یکی از وظایف حسابداری این است که به مطالعه و بررسی گذشته مالی یک کسب و کار می‌پردازد و همانطور که در بسیاری از فیلم‌ها دیده‌اید، وقتی پای گذشته به زندگی شما باز می‌شود، اتفاقات بدی ممکن است رخ دهد. حذف تراکنش‌ها در نرم افزار حسابداری یک روش متقلبانه در حسابداری محسوب می‌شود. به همین دلیل، صاحبان مشاغل باید با ورودی های معکوس یا ثبت معکوس آشنا شوند، روشی که می‌تواند تراکنش های ثبت شده قبلی را بدون پاک کردن هیچ گونه داده مالی پاک کند. در این مطلب در خصوص روش ثبت معکوس در حسابداری بیشتر صحبت می‌کنیم.
فهرست مطالب
ثبت معکوس (Reversing Entries) چیست؟
ثبت معکوس به آن دسته از ثبت‌ها در دفتر روزنامه اطلاق می‌شود که در دوره حسابداری جاری برای جبران هزینه‌های معوق و درآمد انباشته ثبت‌شده در دوره حسابداری قبلی ثبت شده‌اند. به عبارتی، ورودی های معکوس یا ثبت معکوس، ثبت های روزانه ای هستند که در ابتدای یک دوره حسابداری برای معکوس کردن یا لغو ثبت های دفتری تعدیلی انجام شده در پایان دوره حسابداری قبلی انجام می‌شود. این آخرین مرحله در چرخه حسابداری است. از آنجایی که این ورودی ها دیگر لازم نیست به عنوان دارایی یا بدهی کسب و کار ثبت شوند، در شروع دوره معکوس می‌شوند.
حسابی که از ابتدا در دفاتر سال مالی قبل بدهکار شده است، در ابتدای سال مالی جاری به همان میزان در دفاتر معکوس بستانکار می‌شود و حسابی که در اصل، در دفاتر بستانکار بوده است به همان میزان در دفاتر معکوس بدهکار می‌شود.
صاحبان مشاغل از ثبت معکوس برای خنثی کردن ورودی های تهیه شده در دفتر روزنامه، در دوره حسابداری قبلی استفاده می‌کنند. ورودی های معکوس یا ثبت معکوس نه تنها زمانی که پول نقد در میان باشد، بلکه در حسابداری تعهدی استفاده می‌شود، جایی که درآمد و هزینه ها هنگام به دست آوردن و وقوع ثبت می‌شود.
مشاغل مبتنی بر حسابداری تعهدی، با استفاده ازاصل تطبیق، ورودی های تعدیلی را تهیه می‌کنند تا درآمدها و هزینه ها را در دوره مناسب شناسایی کنند. در روز اول دوره حسابداری بعدی، آنها ممکن است ورودی های معکوس را تهیه کنند و ورودی های تعدیل شده را پاک نمایند.
آماده سازی ورودی های معکوس یک مرحله اختیاری است و واسطی بین ثبت درآمد یا هزینه ها و ورود وجه نقد به کسب و کار یا خروج از آن است. بسیاری از صاحبان کسب و کار برای کاهش احتمال محاسبه دوبرابر درآمد و هزینه ها، روش ثبت معکوس را اجرا می‌کنند.
ثبت معکوس به این دلیل انجام می‌شود که اقلام تعهدی و پیش پرداخت های سال قبل در طول سال جدید پرداخت یا استفاده می‌شود و دیگر نیازی به ثبت به عنوان بدهی و دارایی نیست. این ورودی‌ها بسته به اینکه آیا ورودی‌های تعدیلی در دفتر روزنامه نیاز به معکوس شدن دارند یا نه، اختیاری هستند.
ثبت معکوس در حسابداری چه کاربردی دارد؟
ثبت معکوس معمولاً برای ساده کردن سیستم حسابداری یک کسب و کار در سال مالی جدید استفاده می‌شود. به عنوان مثال، اگر هزینه تعهدی در سال قبل ثبت شده باشد، حسابدار یا دفتردار می‌تواند این ثبت را معکوس کرده و در سال جدید که پرداخت می‌شود، هزینه را محاسبه کند. ثبت معکوس، حساب های تعهدی سال قبل را پاک می‌کند و حسابدار دیگر هیچ نگرانی در مورد آن ندارد.
