چکیده
افزایش حاشیه امنیت در حسابداری به یکی از الزامات اساسی موفقیت تجاری تبدیل شده و این اهمیت درباره شرکت‌هایی که نسبت به برون‌سپاری خدمات حسابداری اقدام می‌کنند، دوچندان است. پیشرفت فناوری، پای داده‌های دیجیتال را به بسیاری از فرایندهای مهم تجاری باز کرد و این اتفاق، در کنار خلق ارزش‌ها و مزایای غیرقابل‌انکار، چالش‌ها و دغدغه‌های مهمی را برای مشاغل مختلف ایجاد کرده است. تهدیدهای امنیتی، می‌توانند خسارات مالی و معنوی سنگینی را به شرکت‌ها وارد کنند و همین امر، اتخاذ رویکردی پیشگیرانه را برای مقابله با این تهدیدها می‌طلبد. علاوه بر این، شرکت‌ها باید دستورالعمل‌های خاصی را برای ارتقای امنیت داده‌ها در محیط کار، تدوین و اجرایی کند و در کنار شناسایی و رفع آسیب‌پذیری‌های بالقوه، برای آموزش مستمر و ارتقای سطح دانش امنیتی کارکنان، برنامه ویژه‌ای داشته باشند.
فهرست مطالب
مقدمه
وقتی صحبت از حاشیه امنیت در حسابداری می‌کنیم، باید به موضوع امنیت داده‌ها توجه ویژه‌ای داشته باشیم. امروز بخش عمده‌ای از معاملات تجاری به‌صورت آنلاین انجام می‌شوند و به همین دلیل، شرکت‌ها باید علاوه بر تأمین امنیت پرداخت‌های مشتریان، از داده‌های مالی و اطلاعات حسابداری‌شان نیز به‌خوبی محافظت کنند.
با توجه به اهمیت روزافزون ارتقای حاشیه امنیت در حسابداری، در این مطلب از محک‌سافت قصد داریم با جنبه‌های مختلف این موضوع بیشتر آشنا شویم و نکات و ترفندهایی کاربردی را در این خصوص، خدمتتان ارائه دهیم.
نقض داده و اهداف تجاری
هر روز اخبار جدیدی را درباره نقض داده در نقاط مختلف دنیا می‌شنویم. با دیجیتالیزه شدن هر چه بیشتر کسب‌وکارها و عملیات حسابداری، هکرها نیز بی‌کار نمی‌نشینند و مشاغل مختلف را با هدف سرقت اطلاعات مالی و همین‌طور دسترسی به مشخصات فردی مشتریان یا کارکنان آن‌ها هدف قرار می‌دهند. هکرها این اطلاعات را در ازای دریافت بالاترین پیشنهاد می‌فروشند و سود کلانی به جیب بزنند. همین امر، افزایش حاشیه امنیت در حسابداری را به یک الزام ضروری تبدیل می‌کند.
با وجود اینکه شرکت‌های بزرگ به‌طور بالقوه، اهداف جذاب‌تری برای حمله هکرها محسوب می‌شوند اما این به معنای مصونیت کسب‌وکارهای کوچک‌تر از این حملات نیست. چه بسیار شرکت‌های کوچک و متوسطی که با این طرز فکر، متحمل خسارات سنگین و بعضاً جبران‌ناپذیری شدند. هر شرکتی که داده‌ها مخصوصاً داده‌های حسابداری و مالی را به‌صورت نرم‌افزاری و دیجیتالی انتقال دهد یا آن‌ها را به شرکت دیگری برون‌سپاری کند، باید خود را در معرض تهدید بداند.
