فاکتور رسمی چیست؟ + نحوه صدور فاکتوررسمی

فرقی ندارد یک کسب و کار کوچک چون مغازه خواروبار فروشی دارید یا یک شرکت بزرگ تجاری، فاکتور رسمی یکی از مهمترین اسناد مالی شما به شمار می‌رود. ثبت این اسناد برای حسابرسی و رسیدگی به وضعیت درآمد، دارای اهمیت بسیار زیادی است. تدوین و ارسال فاکتور فروش برای مشتریان می‌تواند یک پروسه زمان‌بر باشد اما اجتناب‌ناپذیر است. استفاده از اسنادی مانند فاکتور به شما کمک می‌کند تا به موقع و به طور کامل پول خود را دریافت کنید.

فهرست مطالب

یک فاکتور رسمی فروش اثبات قانونی بودن هزینه خدمات و کالاهایی است که شما ارائه می‌دهید. همچنین از آنجایی که برای انجام امور مالیاتی دارای اهمیت بسیار زیادی است، برای ثبت و صدور دقیق آن به نرم افزارهای مربوطه در این زمینه نیاز دارید، یکی از بهترین برنامه‌ها در این زمینه نرم افزار حسابداری شرکتی مجموعه محک است. در ادامه مطلب در مورد جزئیات مربوط به صدور و ثبت فاکتور بیشتر صحبت کرده‌ایم.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتورهای رسمی، که بعضاً فاکتور فروش یا برگه فروش هم نامیده می‌شود، سندی است که برای نشان دادن معامله و درخواست پرداخت هزینه محصول یا خدمات ارائه شده توسط یک شرکت تجاری صادر می‌شود. فاکتورها قسمت مهمی از هر تجارت هستند. آنها به شما کمک می‌کنند تا حساب‌های خود را پیگیری کنید و اگر درست ثبت شود، به ایجاد روابط طولانی مدت و قابل اعتماد با مشتریان کمک می‌کند. در صورتی هم به اداره دارایی ارسال شود، جنبه رسمی و قانونی خواهد داشت.

در واقع فاکتور رسمی فروش همان چیزی است که شما پس از تحویل محصول، اما قبل از پرداخت هزینه، برای مشتری ارسال می‌کنید. این فاکتور به مشتری شما می‌گوید که چقدر باید به شما پرداخت کند و شرایط پرداخت را هم تعیین می‌کند. از آنجایی که فاکتورهای رسمی نشان دهنده بخشی از درآمد شما برای فروش کالا و خدمات هستند، برای تهیه انواع گزارشات و صورت‌های مالی به ثبت دقیق آنها نیاز خواهید داشت. همچنین برای دریافت تأیید دارایی نیاز به شفافیت در تهیه آن است.

پیش از پرداختن به نحوه صدور فاکتور رسمی لازم است بدانید که چند فرم مالی وجود دارد که شبیه فاکتور هستند، اما نقش های مختلفی دارند و باید بین آنها تفاوت قائل شد. فاکتورهای رسمی، فاکتور سفارش خرید نیستند؛ زیرا سفارش خرید توسط مشتری به فروشنده برای درخواست کالا یا خدمات، قبل از صدور فاکتور ارسال می‌شود. شما به عنوان یک فروشنده، یک سفارش خرید دریافت می‌کنید، سفارش را انجام داده و بعد برای دریافت هزینه فاکتور ارسال می‌کنید. فاکتور، صورتحساب هم نیست. به عنوان مثال، هنگامی که به یک رستوران می‌روید، در پایان وعده غذایی به شما فاکتور داده نمی‌شود، بلکه صورتحسابی دریافت می‌کنید که به نوعی یک فاکتور فوری است.

ضرورت صدور فاکتورهای رسمی

یکی از رایج‌ترین سوالات در مورد فاکتورهای فروش این است که ضرورت صدور آن چیست؟ برخلاف تصور اغلب افراد که فکر می‌کنند تهیه و صدور فاکتور رسمی فروش فقط برای مجموعه‌های تجاری و شرکت‌های بزرگ ضرورت دارد، اینگونه نیست.

ارائه فاکتورهای رسمی به خریداران کالا و کسانی که از خدماتی بهره‌مند می‌شوند برای همه‌ی بنگاه‌های اقتصادی و کسب و کارها که باید مالیات بر ارزش افزوده بدهند، کاملاً اجباری است. فرقی ندارد که این کسب و کارها چه کالا یا خدماتی خاصی به اشخاص حقیقی و حقوقی را ارائه می‌دهند، در هر صورت باید فاکتورهای رسمی داشته باشند تا برای رسیدگی به امور مالیاتی کار راحت‌تر شود.

مشخصات فاکتور رسمی چیست؟

از آنجایی که فاکتورهای رسمی به عنوان یک سند مالی مهم به شمار می‌روند، مشخصات هست که در نحوه صدور فاکتورهای رسمی مورد تأیید دارایی باید به آنها توجه کرد. در واقع تنها فاکتورهایی که دارای ویژگی‌های زیر باشند مورد تأیید دارایی خواهند بود و برای مالیات بر ارزش افزوده از آنها استفاده می‌شود.

