حسابداری ابری چیست؟

حسابداری سنتی یا حسابداری ابری؟ کدام گزینه بهتری است؟

حسابداری ابری ساختاری تازه و نو از حسابداری است که طبق گزارش‌های تازه، هر روزه سهم بیشتری از بازار را از آن خود می‌کند. در حقیقت Intuit پیش‌بینی کرده بود که در سال ۲۰۲۰ حجم عظیمی از تجارت‌های کوچک، یعنی نزدیک به ۷۸ درصد از ساختار ابری استفاده می‌کنند. چنین اکثریتی قابل توجه است و به عنوان رهبران تجارت و یک مجموعه حسابداری پویا، باید به چنین ارقام و اعدادی توجه کنید. پس از گسترش تکنولوژی‌های ابری و دسترسی بهتر به ارتباط اینترنتی، تجارت‌ها سیر تحول گسترده‌ای را تجربه کرده‌اند. با توجه به ساختار فعلی اینترنت می‌توان با اطمینان خاطر گفت این تحول ادامه‌دار خواهد بود.

فهرست مطالب

ساختارها بیشتر و بیشتر به سمت ابری شدن خواهند رفت. امورات روزمره ما همچنان به سمت اینترنت گرویده خواهد شد. به همین خاطر بد نیست به ساختارهای آنلاین و بعد از آن حسابداری ابری بیشتر فکر کنیم. بهره‌وری بالا،‌ هزینه معقول و همچنین افزایش پویایی ترکیبی ایده‌آل است که بسیاری تجارت‌های کوچک به دنبال آن هستند. می‌توان این ایده را در میان گذاشت که این ترکیب باعث گسترش یک تجارت کوچک به سبدهای بالاتر خواهد شد. اما دو فاکتور بسیار مهم در نقل مکان به چنین ساختار و چنین نرم‌افزارهایی وجود دارد. یکی متقاعد شدن صاحبان تجارت و دیگری مشتریان بالقوه و بالفعل یک شرکت است. چگونه از حسابداری سنتی به حسابداری ابری نقل مکان کنیم؟ و مزایای هر دو شیوه چیست؟

حسابداری ابری چیست؟

ابتدا باید درک درستی از سرور ابری داشته باشیم. چون کلمه سرور و هاستینگ ابری ممکن است برای برخی مبهم باشد. بسیاری از استارتاپ‌ها و تجارت‌ها یک اتاق سرور مخصوص برای خود دارند. سرورها فعال هستند و کاربر یا همان تجارت دسترسی مستقیم به این سرورها دارد. اما در ساختار ابری کاربر الزاما دسترسی مستقیم محل ذخیره‌سازی ندارد. این باعث شده که افراد بیشتری به سرور ابری دسترسی پیدا کنند و همچنین هزینه‌ها کاهش پیدا کند.

 اما حسابداری ابری چگونه در چنین ساختاری جای می‌گیرد؟‌ به جای اینکه نرم‌افزار حسابداری شما روی یک سرور و سیستم محلی (هارد درایو) پیاده شود،‌ ساختار آن بر روی سرورهای ابری پیاده خواهند شد.  شما به صورت ریموت به این نرم‌افزار و داده‌های ذخیره شده آن دسترسی خواهید داشت. تمامی داده‌ها و فرمان‌های محوله به نرم‌افزار بر روی سرور ابری قرار دارد. به همین خاطر نیاز نیست نگران هزینه و دردسر نگهداری از نرم‌افزار حسابداری بر روی سیستم دسکتاپ باشید. همچنین توانایی دسترسی به این نرم‌افزار از هر جایی و هر سیستمی وجود دارد. به همین خاطر دپارتمان‌های مختلفی به راحتی می‌توانند نرم‌افزار را اجرا کنند.

تفاوت میان حسابداری ابری و حسابداری سنتی چیست؟

با توضیحات فعلی تفاوت میان حسابداری ابری و حسابداری سنتی تا حدودی مشخص شده. در سیستم سنتی، شما محدود به سیستم کامپیوتر پیش‌روی خود هستید. هر کدام از پرسنل باید از طریق یک سیستم و یک نرم‌افزار بر پایه فضای ذخیره‌سازی این سیستم به داده‌های حسابداری دسترسی پیدا کنند. در حسابداری سنتی مخصوصا اگر از نرم‌افزارهای قوی مانند نرم‌افزار حسابداری محک استفاده شود، طبعا دستاورد چشمگیری خواهید داشت.

