آموزش حسابداری فروشگاهی | مهمترین نکات در زمینه حسابداری فروشگاه‌ها

نرم افزارهای تخصصی حسابداری، برنامه‌هایی هستند که برای حسابداری یک فعالیت مشخص اقتصادی طراحی و بهینه‌سازی می‌شوند. برای مثال نرم افزارهای حسابداری تولیدی باید دارای امکاناتی برای مدیریت امور مالی تولیدی‌ها باشند. نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی، نیز نرم‌افزارهایی هستند که برای انجام وظایف خاص فروشگاه‌ها، مانند ثبت و تعریف کالا، تعریف اشخاص، حساب‌های دریافتی و پرداختی، عملیات فروش و صدور فاکتور، صدور پیش فاکتور و… طراحی شده اند. در این مطلب که به آموزش حسابداری فروشگاهی اختصاص دارد، کارکردهای مختلف نرم افزارهای حسابداری تخصصی فروشگاهی با توجه ویژه به نرم افزار حسابداری فروشگاهی محک معرفی می‌شود.

فهرست مطالب

حسابداری فروشگاهی چیست؟

شاید این سوال برای شما نیز مطرح شود که حسابداری فروشگاهی چیست؟ حسابداری فروشگاهی یا حسابداری مغازه به تجزیه و تحلیل مالی و مدیریتی فروشگاه‌ها و کسب‌وکارهای خرده‌فروشی اشاره دارد. این نوع حسابداری برای ردیابی درآمدها و هزینه‌های مرتبط با فروشگاه‌ها، مدیریت موجودی، پیگیری فروش، محاسبه سود و زیان، تعیین قیمت‌ها، برنامه‌ریزی مالی، ارزیابی عملکرد و اطلاعات مالی دقیق و قابل اعتماد استفاده می‌شود. حسابداری فروشگاهی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به عملکرد مالی بهتری دست یابند و تصمیمات مدیریتی خود را بر اساس داده‌های مالی دقیق‌تری بگیرند.

اهمیت حسابداری فروشگاهی

حسابداری فروشگاهی یا حسابداری مغازه یکی از شاخه های حسابداری بازرگانی است که به ثبت و بررسی اطلاعات مالی مربوط به خرید و فروش کالا در فروشگاه ها می پردازد. حسابداری مغازه دارای اهمیت بالایی برای مدیریت و کنترل وضعیت مالی، سود و زیان، موجودی کالا، حقوق پرسنل و امور مالیاتی فروشگاه ها است. در این نوع از حسابداری می‌توان با استفاده از نرم افزارهای خاص و دستگاه های بارکدخوان سرعت، دقت و بهره وری را در انجام عملیات حسابداری افزایش داد.

آموزش حسابداری فروشگاهی

قبل از شروع آموزش حسابداری مغازه لازم است یادآوری کنیم که مخاطبان نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی شامل دو دسته از افراد با سمت‌های مختلف می‌شوند:

• حسابدارها
• مدیران یا صاحبان فروشگاه

بیشتر فروشگاه‌های متوسط و بزرگ از یک یا چند حسابدار تمام وقت یا نیمه وقت برای پردازش و بررسی امور حسابداری خود استفاده می‌کنند. نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی به نحوی طراحی می‌شوند که حسابدار فروشگاه بتواند کلیه امور حسابداری و مالی فروشگاه را در آن ثبت کرده و گزارش‌های مالی مختلف را دریافت کند. همانطور که می دانیم کسب و کارهای متوسط و بزرگ دارای امور مالی مختلفی هستند که بدون داشتن این نرم‌افزارها و همچنین حسابدارهای متخصص در زمینه حسابداری مغازه به سختی می‌توانند آن ها را مدیریت کنند.

با توجه به سطح تسلط کاربران به مهارت‌های فنی، نرم افزارهای حسابداری به شکل‌های مختلف و با مجموعه کارکردهای مختلفی ارائه می‌شوند. برای همین آموزش حسابداری فروشگاهی نیز برای هر یک از این نسخه‌ها متفاوت است. با این حال بهتر است توجه داشته باشید که لازم است نرم افزار حسابداری فروشگاهی با توجه به اندازه فروشگاه و کسب و کار انتخاب شود.