شماره سریال

شماره سریال، یکی از مهمترین مشخصات که فاکتور رسمی مورد تأیید دارایی باید حتماً آن را داشته باشد. شماره سریال باید برای هر فاکتور باید منحصر به فرد باشد تا از دیگر فاکتورهای صادره یک مجموعه متمایز شود و دسته‌بندی آنها نیز آسان شود.

استفاده از سیستم شماره‌گذاری پی در پی ساده‌ترین راه برای مدیریت این امر است. شماره سریال می‌تواند شامل حروف و اعداد باشد. همچنین در کنار این موارد، توصیه می‌شود شماره سریال به صورت برجسته و با رنگ متمایزی چون رنگ قرمز در فاکتور درج شود. همچنین باید از نوشتن شماره سریال به صورت دستی پرهیز شود زیرا حالت رسمی نخواهد داشت و قابل استناد برای امور مالیاتی و دارایی نیست.

اطلاعات خریدار و فروشنده

شفافیت یکی از نکات مهمی که در نحوه صدور فاکتور رسمی مورد تأیید دارایی باید به آن توجه شود. این اطلاعات شامل موارد مختلفی می‌شود از جمله: کد اقتصادی، آدرس، شماره ثبت، کد پستی، شناسه ملی/کد ملی، مشخصات هویتی، اطلاعات تماس و مواردی از این دست. این اطلاعات هم باید از سمت خریدار و هم از سمت فروشنده ثبت شود.

مالیات، عوارض و تخفیف‌ها

مالیات، عوارض و تخفیف‌ها یکی دیگر از مشخصات فاکتور رسمی است. علاوه بر اینکه در صدور یک فاکتور فروش باید به  تعداد دقیق و قیمت کالا و خدمات ارائه شده ذکر شود، باید موارد مهمی چون تخفیف‌های اعمال شده، مالیات و عوارض بر ارزش افزوده نیز درج شده و در قیمت نهایی محاسبه شود. نکته مهم این است که قبل از اعمال تخفیف، نباید مالیات و عوارض محاسبه شود و بعد از آنکه میزان تخفیف از مبلغ اصلی کالا و خدمات کسر شد، باید مالیات آن محاسبه شود.

شرایط و نحوه پرداخت

برای اینکه یک فاکتور مورد تأیید دارایی باشد، باید شرایط و ضوابط پرداخت که مورد توافق خریدار و فروشنده است در آن ذکر شود. این شرایط اغلب در مورد زمان پرداخت هزینه و کالا‌ها است. به طور مثال با بررسی برخی نمونه فاکتورهای رسمی خواهید دیدید که بخشی از آن گفته شده پرداخت در 30 روز که همان شرایط مورد توافق است.

همچنین نکته مهم بعدی که با بررسی نمونه فاکتور رسمی مورد تأیید دارایی با آن مواجه خواهید شد، نحوه پرداخت است. فروشنده می‌تواند روش‌های مختلف پرداخت هزینه کالا و خدمات را در فاکتور ذکر کند و شماره حساب بانکی یا کارت اعتباری خود را هم در آن بیاورد. اگر کسب و کاری در زمینه ارائه خدمات و کالا به خارج از کشور هم فعالیت دارد و فاکتور برای مشتری خارجی صادر می‌شود، شماره حساب بین المللی سوئیفت، پی پال، مانی گرام و … را می‌تواند در این سند مهم مالی ذکر کند.

در نهایت هم باید گفت برای اینکه فاکتورهای رسمی فروش دارای وجهه قانونی باشند، نباید هیچ گونه خط خوردگی داشته باشند. همچنین وجود مهر و امضاء فروشنده کالا و یا خدمات و خریدار در فاکتور از نکات مهمی است که نباید فراموش شود. این امر به ویژه برای حسابرسی و انجام امور مالیاتی دارای اهمیت بسیار زیادی است.

نمونه فاکتور رسمی

برای روشن‌تر شدن این بحث و اینکه بدانید هر یک از مشخصات گفته شده در چه محلی از یک فاکتور درج می‌شود، تصویر زیر را که یک نمونه استاندارد است آورده‌ایم:

تفاوت‌ فاکتور غیررسمی با فاکتور رسمی چیست؟

از آنجایی که فاکتور فروش انواع مختلفی دارد، ممکن است در کسب و کار خود با فاکتورهای غیر رسمی هم روبرو شده باشید و این سوال در ذهن شما نقش ببندد که تفاوت اصلی فاکتور غیررسمی با فاکتورهای رسمی در چیست؟ این دو دارای تفاوت‌های بسیار اساسی با یکدیگر هستند.

همانطور که در مورد مشخصات فاکتورهای رسمی ذکر شد، چنین فاکتورهایی دارای فرمت و عناوین خاصی است که حتماً باید در آن ذکر شود تا مورد تأیید دارایی باشد. در صورتی که فاکتور غیررسمی هیچ کدام از این فرمت‌ها را ندارد و تنها برای اطلاع خریدار صادر می‌شود. یکی از نمونه‌های فاکتورهای غیررسمی، فاکتورهایی است که توسط فروشگاه‌ها برای اطلاع مشتری از هزینه کالاها و تخفیفات صادر می‌شود. همچنین فاکتورهای شخصی و فاکتورهای انبار و .. از نمونه‌های دیگر آنهاست.

