کنترل داخلی حسابداری یکی از موضوعات زیر مجموعه ساختار کنترل داخلی یک سازمان است که با هدف افزایش دقت و قابلیت اتکا مدارک حسابداری روی کار آمده است. این ساختار شامل سیاست‌ها و روش‌هایی است که اطمینان نسبی از دستیابی به اهداف شرکت را حاصل می‌کند. کنترل داخلی حسابداری، روش‌ها و رویه‌هایی است که توسط مدیریت یک سازمان در جهت حفاظت از دارایی‌ها، پرداخت به‌موقع بدهی‌ها و ثبت صحیح و قابل اعتماد حساب‌ها روی کار آمده است. در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک به بررسی تخصصی‌تر کنترل های داخلی حسابداری می‌پردازیم.
فهرست مطالب
حسابرسی چیست؟
بهتر است قبل از پرداختن به موضوع کنترل های داخلی حسابداری که از وظایف حسابرسان است به بررسی ماهیت حسابرسی بپردازیم. حسابرسی در عمل یعنی بازرسی جستجوگرایانه مدارک حسابداری و شواهد زیربنای صورتهای مالی با هدف تطابق آنها با معیارهای از پیش تعیین شد.
انواع حسابرسی از نظر تابعیت سازمانی کدام‌اند؟
از نظر تابعیت سازمانی حسابرسی را به دو بخش حسابرسی مستقل و داخلی تقسیم می‌کنند:
- حسابرسی مستقل:حسابرسی مستقل توسط افرادی مستقل از شرکت انجام می‌گیرد که کارکنان آن سازمان نیستند و انتخاب آنها به عهده سازمان تحت حسابرسی نیست.
- حسابرسی داخلی: معمولاً حسابرسی داخلی که موضوع موردبحث مقاله ما هم هست، در مؤسسات بزرگ مشاهده می‌شوند .حسابرسان داخلی در ارکان سازمان‌های تحت حسابرسی هستند و در چارت سازمانی سازمان جایی برای آنان در نظر گرفته شده است و هر کدام حدود وظایف و اختیارات روشن و مشخصی دارند. هدف اصلی حسابرسی داخلی، ارزیابی نحوه انجام وظایف محول بر واحدهای مختلف سازمان است. کارکنان حسابرسی داخلی معمولاً زیر نظر مدیر عامل یا مقام ارشد دیگر آن سازمان می‌باشند. لازمه این موقعیت در ساختار سازمانی، دسترسی به تمام واحدهای سازمان است.
نقش اصلی حسابرسی داخلی در سازمان‌ها چیست؟
دلیل اصلی وجود حسابرسی داخلی در سازمان افزایش اعتبار صورتهای مالی است. اجرای اصولی نقش حسابرسی، افراد را در موقعیتی منحصر به فرد در جامعه قرار می‌دهد. اعتبار دادن به صورتهای مالی به معنای ایجاد اطمینان از درستی ارائه آنها است.
مفهوم کنترل داخلی در ادبیات حسابداری
امروزه، کنترل داخلی به عنوان فرایندی کاربردی تعریف می‌شود که در آن مسئولیت مشخصی برای مدیریت در جهت محافظت از دارایی‌های سازمانش، جلوگیری و تشخیص خطا و تقلب در صورتهای مالی و اتلاف منابع سازمان، سهل انگاری، سوءاستفاده و مدیریت ضعیف در سطوح مختلف سازمان تعریف شده است.
در ادبیات حسابداری، مفهوم کنترل های داخلی حسابداری به عنوان یک طرح کنترلی است که وظیفه اجرای آن با مدیریت و کارکنان آن سازمان است. هدف از اجرای کنترل داخلی حسابداری، ایجاد اطمینان در مورد دستیابی به اهداف سازمانی با استفاده مناسب و صحیح از دستورالعمل‌ها، حفاظت از دارایی‌ها و میراث فرهنگی، منابع انسانی و بهبود کیفیت است. لازم به ذکر است که هر مدیر، در سطح خود، مسئول ایجاد و پیاده سازی ابعاد کنترلهای داخلی است.
هدف از کنترل داخلی چیست؟
ساختار کنترل داخلی حسابداری یک سازمان، سیاست‌ها و روش‌هایی را در برمی‌گیرد که برای اطمینان نسبی از دستیابی به اهداف سازمان به وجود می‌آید. به طور خالصه ساختار کنترل داخلی شامل کلیه اقداماتی است که به عمل می‌آید تا مدیریت یک سازمان اطمینان حاصل کند که هر چیز به گونه‌ای که باید اجرائی می‌شود.