با این حال، انعطاف و دسترسی آزاد، تفاوت میان حسابداری ابری و حسابداری سنتی است. به خاطر اینکه نرم‌افزار حسابداری ابری در سیستم دسکتاپ نصب نمی‌شود، می‌توان از هر طریقی به آن دسترسی پیدا کرد. هر حسابی، تنها با داشتن یک خط اینترنت، امکان اتصال به نرم‌افزار را خواهد داشت.

مزایای استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابری

در مرحله اول، باید تصمیم بگیرید که قصد استفاده از حسابداری ابری را دارید، یا می‌خواهید به شیوه سنتی پایبند باشید؟‌ اگر می‌خواهید قدمی تازه در مسیری تازه بردارید، حسابداری ابری یک گزینه مناسب است. حسابداری ابری کار شما را برای شروع عملیات مالی آسان خواهد کرد. در کنار، مزایای دیگری هم وجود دارد.

نگهداری امن از داده‌ها

داده‌های مالی یک تجارت، رازهایی بسیار کلیدی هستند. یک تجارت سهامی خاص باید حسابداری امنی داشته باشد. این مسئله در رقابت با رقبا و مسیر پیشرفت شما تاثیرگذار خواهد بود. حسابداری ابری از دو جهت امنیت را تامین می‌کند. هر روز از داده‌های شما نسخه پشتیبان و بکاپ تهیه خواهد شد. به همین دلیل نگران خرابی داده نخواهید بود. همچنین به خاطر عدم وجود نسخه فیزیکی، نگرانی از بابت دزدیده شدن داده فیزیکی ندارید.

دسترسی آسان

همانطور که چندین بار گفتیم، از هر سیستمی تنها با یک ارتباط اینترنتی، می‌توان به نرم‌افزار حسابداری اینترنتی متصل شد. از این طریق دپارتمان‌هایی که نرم‌افزار حسابداری را در دسکتاپ خود ندارند، با مراجعه به یک آدرس اینترنتی می‌توانند به نرم‌افزار متصل شوند. در شرایطی که بسیاری از تجارت‌ها شیوه دورکاری را ترجیح می‌دهند هم، چنین قابلیتی ارزشمند است.

کم‌هزینه بودن

نرم‌افزارهای حسابداری ابری قابلیت گسترش دارند. یعنی می‌توانید با بسته‌های کم‌هزینه کار خود را آغاز کنید و به مرور زمان، گستردگی کار خود را افزایش دهید. اگر یک تجارت کوچک و نوپا باشید، احتمالا هزینه کردن برای یک بسته حسابداری سنگین برای شما سخت باشد. اما حسابداری ابری به شما اجازه می‌دهد کوچک شروع کنید تا در ادامه توانایی مالی خود را گسترش دهید.

همگام‌سازی

به خاطر آنلاین بودن این نرم‌افزارها، همگام‌سازی با خدمات مالی جداگانه آسان خواهد بود. تنها لازم است که به API خدمات موردنظر دسترسی پیدا کنید و به دنبال همگام‌سازی خدمات مختلف باشید. بدین ترتیب روند مالی و حسابداری شما، بهینه‌تر از همیشه خواهد بود.

کدام نوع حسابداری برای شما مفید است؟

آیا حسابداری ابری مفید است یا حسابداری سنتی؟ جواب این سوال به خود شما بستگی دارد. باید محدودیت‌ها و فرصت‌های تجارت خود را به درستی بسنجید. باید درک کنید که از هر شیوه چه چیزی را کسب می‌کنید. سپس با کنار هم قرار دادن تمامی این موارد می‌توانید یک تصمیم عاقلانه بگیرید. مطمئنا حسابداری ابری می‌تواند کمک شگرفی به پیشرفت شما داشته باشد. تنها لازم است که درست انتخاب کنید و برنامه جامعی طراحی کنید.