اتخاذ رویکرد پیشگیرانه برای افزایش حاشیه امنیت در حسابداری
اساسی‌ترین نکته در ارتباط با ارتقای حاشیه امنیت در حسابداری، اتخاذ یک رویکرد پیشگیرانه برای محافظت از داده‌ها و اطلاعات مالی‌تان است. همان‌طور که گفتیم شما باید نگرش‌های خوش‌بینانه را درباره امنیت کنار بگذارید و در عوض، با انجام ارزیابی‌های مستمر، ببینید که پروتکل‌های امنیتی فعلی تا چه اندازه در حفظ اطلاعات شرکت و همین‌طور مشتریان مؤثر هستند؟
اگر در انجام اقدامات پیشگیرانه تعلل کنید و تازه بعد از بروز یک نقض داده، به فکر حل‌وفصل مشکل بیافتید، احتمالاً اوضاع برایتان بسیار پیچیده می‌شود. همه می‌دانیم که پیشگیری بهتر از درمان است؛ بنابراین پیشنهاد می‌کنیم همین حالا و با صرف هزینه‌ای معقول، حاشیه امنیت در حسابداری و به‌طورکلی، همه فرایندهایی را که بر داده‌ها و اطلاعات مبتنی هستند، ارتقا دهید. با چنین رویکردی، علاوه بر اینکه احتمال نقض داده‌ها را کاهش می‌دهید، حتی اگر هم مشکلی پیش بیاید، برنامه مشخصی برای رفع آن خواهید داشت.
ضرورت انتخاب یک شرکت معتبر برای برون‌سپاری حسابداری
ازآنجایی‌که امروز بسیاری از مشاغل به برون‌سپاری خدمات حسابداری روی آورده‌اند، نخستین گام در مسیر ارتقای حاشیه امنیت در حسابداری، انتخاب یک شرکت معتبر است. فراموش نکنید که درباره برون‌سپاریِ یکی از حیاتی‌ترین وظایف کسب‌وکارتان صحبت می‌کنیم. بنابراین در انتخاب شرکت باید محتاط و قدری هم سختگیر باشید. حسابداری کسب‌وکار را هرگز به شرکت‌هایی که سابقه شفاف و قابل استنادی ندارند، نسپارید. اشتباه در برون‌سپاری می‌تواند مقدمه‌ای برای بروز مشکلات امنیتی باشد. شما می‌توانید هم به‌واسطه درخواست اطلاعات از شرکت حسابداری و هم از طریق تحقیق آنلاین درباره آن، شناخت مناسبی از شهرت و سوابقش حاصل کنید.
امنیت از محیط کارتان آغاز می‌شود
حتی اگر هم مجموعه مطمئنی را برای برون‌سپاری خدمات حسابداری انتخاب کنید، به خاطر داشته باشید که محیط کارتان، مهم‌ترین لایه دفاعی شما در مقابل خطرات است. به همین علت، باید کلیه نقاطی را که احتمال نشت اطلاعات از آن‌ها وجود دارد، به‌دقت مورد بررسی قرار دهید. برای این کار می‌توانید از یک متخصص امنیت کمک بگیرید؛ فردی که بتواند با ارزیابی سیستم‌های تولید و ذخیره داده‌ها و همین‌طور فرایندهای جمع‌آوری آن‌ها، ریسک‌های بالقوه را شناسایی کرده و با پوشش آن‌ها حاشیه امنیت در حسابداری را افزایش دهد.
عوامل مختلفی در محیط کار وجود دارند که می‌توانند امنیت داده‌های مهم مثل اطلاعات مالی و حسابداری را در معرض خطر قرار دهند. گاهی یک نرم‌افزار منسوخ‌شده به پاشنه آشیلتان تبدیل می‌شود و گاهی هم عدم نظارت مناسب بر دسترسی کارکنان به سیستم است که ایجاد مشکل می‌کند. کارکنان نباید به اطلاعات حساس، دسترسی آزاد داشته باشند مگر اینکه وظیفه یا پُست آن‌ها، دسترسی به چنین اطلاعاتی را توجیه کند. اینکه فردی صرفاً به دلیل فعالیت در بخش خاصی از شرکت، به همه اطلاعات دسترسی داشته باشد، به‌هیچ‌عنوان منطقی نیست و می‌تواند حاشیه امنیت در حسابداری را کم کند. ضمن اینکه شما باید بر عملکرد شرکای تجاری و فروشندگان هم نظارت کافی داشته باشید.
