روند اتوماسیون چندین سال است که وارد صنایع مختلف شده و در حال ایجاد تغییراتی گسترده است. از صنعت غذایی گرفته تا خودروسازی، اتوماسیون به دنبال ایجاد تغییر در روند کاری، کاهش هزینه و افزایش بهره‌وری است. اتوماسیون همچنین در حال ورود به بخش حسابداری است. اتوماسیون حسابداری چندین سال است که توسط نرم‌افزارهای حسابداری در حال رشد است.
فهرست مطالب
اما اتوماسیون فرآیندهای حسابداری چه تاثیری بر روی حسابداری خواهد گذاشت؟ اولین تاثیر آن این بوده که دیگر نیازی به نگهداری از فایل‌های بزرگ کاغذی نیست. نرم‌افزارهای مدرن بخش عظیمی از امورات روزانه یک حسابدار را انجام می‌دهند و توانایی پردازش فرمول‌های سنگین را دارند. این نرم‌افزارها راه‌حل بهتری برای نگهداری از داده ارائه می‌دهند و امنیت بیشتری درون خود دارند. اما آینده اتوماسیون چگونه است؟ چگونه باید به این مفهوم تازه نزدیک شویم؟ آیا اتوماسیون حسابداری به معنا از بین رفتن مشاغل حسابداری است؟ در این مطلب با مزایا، فرصت‌ها و آینده اتوماسیون بیشتر آشنا شویم.
اتوماسیون حسابداری چیست؟
اوایل هزاره جدید میلادی، نرم‌افزارهای حسابداری به صورت جدی وارد بازار شدند. در ابتدا این نرم‌افزارها توانایی پردازش امورات بسیار ساده را داشتند. جمع و تفریق ساده و همچنین ذخیره کردن یک سری اعداد پایه از قابلیت این محصول بود. اما طی مرور زمان، با پیچیده‌تر شدن ساختار کدنویسی این محصولات، توانایی آن‌ها هم افزایش پیدا کرد.
امروزه محصولات حسابداری فقط برای جمع و تفریق ساده نیستند. بلکه بسیاری از امورات یک تیم حسابداری را انجام می‌دهند. اتوماسیون حسابداری روندی است که چندین سال در حال رخ دادن است. در حال حاضر نرم‌افزارها می‌توانند بر روند پرداخت شما و همچنین نگهداری از دارایی نظارت داشته باشند. اما اتوماسیون فرآیندهای حسابداری تنها محدود به یک سری پرداخت ساده هفتگی و ماهانه نیست. مزایای فراوانی پشت این اتفاق وجود دارد. اگه به صورت جدی به فکر اتوماسیون تیم خود هستید، باید با این مزایا به صورت کامل آشنا شوید.
مزایای اتوماسیون فرآیندهای حسابداری چیست؟
حسابداری امری پیچیده است که نیازمند دقت و زمان فراوان است. حداقل این چیزی بود که در گذشته جریان داشت. یک روند حسابرسی ممکن بود ماه‌ها طول بکشد. یک خطای کوچک در مستندسازی تراکنش‌ها هم باعث می‌شد چندین میلیون جریمه مالیاتی شوید. اما اتوماسیون حسابداری به دنبال این است که چنین مشکلاتی برطرف شود. مزایای اتوماسیون حسابداری عبارتند از:
ذخیره زمان
همانطور که گفتیم یک روند حسابرسی ممکن بود چندین ماه برای یک شرکت آب بخورد. اما این مسئله کاملا تغییر کرده. هنگامی که مجبور نیستید یک سری وظایف را به صورت دستی و انسانی انجام دهید، سرعت کاری شما به صورت قابل توجه افزایش پیدا می‌کند. این مسئله در زمان‌های استرس‌زا مانند دوره آخر سال و بستن حساب‌ها بسیار اهمیت دارد.
بهره‌وری مضاعف
هنگامی که یک تیم حسابداری مجبور نباشد زمان خود را صرف امورات بی‌ارزش مانند پرداخت یک تراکنش کم‌حجم کند، بهره‌وری هم افزایش پیدا خواهد کرد. درست است که اتوماسیون حسابداری باعث شده برخی متخصصین به فکر از دست دادن کار خود باشند. این احتمال وجود دارد اما همچنین این اتفاق باعث شده که متخصصین بتوانند تمرکز خود را به افزایش بهره‌وری معطوف کنند و به فکر انجام اموراتی باشند که یک ماشین توانایی انجام آن را ندارد.
