نرم‌افزارها یا برنامه‌های تخصصی حسابداری، برنامه‌هایی هستند که برای حسابداری یک فعالیت مشخص اقتصادی طراحی و بهینه‌سازی می‌شوند. برای مثال نرم‌افزارهای حسابداری تولیدی باید دارای امکاناتی برای محاسبات مالی تولیدی‌ها باشند. نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی نرم‌افزارهایی هستند که برای انجام وظایف خاص فروشگاه‌ها، مثل ثبت و تعریف کالا، تعریف اشخاص، حساب‌های دریافتی و پرداختی، عملیات فروش و صدور فاکتور، صدور پیش فاکتور، امکان استفاده از دستگاه‌های بارکد خوان، امکان اتصال به پرینترهای مختلف، ثبت سند اتوماتیک برای فاکتورها، ثبت هزینه و درآمد، و همچنین کارکرد حقوق و دستمزد، با توجه به محاسبات مورد تائید دارایی باشد. در این مطلب که به آموزش حسابداری فروشگاهی اختصاص دارد کارکردهای مختلف نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی فروشگاهی با توجه ویژه به نرم افزار تخصصی حسابداری فروشگاهی محک معرفی می‌شود.
فهرست مطالب
نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی ابزارهای مدیریت مالی برای فعالیت‌های کسب و کارهای فروشگاهی هستند. امروزه فعالان اقتصادی ملزم به ارائه گزارشات مالی خود به اداره دارایی هستند و مناسب‌ترین راه برای ایجاد این گزارش‌ها، استفاده از این نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری فروشگاهی و شرکتی است. این برنامه‌ها معمولا در سطوح مختلف ارائه می‌شوند. برای مثال، نرم افزار صندوق فروشگاهی محک بیشتر برای کسب و کارهای کوچک مناسب است و مجموعه‌ای از گزارش‌های مالی مورد تائید دارایی را برای کاربر ایجاد می‌کند. این در حالی است که نرم افزار حسابداری فروشگاهی محک یک برنامه تخصصی است که برای فعالیت‌های کسب و کارهای فروشگاهی متوسط و بزرگ نیز پاسخگویی مناسبی دارد.
حسابداری فروشگاهی چیست؟
حسابداری فروشگاهی چیست؟ اگر شما اهل خرید و بازار باشید حتما سابقه اداره یک فروشگاه را داشته اید. می‌دانید که یادداشت کردن تمام خریدها، فروش‌ها، مقدار سود، مقدار زیان، موعد پرداخت یا گرفتن چک‌ها، حساب‌های نسیه و امانی، موجودی کالا یا انبار و … جزو ضروریات فعالیت یک فروشگاه میباشد.
به انجام این عملیات و یادداشت کردن این موارد حسابداری فروشگاه گفته می‌شود که نبود آن، ضررهای مالی فراوان و ورشکستگی را به همراه خواهد داشت. امروزه تمام فروشگاه‌ها با روش‌های نوین حسابداری فروشگاهی به حساب‌های کاری خود رسیدگی می‌کنند که در نتیجه آن می‌توانند به تمام سود و زیان حاصل از فعالیت یک فروشگاه پی ببرند.
آموزش حسابداری فروشگاهی
قبل از شروع آموزش حسابداری فروشگاهی لازم است یادآوری کنیم که مخاطبان یا کاربران این نرم‌افزارها شامل دو دسته از افراد با سمت‌های مختلف می‌شوند:
- حسابدارها
- مدیران یا صاحبان فروشگاه
بیشتر فروشگاه‌های متوسط و بزرگ از یک یا چند حسابدار تمام وقت یا نیمه وقت برای پردازش و بررسی امور حسابداری خود استفاده می‌کنند. نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی به نحوی طراحی می‌شوند که حسابدار فروشگاه بتواند کلیه امور حسابداری و مالی فروشگاه را در آن ثبت کرده و از آن ها گزارش‌های مالی مختلف مورد تائید سازمان‌های گوناگون و برای اشخاص مختلف ایجاد کند. فروشگاه‌های متوسط دارای امور مختلف مالی هستند که بدون داشتن این نرم‌افزارها و همچنین حسابدارهای متخصص حسابداری فروشگاهی به سختی می‌توانند آن ها را حسابداری و مدیریت کنند.
