آیا تا به حال در یک محیط اداری کار کرده اید؟ حتما بارها اصطلاح “تحلیل SWOT” را از زبان مدیران تان شنیده اید. تحلیل SWOT یک روش قدرتمند برای ارزیابی عملکرد و تعریف استراتژی شرکت‌های بزرگ و نیز کسب و کارهای کوچک به صورت یک کل واحد و همچنین پروژه‌های انفرادی است. در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک به مفهوم SWOT می‌پردازیم و نکات و استراتژی‌هایی را که برای انجام یک تجزیه و تحلیل جامع SWOT لازم است را به شما آموزش خواهیم داد. شما می‌توانید از داده‌های SWOT برای بهبود فرآیندهای داخلی و گردش کار خود استفاده کنید.
فهرست مطالب
تحلیل SWOT چیست؟
SWOT چیست؟ اصطلاح SWOT مخفف کلمات Strengths به معنی نقاط قوت، Weaknesses به معنی نقاط ضعف، Opportunities به معنی فرصت ها و Threats به معنی تهدیدها است.پس تحلیل SWOT تکنیکی است که برای تعیین و تعریف نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها استفاده می‌شود.
تحلیل SWOT را می‌توان در شرکت یا سازمان یا پروژه‌های انفرادی به کار برد. معمولاً از تحلیل SWOT برای درک اینکه یک کسب و کار تا چه حد با مسیرهای رشد و موفقیت همسویی دارد استفاده می‌شود. ضمنا، می‌توان از آن برای تعیین عملکرد یک پروژه خاص، مانند یک کمپین تبلیغاتی آنلاین، استفاده کرد.
تحلیل های SWOT اغلب به صورت یک ماتریس شبکه مانند با چهار مربع مجزا ارائه می‌شوند. هر یک از این مربع‌ها نشان دهنده یکی از عناصر SWOT هستند. نمایش SWOT در این قالب چند مزیت دارد که مهم ترین آن این است که شناسایی عناصر داخلی در مقابل عناصر خارجی را راحت‌تر می‌کند و طیف وسیعی از داده‌ها را در قالبی خوانا و عمدتاً بصری نمایش می‌دهد.
تعریف عناصر SWOT
همان طور که گفتیم، تحلیل SWOT از چهار عنصر نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدات تشکیل می‌شود. اجازه دهید هر یک از این عناصر را به صورت جداگانه تشریح کنیم:
نقاط قوت
اولین عنصر تجزیه و تحلیل SWOT مربوط به نقاط قوت می‌شود، یعنی:
- کارهایی که شرکت شما به خوبی انجام می‌دهد
- ویژگی‌هایی که شما را از رقبایتان جلو می اندازد.
- منابع داخلی مانند کارکنان ماهر و آگاه
- دارایی‌های مشهود مانند مالکیت معنوی، سرمایه، فناوری‌های اختصاصی و غیره.
واضح است که این عنصر به مواردی می‌پردازد که شرکت شما در انجام آن موفق است و به خوبی از پس آن برمی‌آید. نقطه قوت می‌تواند کاملا نامشهود باشد، مانند ویژگی‌های برند شرکت شما، یا بلعکس چیزی که به راحتی قابل تعریف باشد، مانند پیشنهاد فروش منحصر به فرد یک محصول خاص. همچنین می‌تواند افراد، کارکنان و منابع انسانی واقعی شما باشد، مثل رهبری قوی یا یک تیم مهندسی عالی.
نقاط ضعف
بعد از اینکه نقاط قوت خود را کشف کردید، زمان آن است که با یک دیدگاه انتقادی نقاط ضعف خود را مشخص کنید.
- چیزهایی که شرکت شما آن ها را ندارد.
- کارهایی که رقبای شما بهتر از شما آن ها را انجام می‌دهند.
- محدودیت منابع
- پیشنهاد فروش منحصر به فرد نامشخص و بی هدف
چه چیزی می‌تواند کسب و کار یا پروژه شما را متوقف کند یا مانع پیشبرد اهدافتان شود؟ این عنصر می‌تواند شامل چالش‌های سازمانی مانند فقدان یا کمبود افراد ماهر و محدودیت‌های مالی یا بودجه‌ای باشد.