ثبت و ضبط داده
داده طلای جدید است. داده نفت جدید است! داده ارزشی فراتر از باور دارد. اتوماسیون حسابداری به شما کمک می‌کند که حجم گسترده‌ای از داده را ثبت کنید و آن را بر روی سرورهای ابری ذخیره کنید. ثبت برخی داده‌ها تا پیش از این امکان‌پذیر نبود. حالا با وجود نرم‌افزارهای حسابداری، هم می‌توانید این داده‌ها را ذخیره کنید، هم آن‌ها را وارد فرمول‌ها و الگوریتم‌های خاصی کنید و نتایج خاصی از آن‌ها دریافت کنید. همچنان نیازمند یک حسابدار خوب هستید که آشنایی کاملی با داده داشته باشد. این حسابدار وظیفه دارد تا تحلیل داده‌ها را تایید کند و به نرم‌افزار برای عملکرد بهتر کمک کند.
امنیت بیشتر
در زمینه انجام امورات روزانه خیال شما راحت‌تر از گذشته خواهد بود. قبلا ممکن بود که حسابدار شما بر اساس یک خطا، چندین میلیون به شما خسارت برساند. خطای دست انسان یک امر اجتناب‌ناپذیر است. اما ماشین‌ها این خطا را انجام نمی‌دهند و احتمال چنین خطایی نزدیک به صفر است. همچنین در زمینه ذخیره داده‌ها هم اتوماسیون حسابداری باعث شده که امنیت بیشتری شکل بگیرد. دیگر اسناد شما یک سری کاغذ در انبار نیست. بلکه یک سری فایل در سرورهای ابری است. دسترسی به آن برای هر کسی غیر از شما، نزدیک به غیرممکن است.
دسترسی از همه جا
وقتی که در حال آماده سازی کسب و کار برای حسابداری هستید و به فکر ایجاد یک سیستم اتوماسیون، باید به دسترسی هم فکر کنید. اتوماسیون و نرم‌افزارهای ابری به شما اجازه می‌دهند که از طریق حساب کاربری و اینترنت، از هر جای کره زمین وارد نرم‌افزار شوید. می‌توانید از هر جایی که می‌خواهید مشغول به کار شوید و دیگر نیاز نیست که حتما پشت کامپیوتر مخصوصی در محل مخصوصی باشید. این مسئله در آینده کار حضوری تاثیرگذار خواهد بود و اجبار کار حضوری را کاهش خواهد داد.
رشد پرسنل حسابداری
اتوماسیون حسابداری بیشتر به جای اینکه باعث شود پرسنل حسابداری کار خود را از دست دهند، باعث رشد و پیشرفت آن‌ها خواهد شد. متخصصین مجبور هستند که فنون و دانش جدیدی را بیاموزند. یکی از این دانش‌ها، دانش پردازش و تحلیل داده است. این مسئله در روند رشد فردی هر کدام از پرسنل شما هم تاثیرگذار خواهد بود و به آینده حرفه‌ای آن‌ها کمک شگرفی خواهد کرد.
آینده اتوماسیون
اتوماسیون حسابداری دیرتر از بقیه صنایع از راه رسیده. یک دلیل آن هم بدنه‌های قانون‌گذار است. همچنان محدودیت‌هایی برای استفاده از کاغذ و اسناد کاغذی وجود دارد. گاهی اوقات نیاز است که امورات به صورت دستی صورت گیرد. با این حال اتوماسیون چیزی نیست که قرار باشد از بین برود. این مفهوم، مفهومی است که قرار است تا سال‌ها پیش ما بماند و تمامی امورات را در دست خود بگیرد.
در یکی دو دهه آینده بسیاری از امورات روزمره و پایه در روند اتوماسیون قرار خواهد گرفت. احتمالا دیگر نیازی به پرسنل ساده برای انجام این امورات نداشته باشید و یک نرم‌افزار توانایی انجام آن‌ها را داشته باشد. به همین خاطر، پرسنل حسابداری باید به دنبال اضافه کردن یک ارزش تازه به روند حسابداری باشند.
جمع‌بندی
نمی‌توان با اتوماسیون حسابداری مبارزه کرد. هر چقدر هم تلاش کنیم، نمی‌توانیم از رشد این غول جلوگیری کنیم. به جای آن باید این اتفاق را بپذیریم و بیشتر با آن آشنا شویم. ببینیم که اتوماسیون فرآیندهای حسابداری چه فوایدی برای ما دارد. چگونه می‌توانیم از توانایی آن برای رشد فردی استفاده کنیم؟ چگونه می‌توانیم امورات خود را از سادگی روزمره بیرون بکشیم و یک ارزش تازه به آن اضافه کنیم. این اتفاق می‌تواند به جای تهدید، یک فرصت کاملا تازه برای شرکت‌ها و تیم‌های حسابداری باشد.
منابع:
