چکیده
استفاده از سیستم حسابداری دیجیتال، رفته‌رفته به یک الزام تجاری تبدیل می‌شود. اگر برای مدیریت امور مالی شرکتتان هنوز از سیستم‌های دستی حسابداری استفاده می‌کنید، وقت آن رسیده با این واقعیت کنار بیایید که این سیستم‌ها دیگر نمی‌توانند به‌خوبی پاسخگوی نیازهای تجاری‌تان باشند. حالا محیط‌های بازار و صنعت، بسیار پویاتر از آن هستند که بتوانید با سیستم‌های دستی که ماهیت ایستا دارند، در آن‌ها به موفقیت برسید. دلایل زیادی وجود دارد که استفاده از سیستم حسابداری دیجیتال را ضروری می‌سازند که تسهیل مدیریت امور مالی، ایجاد تعامل سازنده بین بخش‌های مختلف، بهبود بهره‌وری، افزایش امنیت، صرفه اقتصادی و قابلیت اطمینان از آن جمله‌اند.
فهرست مطالب
مقدمه
حسابداری دیجیتال، روندی نوظهور در صنعت بوده که با سرعتی باورنکردنی در حال تبدیل شدن به یک استاندارد غالب است و حالا بسیاری از مشاغل، به جای سیستم‌های دستی و سنتی، به سوی استفاده از سیستم‌های حسابداری دیجیتال حرکت می‌کنند.
با وجود گسترش سریع Digital Accounting هنوز هم تعداد کسب‌وکارهایی که از حسابداری سنتی استفاده می‌کنند، چشمگیر است. با وجود اینکه دل بریدن از سیستمی که بیش از 900 سال قدمت دارد، کار آسانی نیست اما همه کسب‌وکارها باید ضرورت به‌کارگیری سیستم حسابداری دیجیتال را درک کنند و آن را در فرایندهای تجاری بگنجانند. شاید بپرسید چرا؟ در ادامه برای پاسخ به این سؤال، 6 دلیل آورده‌ایم که خواندنشان خالی از لطف نیست.
1. تسهیل مدیریت امور مالی
یکی از معایب حسابداری دستی و سنتی، دشواری ذخیره‌سازی اطلاعات در یک مکان متمرکز است. در سیستم حسابداری سنتی شما باید اطلاعات را در مکان‌های مختلفی ذخیره کنید. ثبت اطلاعات یا مدیریت دفاتر حسابداری به‌صورت دستی شاید به‌خودی‌خود، چالش خاصی نباشد اما تجمیع اطلاعات و استفاده مؤثر از آن‌ها را برای اهدافی مثل خلاصه‌سازی یا تهیه گزارش‌های مالی به کاری سخت تبدیل می‌کند.
علی‌رغم انسجام قابل‌قبولِ ثبت داده‌ها در سیستم حسابداری سنتی، سازمان‌دهی این داده‌ها و حصول اطمینان از اینکه هر چیزی در جای خودش قرار دارد، کار آسانی نیست. بالانس اطلاعات در تراز آزمایشی روی کاغذ، کار ظاهراً ساده‌ای به نظر می‌رسد اما در واقعیت، این کار به‌مراتب سخت‌تر از آن است که بتوان آن را توصیف کرد.
سیستم حسابداری دیجیتال، علاوه بر تسهیل مدیریت امور مالی برای صاحبان مشاغل، به‌واسطه ذخیره‌سازی اطلاعات در یک نقطه خاص، دسترسی به جزئیات و داده‌های ضروری را امکان‌پذیر می‌سازد. در این سیستم، تنها با چند کلیک می‌توانید به هر آنچه مدنظر دارید، دست پیدا کنید.
2. ایجاد تعامل سازنده بین بخش‌های مختلف
وابستگی و اتکای متقابل، مؤلفه‌ای کلیدی در کسب‌وکار است. بسیاری از شرکت‌ها، دارای بخش‌ها یا دپارتمان‌های مختلفی هستند که از طریق برقراری ارتباط، هر جا که لازم باشد، به یکدیگر کمک می‌کنند. وجود این تعامل بین بخش‌ها، یکی از عوامل مهم در موفقیت تجاری بسیاری از شرکت‌های کوچک است. شرکتی که عملکرد همه بخش‌های آن در یک چارچوب مناسب به هم پیوند خورده باشد، به‌راحتی می‌تواند از رقبایی که فاقد این ویژگی در ساختار سازمانی‌شان هستند، پیشی بگیرد.