آموزش حسابداری فروشگاهی تخصصی

این دسته از نرم‌افزارها به شکل تخصصی برای ثبت و پردازش اسناد مالی مختلف فروشگاه‌ها و کسب و کارهای کوچک تا متوسط طراحی می‌شوند. داشتن تسلط در زمینه مفاهیم حسابداری فروشگاه برای استفاده مناسب از آن ها ضروری است. وظایف مختلف در این نرم‌افزارها در بخش‌ها و اجزای مختلفی طبقه‌بندی می‌شوند که برخی از مهم‌ترین این ماژول‌ها یا کارکردها در ادامه معرفی می‌شود:

• ثبت کالا و انبار
• عملیات فروش و فاکتوردهی
• هماهنگی با دستگاه فروش مثل اسکنرهای بارکد و مانیتورها و پرینترهای فروشگاهی
• عملیات دریافت و پرداخت
• محاسبه مالیات بر ارزش افزوده
• عملیات بانکی

کارکرد‌های بالا در هر بسته نرم‌افزاری حسابداری فروشگاهی لازم است که ارائه شوند. نرم‌افزارهای حسابداری تخصصی امروزه به نحوی طراحی می‌شوند که کلیه امور مالی و تا حدی امور منابع انسانی در فروشگاه‌ها را به شکلی ساده و قابل قبول انجام می‌دهند. در ادامه آموزش حسابداری فروشگاهی بیشتر راجع به این کارکردها توضیح می‌دهیم.

ثبت کالا و انبار

ساده‌ترین نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی، حتی آن ها که می‌توانید به صورت رایگان در موبایل خود از آن ها استفاده کنید هم قابلیت ثبت کالا و موجودی انبار را دارند. چیزی که باعث تفاوت نرم‌افزارهای تخصصی و حرفه‌ای از نرم‌افزارهای معمولی می‌شود کیفیت ارائه خدمات و کارکردها است. نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری فروشگاهی قادر هستند کالاهای مختلف را با ویژگی‌ها و مقادیر مختلف ثبت کرده و ارزش دارایی‌های فروشگاه را یکپارچه کنند. این در حالی است که نرم‌افزارهای حسابداری ساده تنها جدول‌هایی ساده برای وارد کردن اطلاعات کالاها ارائه می‌دهند.

نرم افزار حسابداری مغازه محک از جمله نرم‌افزارهایی می‌باشد که قادر به تعریف چندین انبار است و فروشگاه‌ها با استفاده از آن می‌توانند انواع کالاهای خود را ثبت و پردازش کنند.

عملیات فروش و فاکتوردهی

وقتی راجع به نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی حرف می‌زنیم، اولین چیزی که به یاد می‌آوریم فاکتورهای خریدی هستند که با محصولات مختلف به خانه می‌آوریم. بعضی از فاکتورها خوانایی بسیار بالایی دارند در حالی که بعضی از آن ها تا حدی آشفته به نظر می‌رسند و اعداد در آن ها به خوبی قابل تشخیص نیستند. این یک تفاوت جزئی در کیفیت خروجی پرینتر نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی است که ممکن است توجه خریدار را به خود جلب کند. اما در پشت این فاکتورها، کیفیت کارکرد عملیات فروش و فاکتوردهی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. برای همین در این بخش از آموزش حسابداری فروشگاهی به تفاوت این کارکرد در انواع نرم‌افزارهای حسابداری می‌پردازیم.

نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته عملیات فروش و فاکتوردهی را به شکل یکپارچه با تعریف انبار و موجودی کالاها انجام می‌دهند. این نرم‌افزارها کالا را از پیش در سیستم ثبت کرده‌ و در هنگام فروش از طریق بارکد آن را شناسایی کرده و محاسبات مرتبط با عملیات فروش را روی آن انجام می‌دهند. فرقی نمی‌کند چه سطحی از نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی را انتخاب کنید، یک نرم‌افزار حرفه‌ای فروشگاهی لازم است که خدمات یکپارچه فروش و فاکتوردهی ارائه دهد. همچنین امکان صدور انواع کد و اتصال به دستگاه‌های بارکد خوان از جمله امکاناتی است که امروزه این برنامه‌ها باید از پس آن بر بیایند.

یکپارچه سازی

قابلیت هماهنگی با دستگاه‌های مختلف فروش مانند اسکنرهای بارکد و مانیتورها و پرینترهای فروشگاهی یا یکپارچه سازی با این دستگاه‌ها از جمله ویژگی‌هایی است که توقع می‌رود یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی تخصصی از پس آن بر بیاید. امروزه بسیاری از فروشگاه‌های کوچک و بزرگ از انواع دستگاه‌های صدور فاکتور و بارکد خوان استفاده می‌کنند، برای همین داشتن این قابلیت از یک نرم‌افزار تخصصی حسابداری مغازه به هیچ وجه انتظار بیجایی نیست.

قابلیت یکپارچه سازی در نرم‌افزارهای حسابداری دو سطح مختلف دارد:

• یکپارچه سازی سخت افزاری
• یکپارچه سازی اطلاعات

هر دو قابلیت بالا لازم است در یک نرم‌افزار تخصصی حسابداری وجود داشته باشد. با استفاده از یکپارچه سازی سخت افزاری امکان نصب انواع پرینتر، بارکد خوان، اسکنر و دستگاه‌ها و سیستم‌های ثانویه در داخل نرم‌افزار و سیستم حسابداری ایجاد می‌شود. یکپارچه سازی اطلاعات اما یک ویژگی فنی و تخصصی است که به شما اجازه می‌دهد در کمترین حد لازم اطلاعات را وارد کنید و سیستم تا حد زیادی خودش بقیه کارها را انجام بدهد. این ویژگی از جمله نکات متمایز کننده نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته از نرم‌افزارهای حسابداری ساده و غیر تخصصی است.

عملیات دریافت و پرداخت

آموزش حسابداری فروشگاهی بدون معرفی بخش «بدهکار و بستانکار» چندان معنایی ندارد. در بخش عملیات دریافت و پرداخت فهرستی از حساب‌های دریافتی و حساب‌های پرداختی تعریف می‌شود. این پرداخت‌ها معمولا با شرکا و افراد طرف حساب تجاری هستند و شامل درآمد صندوق و حساب مشتریان نمی‌شود. با این حال فعالیت هر کسب و کار و فروشگاهی با این نوع از عملیات، و مهلت‌های زمانی آن ها پیوند دارد و داشتن امکان تعریف سطوح مختلف در این بخش از نکاتی است که لازم است یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی به خوبی به آن بپردازد.

محاسبه مالیات بر ارزش افزوده

محاسبات حسابداری فروشگاه‌ها لازم است با توجه به معیارهای قانونی، مانند دستورالعمل محاسبه مالیات بر ارزش افزوده انجام شود. علاوه بر این، نرم‌افزارهای تخصصی فروشگاهی لازم است که امکاناتی برای تعریف ردیف‌های مختلف کالایی با توجه به ردیف‌های مالیاتی داشته باشند و به این ترتیب بتوانند مالیات بخش‌های مختلف محصولات فروشگاه را محاسبه کنند.

این ویژگی یکی از نکات کلیدی در انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری است که باعث می‌شود بسیاری از نرم‌افزارهای خارجی با اینکه از نظر فنی کیفیت بسیار مناسبی دارند از نظر عملی کارایی مناسبی نداشته باشند. صندوق فروشگاهی محک که یک سیستم مکانیزه دیجیتال فروشگاهی است به خوبی این محاسبات را انجام داده و انواع گزارش‌های مورد تائید دارایی را تولید می‌کند.

