داشبورد مدیریتی چیست و چه کاربردهایی دارد؟

با رشد و گسترش یک کسب و کار، ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف و مدیریت بهینه عملکرد هر یک از بخش‌ها و اعضای آن‌ها کاری سخت و طاقت فرسا می‌شود. اینجا است که مدیران هوشمند و خوش فکر استفاده از ابزارها و روش‌های نوین را در دستور کار قرار می‌دهند. یکی از این راه‌ها، استفاده از داشبوردها یا پنل‌های مدیریتی است. در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک قصد داریم شما را با داشبورد مدیریتی، اهمیت و کاربردهای آن آشنا کنیم. ضمنا، در مورد معیارهایی که برای استفاده بهتر از داشبوردهای مدیریتی مورد نیاز هستند بیشتر صحبت خواهیم کرد.

فهرست مطالب

داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی چیست؟ داشبورد مدیریتی ابزاری است که به صورت بصری همه شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) یک کسب و کار را به صورت یکپارچه و یکجا در اختیار کاربران قرار می‌دهد. داشبوردهای مدیریتی در قالبی ساده و خوانا ارائه می‌شوند و اطلاعات بخش‌های گوناگون، با مدیران سطوح مختلف به اشتراک گذاشته می‌شود، به طوری که همه اهداف، معیارها، اقدامات و KPI ها برای همه قابل مشاهده است. داشبورد مدیریتی با ارائه نمودارهایی که از داده‌های ورودی ترسیم می‌کند، مهمترین اطلاعاتی را که یک مدیر و تیم‌های مختلف برای تصمیم گیری باید بدانند به طور مختصر و مفید در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد.

این داشبوردها به تیم‌های مختلف کمک می‌کنند تا بر اساس معیارهای سازمانی از پیش تعریف شده، میزان پیشرفت و موفقیت شرکت را پیگیری کنند و مدیریت را قادر می‌سازند تا در مورد اهداف تجاری آینده تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کند. داشبوردهای مدیریتی ممکن است شامل نمودارها، تصاویر، جداول، داده‌های عددی و داده‌های مطالعات موردی یا ترکیبی از این عناصر باشد. این داشبوردها ابزارهای حیاتی برای پیشبرد فرآیندهای مدیریتی آسان هستند.

چرا به داشبورد مدیریتی نیاز داریم؟

داشبوردهای مدیریتی تمام معیارهای کسب و کار را در یک نقطه، در قالبی ساده و قابل درک و از نظر بصری جذاب، در اختیار مدیران قرار می‌دهند. با مشاهده این نمودارها، مدیران می‌فهمند که بنابر معیارهایی که برای هر گروه تعریف شده، تیم‌های مختلف چه عملکردی دارند و با استفاده از آخرین و به روزترین اطلاعات موجود تصیمات لازم را اتخاذ می‌کنند.

زبان داشبورد مدیریتی، زبان اعداد و نمودارها است که برای همه افراد در سراسر جهان قابل فهم است. داشبورد مدیریتی به شما امکان می‌دهد تا چندین KPI و معیار را به طور همزمان اندازه گیری کنید.

اصولا، اگر کمپین‌های پیچیده‌ای را مدیریت می‌کنید، در نهایت چندین راه حل تحلیلی برای هر پلتفرم دارید و باید به طور جداگانه به آن‌ها رسیدگی کنید. همین موضوع باعث می‌شود که دید کلی نداشته باشید. اما در داشبورد مدیریت، داده ها از منابع مختلف، مانند ابزارهای تجزیه و تحلیل وب، ابزارها و نرم افزارهای حسابداری و مالی، معیارهای رسانه‌های اجتماعی و سیستم CRM به شما نمایش داده ‌می‌شوند. به این ترتیب، مقایسه آن‌ها و مشاهده چگونگی پیشرفت آن‌ها بسیار آسان‌تر می‌شود.

سادگی و قابل فهم بودن داشبورد مدیریتی به شما کمک می‌کند تا بدون تخصص و دانش خاص، به تحلیل داده های مرتبط با کسب و کار خود بپردازید و در صورت نیاز، از ابزارهای حرفه‌ای‌تر و کارشناسان نیز کمک موثرتری بگیرید.

داشبورد مدیریتی دسترسی به داده ها را آسان می‌کند. اگر داشبورد خود را به‌طور خودکار در فضای ابری همگام‌سازی کنید، می‌توانید کاربران مختلفی تعریف کنید و کل تیم شما از هر کجا به اطلاعات یکسان دسترسی داشته باشند. حتی این امکان وجود دارد که داشبورد را روی صفحه‌ نمایش دفتر کار خود نمایش دهید تا کل تیم بتوانند آنچه را که در لحظه اتفاق می‌افتد، درجا و بدون درنگ ببینند.

