فاکتور فروش چیست؟ | آشنایی با انواع فاکتور فروش

فاکتور فروش بخش جدایی‌ناپذیری از تمامی کسب و کارها محسوب می‌شود. شاید جالب باشد که در شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی مختلف، حسابداران و مأمورین خرید بیشتر از همه با فاکتور فروش کالا آشنایی دارند. اگر شما هم یک شرکت را اداره می‌کنید، باید بدانید که توجه به فاکتورهای فروش، نحوه ایجاد آنها و نحوه انتشارشان می‌تواند بر حسابداری کسب و کار شما تأثیر به سزایی بگذارد. شما با پیروی از قوانین مالیاتی ایران و تهیه فاکتور فروش می‌توانید سوابق مالی خود را مدیریت کنید.

فهرست مطالب

می‌توانید فایل صوتی «فاکتور فروش» را گوش کنید

فاکتور فروش سندی است که فرایند فروش را ثبت می‌کند و وظیفه این سند تصدیق پرداخت توسط فروشنده برای کالاها یا خدمات است. لازم به ذکر است فاکتور فروش همیشه توسط فروشنده صادر می‌شود و در اختیار خریدار قرار می‌گیرد. در واقع می توان گفت که فاکتور فروش کالا تنها پس از انتقال کالا یا ارائه خدمات و پرداخت هزینه کامل توسط مشتری ارائه می‌گردد. در برخی موارد، مشاغل ممکن است فاکتورهای جزئی را همراه با درج مانده حساب صادر کنند. این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که پرداخت به صورت اقساطی است و یا خدمات به صورت مداوم ارائه می‌شود و هزینه آن قرار است به صورت مکرر پرداخت شود.

مشخصات فاکتور فروش چیست؟

در پاسخ به اینگه مشخصات فاکتور فروش چیست باید پاسخ داد که فاکتور فروش در انواع و اشکال مختلفی وجود دارد. شما به عنوان صاحب یک کسب و کار این آزادی انتخاب را دارید که فاکتوری متناسب با طرح تجاری خود طراحی کنید . شما می‌توانید از نرم افزار حسابداری محک برای ثبت فرایند فروش و صدور فاکتور فروش کالا و دستمزد خدمات ارائه شده به مشتریان نیز استفاده نمایید. نرم افزار حسابداری محک به صورت اتومات مانده حساب مشتریان، موجودی کالا و سود و زیان شما به واسطهٔ کالاهای فروخته شده و خدمات ارائه شده را محاسبه می‌کند. به محض وارد شدن به بخش فاکتور فروش درنرم افزار حسابداری محک، مطابق تصویر بالا، فرم فاکتور برای شما باز می‌شود و مشخصات فاکتورهای فروش مورد تأیید اداره دارایی به شرح زیر است:

• کد خریدار
• شماره فاکتور
• توسط (نام شخص)
• انتخاب کالا
• انتخاب درآمد
• ویرایش سطر
• حذف کردن سطر
• زبانه مبلغ فاکتور
• تخفیف
• فاکتور موقت
• حذف فاکتور
• سند دریافت
• حذف سند دریافت
• سود فاکتور
• چاپ
• ویزیتوری در فاکتور فروش
• چند ویزیتوری در فاکتور فروش
• کرایه حمل در فاکتور فروش
• تخفیف گروهی در فاکتور فروش
• تخفیف ثابت
• تخفیف متغیر (درصدی)
• جهت رند مبالغ

چرا تهیه فاکتور فروش اهمیت دارد؟

• فاکتور فروش به دلیل اینکه جزء سوابق رسمی فروش در شرکت‌ها محسوب می‌شوند، از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند. اگر فاکتورهای فروش برای کاربردهای داخل سازمانی تهیه شوند، به شما در برآورد میزان فروش و میزان درآمد دریافتی خود بسیار کمک خواهد کرد. فاکتور فروش کالا ،همه چیز را از جریان نقدی گرفته تا صورت سود و زیان محاسبه می کند . این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا تصمیمات خود را در جهت رشد کسب و کارتان پیش ببرید.
• از فاکتور فروش برای ثبت پرونده مالی نیز استفاده می‌شود. به عنوان صاحب یک کسب و کار باید فروش و میزان مالیاتی که از مشتریان دریافت می‌شود، به طریقی ثبت شود. نگهداری این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا مالیات را به‌صورت دقیق محاسبه و پرداخت کنید.