از اهداف کنترل داخلی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- حفاظت دارایی‌ها در برابر ضایع شدن، تقلب و استفاده نادرست (کنترل داخلی حسابداری)
- افزایش دقت و قابلیت صحت سنجی مدارک حسابداری (کنترل داخلی حسابداری)
- تشویق کارکنان به رعایت قوانین واحد تجاری و سنجش میزان رعایت (کنترل داخلی)
- ارزیابی کارایی (کنترل داخلی اداری)
تعریف کنترلهای داخلی حسابداری
کنترل های داخلی حسابداری، مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که توسط حسابرس یک سازمان انجام می‌شود و منجر به تأیید صورتهای مالی و ایجاد حس اطمینان از فرایندهای مالی می‌شود. مثلاً فرایند تهیه ماهانه صورت مغایرت بانکی توسط یک کارمند که اجازه صدور چک و وجوه نقدی را نداشته باشد، نوعی کنترل داخلی حسابداری محسوب می‌شود.
کنترل داخلی حسابداری تحت چه شرایطی امکان‌پذیر است؟
برای اجرای درست فرایند سیستم کنترل داخلی در حسابداری پیش‌نیازهایی وجود دارد که به شرح زیر است:
- مدیر یک سازمان یا مجموعه باید مسئولیت عملکرد اجرایی این فرایند را در قبال تمامی ذی‌نفعان بر عهده بگیرد. در حقیقت عملکرد خوب مدیریت باعث اجرای درست سیستم کنترل داخلی می‌شود.
- نظام کنترل داخلی در حسابداری سازمان بر اساس کنترل و اقدامات اصلاحی و ارزیابی داخلی و خارجی باشد.
- رئیس و مدیریت سازمان باید بتواند در عین واگذاری وظایف کنترل داخلی حسابدار به شخص حسابرس، حمایت و پشتیبانی خود را ادامه دهد.
- تمام ساختارها، روش‌ها و تکنیک‌های موجود در سازمان هم پای یکدیگر با پیروی از رویه‌ای صحیح، اطمینان لازم از درستی فرایندهای مالی را ایجاد کنند. این پیروی از اصول باعث استفاده درست از منابع و اموال می‌شود.
- توسعه و تقویت ظرفیت‌های سازمانی
کنترل داخلی حسابداری و مدیریت ریسک
نظارت و کنترل فرایندها شامل انجام ارزیابی و گزارش دهی منظم و مستمر توسط مسئولین مربوطه و استفاده صحیح از ابزارهای کنترل داخلی باعث شناسایی میزان قدرت و انسجام بخش‌های مختلف می‌شود. همچنین جایگزینی و اجرای سیستم‌های کنترلی جدید منجر به بقای سازمان می‌گردد.
برای ثمر بخش بودن فرایند کنترل داخلی در حسابداری، به یک مسئول برای سازماندهی و اجرایی کردن آن در بخش‌های مختلف کسب و کار نیاز است. این مسئول وظایف خاص نظارتی شامل: نظارت بر کار کارکنان، اجرای کار و فعالیت‌هایی که باید به نحو مناسب و با استفاده از اصول اجرایی شوند را بر عهده می‌گیرد. همان‌طور که گفته شد این فرد حسابرس نام دارد. پس کمک به بهبود عملکرد کنترل داخلی در سازمان با هدف کسب سود مناسب، حفاظت از دارایی‌ها و اموال شرکت انجام می‌گیرد و باعث کاهش ریسک‌های وارده به سازمان و مدیریت آنها می‌گردد. بنابراین میتوان نتیجه گرفت که کنترل داخلی حسابداری در فرایند مدیریت ریسک هم به کمک ما خواهد آمد.
نرم افزار حسابداری محک ابزاری مناسب برای کنترل داخلی
امروزه بسیاری از شرکت‌ها برای انجام کنترل داخلی حسابداری و تدوین درست صورتهای مالی از نرم افزارهای حسابداری استفاده می‌کنند. یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که در مسیر استفاده از نرم افزارهای حسابداری برای صاحبان کسب و کارها وجود دارد، پیچیده و سخت بودن کار با این نرم افزارها می‌باشد. شرکت نرم افزاری محک از این مشکل آگاه بوده و برای رفع آن نرم افزار حسابداری را تولید نموده است که صاحبان مشاغل می‌توانند بدون نیاز به استخدام حسابدار، تمامی کارهای مالی کسب و کار خود را از جمله فرایند کنترل داخلی را انجام دهند. همچنین در صورتی که کسب و کار شما دارای حسابدار نیز باشد، در نرم افزارهای حسابداری محک تمامی موارد تخصصی لازم قرار داده شده است.