این عنصر از تجزیه و تحلیل SWOT شامل نقاط ضعفی در مقابل سایر شرکت‌های فعال در حوزه و صنعت شما است، برای مثال فقدان یک پیشنهاد فروش منحصربه فرد (USP) مشخص در یک بازار شلوغ و پر رقابت از نقاط ضعف یک شرکت است.
فرصت ها
عنصر بعدی فرصت ها است:
- بازارهایی که محصولات خاص در آنها وجود ندارد یا هنوز ارائه نشده است.
- رقبای کمی در حوزه فعالیت شما وجود دارد.
- نیازهای جدیدی برای محصولات یا خدمات شما در حال ظهور است.
- مطبوعات و رسانه‌هایی که شرکت یا کسب و کار شما را پوشش می‌دهند.
آیا نمی‌توانید مشتریان بالقوه معرفی شده توسط تیم بازاریابی حضوری و تلفنی خود را مدیریت کنید؟ این یک فرصت برای تبدیل آنها به مشتریان بالفعل است. آیا شرکت شما در حال توسعه یک ایده جدید و نوآورانه برای جذب مشتری است؟ این یک فرصت دیگر است.
به طور خلاصه، این عنصر از تجزیه و تحلیل SWOT هر کاری را که می‌توانید برای بهبود و افزایش میزان فروش، رشد بیشتر شرکت یا پیشبرد مأموریت سازمان خود انجام دهید پوشش می‌دهد.
تهدیدها
عنصر نهایی تحلیل SWOT تهدیدها است، یعنی هر چیزی که برای شرکت یا احتمال موفقیت یا رشد آن خطر ایجاد کند.
- رقبای نوظهور
- تغییرات محیطی و قوانین نظارتی
- پوشش منفی مطبوعات و رسانه‌ها
- تغییر نگرش مشتری نسبت به شرکت یا کسب و کار شما
این عنصر می‌تواند شامل مواردی مثل رقبای نوظهور، تغییرات در قوانین نظارتی، ریسک‌های مالی و تقریباً هر چیز دیگری باشد که به طور بالقوه می‌تواند آینده شرکت یا پروژه شما را به خطر بیندازد.
تحلیل عوامل داخلی و خارجی SWOT
چهار عنصر بالا در تمام تحلیل های SWOT مشترک هستند. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها برای این عناصر دو زیر گروه مجزای دیگر نیز تعریف می‌کنند: عوامل داخلی و عوامل خارجی.
عوامل داخلی
به طور معمول، نقاط قوت و ضعف در دسته عوامل داخلی قرار می‌گیرند، زیرا آنها از تصمیمات سازمانی تحت کنترل شرکت یا تیم شما ناشی می‌شوند. برای مثال، نرخ ریزش مشتری بالا یک نقطه ضعف است، اما برای بهبود آن می توان کاری کرد، پس یک عامل داخلی است.
عوامل خارجی
به طور کلی در تجزیه و تحلیل SWOT، رقبای نوظهور هر کسب و کاری به عنوان یک تهدید شناخته می‌شوند و کنترل آنها به دست شما نخواهد بود، پس این مورد به یک عامل خارجی است. به تحلیل‌های SWOT، تحلیل‌های داخلی-خارجی یا ماتریس‌های IE نیز گفته می‌شود.
برای موفقیت تحلیل SWOT الزاما نیازی نیست که برای هر عنصر عوامل داخلی و خارجی تعریف کرد، اما این کار می‌تواند به شما کمک کند تا حرکت و اقدامات بعدی را پیش بینی کرده و میزان کنترل بر یک مشکل یا فرصت خاص را بالا ببرید.
حال که با معنی هر کدام از عناصر تحلیل SWOT آشنا شدیم، ببهتر است نگاهی به نحوه ایجاد و اجرای تجزیه و تحلیل SWOT بیاندازیم.
نحوه انجام تحلیل SWOT
برای انجام تحلیل SWOT باید مراحل زیر را طی کنید:
- تیم خود را دور هم جمع کنید.
- روی یک تخته یا پروژکتور چهار عنصر تحلیل SWOT را بیاورید.
- از نقاط قوت شروع کنید – لیست سوالاتی که در این بخش باید از خود بپرسید در ادامه مطلب آمده است.
- نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها را نیز مشخص کنید.
- اطلاعات جمع آوری شده را در قالب یک سند منظم و مرتب سازماندهی کنید.
- موارد را به همراه نکات مهم برای تیم‌های مرتبط ارسال کنید.