تفاوت‌های کلیدی بین فاکتور فروش و رسید

فاکتورها و رسیدهای فروش مشابه یکدیگر هستند، هر دو فروش را ثبت می‌کنند و حاوی اطلاعات زیادی هستند. تفاوت بین این دو در زمان انتشار آنها و نحوه استفاده آنها در حسابداری مشخص می‌شود:

• تعریف فاکتور: همان‌طور که گفتیم، فاکتور تأییدیه است که از طرف فروشنده به خریدار کالا یا خدمات برای درخواست پرداخت کالای فروخته شده یا خدمات ارائه شده صادر می‌شود. این سند حقوقی غیرقابل‌مذاکره است و خریدار و فروشنده کالاها را مشخص می‌کند.
• تعریف رسید: رسید یک ابزار حقوقی تجاری برای بیان آن است که برخی کالاها توسط فردی دریافت شده‌ و مورد استفاده قرار می‌گیرند. این رسید توسط فروشنده به خریدار داده می‌شود تا به‌عنوان سندی برای اثبات مبلغ پرداخت عمل کند. در حقیقت رسید پس از پرداخت مطالبات صادر می‌شود. پس منظور از فاکتور نویسی درخواست پرداخت است و منظور از رسید تأیید پرداخت. تفاوت قابل‌توجه بین این دو در آن است که فاکتور قبل از پرداخت صادر می‌شود، درحالی‌که رسید پس از پرداخت صادر می‌شود.

انواع فاکتور فروش چیست؟

دسته‌بندی انواع فاکتور فروش کالا با توجه به رسمیت، چاپ و طراحی آن‌ها متفاوت است که در ادامه با انواع فاکتور فروش کالا آشنا می‌شویم.

• فاکتور از نظر رسمیت: فاکتور فروش کالا از لحاظ رسمیت به 2 نوع رسمی و غیر رسمی تقسیم‌بندی می‌گردد. کاربرد فاکتور رسمی برای مشاغلی است که باید یک نسخه از فاکتورهای خود را به اداره مالیات تحویل دهند و باید مهر و امضای فروشنده در آن ثبت شده باشد و اطلاعات مالیات بر ارزش افزوده به طور کامل در آن درج گردد. در حقیقت، این فاکتورها بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده است. در فاکتور غیر رسمی وجود مهر و امضای فروشنده ضروری نیست و صرفاً برای اطلاع‌رسانی مشتری تهیه می‌گردد.
• فاکتور از نظر سبک طراحی : تفاوت طراحی انواع فاکتور فروش کالا در فاکتور سربرگ دار و بدون سربرگ است. فاکتور فروش سربرگ دار بسته به سلیقه و نیاز هر کسب‌وکار طراحی می‌شود.
• فاکتور از نظر نوع چاپ: در چاپ یک فاکتور عواملی مثل جنس کاغذ، تعداد برگه، سایز کاغذ ، وجود کاربن‌، رنگ فاکتور و… بسیار تأثیر گذار است.

چگونه فاکتور فروش رسمی تهیه کنیم؟

شما چندین گزینه برای تهیه فاکتور فروش رسمی کسب و کارتان دارید. روشی که برای تهیه فاکتور انتخاب می‌کنید بر سطح شخصی‌سازی و جزئیات وارد شده به سند تأثیر می‌گذارد. تمام اطلاعات درج شده در فاکتور می‌تواند بر جذب مشتریان و ایجاد فروش در آینده کمک کند.