عملیات بانکی

در آموزش حسابداری مغازه لازم است به این نکته توجه داشته باشیم که هر نوع برنامه حسابداری که فاقد بخش عملیات بانکی و ترجیحا گزینه‌هایی برای خودکارسازی این عملیات باشد، فاقد ویژگی‌های تخصصی برنامه‌های حسابداری تجاری است. امروزه سیستم‌های یکپارچه حسابداری و مدیریت مالی وجود دارند که به خوبی از پس وظیفه خودکارسازی پرداخت‌ها برآمده و وجوه مالی را در زمان‌های تعیین شده برای طرفین کسب و کار، از جمله سهام‌داران یا شرکای هیئت مدیره ارسال می‌کنند. شاید شما در فروشگاه کوچک خود به چنین ویژگی احتیاج نداشته باشید؛ اما لازم است سیستم حسابداری شما حساب‌های بانکی کسب و کار و فروشگاه شما را ذخیره کرده و عملیات‌های لازم بانکی را پوشش دهد.

ویژگی هایی که نرم افزار حسابداری فروشگاهی خوب باید داشته باشد؟

برخی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که یک نرم افزار حسابداری خوب باید داشته باشد عبارتند از:

• قیمت مقرون به صرفه: نرم‌افزار باید با توجه به امکانات و قابلیت‌هایش، قیمت مناسبی داشته باشد تا فروشگاه‌ها بتوانند بدون فشار مالی از آن استفاده کنند.
• رابط کاربری ساده: رابط کاربری نرم‌افزار باید ساده و کاربرپسند باشد تا کاربران با هر سطح از دانش فنی بتوانند به راحتی با آن کار کنند و زمان کمتری را صرف آموزش و استفاده از آن کنند.
• خدمات پس از فروش عالی: پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی‌های منظم باید به کاربران ارائه شود تا در صورت بروز مشکلات یا نیاز به امکانات جدید، کاربران بتوانند از خدمات حرفه‌ای برخوردار شوند.
• امکانات و قابلیت‌های پیشرفته: نرم‌افزار باید امکاناتی مانند مدیریت موجودی، گزارش‌گیری دقیق، تحلیل فروش و سود و یکپارچگی با سیستم‌های دیگر را داشته باشد تا نیازهای متنوع فروشگاه‌ها را برآورده کند.

آموزش حسابداری فروشگاهی محک

گروه نرم افزاری محک انواع مختلفی از نرم افزارها و سیستم‌های پیشرفته و به روز حسابداری ارائه می‌دهد که برای ثبت اطلاعات مالی فروشگاه‌ها، شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک تا متوسط و بزرگ بهینه‌سازی و تخصصی شده‌اند. این سیستم‌ها در سطوح مختلفی عرضه می‌شوند و کاربران می‌توانند با توجه به نیازهای فروشگاه و کسب و کار خود سطح مناسب آن را انتخاب کنند. علاوه بر این، این سیستم‌ها قابلیت خصوصی‌سازی بالایی دارند و کاربران می‌توانند ماژول یا کارکردهای اضافی مورد نظر خود را به بسته خریداری شده اضافه کنند. این نرم افزارها که برای فعالیت‌های فروشگاهی طراحی شده‌اند، قابلیت ثبت چندین انبار با چند سطح کالا را به کاربران می‌دهند. به این ترتیب فروشگاه‌ها می‌توانند انواع کالاهای خود را با سهولت تعریف کرده و عملیات فروش و صدور فاکتور را برای آن ها انجام بدهند.

گروه نرم‌افزاری محک دو نوع محصول مناسب فروشگاه‌ها عرضه می‌کند:

• صندوق فروشگاهی محک
• نرم افزار حسابداری فروشگاهی محک

صندوق فروشگاهی محک یک سیستم الکترونیکی حسابداری و فروش یکپارچه است. این صندوق مورد تائید اداره دارایی است و استفاده از آن برای کلیه کسب و کارهای فروشگاهی ضرورت قانونی دارد. این قانون با هدف ایجاد شفافیت مالی ارائه شده و فروشگاه‌های مختلف کوچک و متوسط ملزم به استفاده از این سیستم یکپارچه فروشگاهی هستند.

