حسابداری مجازی، مدیریت امور مالی شرکت‌ها را از راه دور امکان‌پذیر می‌سازد. این روش کاری، علاوه بر کاهش هزینه‌های کسب‌وکار به شرکت‌ها کمک می‌کند تا کیفیت خدماتشان به مشتریان را بهبود دهند. شرکت‌ها از طریق Virtual Accounting می‌توانند ضمن افزایش سرعت پاسخگویی، آزادی عمل خوبی برای دریافت خدمات در اختیار مشتریانشان قرار دهند. یکی از مهم‌ترین دستاوردهای مجازی‌سازی، رفع محدودیت جغرافیایی در کار با نیروهای نخبه و مستعد است که این امر هم به‌نوبه خود، باعث افزایش کارایی شرکت می‌شود. ناگفته نماند که تبدیل سیستم حسابداری سنتی به حسابداری مجازی، مستلزم تأمین الزامات فنی لازم، برقراری ارتباط مستمر، آشنایی با سبک‌های ارتباطی مختلف و آموزش است.
فهرست مطالب
با حسابداری مجازی، می‌توانید بخش قابل‌توجهی از هزینه‌های سربار ماهانه را مثل هزینه آب و برق از مخارج کسب‌وکارتان کم کنید. اما آنچه در وهله نخست، باعث استقبال شرکت‌ها از مجازی‌سازی شده، ارتقای سطح خدمات به مشتریان است. در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک به بررسی این موضوع می پردازیم که حسابداری مجازی چیست و چه اهمیتی دارد؟ با ما همراه باشید.
حسابداری مجازی چیست؟
اساساً مجازی‌سازی بدین معناست که بتوانیم فعالیت‌های تجاری‌مان را از انقیاد زمان و مکان آزاد کنیم و هر زمان و هر کجا که نیاز بود، به آنچه برای اداره کسب‌وکار نیاز داریم، دسترسی داشته باشیم. حسابداری مجازی هم دقیقاً همین معنا را دارد. در این شکل کار، حسابداران برای انجام کارهایشان به فضای فیزیکی و دفتر کار محدود نیستند. داده‌های شرکت به شکلی امن روی سرورهای ابری ذخیره شده و فرایندهای دیجیتالی و خودکار، جایگزین فرایندهای کاغذی و دستی می‌شوند. جایگزینی سیستم‌های دریافت و پرداخت سنتی با سیستم‌های الکترونیکی از دیگر ویژگی‌های حسابداری مجازی محسوب می‌شود. به‌طور خلاصه، مجازی‌سازی کمک می‌کند تا دفتر کار یک حسابدار، همه جا همراه او باشد و هر زمان که نیاز بود بتواند به داده‌ها، اطلاعات و اسناد مالی لازم، دسترسی پیدا کند.
حسابداری مجازی از سه طریق می‌تواند سطح خدماتی را که یک شرکت به مشتریانش ارائه می‌دهد، بالا ببرد که در اینجا به معرفی و تشریح آن‌ها می‌پردازیم.
1. افزایش سرعت پاسخگویی
مشتریان امروزی، شرکت‌هایی را برای تأمین نیازها و خواسته‌هایشان انتخاب می‌کنند که سریع‌تر به درخواست‌های آن‌ها ترتیب اثر می‌دهند و همین امر، اهمیت سرعت پاسخگویی یا Response Time را آشکار می‌کند. حسابداری مجازی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بتوانند زمان انجام بسیاری از فرایندهای مالی را که انجامشان تا مدتی قبل، به حداقل چند ساعت زمان نیاز داشت، به چند دقیقه تقلیل دهند.
در کسب‌وکارهای سنتی، ارائه خدمات به مشتری معمولاً به این شکل صورت می‌گیرد:
- شما در دفتر کار حضور ندارید.
- مشتری با دفتر کارتان تماس می‌گیرید و به جای پاسخگویی، پیغام صوتی‌تان را دریافت می‌کند.
- مشتری با تلفن همراهتان تماس می‌گیرد و سرانجام به شما دسترسی پیدا می‌کند.
- در تماس تلفنی به مشتری می‌گویید که به‌محض جمع‌آوری اطلاعات موردنیازش، خودتان با او تماس می‌گیرید.
ناگفته پیداست که فرایند فوق آن هم در فضای کسب‌وکار مدرن، تا چه حد می‌تواند زمان‌بر و خسته‌کننده باشد. اما اگر شرکتتان را به یک سیستم حسابداری مجازی مجهز کنید، ماجرا کاملاً عوض می‌شود. مشتری با شما تماس می‌گیرد و شما هر جایی که باشید در عرض چند ثانیه و از طریق چند لمس یا کلیک به همه اطلاعات و داده‌های مالی لازم دسترسی پیدا می‌کنید. به‌این‌ترتیب، می‌توانید همه سؤالات مشتری را فوراً پاسخ دهید و طبیعتاً مشتری نیز از این روال، رضایت کامل دارد.
2. ارائه قابلیت‌های سلف سرویس
بیایید قبول کنیم که همه مشتریان به برقراری تماس تلفنی یا ارسال ایمیل، علاقه ندارند! برخی مشتریان، خواهان آزادی عمل هستند؛ بنابراین بهتر است این امکان را برایشان فراهم کنید تا بتوانند بدون نیاز به دخالت شما، پاسخ سؤالاتشان را سریعاً دریافت کنند.