در مقابل نرم‌افزارهای حسابداری و مدیریت مالی که برای مدیران یا صاحبان کسب و کار طراحی می‌شوند خود شامل دو دسته می‌شوند:
- نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی ساده مثل صندوق‌های فروشگاهی
- نرم‌افزارهای حسابداری و مدیریت مالی پیشرفته که اطلاعات مالی گسترده‌ای به مدیران متخصص کسب و کار ارائه می‌دهند
با توجه به سطح تسلط کاربران به مهارت‌های فنی، این نرم‌افزارها به شکل‌های مختلف و با مجموعه کارکردهای مختلفی ارائه می‌شوند. برای همین آموزش حسابداری فروشگاهی نیز برای هر یک از این نسخه‌ها متفاوت است. با این حال بهتر است توجه داشته باشید که لازم است نرم افزار حسابداری فروشگاهی با توجه به اندازه فروشگاه و کسب و کار انتخاب شود. برای مثال یک فروشگاه کوچک می‌تواند کلیه امور حسابداری فروشگاهی خود را با یک صندوق حسابداری فروشگاهی محک به راحتی ثبت کرده و در زمان لازم گزارش‌های قابل قبول از آن ها تولید کند.
آموزش حسابداری فروشگاهی تخصصی
این دسته از نرم‌افزارها به شکل تخصصی برای ثبت و پردازش اسناد مالی مختلف فروشگاه‌ها و کسب و کارهای کوچک تا متوسط طراحی می‌شوند. داشتن تسلط تخصصی راجع به مفاهیم حسابداری فروشگاه برای استفاده مناسب از آن ها ضروری است. وظایف مختلف در این نرم‌افزارها در بخش‌ها و اجزای مختلفی طبقه‌بندی می‌شوند که برخی از مهمترین این ماژول‌ها یا کارکردها در ادامه معرفی می‌شود:
- ثبت کالا و انبار
- عملیات فروش و فاکتوردهی
- هماهنگی با دستگاه فروش مثل اسکنرهای بارکد و مانیتورها و پرینترهای فروشگاهی
- عملیات دریافت و پرداخت
- محاسبه مالیات بر ارزش افزوده
- عملیات بانکی
کارکردهای بالا در هر بسته نرم‌افزاری حسابداری فروشگاهی تخصصی لازم است که ارائه شوند. نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی امروزه به نحوی طراحی می‌شوند که کلیه امور مالی و تا حدی امور منابع انسانی در فروشگاه‌ها را به شکلی ساده و قابل قبول انجام می‌دهند. در ادامه آموزش حسابداری فروشگاهی بیشتر راجع به این کارکردها توضیح می‌دهیم.
ثبت کالا و انبار
ساده‌ترین نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی، حتی آن ها که می‌توانید به صورت رایگان در موبایل خود از آن ها استفاده کنید هم قابلیت ثبت کالا و موجودی انبار را دارند. چیزی که باعث تفاوت نرم‌افزارهای تخصصی و حرفه‌ای از نرم‌افزارهای معمولی می‌شود کیفیت ارائه خدمات و کارکردها است. نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری فروشگاهی قادر هستند کالاهای مختلف را با ویژگی‌ها و مقادیر مختلف ثبت کرده و ارزش دارایی‌های فروشگاه را یکپارچه کنند. این در حالی است که نرم‌افزارهای حسابداری ساده تنها جدول‌هایی ساده برای وارد کردن اطلاعات کالاها ارائه می‌دهند.
نرم افزار حسابداری فروشگاهی محک از جمله نرم‌افزارهایی میباشد که قادر به تعریف چندین انبار است و فروشگاه‌ها با استفاده از آن می‌توانند انواع کالاهای خود را ثبت و پردازش کنند.
عملیات فروش و فاکتوردهی
وقتی راجع به نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی حرف می‌زنیم، اولین چیزی که به یاد می‌آوریم فاکتورهای خریدی هستند که با محصولات مختلف به خانه می‌آوریم. بعضی از فاکتورها خوانایی بسیار بالایی دارند در حالی که بعضی از آن ها تا حدی آشفته به نظر می‌رسند و اعداد در آن ها به خوبی قابل تشخیص نیستند. این یک تفاوت جزئی در کیفیت خروجی پرینتر نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی است که ممکن است توجه خریدار را به خود جلب کند. اما در پشت این فاکتورها، کیفیت کارکرد عملیات فروش و فاکتوردهی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. برای همین در این بخش از آموزش حسابداری فروشگاهی به تفاوت این کارکرد در انواع نرم‌افزارهای حسابداری می‌پردازیم.
نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته عملیات فروش و فاکتوردهی را به شکل یکپارچه با تعریف انبار و موجودی کالایی انجام می‌دهند. این نرم‌افزارها کالا را از پیش در سیستم ثبت کرده و در هنگام فروش از طریق بارکد آن را شناسایی کرده و محاسبات مرتبط با عملیات فروش را روی آن انجام می‌دهند. فرقی نمی‌کند چه سطحی از نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی را انتخاب کنید، یک نرم‌افزار حرفه‌ای فروشگاهی لازم است که خدمات یکپارچه فروش و فاکتوردهی ارائه دهد. همچنین امکان صدور انواع کد و اتصال به دستگاه‌های بارکد خوان از جمله امکاناتی است که امروزه این برنامه‌ها باید از پس آن بر بیایند.