با داشبورد مدریتی نحوه گزارش گیری بسیار ساده‌تر و کاربردی‌تر می‌شود. استفاده از یک داشبورد مرکزی و متمرکز باعث صرفه جویی در وقت می‌شود، چرا که به جای جمع‌آوری اطلاعات از بخش‌های مختلف و تهیه نمودار و چارت به دست خودتان، همه کارها به طور خودکار و با دقت زیاد توسط داشبورد انجام می‌شوند. فقط باید در ابتدا مقداری زمان برای تنظیم معیارها و تصمیم گیری در مورد نحوه ارائه آن‌ها سرمایه گذاری کنید. از آن به بعد، گزارش‌ها به صورت خودکار ایجاد می‌شوند.

معیارها و KPI هایی که باید در داشبورد مدیریتی لحاظ کرد

همان طور که گفتیم، داشبورد مدیریتی بنابر معیارها و KPI هایی که برای بخش‌های مختلف سازمان یا شرکت تعریف می‌شوند کار می‌کند. به همین دلیل، مهم‌ترین اقدام در استفاده از داشبورد مدیریتی تعریف کردن معیارها و KPI های هر بخش و اعضای آن‌ها است.

هر بخش و واحدی، بنابر حوزه و صنعتی که شرکت شما در آن فعالیت دارد و هدفی که دنبال می‌کند، ممکن است معیارهای متفاوتی برای اندازه گیری نحوه عملکرد اعضای تیم داشته باشد. مثلا، برای واحد بازاریابی دیجیتال، نرخ ماندگاری کاربران در سایت یا تعداد ورودی مشتریان جدید از شبکه‌های اجتماعی می‌توانند یک معیار کلیدی باشند، در حالی‌که شاید بخش فروش با چنین معیارهایی سروکار نداشته باشد، بلکه تعداد تماس‌های سرد یا میزان رشد فروش ماهانه را یک معیار کلیدی بداند.

شاخص‌های لازم برای داشبورد مدیریت

هر شرکت و کسب و کاری ممکن است از بخش‌های مختلفی مثل فروش، حسابداری، بازاریابی، انبار وغیره تشکیل شود. قطعا، شاخص عملکرد هر بخش متفاوت است. با این حال، در اینجا برخی از مهم‌ترین و معمول‌ترین معیارهایی که می‌توانند در بخش‌های مختلف سازمان مدنظر قرار بگیرند معرفی می‌کنیم.

شاخص وضعیت یا RAG: نشانگرهای وضعیت RAG عناصر بصری هستند که از رنگ‌های قرمز (Red)، کهربایی یا زرد (Amber) و سبز (Green) برای نشان دادن اینکه کدام پروژه‌ها، محصولات، عملکردها یا شاخص‌ها نیاز به توجه فوری دارند، استفاده می‌کنند.

در این شاخص که با نام “شاخص چراغ راهنمایی” نیز شناخته می‌شود هر رنگ بیانگر این موارد است:

• قرمز: نامطلوب، منفی، نیاز به اقدام فوری دارد
• کهربایی: خنثی، طبق روال اقدام و عمل کنید
• سبز: مطلوب، مثبت، نیاز به اقدام فوری کمتری دارد

با استفاده از این رنگ‌ها به راحتی می‌توانید نقاط در حال پیشرفت، مواردی که با سکون مواجه شده‌اند و آن‌هایی که در خطر هستند مشخص کنید.

تعداد ویزیتورهای سایت: در تجارت نوین، شیوه‌های بازاریابی و فروش دیجیتالی، مثلا از طریق وبسایت یا شبکه‌های اجتماعی، از اهمیت خاصی برخوردار هستند. از آنجایی که بازدید از سایت تنها اولین گام در سفر مشتری محسوب می‌شود، پس این معیار به تنهایی نمی‌تواند اطلاعات کافی به ما بدهد. با این حال، بهتر است که این شاخص را پیگیری کنید و بدانید که آیا در جذب کاربران موفق هستید یا خیر. در غیر این صورت، می‌توانید اقدامات لازم را برای رفع این مشکل انجام دهید.