- جلسه دوم را ترتیب دهید تا اقدامات لازم و مسئول نظارت بر هر اقدام را مشخص کنید.
لیست سوالات مهم در تحلیل SWOT
برای اجرای تحلیل SWOT روش‌های مختلفی وجود دارد. با این حال، صرفنظر از اینکه چگونه ساختار تحلیل SWOT خود را انتخاب می‌کنید، باید برای یک سری از سوال ها ، جواب روشن پیدا کنید. در این بخش سوالاتی که باید در هنگام انجام تجزیه و تحلیل SWOT از خود بپرسید و به آنها جواب دهید، به تفکیک بررسی می‌کنیم.
سوالات مربوط به نقاط قوت
اجازه دهید در وهله نخست به اولین عنصر، یعنی نقاط قوت بپردازیم. برای تعیین نقاط قوت سازمان، شرکت یا کسب و کار خود می توانید از این سوالات شروع کنید:
- مشتریان شما چه چیزی را در مورد شرکت یا محصول(های) شما دوست دارند؟
- شرکت شما چه کاری را بهتر از سایر شرکت‌های فعال در حوزه و صنعت شما یا همان رقبا انجام می‌دهد؟
- مثبت‌ترین و متمایزترین ویژگی‌های برند شما چیست؟
- پیشنهاد فروش منحصر به فرد شما چیست؟
- چه منابعی در اختیار دارید که رقبای شما ندارند؟
با پاسخ دادن به این سؤالات شروع به شناسایی و فهرست کردن نقاط قوت سازمان خود خواهید کرد. ضمنا، یکی از منابع موثق برای شناسایی نقاط قوت و ضعف استفاده از نظرات و بازخوردهایی است که از مشتریان خود دریافت می‌کنید. پس به فکر تهیه یک پرسشنامه باشید.
سوالات مربوط به نقاط ضعف
می‌توان از همین اصل برای تعیین نقاط ضعف شرکت یا کسب و کار استفاده کرد:
- مشتریان شما چه چیزهایی را در مورد شرکت یا محصولات شما دوست ندارند؟
- چه مشکلات یا شکایاتی بیشتر در نقدهای منفی از شرکت شما ذکر می‌شود؟
- چرا مشتریان تان به همکاری با شما ادامه نمی‌دهند؟
- چه کاری وجود دارد که شرکت تان در انجام آن فوق العاده است؟
- منفی‌ترین ویژگی‌ها و خصوصیات برند شما چیست؟
- بزرگترین موانع یا چالش‌های قیف فروش فعلی شما چیستند؟
- رقبای شما چه منابعی دارند که شما ندارید؟
قطعا تعیین نقاط قوت و ضعف سازمان یا پروژه شما، نسبت به کشف فرصت‌ها و تهدیدهای پیش رو، بسیار ساده تر است و زمان کمتری می‌برد. دلیل این موضوع هم عوامل داخلی هستند. از سوی دیگر، عوامل خارجی ممکن است به تلاش بیشتری نیاز داشته باشند و بر داده‌های بیشتری تکیه کنند، زیرا این عوامل اغلب فراتر از حوزه نفوذ شما هستند.
سوالات مربوط به فرصت ها
شناسایی فرصت ها و تهدیدها شما را مجبور به شناسایی رقبا با استفاده از هوش رقابتی و بررسی تاثیر فعالیت های تجاری و اقتصادی بر روی کسب و کارتان می کند.