با ایجاد و راه‌اندازی سیستم حسابداری مجازی، می‌توانید یک پرتال آنلاین را در اختیار مشتریان قرار دهید که بتوانند از طریق آن به اطلاعاتی مانند سوابق پرداخت، گزارش‌های مالی، قراردادها و… دسترسی داشته باشند. به‌این‌ترتیب مشتریان می‌توانند بدون نیاز به برقراری تماس تلفنی یا فرستادن ایمیل، وارد سیستم شوند و به‌سرعت، آنچه را که در جستجویش هستند پیدا کنند.
3. جذب استعدادهای برتر
همان‌طور که گفتیم حسابداری مجازی، ضرورت حضور فیزیکی افراد را در محیط کار از بین می‌برد و این برای شرکت‌ها، یک فرصت طلایی محسوب می‌شود تا بتوانند فارغ از مختصات مکانی، جذب استعدادهای برتر برای امور حسابداری را مدنظر قرار دهند. اگر تا چندی قبل، محل سکونت، مشکلی لاینحل در مسیر همکاری شرکت‌ها و نیروی انسانی متخصص بود، امروز به لطف پیشرفت فناوری و مجازی‌سازی کسب‌وکار، این مسئله تا حد زیادی حل شده است. دیگر مهم نیست شرکت شما در کجا مستقر است. شما می‌توانید در ایران باشید و امور حسابداری شرکت را به فردی بسپارید که در قاره دیگری زندگی می‌کند و این حقیقتاً هیجان‌انگیز است!
اگر بتوانید استعدادهای برتر را متقاعد کنید که با شرکت شما همکاری کنند، طبیعتاً شاهد جهش چشمگیری در کیفیت خدماتی خواهید بود که به مشتریان ارائه می‌دهید و این درنهایت، اعتبار شرکت شما را بالا می‌برد. این‌گونه هم شرکت، هم آن فرد متخصص و هم مشتری، از این همکاری منتفع می‌شوند.
نکات مهم در پیاده سازی فرایند حسابداری مجازی
برای پیاده‌سازی حسابداری مجازی و همین‌طور مجازی‌سازی سایر فرایندهای کسب‌وکار، باید نکاتی را در نظر داشته باشید که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:
- استفاده بهینه از فناوری: اساساً فلسفه حسابداری مجازی در بستر فناوری شکل گرفته است؛ بنابراین برای اینکه بتوانید بازدهی مطلوبی از مجازی‌سازی بگیرید، باید الزامات فنی لازم را تأمین کنید. اینترنت پرسرعت و باکیفیت، ابزارهای ارتباطی مناسب مانند وبکم و میکروفن و همین‌طور سازوکارهای امنیتی از مهم‌ترین مواردی هستند که باید روی آن‌ها سرمایه‌گذاری کنید.
- برقراری و حفظ ارتباط مؤثر: یکی از شروط اصلی اثربخشی فرایند مجازی‌سازی، برقراری و حفظ ارتباط مؤثر است. شرکت و حسابدار آنلاین باید بتوانند به سهولت و به‌طور مستمر با یکدیگر در ارتباط باشند تا همه چیز مطابق با برنامه پیش برود. برای افزایش اثربخشی توصیه می‌شود که کانال‌های ارتباطی استاندارد و مشخصی را برای همکاری تعیین کنید.
- شناسایی سبک‌های ارتباطی مختلف: هر فرد، سبک ارتباطی منحصربه‌فردی دارد و حسابدار مجازی شرکت شما هم از این قاعده مستثنی نیست. شما باید مؤثرترین سبک ارتباطی او را بشناسید و به همان سبک با او ارتباط برقرار کنید. بعضی افراد تماس تصویری، برخی دیگر تماس تلفنی و برخی دیگر هم ارتباط مکاتبه‌ای را ترجیح می‌دهند. باید تلاش کنید ارتباط، حتی‌الامکان سریع باشد و مانعی در مسیر پیشرفت امور ایجاد نکند. ضمناً یادتان باشد که احتمال بروز خطاهای ادراکی در ارتباط دیجیتالی بیشتر است. گاهی فقط یک جمله دوپهلو در پیام و چند لحظه قطع یا تأخیر در ارتباط صوتی و تصویری، می‌تواند طرفین را در درک درست منظور یکدیگر دچار مشکل کند. بنابراین فارغ از سبک ارتباطی، باید از انتقال شفاف و بی‌شائبه پیام اطمینان حاصل کنید.
- آموزش حسابداری مجازی: یک حسابدار هر چقدر هم در کارش ماهر باشد، باز هم باید درباره دستورالعمل‌ها و روش‌های اختصاصی کار در شرکت، آموزش ببیند و از آن مهم‌تر، بینش واضحی نسبت به فرهنگ سازمانی شرکت شما کسب کند که این امر جز از طریق آموزش، محقق نمی‌شود.
سخن آخر
با وجود اینکه حسابداری مجازی، در ابتدای راه قرار دارد اما شواهد و قرائن نشان می‌دهند که در آینده‌ای نه‌چندان دور، به انتخاب اول بخش عمده‌ای از شرکت‌های تجاری تبدیل خواهد شد.
فضای کسب‌وکار، روزبه‌روز پیچیده‌تر می‌شود و این پیچیدگی، انعطاف‌پذیری بیشتر و سرعت پاسخگویی سریع‌تری را می‌طلبد. به همین دلیل، حتی اگر مجازی‌سازی را در حال حاضر یک ترجیح بدانیم، اصلاً بعید نیست که روندهای تجاری آینده ما را به نقطه‌ای برسانند که چاره‌ای جز انتخاب آن نداشته باشیم!