اگر حسابدار این ورودی تعهدی را معکوس نکند، باید مقدار هزینه‌ای را که قبلاً در ورودی تعدیل شده سال قبل ثبت شده بود، به خاطر بسپارد و فقط بخش جدید هزینه‌های انجام شده را محاسبه کند. او نمی‌تواند کل هزینه را هنگام پرداخت ثبت کند زیرا مقداری از آن قبلاً ثبت شده است. در واقع، او هزینه‌ها را دو برابر محاسبه می‌کند.
ثبت معکوس به بهبود صحت صورت های مالی شرکت کمک می‌کند زیرا زمانی که ورودی تصویب شده در سال قبل معکوس شود، از تکرار شناسایی درآمد یا هزینه در سال جاری جلوگیری می‌کند.
رایج‌ترین کاربرد ثبت معکوس برای حقوق و دستمزد است. به این صورت که ابتدا، یک ورودی تعدیل کننده را در پایان ماه برای دستمزدهای بدهکار اما هنوز پرداخت نشده ثبت می‌کنید. شما یک ورودی معکوس را در اول ماه جدید ثبت می‌کنید و راه را برای ثبت دفاتر حقوق و دستمزد در روز پرداخت باز می‌کنید. بدون ثبت معکوس، شما در خطر دو بار ثبت تصادفی هزینه های حقوق و دستمزد هستید – یک بار در پایان ماه اول و یک بار دیگر در روز پرداخت.
اغلب اوقات، از ثبت معکوس برای رفع خطاهای ورودی ایجاد شده در هنگام انتقال هر ورودی از دفتر روزنامه استفاده می‌شود. با این حال، ثبت معکوس به حجم کاری حسابدار یا فردی که ثبت ورودی‌ها را انجام می‌دهد اضافه می‌کند.
مزایای ثبت معکوس
استفاده از روش ثبت معکوس اختیاری است، اما بسیار توصیه می‌شود. دلایلی که شما باید ثبت معکوس را در سیستم حسابداری کسب و کار خود پیاده سازی کنید عبارتند از:
احتمال اشتباهات حسابداری را کاهش می‌دهد
ورودی های معکوس که معمولاً در اولین روز یک دوره حسابداری ثبت می‌شوند، ورودی های تعدیل کننده دوره قبل را حذف می‌کنند. این امر احتمال تکرار درآمدها و هزینه ها و ارتکاب خطاهای دیگر را کاهش می‌دهد.
فرض کنید که شما یک مشاور هستید و از روش تعهدی استفاده می‌کنید. شما منتظر صورتحساب پیمانکار مستقل خود هستید که انتظار دارید حدود 10000 دلار باشد، اما هنوز آن را دریافت نکرده‌اید. به جای اینکه منتظر دریافت صورتحساب بمانید، در پایان ماه هزینه 10000 دلاری را ثبت می‌کنید. برای اینکه به سوابق حسابداری شما خدشه‌ای وارد نشود و آنها را تمیز نگه دارید، یک ورودی معکوس را در اول ماه بعد ثبت می‌کنید که بدهی شما را به 0 دلار برمی‌گرداند. سپس، وقتی صورتحساب به مبلغ 9500 دلار وارد می‌شود، یک ورودی جدید در دفتر روزنامه به مبلغ 9500 دلار، در هزینه‌های مشاوره و حساب‌های قابل پرداخت ثبت می‌کنید.
بدون ثبت معکوس، شما باید تا زمانی که صورتحساب را دریافت و وارد کنید، 10000 دلار هزینه در دفاتر خود داشته باشید و بعد هم باید کلی حساب و کتاب اضافی و پیچیده دیگر انجام دهید تا فاکتور 9500 دلاری را به طور دقیق ثبت کنید.