• فاکتور فروش دست‌نویس:

اگر شرکت شما با نمایندگان فروش میدانی همکاری می‌کند، فاکتورهای فروش دست‌نویس نیز می‌تواند یکی از بهترین گزینه‌ها برای برآورد اطلاعات فروش باشد. اگرچه دسته بندی و جمع آوری این رسیدها زمان بر است اما فهرست بندی کالاها انعطاف پذیری بیشتری دارد.

• فاکتور فروش از پیش چاپ شده:

برای صرفه جویی در وقت، طراحی الگوهای از پیش چاپ شده نیز می‌تواند برای کسب و کار شما مفید باشد. برای مثال اگر شما یک شرکت بازاریابی را اداره می‌کنید، برای توصیف خدمات، لیست تعداد ساعات و نام‌گذاری نرخ ساعتی به بخش‌های جداگانه نیاز دارید. برای ثبت فاکتورهای از پیش چاپ شده فقط به یک قلم و کاغذ احتیاج دارید.

• طراحی فاکتور فروش در word :

برای تهیه فاکتورهای فروش کسب و کارتان استفاده از برنامه‌های Word یا OpenOffice نیز می‌تواند راه‌حل مناسبی باشد. ممکن است برنامه word الگوهای آماده فاکتور فروش کالا را نیز دارا باشد . حتی امکان خرید الگوهای ارزان قیمت نیز وجود دارد. پس از خرید الگو، می‌توانید فرم را متناسب با نیازهای منحصر به فرد کسب و کار خود سفارشی کنید.

روش دیگر اینکه، می‌توانید قالب خود را از ابتدا در ورد بسازید. در صورت انتخاب این مسیر، استفاده از جداول برای سازماندهی و خواندن اطلاعات مفید است. اطمینان حاصل کنید که جزئیات مهمی مانند نام مشتری، زیرمجموعه، مالیات را در قالب طراحی شده مشخص کنید. این گزینه به شما آزادی کامل برای افزودن مواردی مانند شماره شناسه موجودی، خدمات افزونه و موارد دیگر را می‌دهد.

اگر فاکتور فروش کالا را ارسال می‌کنید، برنامه Word برای شما مفید است. بسته به حجم فروش خود، میتوانید هر فاکتور را به صورت دستی ایجاد کنید و یا دیتابیس فروش خود را به فاکتور فروش ثبت شده در ورد پیوند دهید تا اطلاعات به صورت خودکار درج شود. سپس، می‌توانید PDF برگه را چاپ کنید. اگر فاکتور فروش کالا خود را توسط ورد تهیه کنید، فایل آماده شده برای شما ایمیل می‌شود.

• ثبت فاکتور فروش در نرم افزار حسابداری محک :

فروشگاه نرم افزار حسابداری محک به شما این امکان را می‌دهد که فاکتورهای فروش کسب و کار خود را ازطریق هر سیستم مجهز به اینترنت ایجاد و ایمیل کنید. این بدان معناست که شما می‌توانید فاکتورها را بلافاصله پس از آماده شدن ارسال کنید. چه در محل کار باشید و چه در منزل ، ویژگی ساده و کاربردی بودن این نرم افزار به شما این امکان را می‌دهد که فاکتورهای فروش خود را متناسب با کالای ارائه شده سفارشی سازی کنید.

