مقدمه
برنامه‌های حسابداری سیستم‌هایی هستند که برای ثبت و تحلیل اطلاعات مالی در شرکت‌ها، کسب و کارها، فروشگاه‌ها و محل‌های تجاری و اقتصادی کاربرد دارند. ویژگی‌های یک برنامه حسابداری بر اساس ویژگی‌های زمینه و فعالیتی که مناسب آن طراحی شده است تعیین می‌شود. بهترین برنامه حسابداری برنامه‌ای است که قابلیت‌های مختلف برای وظایف گوناگون حسابداری داشته باشد و امکان ارائه خدمات یکپارچه و هماهنگ را داشته باشد. به عبارت دیگر، چنین برنامه‌ای لازم است بدون مشکل تمام فرآیندهای حسابداری را به راحتی و با امنیت و دقت بسیار بالا عملی و اجرایی سازد.
فهرست مطالب
برنامه‌های تخصصی حسابداری هر یک برای پوشش دادن برخی از وظایف و عملیات‌های حسابداری طراحی می‌شوند. برای مثال بهترین برنامه‌های حسابداری در زمینه فروشگاهی شامل سیستم‌هایی می‌شود که عملیات ثبت کالا و موجودی محصولات و همچنین عملیات فروش و صدور فاکتور را با کیفیت بسیار خوبی ارائه کنند. به این ترتیب در هر زمینه برنامه‌های مختلفی بهترین کارایی را دارند. با این حال برخی از جزئیات و ویژگی‌ها وجود دارد که بر اساس آن ها می‌توانیم مشخصات کلی بهترین برنامه حسابداری را معرفی کنیم. اگر قصد دارید با ویژگی‌های بهترین نرم‌افزار حسابداری آشنا شوید، کافی است این مطلب را تا انتها مطالعه کنید.
بهترین برنامه حسابداری چه خدماتی ارائه می‌دهد؟
قبل از هر چیز لازم است برخی از ابهامات راجع به برنامه‌های حسابداری برطرف شود. بیشتر برنامه‌های حسابداری به خوبی از پس وظایف اصلی حسابداری بر می‌آیند. این وظایف شامل مواردی مثل دفتر کل، حساب‌های بدهکار و بستانکار، انواع عملیات بانکی، و حسابداری موجودی و فروش است. این عملیات‌ها تقریبا در تمام برنامه‌های حسابداری به شکل‌های مختلف ارائه می‌شوند. یکی از تفاوت‌های برنامه‌های مناسب و تخصصی حسابداری با برنامه‌های معمولی و ابتدایی در کیفیت ارائه این خدمات است. نرم‌افزارهای پیشرفته و تخصصی حسابداری معمولا به شکل ساده و با احتمال خطای کمتری این عملیات را ارائه می‌دهند.
در مجموع، تمام اطلاعات مالی که بهترین برنامه حسابداری می‌تواند آن ها را ثبت و پردازش کند شامل موارد زیر می‌شود:
- اموال: شامل کالاها، وسایل، و تجهیزاتی می‌شود که یک فرد یا شرکت می‌تواند از طریق آن ها ارزش مالی ایجاد کند.
- هزینه‌ها: مبالغی که با امید و نیت به دست آوردن سود در یک آینده مشخص هزینه می‌شوند.
- درآمد: پولی که یک فرد یا یک شرکت در یک دوره زمانی مشخص در ازای فعالیت‌های خود به دست می‌آورد.
- تعهدات مالی: قرض‌ها، بدهی‌ها و پرداخت‌های آتی که بر عهده یک شرکت قرار گرفته است.
- دارایی خالص: این مفهوم با کم کردن مجموع تعهدات از دارایی‌ها به دست می‌آید.
از ضعیف‌ترین برنامه حسابداری تا قوی‌ترین نمونه‌ها تا حدودی همه این بخش‌ها را پوشش می‌دهند. با این حال بهترین برنامه حسابداری این کار را با جزئیات کامل و در عین حال به ساده‌ترین شکل ممکن ارائه می دهد، و هیچ نوع ابهامی در استفاده از آن پیش نمی‌آید.