حالا تصور کنید چقدر راحت ممکن است فراموش کنید که 10000 دلار را در ماه گذشته ثبت کرده‌اید. بدون ثبت معکوس، هزینه 19500 دلاری را برای کار پیمانکار ثبت می‌کنید، اشتباهی که گاهی به سختی می‌توان به آن پی برد و آن را اصلاح کردو
ثبت معکوس کار را برای چندین حسابدار آسان می‌کند
اگر بیش از یک نفر با نرم افزار حسابداری شما کار می‌کنند، روش ثبت معکوس می‌تواند به شما کمک کند تا از خطاهای ناشی از عدم ارتباط جلوگیری کنید. ثبت معکوس اقلام تعهدی درآمد و هزینه را نفی می‌کند و ثبت تراکنش‌ها را بدون نیاز به نگاه کردن به آنچه که شخص دیگری قبلاً ثبت کرده است، آسان می‌کند.
فرض کنید شما و همسرتان مسئولیت‌های حسابداری یک شرکت را با هم بر عهده دارید. در 31 مارس، یک ثبت درآمد 2000 دلاری برای مشتری ثبت کردید که کارش را تکمیل کرده‌اید اما هنوز صورتحسابش را ثبت نکرده‌اید. شما آن را اواخر ساعت اداری ثبت کردید و همان موقع به همسرتان نگفتید زیرا یک قانون فردی دارید که طبق آن، در مورد کار قبل از ساعت 6 بعد از ظهر صحبت نمی‌کنید.
هنگامی که همسر شما در 3 آوریل فاکتورها را ارسال می‌کند، نرم افزار حسابداری به طور خودکار 2000 دلار دیگر را در حساب های دریافتنی برای همان مشتری ثبت می‌کند. بدون اینکه شما و همسرتان متوجه شوید، درآمد شرکت شما 2000 دلار افزایش می‌یابد. اگر شرکت شما از ثبت معکوس استفاده می کرد، صورت های مالی دقیق‌تر ثبت می‌شد. ثبت معکوس به بهبود صحت صورت های مالی شرکت کمک می‌کند. هنگامی که ورودی تصویب شده در سال قبل معکوس می‌شود، از تکرار شناسایی درآمد یا هزینه در سال جاری جلوگیری می‌کند.
یک مسیر حسابرسی برای خطاها ایجاد می‌کند
حتی اگر اشتباهی وجود داشته باشد، بهترین کار این است که ورودی های دفتر روزنامه را حذف نکنید. بهترین راه برای تصحیح سوابق حسابداری، ثبت یک ورودی معکوس و ایجاد یک ورودی جدید و صحیح در دفتر روزنامه است.
نرم افزار حسابداری به طور خودکار تمام ورودی های دفتر روزنامه را شماره گذاری می‌کند تا حسابرسان به راحتی بتوانند موارد حذف شده را پیگیری کنند. حسابرسان سوابق حسابداری را با موارد مفقود شده در دفتر روزنامه مورد بررسی قرار می‌دهند زیرا ممکن است نشانه‌ای از تخلف مالی پیدا کنند. با اینکه ممکن است در حذف ورودی های نادرست دفتر روزنامه نیت خوبی داشته باشید، اما بهتر است با نشان دادن ورودی های اشتباه و اصلاحات انجام شده، با حسابرسان صادق باشید.
ثبت معکوس نیازی به دانش بالای حسابداری ندارد
به دلیل سادگی ثبت ورودی‌های معکوس، شخصی که کار ثبت معکوس را انجام می‌دهد نیازی به دانش کامل و عمیق از سیستم حسابداری ندارد زیرا حسابی که در اصل در دفاتر بدهکار شده است در ورودی های معکوس با همان مبلغ بستانکار می‌شود و حساب بستانکار شده در ثبت معکوس با همان مبلغ بدهکار می‌شود.
معایب ثبت معکوس
در صورت بروز خطا در ثبت ورودی‌های معکوس توسط شرکت ممکن است تراز حساب‌هایی که برای ثبت معکوس مورد استفاده قرار می‌گیرند کمتر یا بیشتر از مقدار واقعی اظهار شوند و این امر اطلاعات مالی نادرستی را از شرکت در اختیار کاربران و کسانی که از صورت های مالی شرکت استفاده می‌کنند قرار می‌دهد.