یکپارچه سازی
قابلیت هماهنگی با دستگاه‌های مختلف فروش مثل اسکنرهای بارکد و مانیتورها و پرینترهای فروشگاهی یا یکپارچه سازی با این دستگاه‌ها از جمله ویژگی‌هایی است که توقع می‌رود یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی تخصصی از پس آن بر بیاید. امروزه بسیاری از فروشگاه‌های کوچک و بزرگ از انواع دستگاه‌های صدور فاکتور و بارکد خوان استفاده می‌کنند، برای همین داشتن این قابلیت از یک نرم‌افزار تخصصی حسابداری فروشگاهی به هیچ وجه انتظار بیجایی نیست.
قابلیت یکپارچه سازی در نرم‌افزارهای حسابداری دو سطح مختلف دارد:
- یکپارچه سازی سخت افزاری
- یکپارچه سازی اطلاعات
هر دو قابلیت بالا لازم است در یک نرم‌افزار تخصصی حسابداری وجود داشته باشد. با استفاده از یکپارچه سازی سخت افزاری امکان نصب انواع پرینتر، بارکد خوان، اسکنر، و دستگاه‌ها و سیستم‌های ثانویه در داخل نرم‌افزار و سیستم حسابداری ایجاد می‌شود. یکپارچه سازی اطلاعات اما یک ویژگی فنی و تخصصی است که به شما اجازه می‌دهد در کمترین حد لازم اطلاعات را وارد کنید و سیستم تا حد زیادی خودش بقیه کارها را انجام بدهد. این ویژگی از جمله نکات متمایز کننده نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته از نرم‌افزارهای حسابداری ساده و غیر تخصصی است.
عملیات دریافت و پرداخت
آموزش حسابداری فروشگاهی بدون معرفی بخش «بدهکار و بستانکار» چندان معنایی ندارد. در بخش عملیات دریافت و پرداخت فهرستی از حساب‌های دریافتی و حساب‌های پرداختی تعریف می‌شود. این پرداخت‌ها معمولا با شرکا و افراد طرف حساب تجاری هستند، و شامل درآمد صندوق و حساب مشتریان نمی‌شود. با این حال فعالیت هر کسب و کار و فروشگاهی با این نوع از عملیات، و مهلت‌های زمانی آن ها پیوند دارد و داشتن امکان تعریف سطوح مختلف در این بخش از نکاتی است که لازم است یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی به خوبی به آن بپردازد.
محاسبه مالیات بر ارزش افزوده
محاسبات حسابداری فروشگاه‌ها لازم است با توجه به معیارهای قانونی، مثل دستورالعمل محاسبه مالیات بر ارزش افزوده انجام شود. علاوه بر این، نرم‌افزارهای تخصصی فروشگاهی لازم است که امکاناتی برای تعریف ردیف‌های مختلف کالایی با توجه به ردیف‌های مالیاتی داشته باشند و به این ترتیب بتوانند مالیات بخش‌های مختلف محصولات فروشگاه را محاسبه کنند.
این ویژگی یکی از نکات کلیدی در انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری است که باعث می‌شود بسیاری از نرم‌افزارهای خارجی با اینکه از نظر فنی کیفیت بسیار مناسبی دارند از نظر عملی کارایی مناسبی نداشته باشند. صندوق فروشگاهی محک که یک سیستم مکانیزه دیجیتال فروشگاهی است به خوبی این محاسبات را انجام داده و انواع گزارش‌های مورد تائید دارایی را تولید می‌کند.
عملیات بانکی
در آموزش حسابداری فروشگاهی لازم است به این نکته توجه داشته باشیم که هر نوع برنامه حسابداری که فاقد بخش عملیات بانکی و ترجیحا گزینه‌هایی برای خودکارسازی این عملیات باشد فاقد ویژگی‌های تخصصی برنامه‌های حسابداری تجاری است. امروزه سیستم‌های یکپارچه حسابداری و مدیریت مالی وجود دارند که به خوبی از پس وظیفه خودکارسازی پرداخت‌ها برآمده و وجوه مالی را در زمان‌های تعیین شده برای طرفین کسب و کار، از جمله سهام‌داران یا شرکای هیئت مدیره ارسال می‌کنند. شاید شما در فروشگاه کوچک خود به چنین ویژگی احتیاج نداشته باشید اما لازم است سیستم حسابداری شما حساب‌های بانکی کسب و کار و فروشگاه شما را ذخیره کرده و عملیات‌های لازم بانکی را پوشش دهد.