تحقق این ارتباط و تعامل، مستلزم آن است که بخش‌های مختلف شرکت به اطلاعات مهم مالی و تجاری دسترسی داشته باشند. وقتی اطلاعات مالی یکی از بخش‌های شرکت، نیاز به به‌روزرسانی دارد، همه بخش‌ها باید به این تغییرات، دسترسی آزادانه‌ای داشته باشند و ایجاد این دسترسی و تعامل مشترک در سیستم حسابداری سنتی یک چالش بزرگ است.
به‌عنوان‌مثال، عملکرد بخش زنجیره تأمین تا حد زیادی به دریافت اطلاعات مهم درباره فرایند تولید کالاها بستگی دارد. دسترسی به این اطلاعات، تیم زنجیره تأمین را قادر می‌سازد تا در رسیدگی به سفارش‌های خرید و تحویل آن‌ها به مشتریان عملکرد بهتری داشته باشد. این دسترسی مخصوصاً در حسابداری کسب‌وکارهای الکترونیک، اهمیت بسیار زیادی دارد.
فرمول‌ها و اعداد و ارقامی که به‌واسطه استفاده از آن‌ها تولید می‌شوند، به کارآفرینان در تدوین و تنظیم خط مشی‌های تجاری کمک می‌کنند. با دسترسی آسان به اعداد و ارقام، فرایند تصمیم‌گیری برای تیم‌ها و دپارتمان‌های تجاری آسان‌تر می‌شود و این امر بالأخص برای شرکت‌های کوچک که زمان اخذ تصمیمات و برگشتگاه‌ها در آن‌ها اهمیت زیادی دارند، بسیار ارزشمند است. طولانی بودن زمان اخذ یک تصمیم از عدم توانایی مطلوب یک شرکت در واکنش نشان دادن به تغییرات محیط مالی و انطباق با این تغییرات حکایت دارد.
در سیستم حسابداری سنتی و مبتنی بر کاغذ، زمان پردازش و گردش اطلاعات و متعاقباً اخذ تصمیمات بر مبنای آن‌ها به شکل قابل‌توجهی افزایش می‌یابد و این ویژگی، در عصر مدرنی که بی‌ثباتی، مشخصه اصلی آن است، می‌تواند برای یک کسب‌وکار بسیار گران تمام شود. ضمناً در این سیستم‌ها برخلاف سیستم حسابداری دیجیتال، افراد باید زمان بیشتری را صرف جمع‌آوری داده‌های موردنیاز و مدیریت اسناد مالی کنند که این امر می‌تواند برای یک حسابدار، به‌غایت خسته‌کننده و ناخوشایند باشد.
3. سهولت استفاده و بهبود سرعت و بهره‌وری
این دلیل، تا حد زیادی از دسترسی آسان به داده‌ها ناشی می‌شود. همه می‌دانیم که یکی از اساسی‌ترین اهداف تغییر فناوری، سهولت استفاده از سیستم‌های جدید است و حسابداری دیجیتال در مقایسه با حسابداری دستی، این سهولت را به بهترین شکل ممکن برای کاربران فراهم می‌کند.
بایگانی کلیه تراکنش‌های ماهانه و سالانه و همین‌طور تجزیه‌وتحلیل اعداد و ارقام، دو هدف اصلی ثبت داده‌های حسابداری هستند. تهیه یک صورت جریان نقدی و جمع‌آوری اطلاعات به‌صورت دستی می‌تواند بیشتر از یک ساعت زمان ببرد و ردیابی هزینه‌های مختلف تجاری نیز مستلزم صرف زمان چشمگیر در بلندمدت است. تجزیه‌وتحلیل این داده‌ها، خودش حکایت دیگری دارد که کار را به یک فرایند طاقت‌فرسا تبدیل می‌کند. اما با استفاده از سیستم حسابداری دیجیتال، علاوه بر دسترسی سریع به داده‌های ثبت‌شده، می‌توانید انواع تست‌های مالی را روی آن‌ها انجام دهید و در عرض چند دقیقه، نسبت به جنبه‌های مختلف عملکرد مالی شرکتتان، بینش ارزشمندی کسب کنید.
حسابداری دیجیتال غیر از تسهیل و تسریع فرایندها، کارایی و بهره‌وری عملیات مالی را نیز به شکل معناداری بهبود می‌دهد. شرکت‌های مبتنی بر این نوع سیستم حسابداری، به لطف در اختیار داشتن زمان بیشتر، می‌توانند از کارکنانشان به شکل مؤثرتری استفاده کنند و بیشتر از شرکت‌های دیگر روی جنبه‌های اساسی و استراتژیک تجاری متمرکز شوند.
ناگفته نماند که حسابداری دیجیتال، از طریق خودکارسازی بسیاری از عملیاتی که تا چندی پیش به شکل دستی انجام می‌شدند، به کاهش هزینه‌های تجاری نیز کمک زیادی می‌کند.