در مجموع دو دسته از وظایف یا ماژول در نرم‌افزارهای حسابداری تعریف می‌شود:
- ماژول‌های پایه حسابداری
- ماژول‌های پیشرفته حسابداری
ماژول‌های پایه حسابداری
بعضی از خدماتی که در نرم‌افزارهای حسابداری ارائه می‌شوند جنبه پایه‌ای دارند. به عبارت دیگر، یک نرم‌افزار حسابداری که این خدمات و وظایف را ارائه ندهد یک نرم‌افزار حسابداری محسوب نمی‌شود. بعضی از مهم‌ترین وظیفه‌های پایه که در برنامه‌های معمول تا بهترین برنامه حسابداری باید وجود داشته باشد شامل موارد زیر می‌شود:
- حساب‌های بدهکار
- حساب‌های بستانکار
- دفتر عمومی – دفاتر روزانه و کل
- صورتحساب و صدور فاکتور
- سفارش خرید
- سفارشات فروش
- حسابداری
- مدیریت بستن دوره‌های مالی
این اجزا مواردی هستند که به شکل پیش‌فرض در بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری طراحی شده و وجود دارند. نرم‌افزاری که توانایی پردازش این قابلیت‌ها را داشته باشد واجد امکانات اولیه یک نرم‌افزار حسابداری در نظر گرفته می‌شود.
ماژول‌های پیشرفته حسابداری
علاوه بر اجزای کلیدی و پایه‌ای، هر نرم‌افزار تخصصی و پیشرفته حسابداری امکاناتی برای حسابداری تخصصی ارائه می‌دهد. بعضی از این امکانات فقط در بعضی از شرکت‌ها یا کسب و کارها کارایی دارند حال آنکه بعضی دیگر از آن ها در بیشتر کسب و کارها مورد نیاز هستند.
بعضی از مهم‌ترین امکانات و ویژگی‌هایی که لازم است بهترین برنامه حسابداری با آن ها هماهنگی داشته باشد شامل موارد زیر می‌شود:
- جمع‌آوری بدهی‌ها
- پردازش پرداخت الکترونیک
- مخارج (هزینه‌های مرتبط با کسب و کار کارکنان)
- مظنه‌گیری
- حقوق و دستمزد
- گزارش‌دهی
- جدول زمانی
- مطابقت
- حسابداری دپارتمان
- پشتیبانی از عملیات مالیات ارزش افزوده
- یادآور پرداخت‌ها
- یکپارچه شدن با اطلاعات بانکی
- سیستم الحاق اسناد
- سیستم تائید اسناد
این در حالی است که نرم‌افزارهای پیشرفته‌تر از امکانات گسترده‌تری نیز برای حسابداری و مدیریت مالی فرآیندهای مختلف کسب و کار بهره می‌برند. بعضی از امکانات این بخش، برای مثال کارکرد حقوق و دستمزد، از جمله امکاناتی هستند که بیشتر کسب و کارها به آن نیاز دارند. همچنین سیستم‌هایی مثل مطابقت در این فهرست وجود دارند که بیشتر مناسب کسب و کارهایی هستند که پرداخت‌های دقیق با ارقام مهم در آن ها انجام می‌شود.
نکته بسیار مهم در انتخاب این سیستم‌ها، قابلیت ارائه خدمات یکپارچه در آن ها است. سیستم‌های پیشرفته حسابداری که خدمات یکپارچه ارائه می‌دهند تمام فرآیندهای مختلف کسب و کار را تعریف کرده و می‌توانند موجودی کالا و حساب را به شکل دقیق پیگیری کنند. در صورتی که کسب و کار شما ایجاب می‌کند از یک سیستم حسابداری پیشرفته استفاده کنید، بهتر است در مراحل ابتدایی به جای سرمایه‌گذاری عمده روی یک سیستم کامل و دارای ماژول‌های تخصصی، سیستمی تهیه کنید که قابلیت اضافه کردن افزونه‌های تخصصی به صورت یکپارچه را داشته باشد تا بتوانید آن را ارتقا دهید.