بازدیدکنندگان جدید و تکراری: در اینجا می‌توانید کاوش عمیق‌تری در خصوص آنچه در وبسایت شما اتفاق می‌افتد داشته باشید و درک بهتری از الگوهای بازدید به دست آورید. در برخی از موارد، برای اینکه یک کاربر تبدیل به مشتری شود باید چندین بار به سایت مراجعه کرده باشد.

نرخ پرش: این اطلاعات به شما می‌گوید که آیا وب سایت شما جذاب است و انتظارات کاربران را برآورده می‌کند یا خیر. اگر نرخ پرش بسیار بالا باشد، به طور کلی به این معنی است که شما باید قبل از هر کاری، برای بهینه سازی استراتژی خود اقدام کنید. همچنین می‌توانید نرخ پرش را با میانگین زمان بازدید از سایت خود مرتبط کنید.

قیف تبدیل: به طور کلی، این KPI به معنای واقعی کلمه با یک نمودار قیفی شکل نشان داده می‌شود که مراحل مختلف فرآیند تبدیل را به همراه کاربرانی که این مراحل را طی کرده‌اند نشان می‌دهد. درک مراحل قیف تبدیل بسیار مهم است، زیرا می‌توانید مراحل قیف را بهینه کنید و کاربرانی را که نرخ بالای رها کردن دارند شناسایی کنید.

هزینه جذب مشتری: این KPI یک گام مهم برای اندازه گیری دقیق بازگشت سرمایه است.

ارزش طول عمر مشتری: این شاخص مربوط به میزان درآمدی است که یک مشتری در طول رابطه خود با برند ایجاد می‌کند و شامل تمام خریدهای تکراری می‌شود.

بازگشت سرمایه: این معیار KPI نهایی برای بخش بازاریابی است، زیرا به شما می‌گوید که آیا پولی که در بازاریابی سرمایه گذاری کرده‌اید منجر به افزایش سود شده است یا خیر. برای استفاده بهتر از این شاخص، باید بین کانال‌ها (سایت، شبکه‌های اجتماعی، تبلیغات کلیکی، بازاریابی تلفنی، پیامک، ایمیل مارکتینگ و غیره)، کمپین‌ها و اقدامات مختلف تمایز قائل شوید. مواردی را که نمی‌توانند بازگشت سرمایه مثبتی به همراه داشته باشند دور بریزید و بودجه خود را روی سودآورترین آن‌ها متمرکز کنید. اگر این استراتژی را با دو استراتژی قبلی ترکیب کنید، متوجه خواهید شد که آیا کاهش هزینه جذب هر مشتری منطقی‌تر است یا تمرکز بر ایجاد وفاداری مشتری و افزایش ارزش طول عمر مشتری.

رشد فروش ماهانه: به طور معمول، این شاخص در ابتدا و انتهای هر ماه بررسی می‌شود، زیرا به شما امکان می‌دهد داده ها را بهتر مقایسه کنید. هنگام تنظیم داشبورد خود می‌توانید نتایج را برای مقایسه 30 روز گذشته، آخرین ماه تقویم یا ماه جاری با ماه مشابه سال گذشته مشاهده کنید.

میانگین حاشیه فروش: برای به دست آوردن نتایج بهتر، دانستن نه تنها میزان کل فروش، بلکه حاشیه‌ سود یا ضرری که با هر فروش به دست می آوریم، ضروری است. همچنین، جمع آوری اطلاعات در مورد محصولاتی که بیشترین و کمترین حاشیه سود را در یک دوره معین دارند، بسیار مفید خواهد بود.

تعداد سرنخ های واجد شرایط فروش: فرآیند فروش معمولاً زمانی شروع می‌شود که تیم بازاریابی اطلاعات تماس یک مشتری یا خریدار بالقوه را برای تیم فروش ارسال می‌کند. ردیابی تعداد سرنخ های ارسال شده به شما کمک می‌کند تا این دو بخش کلیدی را در شرکت خود هماهنگ و همسو کنید.

نرخ تبدیل سرنخ به فروش: این شاخص به این اشاره دارد که چه تعداد از مخاطبانی که در یک دوره زمانی معین جذب کرده‌اید به مشتری شما تبدیل شده‌اند. این KPI برای این ضروری است که بدانید آیا نیاز به افزایش تعداد سرنخ های دریافتی دارید یا بهتر است تمرکز خود را بر روی استراتژی‌هایی بگذارید که نرخ تبدیل را بهبود می‌بخشند.

میانگین ارزش خرید: از آنجایی که به دست آوردن سرنخ‌ها و تبدیل آن‌ها به مشتریان هزینه بیشتری دارد، ممکن است علاقه مند به ردیابی این داده‌ها باشید تا ببینید آیا سرمایه گذاری برای جذب مشتری بیشتر سودآور است یا به استراتژی‌هایی برای افزایش اندازه سبد خرید و حفظ مشتریان فعلی نیاز دارید.