نحوه صدور فاکتور رسمی

صدور فاکتورهای رسمی در گذشته اغلب به صورت دستی صادر می‌شود و امروزه به صورت ماشینی انجام خواهد شد. تمام موارد ذکر شده از جمله نام دقیق کالا و خدمات، تعداد آنها، قیمت هر واحد کالا و خدمات، تخفیفات و مالیات ذکر شود. همچنین می‌توان به صورت دو برگ یا سه برگ صادر شود. فرقی در کاغذ انتخابی برای صدور فاکتور وجود ندارد و شاید دیده باشید که مجموعه‌های مختلف فرمت‌های خاصی برای فاکتور رسمی فروش خود داشته باشند. در اغلب موارد هم اشخاص حقوقی و حقیقی فاکتور خود را در برگه A4 صادر می‌کنند اما انتخاب برگه A5 هم هیچ مشکلی ندارد.

در مورد صدور فاکتورهای رسمی هم نکته مهم بعدی چاپ شماره سریال است. حتماً باید دارای رنگ قرمز است و اغلب از روش چاپ افست یا ملخی برای آن استفاده می‌شود که باید کمی هم برجسته باشد تا در امور دارایی قابل تشخیص باشد.

نکته مهم بعدی هم برای صدور فاکتور رسمی فروش باید به آن توجه شود، نوع کاغذ است. برای چاپ فاکتور توسط پرینتر و صدور آن به شکل ماشینی، بهترین کاغذ، کاغذ تحریر 80 گرمی است. در صورت که تحریر دستی برای صدور فاکتور انجام می‌شود کاغذ تحریر 60 گرمی انتخاب بهتری خواهد بود. همچنین بهتر است بعد از صدور فاکتور، مجدداً بررسی شود تا در صورت بروز خطا و یا اشتباه تصحیح شود.

ابزارهای لازم برای صدور فاکتورهای رسمی

اگر دارای یک مجموعه بزرگ هستید که فاکتورهای شما به تأییدات دارایی نیاز دارند، نحوه صدور و ثبت آنها دارای اهمیت بسیار زیادی است. به همین خاطر نیاز به تیم حسابداری قوی است. تیمی که در کنار اشراف به قوانین دارایی برای ثبت فاکتورهای رسمی، باید دقت لازم را هم در این زمینه داشته باشد تا در اثر سهل‌انگاری خطای انسانی در صدور آن پیش نیاید.

همانطور که گفته شد، پیش از این صدور فاکتور رسمی فروش به صورت دستی بود و برای همین امروزه با مکانیزه شدن امور مالی در اکثر کسب و کارها استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری بسیار مرسوم است. با کمک این نوع نرم‌افزارها هر مجموعه تجاری می‌توانید به صورت خودکار برای صدور فاکتور اقدام کند. یکی از بهترین نرم‌افزارهایی که در این زمینه وجود دارد، نرم افزار حسابداری شرکتی مجموعه محک است.

مجموعه محک با سابقه و رزومه درخشان در این زمینه انواع نرم افزارهای مختلفی را برای انجام امور مالی و حسابداری عرضه کرده است. این نرم‌افزارها انجام امور مالی و به ویژه صدور انواع فاکتور را بدون خطا ممکن خواهد کرد. این نرم افزارها دارای سری عمومی و سری تجاری در سطوح مختلف هستند که متناسب با کسب و کار خود می‌توانید یکی از آنها را تهیه کرده و در امور حسابداری خود استفاده کنید.

سخن پایانی

فراموش نکنید که فاکتورهای رسمی یکی از مهمترین ویژگی های تجارت آنلاین معاصر است. این سند مالی، ستون فقرات برای برنامه‌ریزی مالی و پیش نیاز اصلی برای در نظر گرفتن جریان روان نقدینگی در یک مجموعه است. اگرچه صاحب هر شغلی هستید باید این را بدانید، نرم‌افزارهای کاربردی در این زمینه ارسال فاکتور بدون اشتباهات معمول را ممکن می‌کند. صاحبان مشاغلی که نتوانند محاسبه دقیق از هزینه‌ها و درآمد خود ارائه دهند، تأثیر منفی بر مشتری خواهد گذاشت. اگر در نگاه مشتری اینگونه به نظر برسد که کسب و کاری آشفته و غیر سازمان یافته دارید، به احتمال زیاد مشتریان انجام مبادله مالی با شما منصرف می‌شوند. تمام این جنبه‌های تجارت به صدور فاکتور رسمی مناسب و اصولی بستگی دارد.

نکته مهم که در نهایت هم باید به آن اشاره کرد این است که اگر نرم افزارهای شرکتی مجموعه محک را برای تجارت خود انتخاب کرده‌اید، اما نیاز به راهنمایی برای خرید و استفاده از آن دارید، بخش پشتیبانی مجموعه آماده پاسخگویی به سوالات شما هستند.