اما این به معنی آن نیست که فرصت‌ها و تهدیدها نمی‌توانند داخلی باشند. ممکن است فرصت‌ها و تهدیدها را تنها بر اساس نقاط قوت و ضعف شرکت خود کشف کنید. برخی از سوالات احتمالی که می‌توانید برای شناسایی فرصت‌های بالقوه بپرسید شامل موارد زیر می‌باشد:
- چگونه می‌توانیم فرآیندهای فروش، حضور مشتری، پشتیبانی از مشتری و غیره را بهبود ببخشیم؟
- چه نوع پیامی می‌تواند در ناخودآگاه مشتریان حک شود؟
- چگونه می‌توانیم با سرشناس‌ترین یا وفادارترین حامیان برند خود تعامل بیشتری داشته باشیم؟
- آیا تخصیص منابع به بخش‌های مختلف به طور موثر و مفید انجام می‌شود؟
- آیا بودجه، ابزار یا منابع دیگری وجود دارد که ما از تمام ظرفیت‌های آنها استفاده نمی‌کنیم؟
- کدام کانال‌های تبلیغاتی فراتر از انتظار ما عمل کردند و چرا؟
سوالات مربوط به تهدیدها
وقتی صحبت از تهدید به میان می‌آید، مطمئناً می‌توانید از پرسیدن یک سری سؤالات مشابه بالا شروع کنید. با این حال، تهیه لیستی از تهدیدات بالقوه‌ای که کسب و کار یا پروژه شما با آن مواجه است، کار آسانی است و اصلا شاید نیازی به طرح سوالات از پیش تعیین شده نباشد. سوالات این بخش می‌تواند شامل تهدیدهای “برند” مانند رقبای در حال ظهور یا تثبیت شده، تهدیدهای گسترده‌تر مانند تغییر شرایط و قوانین نظارتی و نوسانات بازار، یا حتی تهدیدهای داخلی مانند نرخ بالای ترک کار کارکنان باشد؛ تهدیداتی که می‌توانند رشد فعلی را مختل یا شرکت را از مسیر خود خارج کنند.
مزایای تجزیه و تحلیل SWOT برای مشاغل کوچک
اگر شما یک بازاریاب یا صاحب یک کسب و کار کوچک هستید، ممکن است از خود بپرسید که آیا تجزیه و تحلیل SWOT برای شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک‌تر عملی یا حتی امکان‌پذیر است یا خیر؟ البته اندازه یک کسب و کار در تحلیل SWOT آن دخیل است، اما انجام تحلیل SWOT برای تمامی کسب و کارها، حتی مشاغل کوچک، هم امکان پذیر است و هم مزایای زیادی دارد:
نسبت به کسب و کار خود یک دیدگاه همه جانبه پیدا می‌کنید: انجام یک تحلیل جامع SWOT برای اولین بار، فرصت منحصر به فردی برای شما ایجاد می‌کند تا بینش بهتر و دیدگاه روشن‌تری از نحوه عملکرد کسب و کار خود به دست آورید. تحلیل SWOT به شما کمک می‌کند تا دید گسترده‌تری از کسب و کار خود داشته باشید و جایگاهی بهتر در صنعت و حوزه فعالیت خود کسب کنید.
کمپین ها و پروژه‌های خاص را بهبود ببخشید: یکی دیگر از مزایای تحلیل SWOT این است که این تکنیک را می‌توان علاوه بر نمای کلی از تجارت، روی طیف گسترده‌ای از فعالیت‌های مختلف نیز اعمال کرد. می‌توانید از تحلیل SWOT برای ارزیابی نقاط قوت و ضعف بالقوه کمپین تبلیغاتی خود استفاده کنید. پس یک پروژه تولید محتوا را برنامه ریزی کرده و یا در نمایشگاه تجاری یا رویداد صنعتی شرکت کنید.
نقشه راه ایجاد کنید: همان طور که گفتیم، تحلیل SWOT کشف می کند که شرکت شما چه کارهایی را به خوبی انجام می‌دهد؟ چه نقاطی می‌توانند بهبود یابند؟ و اینکه فرصت‌ها و تهدیدهای پیش روی کسب و کار شما چیست؟ همچنین با استفاده از SWOT می توانید علاوه بر شناسایی این عوامل، راه حل های بالقوه و جدول زمانی ایجاد و پیاده سازی کنید. تحلیل SWOT می‌تواند در ایجاد برنامه های بودجه، شناسایی نیازهای استخدام و سایر برنامه‌ریزی‌های استراتژیک میان مدت تا بلندمدت مفید باشد.
تمپلیت تحلیل SWOT
قالب و تمپلیت تحلیل SWOT دقیقا چیزی شبیه به تصویر بالا است. شما می‌توانید چهار مربع برای هر بخش روی کاغذ، تخته وایت برد، ابزارهای دیجیتالی مثل کوگل شیت و غیره ایجاد کنید، موارد موردنظر را با توجه به نکاتی که در این مطلب ذکر شد به آن اضافه کنید و به سوالات مربوط به هر بخش جواب دهید. حال می‌توانید عملکرد کسب و کار خود را ارزیابی کرده و برای بهبود نقاط قوت، اصلاح نقاط ضعف و شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها اقدامات و استراتژی‌های لازم را به کار بگیرید.
منبع: wordstream
یک پاسخ
جالب و کاربردی بود استفاده میکنم ممنون