اگر در هر زمانی از زندگی‌تان یک شرکت را مدیریت کرده باشید یا حتی به عنوان کارمند در شرکت استخدام شده باشید، می‌دانید که حسابداری شرکتی کاری حرفه‌ای است که می‌تواند خیلی پیچیده باشد. محاسبه و واریز حقوق و مزایا، صدور انواع فاکتور، رسیدگی مالیاتی و… همه و همه از پیچیدگی‌های حسابداری در یک شرکت بزرگ یا کوچک هستند. این نوع کارها را سالهای سال حسابدارهایی در شرکت‌ها انجام می‌دانند که ساعت‌های طولانی با ارقام و آمارها و فاکتورهای مختلف و البته میزان بسیار بسیار زیادی از سرمایه سر و کار داشتند. در ادامه نکات قانونی درباره صدور فاکتور را مرور می‌کنیم.
فهرست مطالب
گروه نرم‌افزار محک، با تهیه و پشتیبانی انواع نرم‌افزار حسابداری و سیستمهای مدیریت مالی، به شما کمک می‌کند که کارهای مالی شرکتتان را بهتر و سریع‌تر پیش ببرید. یکی از انواع کارهایی که یک نرم‌افزار حسابداری برای شما انجام می‌دهد صدور فاکتور است. در این مطلب، با هم بیشتر در مورد این نکات قانونی صدور فاکتور می‌خوانیم.
فاکتور رسمی در حسابداری شرکتی چیست؟
مثل بقیه سندهای رسمی، فاکتورها هم سندهایی تجاری هستند که بعد از تایید خرید، توسط فروشنده به خریدار تحویل داده می‌شوند. درست است که شما در تمام خریدهای روزانه‌تان از خرید سوپرمارکتی گرفته تا تهیه یک لپتاپ از فروشگاهی آنلاین، فاکتور تحویل می‌گیرید اما فاکتورهای رسمی تنها خرید را تایید نمی‌کنند، بلکه سند هستند و در حسابداری شرکتی استناد قرار می‌گیرند یا حتی در بعضی از موارد فروش، به عنوان ضمانت به کار می‌روند مخصوصا در کالاهایی که گارانتی مدت‌دار دارند.
در فاکتورهای رسمی هم درست مثل بقیه انواع آن، نوع محصول (یا خدمات)، کمیت و قیمت کل و جز باید به شکل دقیق ذکر شود. اما بزرگترین تفاوت میان فاکتورهای رسمی و عادی، این است که شما به عنوان فروشنده یا خریدار، باید فاکتوری که داده‌اید یا گرفته‌اید را به سازمان امور مالیاتی هم ارائه کنید. در واقع قبل از تایید توسط این سازمان، فاکتور شما رسمیت ندارد. قانون مالیات بر ارزش افزوده کشور می‌گوید که تمام واحدهای تجاری و کسب و کارهای آنلاین و آفلاین باید صورتحساب و فاکتورهای رسمی خود را به سازمان امور مالیاتی بدهند، در غیر این صورت در دوره‌های معین جریمه خواهند شد.
فاکتورهای مورد تایید سازمان امور مالیاتی چه ویژگی‌هایی دارند؟
در حسابداری خدماتی یا شرکتی، بهتر است برای جلوگیری از تکرر رفت و آمد به ادارات و سازمان‌ها و سرعت بخشیدن به کارهای اداری‌مان، بهتر است همه موارد قانونی، مقررات و ضوابط را بدانیم تا اسنادمان را طوری تنظیم کنیم که در اولین مراجعه تایید شوند. نرم‌افزار مالی محک می‌تواند با داشتن اطلاعات، قیمت و … فاکتور رسمی برای شما صادر کند. سازمان امور مالیاتی فاکتورهایی را تایید می‌کند که:
شماره سریال معتبر و خوانا داشته باشند:
این ویژگی، مهم‌ترین عاملی است که به فاکتورهای رسمی اعتبار می‌دهد. شماره سریال باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی با برجستگی در گوشه بالای سمت راست فاکتور درج شود، این نوع چاپ اجازه می‌دهد که شماره سریال به راحتی خوانده شود و از شماره‌های دیگری که در فاکتور هستند متمایز باشد.
مدل کاغذشان استاندارد باشد:
کاغذ فاکتور رسمی، باید 80 گرمی (برای پرینت در پرینتر) و کاغذ 60 گرمی (برای فاکتورهای دست‌نویس) باشد. اندازه کاغذ، معمولا A4 یا A5 است و می‌تواند بیشتر از یک صفحه باشد.
اطلاعات خریدار و فروشنده در آن به طور کامل آورده شده باشد:
بدون اطلاعات موثق و معتبر، همه چیز در حسابداری ناقص خواهد بود. در فاکتور رسمی که به سازمان امور مالیاتی ارائه می‌کنید باید کد اقتصادس، شناسه و کد ملی، شماره ثبت، آدرس و کد پستی، شماره‌های تلفن و دیگر مشخصات هر دو طرف معامله را به شکل کامل و واضح بنویسید.
مالیات و عوارض، دقیقا در آن نوشته شده باشد:
کالا یا خدمتی که شما ارائه می‌کنید، باید با اعلام تعداد و قیمت جزئی و کلی نوشته شوند. اگر قصد ارائه تخفیف دارید باید آن را محاسبه کنید و بعد از همه این مراحل، مالیات و عوارض بر ارزش افزوده را محاسبه و ذکر کنید. به عبارت دیگر، عددی که در فاکتور شما می‌آید باید آخرین رقم توافقی باشد.
امضا و مهر داشته باشد:
آخرین مرحله صدور فاکتور، درج امضا و مهر است. مراقب خط‌خوردگی‌ها هم باشید، فاکتورهای رسمی با خط خوردگی اعتبارشان را از دست می‌دهند.
همه کسب و کارها می‌توانند فاکتور رسمی داشته باشند
خیلی از ما فکر می‌کنیم که فاکتور رسمی فقط برای واحدهای تجاری خیلی بزرگ یا شرکت‌های عظیمی است که چند صد کارمند دارند و خرید و فروش‌های میلیاردی انجام می‌دهند. اما واقعیت این است که طبق قانون و برای شفافیت سیستم حسابداری، همه واحدهای تجاری تحت پوشش نظام مالیات بر ارزش افزوده باید فاکتور رسمی به خریدارانشان ارائه کنند. در واقع همه مشتریان شما در برابر وجهی که پرداخت می‌کنند (کم یا زیاد) حق گرفتن فاکتور رسمی را دارند (و البته فروشندگانی که از این کار امتناع می‌کنند جریمه خواهند شد).
شما میتوانید برای کسب اطلاعات بیشتر به مقاله ” فاکتور فروش چیست” رجوع کنید .
انواع فاکتور
امروزه به لطف نرم افزارهای حسابداری میتوانید انواع فاکتور را به سرعت و با دقت بالا صادر کنید. فاکتورها انواع مختلفی دارند. از جمله:
- پیش فاکتور
- فاکتور فروشگاهی
- فاکتور رسمی
- فاکتور معتبر رسمی
- فاکتور غیر رسمی
- فاکتور رسمی ارزش افزوده
- فاکتور دارایی رسمی
- فاکتور مازاد رسمی
- فاکتور شخصی
- فاکتور حواله انبار
- فاکتور نمایشی و…
