌تر کنند. وقتی انتقال و ارائه اطلاعات آسان‌تر شود، حسابداران قادر خواهند بود ارزش‌های بیشتری برای مشتریان خلق کنند. با هوش تجاری، امور حسابداری چیزی فراتر از برنامه‌ریزی مالی، حسابرسی و بودجه‌بندی خواهد بود. با نرم افزارهای هوش تجاری بیشتر امور مربوط به مسائل مالی و حسابداری شرکت‌ها به طور خودکار انجام می‌شوند و حسابداران می‎‌توانند روی ردگیری هرچه بهتر عملکرد کسب و کار و پشتیبانی دائمی از مشتریان متمرکز شوند.

برای مثال، با بودجه‌بندی به روش سنتی شاید بتوان مشخص کرد که کاهش 5 درصدی هزینه‌های تولید چه سودی برای شرکت به همراه خواهد آورد. اما از سوی دیگر باید دید که این کاهش هزینه چه تاثیراتی روی حوزه‌های دیگر کسب و کار ایجاد می‌کند – تاثیراتی که شاید منفی هم باشند. با کمک نرم افزارهای هوش تجاری در حسابداری شما می‌توانید بفهمید که چطور این 5 درصد کاهش را اعمال کنید و در عین حال، اطمینان حاصل کنید که سایر حوزه‌های شرکت لطمه‌ای نمی‌بینند.

بهبود و ارتقای حسابداری

پلتفرم‌های هوش تجاری امور حسابداری را به طرق مختلف کارآمدتر و بهینه‌تر می‌کنند. برای نمونه، این نرم افزارها به شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات مالی و حسابداری اجازه می‌دهند تا داشبورد مشتریان خود را تمام خودکار کنند. همین موضوع یک تحول عظیم درشیوه‌های حسابداری سنتی ایجاد می‌کند. مشتریان دیگر نیازی به کار کردن با سطرها و ستون‌ها و فرمول‌های گیج‌کننده نخواهند داشت. در روش‌های سنتی، حفظ و نگهداری داده‌ها امری سخت و طاقت‌فرسا است و احتمال بروز خطا نیز بسیار زیاد است. اما به لطف نرم افزارهای هوش تجاری در حسابداری این موارد همگی حذف می‌شوند.

همچنین، نرم افزارهای هوش تجاری حداقل ورودی از طرف کاربر را لازم دارند. کافی است که کاربر ارتباط بین متغیرها و داده‌ها را تعریف کند. مابقی کارها توسط پلتفرم‌های پیچیده و به‌روز، مدیریت می‌شوند. همین کاهش ورودی از طرف کاربر کمک زیادی به مشتریان می‌کند و کمتر وقت آن‌ها را می‌گیرد.

نرم افزارهای هوش تجاری می‌توانند گزارشات از پیش تعریف‌شده را کنار هم گذاشته و با استانداردهای بالا با هم تلفیق کنند. این موضوع باعث می‌شود اموری مثل بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی ارتقا پیدا کنند. این داده‌ها را می‌توان به قسمت‌های کوچک‌تر، مرتبط با واحدهای مختلف شرکت، تقسیم کرد تا هر واحد و دپارتمان به طورجداگانه برای بودجه‌بندی از آن‌ها استفاده کند.

در مقایسه با اکسل، نرم افزارهای هوش تجاری در معرض خطا و اشتباده نیستند. ضمن اینکه، همکاری و مشارکت بین واحدهای مختلف شرکت را آسان‌تر و تهیه گزارشات را بهتر و دقیق‌تر می‌کنند.

ارائه بصری داده‌های حسابداری

روزهایی که مجبور بودید به برگه‌های درهم‌ریخته اطلاعات حسابداری نگاه کنید و در آخر هم چیزی دستگیرتان نشود گذشت! نرم افزارهای هوش تجاری به حسابداران این امکان را می‌دهند تا گزارشات داده‌ها را به صورت چارت و نمودار در اختیار مشتریان قرار دهند، آن هم طوری که به سادگی قابل فهم باشند. مشتریان می‌توانند گزارشات مالی کسب و کار خود را در یک نگاه ببینند و آن را درک کنند. این یعنی اینکه مشتریان می‌توانند اطلاعات بیشتری از داده‌های خود اخذ کنند، بیشتر به این اطلاعات مراجعه کنند، تصمیمات بهتری بگیرند و در نهایت سود بیشتری ببرند.

ارتقای تحلیل محصول و درآمد

با کمک هوش تجاری در حسابداری داده‌ها از منابع مختلف جمع‌آوری می‌شوند. با تحلیل این داده‌ها می‌توان محصولات و خدمات بهتری ارائه کرد و در نتیجه درآمد بیشتری به دست آورد.

برای مثال، فرض کنید مدیران شرکت می‌خواهند دلایل کاهش درآمد را کشف و شناسایی کنند. با مراجعه به داده‌های مرتبط، بخش‌ها، واحدها و یا دفاتری که کمتر از حد انتظار بازدهی دارند شناسایی می‌کنند. شاید هم دلیل این کاهش درآمد یک نماینده فروش جدید باشد که به اندازه کافی آموزش ندیده است یا نسخه تازه به‌روزشده یک محصول باعث شده تا درآمد حاصل از آن موقتا سیر نزولی پیدا کند. هوش تجاری امکان تحلیل این داده‌ها را فراهم کرده و به تصمیم گیری مدیران کمک می‌کند. 

با نرم افزارهای هوش تجاری حسابداری کسب و کار خود را متحول کنید

در این مطلب درباره هوش تجاری در حسابداری صحبت کردیم. با پیشرفت فناوری، حوزه‌های مختلف از جمله حوزه حسابداری و مدیریت مالی در حال تغییرات شگرفی است. هوش تجاری به مدیران کسب و کارها کمک می‌کند تا شیوه‌ها و رویکردهای حسابداری کارآمدتری اتخاذ کنند. همچنین موسسات مالی و حسابداری می‌توانند با جمع‌آوری و تحلیل دقیق داده‌های کسب و کار مشتریان خود، خدمات بهتر و به‌روزتری به آن‌ها ارائه کنند. هوش تجاری می‌تواند با خودکارسازی رویه‌های حسابداری، باعث کاهش خطاها و هزینه‌ها شود و با افزایش بهره‌وری، سود بیشتری را برای شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف به همراه بیاورد.

منبع: https://www.netsuite.com/ – https://wilfriedchung.medium.com/