4. افزایش امنیت داده‌ها
درست است که سیستم بایگانی، یکی از بخش‌های مهم حسابداری سنتی محسوب می‌شود اما بایگانی فیزیکی اسناد و داده‌های مهم مالی، اقدام پر ریسک است. عوامل مختلفی مثل سرقت، آسیب فیزیکی و آتش‌سوزی می‌توانند موجب از بین رفتن داده‌های مالی شرکتتان شوند و سال‌ها زحمت حسابداری اعداد و ارقام را در یک لحظه بر باد دهند. همین واقعیت به‌تنهایی می‌تواند ضرورت استفاده از سیستم حسابداری دیجیتال را آشکار کند.
در حسابداری دیجیتال می‌توانید به سرعت و سهولت، از داده‌های مالی‌تان نسخه‌های پشتیبانِ متعدد تهیه نموده و آن‌ها را روی سرورهای مختلف ذخیره کنید. ذخیره‌سازی داده‌ها روی سرورهای ابری، از بین رفتن آن‌ها را به امری تقریباً غیرممکن تبدیل می‌کند. علاوه بر این، شما می‌توانید از طریق سازوکارهای امنیتی مختلف، سطح دسترسی به داده‌های مهم و محرمانه را محدود کنید تا کسی جز شما و افراد معتمدتان نتوانند از این داده‌ها استفاده کنند. رمزهای عبور و سازوکارهای امنیتی دیجیتالی، بسیار مطمئن‌تر از قفل و زنجیرهای فیزیکی هستند! اگر می‌خواهید درباره موضوع امنیت بیشتر بدانید، مطالعه مطلب ترفندهایی برای افزایش حاشیه امنیت در حسابداری را به شما عزیزان پیشنهاد می‌کنیم.
5. مقرون‌به‌صرفه بودن
یکی از اصلی‌ترین دلایل استقبال مشاغل و شرکت‌ها از سیستم حسابداری دیجیتال و اتوماسیون، به حداقل رساندن هزینه خدمات است. این کمینه‌سازی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا صرفه‌جویی زمانی و مالی چشمگیری داشته باشند. استخدام یک متخصص برای مدیریت حساب‌های یک کسب‌وکار، برای شرکت هزینه زیادی در بردارد که میزان این هزینه با توجه به مقیاس و ماهیت تجارت، متغیر است. اما وقتی از یک سیستم حسابداری دیجیتال استفاده کنید و نحوه کار کردن با آن را بلد باشید، طبیعتاً دیگر نیازی به استخدام یک نیروی خارجی ندارید. در این حالت، کل هزینه‌ای که انجام می‌دهید به خرید و نصب نرم‌افزار خلاصه می‌شود.
6. قابلیت اطمینان
یکی از مزایای غیرقابل‌انکار ماشین‌ها و نرم‌افزارها نسبت به ما انسان‌ها، عدم ارتکاب خطا از سوی آن‌هاست. نرم‌افزارها و دیوایس‌ها با این هدف طراحی و عرضه می‌شوند که نتایجی عاری از خطا را ارائه دهند و همین ماهیت خطاناپذیری، دلیل قابلیت اطمینان حسابداری دیجیتال است.
بروز خطای انسانی حین جمع‌آوری اطلاعات، امری طبیعی و اغلب اجتناب‌ناپذیر است. به همین علت بسیاری از مشاغل کوچک، فرد دیگری را استخدام می‌کنند تا با بررسی مجدد اعداد و ارقام مالی، از درستی آن‌ها مطمئن شوند. انجام این کار علی‌رغم اینکه میزان خطا را تا حد زیادی کاهش می‌دهد، اما باعث افزایش هزینه می‌شود. با استقرار سیستم حسابداری دیجیتال، تضمین صحت عملیات مالی‌تان دیگر به بازبینی و صرف هزینه‌های اضافی نیاز ندارد. در این حالت، داده‌هایی که در اختیار دارید، معتبر، درست و قابل‌اطمینان هستند. پیامدهای بعضاً وحشتناکی که از ارتکاب یک خطای کوچک ناشی می‌شوند، ارزش قابلیت اطمینان حسابداری دیجیتال را بیش از قبل نشان می‌دهند.
سخن آخر
اگر تا قبل از خواندن این مقاله، هنوز از سیستم حسابداری دستی استفاده می‌کردید، امیدواریم بعد از خواندن آن، به استفاده از سیستم حسابداری دیجیتال مجاب شده باشید! سیستم‌های دستی، پاسخگوی نیازهای متغیر کسب‌وکار شما در فضای تجاری متلاطم امروز نیستند و به همین دلیل باید به‌واسطه استفاده از سیستم حسابداری دیجیتال، سطح کارایی و بهره‌وری عملیات مالی شرکتتان را ارتقا دهید.