سیستم ثبت معکوس، بار کاری شخصی را که چنین ورودی‌هایی را ثبت می‌کند افزایش می‌دهد. شخصی که ثبت های معکوس را انجام می‌دهد، برای اطمینان از تکمیل و انتقال موفقیت‌آمیز آنها، به سیستمی برای ردیابی نیاز دارد. این افزایش حجم کار نیز می‌تواند منجر به افزایش بروز خطا شود.
مثالی از ثبت معکوس
تیموتی مالک یک مغازه عتیقه فروشی است. او دو کارمند دارد که هر دوشنبه برای کار هفته قبل حقوق می‌گیرند. تیموتی از مبنای حسابداری تعهدی استفاده می‌کند.
آخرین روز ماه سپتامبر روز چهارشنبه افتاده بود. در 30 سپتامبر، تیموتی اقلام تعهدی حقوق و دستمزد را برای نشن دادن دستمزدهای بدهکار اما پرداخت نشده روزهای دوشنبه، سه شنبه و چهارشنبه ثبت می‌کند. هر کارمند 250 دلار برای هر روز کاری دریافتی دارد.
ورودی تعدیلی دفتر روزنامه به شرح زیر است. (برای سادگی، مالیات حقوق و دستمزد را نادیده می‌گیریم، اما شما می‌توانید تمام بدهی‌های حقوق و دستمزد را در اینجا لحاظ کنید.)
بستانکار بدهکار حساب تاریخ 1500 دلار هزینه حقوق و دستمزد 30 سپتامبر 1500 دلار حقوق قابل پرداخت 30 سپتامبر
اقلام تعهدی حقوق و دستمزد 1500 دلار است که شامل سه روز دستمزد برای دو کارمند (250 دلار برای هر روز کاری ضربدر 2 کارمند ضربدر 3 روز) می‌شود.
در روز اول اکتبر، تیموتی یک ورودی معکوس را ثبت می‌نماید که حساب‌های بدهکار و بستانکار را برعکس می‌کند. ورودی این دفتر روزنامه، ورودی دفتر روزنامه 30 سپتامبر را خنثی می‌کند، طوری که انگار هرگز اتفاق نیفتاده است و حساب پرداختنی حقوق تیموتی به 0 دلار باز می‌گردد.
بستانکار بدهکار حساب تاریخ 1500 دلار حقوق قابل پرداخت 1 اکتبر 1500 دلار هزینه حقوق و دستمزد 1 اکتبر
زمانی که روز پرداخت حقوق در 5 اکتبر فرا می‌رسد، تیموتی یک ورودی دفتر روزنامه حقوق و دستمزد برای کل مبلغی که به کارمندانش بدهکار است ثبت می‌کند که 2500 دلار است (250 دلار برای هر روز کاری ضربدر 2 کارمند ضربدر 5 روز کاری).
بستانکار بدهکار حساب تاریخ 2500 دلار هزینه حقوق و دستمزد 5 اکتبر 2500 دلار نقدی 5 اکتبر
اقلام تعهدی 30 سپتامبر منعکس کننده سه روز دستمزد بود، اما اکنون او به کارمندان برای 5 روز کاری بدهکار است. از آنجایی که او دستمزدهای انباشته شده را معکوس کرد، ورودی دفتر حقوق و دستمزد برای کل مبلغ پرداختی به کارمندان است.
استفاده از ثبت معکوس را در حسابداری کسب و کار خود فراموش نکنید
معکوس کردن ورودی ها می‌تواند به شما در مدیریت کارآمدتر سوابق حسابداری کمک کند. فراموش کردن ثبت معکوس در ابتدای هر ماه بسیار آسان است. برای همین روبانی را دور انگشت خود بپیچید یا یادداشتی را در تقویم خود قرار دهید تا به خود یادآوری کنید که ثبت های معکوس را وارد سیستم حسسابداری خود کنید.
ثبت ورودی های معکوس آخرین مرحله در چرخه حسابداری است. پس از انجام این ثبت‌ها، حسابدار می‌تواند چرخه را دوباره با ثبت ورودی‌های دفتر روزنامه شروع کند. این چرخه دقیقاً به یک شکل در طول سال جاری تکرار می‌شود.
منبع: https://www.fool.com/