دسترسی افراد مختلف به داده‌های مالی با اطلاعات کاربری یکسان، خطر بزرگی است که امنیت حسابداری را شدیداً تهدید می‌کند. اگر همه افراد برای دسترسی به داده‌های مهم، از نام کاربری و رمز عبور مشابه استفاده کنند، در صورت بروز مشکل امنیتی، شناسایی منبع مشکل، کار بسیار دشواری خواهد بود.
امنیت حسابداری چه اهمیتی دارد؟
شاید برایتان این سؤال مطرح شود که چرا تا این حد روی افزایش حاشیه امنیت در حسابداری و به‌طورکلی، فرایندهای مبتنی بر داده تأکید می‌کنند؟ پاسخ این سؤال چندان سخت نیست: هکرها و خرابکارها، بیشتر از آنچه فکرش را کنید، مترصد دسترسی غیرمجاز به داده‌های تجاری‌تان هستند و کوچک یا بزرگ بودن کسب‌وکارتان هم برای آن‌ها، اهمیت چندانی ندارد. هدف آن‌ها دسترسی به اطلاعات شخصی یا حساب‌های مالی مربوط به شرکت یا مشتریان است. جزئیات حساب‌های بانکی، اطلاعات فردی، شماره تلفن‌ها، رمزهای عبور و مواردی از این قبیل، همه و همه می‌توانند اهداف جذابی برای یک هکر باشند.
رخنه‌های امنیتی، می‌توانند ضربات سنگینی به کسب‌وکارتان بزنند. این ضربات گاهی آن‌قدر سنگین هستند که می‌توانند یک کسب‌وکار را نابود کنند. وقتی از ضربه حرف می‌زنیم، شاید فکرتان ابتدا پیرامون ضرر و زیان‌های مالی پرسه بزند اما ضرر و زیان اصلی، صدماتی هستند که شهرت و اعتبار یک شرکت را مخدوش می‌کنند. واقعاً فکر می‌کنید بازیابی اعتماد ازدست‌رفته مشتریانی که اطلاعات شخصی‌شان از شرکت شما به بیرون درز کرده، آسان است؟! حتی اگر همه ضررهای مالی‌تان، در لحظه جبران شود، چطور می‌خواهید این خسران معنوی را جبران کنید؟ همین یک مورد به‌تنهایی می‌تواند ما را از ضرورت اقدامات لازم برای ارتقای حاشیه امنیت در حسابداری و سایر جنبه‌های حساس کسب‌وکار، آگاه کند.
چند نکته حیاتی برای بهبود امنیت حسابداری
توجه به نکات زیر، گامی بلند در مسیر افزایش امنیت حسابداری و کاهش ریسک‌های امنیتی مربوط به کسب‌وکار شماست:
- جمع‌آوری اطلاعات مربوط: برای افزایش حاشیه امنیت در حسابداری فقط باید آن دسته از اطلاعاتی را از مشتریان در اختیار کارکنان قرار دهید که برای ارائه خدمت به آن‌ها، واقعاً ضرورت دارند. هیچ دلیلی برای جمع‌آوری اطلاعات حساس و غیرضروری وجود ندارد.
- بررسی خط‌مشی‌های امنیتی شرکای تجاری: وقتی عملیات مهمی مثل حسابداری را به شرکت‌های دیگر برون‌سپاری می‌کنید، باید از رویکرد و خط‌مشی‌های امنیتی آن‌ها نیز آگاه باشید. شما مجموعه‌ای از اطلاعات حساس مالی را در اختیار این شرکت‌ها قرار می‌دهید و به همین دلیل باید از اثربخشی پروتکل‌های امنیتی آن‌ها در محافظت از این اطلاعات، اطمینان حاصل کنید.
- استفاده از نرم‌افزارهای محافظتی و دیواره‌های آتش(فایر وال): شما باید روی هر دستگاه الکترونیکی که از آن برای تبادل اطلاعات تجاری استفاده می‌کنید، یک دیواره آتش (فایروال) مطمئن نصب کنید. همچنین باید یک درگاه نظارتی ایجاد کنید تا از طریق آن بتوانید دسترسی افراد مختلف به اطلاعات و همین‌طور زمان این دسترسی را تحت کنترل قرار دهید. این اقدامات، خطر سو استفاده از آسیب‌پذیری‌های بالقوه را تا حد زیادی کاهش می‌دهند.