آموزش حسابداری فروشگاهی محک
گروه نرم افزاری محک انواع مختلفی از نرم‌افزارها و سیستم‌های پیشرفته و به روز حسابداری ارائه می‌دهد که برای ثبت اطلاعات مالی فروشگاه‌ها، شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک تا متوسط و بزرگ بهینه‌سازی و تخصصی شده‌اند. این سیستم‌ها در سطوح مختلفی عرضه می‌شوند و کاربران می‌توانند با توجه به نیازهای فروشگاه و کسب و کار خود سطح مناسب آن را انتخاب کنند. علاوه بر این، این سیستم‌های قابلیت خصوصی‌سازی بالایی دارند و کاربران می‌توانند ماژول یا کارکردهای اضافی مورد نظر خود را به بسته خریداری شده اضافه کنند. این نرم‌افزارها که برای فعالیت‌های فروشگاهی طراحی شده‌اند، قابلیت ثبت چندین انبار با چند سطح کالا را به کاربران می‌دهند. به این ترتیب فروشگاه‌ها می‌توانند انواع کالاهای خود را با سهولت تعریف کرده و عملیات فروش و صدور فاکتور را برای آن ها انجام بدهند.
گروه نرم‌افزاری محک دو نوع محصول مناسب فروشگاه‌ها عرضه می‌کند:
- صندوق فروشگاهی محک
- نرم افزار حسابداری فروشگاهی محک
صندوق فروشگاهی محک یک سیستم الکترونیکی حسابداری و فروش یکپارچه است. این صندوق مورد تائید اداره دارایی است و استفاده از آن برای کلیه کسب و کارهای فروشگاهی ضرورت قانونی دارد. این قانون با هدف ایجاد شفافیت مالی ارائه شده و فروشگاه‌های مختلف کوچک و متوسط ملزم به استفاده از این سیستم یکپارچه فروشگاهی هستند.
همان طور که در این آموزش حسابداری فروشگاهی مطرح شد، نرم افزار حسابداری فروشگاهی محک یک سیستم پیشرفته حسابداری است که در 4 سطح مختلف عرضه می‌شود.
سخن پایانی
فروشگاه‌ها از نظر قانونی ملزم هستند هنگام فروش محصولات به مشتری فاکتور ارائه دهند. امروزه دیگر فاکتورهای دستی که با خودکار نوشته و امضا شده و مهر مغازه روی آن زده می‌شد از رده خارج شده و انواع پرینترهای مخصوص فاکتور که با دستگاه‌های بارکد خوان هماهنگ هستند جای آن ها را گرفته‌اند. نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی سیستم‌هایی برای مدیریت این فرآیند و همچنین پردازش و حسابداری کلیه امور مالی فروشگاه‌ها هستند. در این مطلب انواع کارکردهای لازم در نرم‌افزارهای فروشگاهی مناسب مورد تحلیل و بررسی قرار گرفت. همچنین نکاتی در مورد تفاوت نرم‌افزارهای تخصصی با نرم‌افزارهای غیر تخصصی ارائه و مطرح شد.
در آموزش حسابداری فروشگاهی توجه به اینکه چه کسی قرار است از سیستم استفاده کند نقش مهمی دارد. صندوق‌های فروشگاهی تخصصی به شکلی طراحی می‌شوند که کاربران غیر متخصص بتوانند کلیه جنبه‌های تخصصی حسابداری را با استفاده از آن ها رعایت کنند. آن ها برای کار با این سیستم‌ها فقط به دقت بالایی احتیاج دارند. این در حالی است که نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی تخصصی برای استفاده حسابداران متخصص طراحی می‌شوند و ابزارهایی تخصصی هستند که بدون دانش کافی کارایی زیادی ندارند. این سیستم‌ها مناسب فروشگاه‌های متوسط تا بزرگ هستند که در آن ها کاربران متخصص حضور داشته و اطلاعات مالی و حسابداری فروشگاه را ثبت و پردازش می‌کنند.
منبع: https://www.lightspeedhq.com/
یک پاسخ
سلام وقت بخیر. من چند ماهی میشه که یک فروشگاه موارد غذایی راه اندازی کردم الان میخوام نرم افزار حسابداری فروشگاهی تهیه کنم تا تمام امور حسابداری فروشگاه رو باهاش انجام بدم. میخواستم ببینم امکان استفاده از نرم افزار حسابداری محک برای فروشگاه مواد غذایی وجود داره؟