تعریف کنترل داخلی در حسابرسی
کنترل داخلی فرایندی است که در جهت فراهم کردن اطمینان معقول از دستیابی به اهداف طراحی مدیران و کارکنان سازمان طراحی می شوند و به مرحله اجرا می رسند. این اهداف عبارتند از:
گروه اول) اثربخشی و کارایی عملیات :اشاره به اهداف اساسی یک واحد اقتصادی شامل اهداف مرتبط با عملکرد، سودآوری، و حفاظت از دارایی‌ها.
گروه دوم) اتکاپذیری گزارشگری مالی: اشاره به فرایند تهیه و تنظیم گزارش‌های مالی اتکاپذیر برای مقاصد عمومی
گروه سوم) رعایت قوانین و مقررات لازم‌الاجرا: اشاره به رعایت قوانین و مقررات حاکم بر فعالیت‌های مختلف واحد اقتصادی
کنترل داخلی بر موجودی های نقدی
هدف اصلی از رسیدگیهای حسابرس به موجودیهای نقدی اطمینان از مانده های موجودیهای نقدی صندوق و بانک مندرج در صورتهای مالی می باشد.
اصولاً وجوه نقد از آن دسته از دارائی های مورد توجه سواستفاده کنندگان است. کنترل داخلی موجودیهای نقدی شامل دریافت ها و پرداختهای نقدی ، واریز آن به حساب بانکی ، صدور و امضاء چکهای بانکی ، سپرده های بانکی سرمایه گذاری وجوه مازاد بر احتیاج و حسابهای خصوصاً در مؤسسات بزرگ یک نفر نباشد.
کنترل داخلی بر دریافت های نقدی
- دریافت توسط ماشین های دریافت:
کلیه نوارهای داخلی ماشین فقط نزد اشخاص مسئول و شخصی مانند حسابداری باشد.
اگر فروشنده مبلغی را به اشتباه وارد کرد باید موارد رسید مربوط را به موقع و بلافاصله به امضاء مدیر مسئول برساند و در اخر وقت کار خود جزو پولهای موجود در صندوق تحویل دهد.
برگشت جنس باید جدا از مسئولین ماشین های دریافت باشد و صندوق دار هیچ وجهی را نباید پرداخت کند.
مسئول ماشین حتما باید در یک نوبت کار، یک نفر باشد.
- دریافت توسط پست:
کلیه پاکت های رسیده باید قبل از باز شدن شماره شوند.
دو نفر پاکت ها را باز کنند و شماره ردیف و مشخصات آن و محتویات پاکت را در دفتری ثبت کنند.
حسابداری باید همان روز وجوه نقد و چک ها را به حساب بانک واریز کند و حساب درخواست کننده را بستانکار کند.
- توسط صندوق شرکت
صندوق دار باید در مقابل دریافت وجه، قبض رسید دارای شماره سریال چاپی صادر کند.
دسته های استفاده نشده قبض رسید صندوق باید تحت کنترل شخصی غیر از صندوق دار باشد و در ازای تحویل یک دسته ، دسته ی استفاده شده قبلی از صندوق دار دریافت شود و با رسیدهای ثبت شده در دفاتر انطباق داده شود.
در کلیه ی مدارکی که درآن از شماره ردیف چاپی استفاده می شود اگر یکی از مدارک باطل شود تمام نسخه های آن باطل و همگی نگهداری شود.
-روشی انتخاب گردد تا دریافتهای نقدی بلافاصله در دفاتر حسابداری به ثبت برسد.
کنترل داخلی بر پرداخت های نقدی
- توسط صندوق دستی
- توسط صندوق شرکت
اگر به علت عدم نگهداری صندوق دستی پرداخت ها توسط صندوق اصلی شرکت انجام پذیرد کنترل های دوم تا پنجم و همچنین شمارش در مواقع نامعین باید انجام پذیرد به علاوه از دریاقت کننده وجه باید رسید گرفته شود.
- توسط بانک
در مورد پرداختهایی که توسط بانک انجام می شود باید کنترلهای زیر انجام پذیرد:
چک های استفاده نشده باید تحت نظارت یک مقام مسئول شرکت (مانند اعضای هیات مدیره ) باشد و بر میزان چک های صادره و نحوه استفاده از چک ها کنترل دقیق وجود داشته باشد.
چک ها حداقل با دو امضاء توام و همراه با مهر شرکت قابل پرداخت باشد تا اولا توسط صادر کننده چک ثانیا توسط صاحب امضای اول و دوم در مورد پرداخت رسیدگی بعمل آید.
پرداخت فقط در مقابل اسناد هزینه یا دستور پرداخت معتبر و متناسب انجام پذیرد.
کلیه اسناد قبل از پرداخت به امضاء مقام مسئولی رسیده باشد.