بهترین برنامه حسابداری شامل چه ویژگی‌هایی است؟
همان طور که پیشتر اشاره شد، سیستم‌های حسابداری دارای پیچیدگی و جنبه‌های تخصصی خاصی هستند که با ماهیت زمینه‌ای که برای فعالیت در آن طراحی شده‌اند مرتبط است. به عبارت دیگر، یک برنامه حسابداری خوب برای مشاغل قنادی ممکن است هنگامی که در یک شرکت خدمات مسافرتی استفاده شود برنامه‌ای بی‌ارزش تلقی شود. به همین دلیل، بهترین برنامه حسابداری برای هر شغلی با توجه به ویژگی‌های همان شغل تعریف می‌شود. با در نظر گرفتن این موضوع، بهتر است در هنگام انتخاب یک برنامه حسابداری مناسب به میزان ارتباط آن با رشته فعالیت خود، و همچنین امکان خصوصی‌سازی برنامه توجه کنید.
امکانات پایه‌ای حسابداری که در این مطلب معرفی شدند باید از قبل در سیستمی که تهیه می‌کنید وجود داشته باشد. بهترین نرم افزار حسابداری باید توانایی محاسبه و پردازش عملیات‌های اصلی حسابداری را به ساده‌ترین شکل ارائه بدهد. علاوه بر این ویژگی‌ها، یک برنامه حسابداری مناسب لازم است قابلیت افزودن افزونه و ماژول‌های تخصصی را داشته باشد. نکته مهم دیگر در نحوه طراحی سیستم‌های داخلی نرم‌افزار است که بهتر است به شکل یکپارچه طراحی شده باشند. سیستم‌های یکپارچه نیازی به ورود مجدد و چندباره اطلاعات ندارند. با استفاده از این سیستم‌ها می‌توانید به سادگی یک بار موجودی و افراد را تعریف کنید و از آن به بعد سیستم با پیگیری عملیات این اطلاعات را به شکل خودکار به روز می‌کند.
سطح‌های مختلف برنامه‌های حسابداری
برنامه‌های حسابداری تخصصی اغلب در سطح‌های مختلف ارائه می‌شوند. این سطح‌ها بر اساس قابلیت‌ها و امکاناتی که به کاربر ارائه می‌دهند از یکدیگر تفکیک می‌شوند. سطوح بالاتر شامل برنامه‌های حسابداری با ماژول‌های تخصصی می‌شود که قابلیت پیگیری حجم زیادی از اطلاعات را در سریع‌ترین زمان ارائه می‌دهند. سطوح پایین‌تر شامل امکانات پایه‌ای‌تر می‌شوند که تعداد بیشتری از کسب و کارها به داشتن آن ها در سیستم‌های حسابداری خود نیاز دارند.
واقعیت این است که هزینه شما برای خرید یک سیستم حسابداری مناسب یک سرمایه‌گذاری مهم محسوب می‌شود. در نهایت قرار است اطلاعات مالی کسب و کار شما وارد این سیستم شود و در صورتی که از بهترین برنامه حسابداری برای آن استفاده کنید می‌توانید از مزایای تحلیل اطلاعات مالی خود توسط این سیستم بهره‌مند شوید. به همین دلیل، اگر امکان هزینه کردن برای این سرمایه‌گذاری را دارید، بهتر است از همان ابتدا با یک سیستم سطح بالا شروع کنید. در غیر این صورت، برای داشتن یک سیستم حرفه‌ای، حتما به امکان ارتقا سطح و افزایش افزونه و ماژول‌های تخصصی به برنامه خود توجه کنید.
نکات مهم در انتخاب بهترین برنامه حسابداری
نرم‌افزارهای حسابداری ابزارهای بسیار مهمی در مدیریت مالی کسب و کارهای امروزی محسوب می‌شوند. آن ها به نحوی طراحی می‌شوند که با جزئیات مالی کسب و کارهای مختلف هماهنگ باشند و بتوانند به افزایش بهره‌وری در این کسب و کارها کمک کنند. امروزه بسیاری از سیستم‌های پیشرفته یکپارچه مدیریت مالی کسب و کارها توانایی تحلیل هزینه‌ها و درآمد، و برنامه‌ریزی بودجه بر اساس نحوه فعالیت کسب و کار را دارند، که تا پیش از این یک وظیفه تخصصی مدیریتی سطح بالا محسوب می‌شد.