دلایل اهمیت فاکتور فروش برای مشتریان

امروزه، هر کدام از انواع فاکتور فروش به دلایل گوناگونی دارای اهمیت هستند. یک فاکتور فروش را می‌توان سندی برای نظم بخشیدن به امور محسوب کرد. از طرف دیگر اگر فاکتور رسمی باشد، از آن به عنوان سندی برای ارائه به مراجع مالیاتی و قانونی استفاده می‌کنند. در نهایت می‌توان گفت فاکتور فروش ابزاری برای به رسمیت شناختن خرید و فروش محصول یا خدمات، میان خریدار و فروشنده می‌باشد. معمولاً فاکتور خرید برای خریدار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. به‌خصوص زمانی که مبلغ خرید بالا بوده و یا کالایی با حساسیت بالا خریداری می‌شود. پس ارائه فاکتور فروش کالابه دلایل زیر بسیار حائز اهمیت است:

• دریافت حس اعتماد

خریداران به دلایل مختلفی علاقه دارند که هنگام خرید محصول، فاکتور خرید خود را از فروشنده دریافت کنند. اما شاید مهم‌ترین علت این علاقه نیاز خریدار به دریافت حس اعتماد باشد. البته سایر ویژگی‌های فروشنده یک محصول نیز در جلب اعتماد مشتری تأثیرگذار است. واضح است که وجود یک فاکتور شامل جزئیات مهم از جمله اطلاعات تماس فروشنده و خریدار، تاریخ و زمان خرید و قیمت پرداخت شده بابت محصول یا سرویس می‌تواند بسیار در جلب اعتماد خریدار مؤثر باشد. در واقع تهیه فاکتور علاوه بر رفع نیاز خریدار، بهترین روش برای بهبود ارتباطات و افزایش میزان فروش است.

• استفاده از خدمات پس از فروش

در بسیاری از محصولات، فاکتور فروش تحت عنوان برگه گارانتی عمل می‌کند. چاپ یک فاکتور اثبات می‌کند که یک محصول در چه تاریخی، از چه شخصی و به چه قیمتی خریداری شده است. به همین دلیل بسیاری از مشتریان علاقه‌مند هستند علاوه بر دریافت برگه گارانتی، فاکتور کالای خریداری شده را نیز از فروشنده دریافت کنند.

• تضمین قیمت و کیفیت محصول

فاکتور سندی قابل پیگیری است. فاکتور فروش کالا ابزاری برای اطمینان از خرید محصول یا دریافت خدمات با قیمت مناسب می‌باشد. ثبت قیمت در فاکتور، نشان‌دهنده درستی و مناسب بودن قیمت محصول است. عکس این موضوع نیز صحت دارد اگر محصول یا خدماتی بدون فاکتور فروش ارائه شود، خریدار نسبت به قیمت و سایر ویژگی‌های آن محصول دچار سردرگمی می‌شود.

• امکان پیگیری حقوقی

فاکتور فروش کالا در صورت رسمی بودن، یک سند حقوقی معتبر شمرده می‌شود. سندی که می‌توان باتکیه‌بر آن ، صادرکننده فاکتور را تحت پیگیری مراجع قانونی قرار داد. فاکتور فروش به مشتریان این اطمینان را می‌دهد که در صورت عدم مطابقت محصول خریداری شده با آنچه در فاکتور ثبت شده است می‌تواند با پیگیری حقوقی، به بررسی شکایات خود بپردازند. این ویژگی فاکتور در معاملاتی با مبالغ بالا و یا پرداخت‌های اقساطی، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

تضمین اصالت کالا با ارائه فاکتور فروش

با توجه به تاکید سازمان امور دارایی بر استفاده از فاکتور فروش رسمی و لزوم شفافیت در مورد خرید و فروش کالا و خدمات، پیشنهاد ما برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که حسابرسی‌های مالیاتی فعالی دارند، ثبت فاکتورفروش در نرم افزار حسابداری محک می‌باشد.

بنابراین اگر مسئولیت خرید سازمان و یا شرکت خاصی بر عهده شما است، لازم نیست درمورد تهیه فاکتور فروش رسمی و ثبت آن در دفاتر مالیاتی خود نگرانی داشته باشید. با ثبت فاکتور فروش کالا خود در نرم افزار حسابداری محک می‌توانید در کنار راحتی کار از سایر خدمات مالیاتی و حسابداری نیز بهره‌مند شوید.

منبع : quickbooks

Podcast: Play in new window | Download