بلافاصله پس از صدور چک و همزمان با ارائه آن برای امضاء اسناد یا دستور پرداخت ها باید به مهر پرداخت شد یا باطب شد ممهور گردد تا از استفاده محدد آن ها جلوگیری بعمل آید.
چک های باطل شده به دسته چک ضمیمه شود تا هنگام تحویل چک ها مورد رسیدگی قرار گیرد.
باید در ازای تسلیم چک به دریافت کننده ، از وی رسید اخذ شود.
چک ها فقط باید قابل پرداخت به ذینفع باشد و عبارت به حواله کرد یا امثال آن را باید خط زد.
توسط حسابرس داخلی یا شخصی غیر مسئول ثبت حساب بانک ، حداقل در پایان هر ماه صورتحساب بانک با حساب بانک در دفاتر شرکت مطابقت داده شود و صورت مغایرت تهیه شود.
اقلام باز قدیمی در صورت مغایرت تعقیب شود و نتیجه آن تا ماه آینده مشخص گردد.
اصول اخلاقی و کنترل های داخلی
مدیر عامل بانک مهر اقتصاد مسئولیت کشف تقلب را بر عهده مدیران دانست و ابراز داشت: سازمان به مثابه یک موجود زنده است از اینرو به منظور پیشگیری از تقلب ابتدا لازم است سازمان را در مقابل آن ایمن کنیم و بعد از کشف، رویکرد درمانی داشته باشیم.
نتاج ایجاد فرهنگ صداقت پیشگی، رعایت فضای اخلاقی، ایجاد فضای کاری مثبت گرایانه، استخدام کارکنان شایسته، آموزش مستمر، تاییدیه افراد کلیدی سازمان، نظم و انظباط و ارتقای کارمندان شایسته را از جمله عناصر مهم در پیش گیری از تقلب و سوء استفاده های مالی برشمرد.
کنترل داخلی بر حقوق و دستمزد
مالکان و مدیران واحدهای تجاری کوچک می توانند از طریق ارتباط شخصی که با کارکنان خود دارند بر پرداخت های حقوق و دستمزد نظارت نمایند. اما برای شرکت های بزرگ یک چنین کاری مقدور نیست. این واحدهای تجاری باید کنترل هایی مستقر نمایند تا اطمینان حاصل شود که پرداخت کارکنان حقیقی بر اساس کار انجام شده و بطور صحیح انجام می گیرد. یکی از خطرات موجود این است که چک در وجه افرادی نوشته شود که اصلا کارمند واحد تجاری نباشند. برای مبارزه با یک چنین مخاطراتی واحدهای تجاری بزرگ سیستم های کنترل داخلی بر پرداخت های حقوق و دستمزد را تدارک دیده اند.
وظایف فرد مسئول استخدام و اخراج کارکنان باید از وظایف توزیع و تحویل چک های حقوق و دستمزد تفکیک گردد. کارت شناسایی عکس دار در محل کار بر سینه کارکنان نصب شود و چک ها تنها بر اساس فهرست شماره این کارت های شناسایی صادر و به دارندگان آن تسلیم گردد.
مضافا اینکه می توان از سیستم های ثبت اوقات کار استفاده کرد. این سیستم ها اطمینان می دهند که کارکنان در ساعت های مقرر در سر پست ها حضور دارند. کنترل دیگر که می توان به کار گرفت، استفاده از ماشین های حضور و غیاب است که ساعت ورود و خروج کارکنان را مشخص می سازد.
باز هم می بینبد که تفکیک وظایف یکی از کنترل های داخلی مناسب می باشد. تفکیک مسوولیت های دایره کارگزینی، دایره حقوق و دستمزد، دایره حسابداری، و … باعث تحکیم کنترل های داخلی می شود.
نرم افزار حسابداری محک ابزاری مناسب برای کنترل داخلی
امروزه بسیاری از شرکت‌ها برای انجام کنترل داخلی حسابداری و تدوین درست صورتهای مالی از نرم افزارهای حسابداری استفاده می‌کنند. یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که در مسیر استفاده از نرم افزارهای حسابداری برای صاحبان کسب و کارها وجود دارد، پیچیده و سخت بودن کار با این نرم افزارها می‌باشد. شرکت نرم افزاری محک از این مشکل آگاه بوده و برای رفع آن نرم افزار حسابداری را تولید نموده است که صاحبان مشاغل می‌توانند بدون نیاز به استخدام حسابدار، تمامی کارهای مالی کسب و کار خود را از جمله فرایند کنترل داخلی را انجام دهند. همچنین در صورتی که کسب و کار شما دارای حسابدار نیز باشد، در نرم افزارهای حسابداری محک تمامی موارد تخصصی لازم قرار داده شده است.
منبع: smallbusiness