به هر ترتیب، بعضی از مهم‌ترین نکاتی که لازم است در هنگام انتخاب سیستم حسابداری به آن ها توجه کنید در ادامه معرفی می‌شود.
سادگی استفاده
یکی از مهم‌ترین نکاتی که فرق بین بهترین برنامه حسابداری و یک برنامه ضعیف حسابداری را نمایان می‌کند سادگی استفاده است. یک نرم‌افزار پیشرفته بر خلاف تصور بسیاری، به شکل ساده‌تری امکان استفاده به کاربران می‌دهد. حسابداری به خودی خود رشته سخت و پیچیده‌ای است که مواجه شدن با صفحات آن نیاز به دقت و حوصله زیادی می‌خواهد، به همین دلیل در هنگام انتخاب یک برنامه برای آن حداقل به ساده بودن محیط و خوشایند بودن تجربه کسی که می‌خواهد با آن کار کند فکر کنید.
امکان خصوصی‌سازی
اگر هیچ برنامه حسابداری وجود ندارد که با همه کسب و کارها هماهنگ باشد، داشتن امکان خصوصی‌سازی در برنامه حسابداری به شما امکان می‌دهد تا برنامه را مطابق نیازهای ویژه کسب و کار خود اصلاح کنید. داشتن امکان خصوصی‌سازی باعث می‌شود سیستم حسابداری به خوبی مناسب کار در فضای شرکت یا کسب و کار شما شود. اگر قصد دارید از سیستمی استفاده کنید که بتواند ویژگی‌های منحصر به فرد کسب و کار شما را پردازش کند، لازم است در آن این قابلیت از پیش وجود داشته باشد.
امنیت
اطلاعات حسابداری کم و بیش مهم‌ترین اطلاعات هر کسب و کاری محسوب می‌شود. بهترین برنامه حسابداری برنامه‌ای است که از امنیت اطلاعات به خوبی محافظت کرده و امکان دسترسی به اطلاعات مالی به همه اشخاص را ندهد. برنامه‌های حسابداری به نحوی طراحی می‌شوند که سطوح مختلف دسترسی داشته باشند. به این ترتیب می‌توانید مشخص کنید کدام کاربران چه سطحی از دسترسی به اطلاعات مالی را داشته باشند و به این ترتیب از امنیت اطلاعات مالی خود حفاظت کنید.
سخن پایانی
امروزه فرآیند حسابداری کسب و کارهای مختلف بدون داشتن یک سیستم مناسب حسابداری اگر نگوییم غیر ممکن، تا حد زیادی سخت می‌شود. داشتن یک سیستم مناسب حسابداری از جمله امکاناتی است که همه کسب و کارها به آن نیاز دارند. برنامه‌های حسابداری با توجه به نیازهای مختلف کسب و کارهای متفاوت طراحی شده و هر یک از آن ها برای انجام وظایف خاصی توانایی دارند. بعضی از کارکردها و عملیات حسابداری در همه برنامه‌های حسابداری وجود دارند حال آنکه بعضی دیگر از آن ها فقط در برنامه‌های تخصصی و پیشرفته قابل دستیابی هستند.
بهترین برنامه حسابداری لازم است که امکانات مناسبی برای خصوصی‌سازی و یکپارچه‌سازی اطلاعات داشته باشد. با استفاده از یک سیستم حسابداری خصوصی‌سازی شده و یکپارچه، می‌توانید بدون تقلا و حتی زحمت وارد کردن اطلاعات، همواره تحلیل‌ها و گزارش‌های مالی مناسب و به روزی داشته باشید. برنامه‌های حسابداری تخصصی و پیشرفته، مثل برنامه حسابداری محک، این امکانات را در محصولات خود قرار داده‌اند. با خرید یکی از سیستم‌های پیشرفته حسابداری محک می‌توانید امور مالی و حسابداری خود را با حداقل زحمت و بیشترین بازده ممکن اداره کرده و به این ترتیب از آن سود ببرید.