همان طور که در این آموزش حسابداری فروشگاهی مطرح شد، نرم افزار حسابداری فروشگاهی محک یک سیستم پیشرفته حسابداری است که در 4 سطح مختلف عرضه می‌شود.

حسابداری فروشگاه‌ها: از پوشاک تا مواد غذایی

حسابداری فروشگاه پوشاک

حسابداری فروشگاه پوشاک شامل ثبت و مدیریت دقیق تراکنش‌های مالی مربوط به خرید و فروش کالاها، هزینه‌های عملیاتی، مالیات، حقوق و دستمزد کارکنان و سایر مخارج مرتبط است. این فرایند به منظور حفظ تعادل مالی، تحلیل سود و زیان، و ارائه گزارش‌های مالی به مدیریت برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک انجام می‌شود. حسابداری در فروشگاه پوشاک همچنین شامل مدیریت موجودی، پیگیری پرداخت‌های مشتریان و تامین‌کنندگان و اطمینان از انطباق با قوانین و مقررات مالی است.

حسابداری فروشگاه مواد غذایی

حسابداری فروشگاه مواد غذایی شامل ثبت و مدیریت دقیق تراکنش‌های مالی مرتبط با خرید و فروش محصولات، کنترل موجودی کالاها، مدیریت هزینه‌های عملیاتی مانند اجاره، آب، برق، دستمزد کارکنان و همچنین محاسبه مالیات است. این فرایند به منظور اطمینان از سودآوری فروشگاه، تحلیل عملکرد مالی و ارائه گزارش‌های مالی به مدیریت برای اتخاذ تصمیمات تجاری موثر صورت می‌گیرد. به دلیل ماهیت فاسدشدنی برخی کالاها، حسابداری در فروشگاه مواد غذایی نیازمند دقت ویژه‌ای در مدیریت موجودی و محاسبه هزینه‌ها برای جلوگیری از ضایعات و افزایش بهره‌وری است.

سخن پایانی

فروشگاه‌ها از نظر قانونی ملزم هستند هنگام فروش محصولات به مشتری فاکتور ارائه دهند. امروزه دیگر فاکتورهای دستی که با خودکار نوشته و امضا شده و مهر مغازه روی آن زده می‌شد از رده خارج شده و انواع پرینترهای مخصوص فاکتور که با دستگاه‌های بارکد خوان هماهنگ هستند جای آن ها را گرفته‌اند. نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی سیستم‌هایی برای مدیریت این فرایند و همچنین پردازش و حسابداری کلیه امور مالی فروشگاه‌ها هستند. در این مطلب انواع کارکردهای لازم در نرم‌افزارهای فروشگاهی مناسب مورد تحلیل و بررسی قرار گرفت. همچنین نکاتی در مورد تفاوت نرم‌افزارهای تخصصی با نرم‌افزارهای غیر تخصصی ارائه و مطرح شد.

در آموزش حسابداری فروشگاهی توجه به اینکه چه کسی قرار است از سیستم استفاده کند نقش مهمی دارد. صندوق‌های فروشگاهی تخصصی به شکلی طراحی می‌شوند که کاربران غیر متخصص بتوانند کلیه جنبه‌های تخصصی حسابداری را با استفاده از آن ها رعایت کنند. آن ها برای کار با این سیستم‌ها فقط به دقت بالایی احتیاج دارند. این در حالی است که نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی تخصصی برای استفاده حسابداران متخصص طراحی می‌شوند و ابزارهایی تخصصی هستند که بدون دانش کافی کارایی زیادی ندارند. این سیستم‌ها مناسب فروشگاه‌های متوسط تا بزرگ هستند که در آن ها کاربران متخصص حضور داشته و اطلاعات مالی و حسابداری فروشگاه را ثبت و پردازش می‌کنند.

سوالات متداول در زمینه حسابداری فروشگاهی

منبع:

https://www.lightspeedhq.com