- کامپیوترها و شبکه‌ها: همه راه‌هایی را که به‌واسطه آن‌ها می‌توان داده‌ها را از محل کار به بیرون انتقال داد، شناسایی کنید. درایوهای CD و DVD و همین‌طور درگاه‌های USB از متداول‌ترین این راه‌ها هستند که با غیرفعال کردن آن‌ها می‌توانید، از نشت اطلاعات به بیرون جلوگیری کنید و حاشیه امنیت در حسابداری را افزایش دهید. ایجاد سازوکارهای احراز هویت چندمرحله‌ای نیز می‌تواند احتمال دسترسی غیرمجاز به اطلاعات را از راه دور را کاهش دهد.
- بازیابی اطلاعات: اگر به هر دلیلی، مشکلی برای سیستم‌هایتان پیش بیاید، آیا برای بازیابی اطلاعات موجود در آن‌ها ایده و پلن مشخصی دارید؟ بخش زیادی از زیان‌های مالی شرکت‌ها ناشی از عدم امکان بازیابی اطلاعات از سوی آن‌هاست. برای افزایش حاشیه امنیت در حسابداری، همواره از داده‌ها و اطلاعات مالی، پشتیبان (بکاپ) بگیرید و برای اطمینان بیشتر، آن‌ها را روی یک فضای ابری هم ذخیره کنید.
- امنیت فیزیکی: امنیت فیزیکی دفتر یا محیط کار نیز تأثیر زیادی بر امنیت در حسابداری دارد. چه کسانی می‌توانند وارد دفتر می‌شوند؟ آیا به مدارک و پرونده‌های حاوی اطلاعات حساس دسترسی دارند؟ همه نقاط دسترسی در محیط کار و همین‌طور نقاط ورود و خروج داده باید شناسایی شده و امنیت مناسبی برای آن‌ها فراهم شود. در صورت وجود نسخه فیزیکی پرونده‌ها، باید از آن‌ها در محفظه‌های امن نگه‌داری کنید. یک اتاق یا کابینت بایگانیِ قفل‌شده گزینه‌های خوبی برای این منظور هستند.
- مدیریت و آموزش کارکنان: اغلب شرکت‌ها، آموزش‌های سیستمی و امنیتی را در بدو ورود کارکنان جدید به آن‌ها ارائه می‌دهند. اما این آموزش‌ها به‌تنهایی نمی‌توانند، پایبندی کارکنان به پروتکل‌های امنیتی را تضمین کنند. آموزش باید فرایندی مستمر باشد تا همه کارکنان، پیوسته با جدیدترین فناوری‌ها و استراتژی‌های مربوط به حوزه امنیت داده آشنا شوند.
سخن آخر
فناوری و سیستم‌های دیجیتال حالا به جزء لاینفکی از فعالیت‌های تجاری کسب‌وکارها تبدیل شده‌اند. این امر در کنار مزایای فوق‌العاده، شرکت‌های مختلف را در معرض خطرات امنیتی جدی قرار می‌دهد و به همین دلیل، موضوعاتی مثل افزایش حاشیه امنیت در حسابداری و زمینه‌های حساس دیگر، اهمیت روزافزونی پیدا می‌کنند.
شرکت‌های تجاری، مخصوصاً شرکت‌هایی که امور مالی و حسابداری‌شان را به شرکت‌های خارجی برون‌سپاری می‌کنند، باید موضوع امنیت داده را بسیار جدی بگیرند. این شرکت‌ها باید ضمن درک ضرورت بهبود حاشیه امنیت در حسابداری، رویکردی کنشگرانه در ارتباط با این موضوع اتخاذ کنند و با توجه به نکاتی که گفته شد، در راستای بهبود مستمر شاخص امنیت بکوشند.