تماس ماهانه از هر نماینده فروش (تماس تلفنی، ایمیل و غیره): این معیار برای نظارت بر تیم فروش و میزان بهره وری اعضا و نمایندگان فروش طراحی شده است.

فروش با روش تماس: این معیار مؤثرترین ابزار برای دستیابی به نرخ تبدیل است و نحوه عملکرد فروش‌ از طرق مختلف، مثل تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، بازدیدهای حضوری و غیره را به شما می‌گوید. به این ترتیب می‌توانید تلاش خود را روی سودآورترین موارد متمرکز کنید.

محصولات پرفروش: مقایسه بین حجم فروش حاصل از یک محصول و حاشیه تجاری آن نیز معیار جالبی برای پیگیری است.

چند نکته در خصوص انتخاب KPI برای داشبورد مدیریتی

زنجیره فرآیندهای کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید و حوزه‌هایی را که ارزش بیشتری برای کسب و کار شما خلق می‌کنند شناسایی کنید. به عبارت دیگر، ببینید در کدام حوزه‌ها بهتر می‌توانید ذهن مشتریان خود را درگیر کنید و ارزش درک شده بیشتری ایجاد کنید.

تنظیم KPI برای فرایندهایی که به کسب و کار شما ارتباط ندارند فقط باعث شلوغی داشبورد می‌شود؛ اطلاعاتی که هیچ کمکی به تصمیم گیری‌های مدیران نمی‌کنند و در پیشرفت کسب و کار شما اثری ندارند.

یک فاکتور بسیار مهم: KPIها باید به راحتی قابل اندازه گیری باشند و امکان خطای کالیبراسیون نداشته باشند. اگر این اتفاق بیفتد، حتی اگر داده‌ها مرتبط باشند، غیر قابل اعتماد خواهند بود.

یک KPI باید با اعداد نشان داده شود که شاخص نامیده می‌شوند. تفسیر این اعداد برای کل اعضای تیم ساده است.

نکته آخر اینکه، می‌توان KPIها را به دو قسم تعریف کرد: یکی KPI هایی که نتایج را نشان می‌دهند و دیگری KPI هایی که نشان می‌دهند آیا در مسیر درست حرکت می‌کنیم یا نه. به این نوع KPIها، شاخص روند گفته می‌شود.

به یاد داشته باشید که داشبورد مدیریت تصویری کلی از وضعیت کسب و کار شما در یک برهه زمانی معین نشان می‌دهد و شما باید با مقایسه دو نوع KPI ذکر شده در بالا، داده‌ها را به درستی تفسیر کنید تا در خصوص نتایج آتی ایده‌های درستی به دست آورید.

بهترین روش هنگام استفاده از داشبورد مدیریتی

برای اینکه بهترین استفاده را از داشبورد مدیریتی ببرید به این نکات توجه کنید:

• داشبورد مدیریتی باید حاوی اطلاعات کافی، اما نه بیش از حد باشد تا نمایش کارآمد و موثری از داده‌ها ارائه دهد.
• اینکه هر شاخص به شکل مناسب نمایش داده شود بسیار مهم است. بنابراین قالب نمایش هر نمودار را به درستی انتخاب کنید.
• رنگ‌ها عناصری هستند که به درک بهتر شما از نمودارها کمک می‌کنند. دقت کنید که کنتراست و تضاد رنگ‌ها بیش از حد نباشد.
• برخی از داشبوردهای مدیریتی حاوی اطلاعات استراتژیک و محرمانه هستند، بنابراین دسترسی به آن‌ها باید به بالاترین سطوح مدیریتی محدود شوند.
• شما می‌توانید اطلاعات تاکتیکی را با تیم‌های مختلف و اعضای آن‌ها به اشتراک بگذارید. این موارد معمولا شامل BPM (مدیریت فرآیند کسب و کار)، اتوماسیون بازاریابی و نرم افزار مدیریت تیم می‌شود.
• و در آخر، بسیاری از سازمان‌ها داشبورد مدیریتی را با شاخص‌های عملکرد عملیاتی به کل تیم در مانیتورهای بزرگ نشان می‌دهند. به عنوان مثال، این یک رویه بسیار رایج در تیم‌های پشتیبانی، خدمات مشتریان و بازاریابی تلفنی است.

منابع:
heflo
cyberclick