معرفی انواع دفاتر حسابداری

از مسائل مهمی که تجار قدیمی و فعالان اقتصادی امروزی همواره به آن توجه داشته و اهتمام ورزیده‌اند، ثبت و نگهداری اطلاعات مالی مربوط به داد و ستدها است. چرا که این افراد همواره در حال انجام معاملات مختلفی هستند که در مقیاس‌های بزرگ گاهی تا چندین تراکنش را شامل می‌شود. این مهم صاحبان مشاغل و شرکت‌های تجاری را به سمت ایجاد فرآیندی مشخص و استاندارد برای ثبت و نگهداری از اطلاعات مالی سوق داده است که در طول زمان موجب پدیدار شدن علم حسابداری شده است. علمی که انتظام و نگهداری اسناد حسابداری را منوط به ثبت در دفاتر می‌داند.

فهرست مطالب

در همین راستا دفاتر مختلفی برای ثبت اطلاعات ابداع شد که دلیل تعدد آن‌ها امکان تهیه گزارش‌های مختلف در کوتاه‌ترین زمان ممکن است. از طرفی مراجع حکومتی نیز به دلیل ایجاد شفافیت در مراودات مالی فعالان اقتصادی و همچنین سهولت استفاده از آن‌ها در مواقع لزوم، این اشخاص رو ملزم به استفاده از دفتر حسابداری قانونی و رسمی نموده است. در این مقاله از گروه نرم افزار حسابداری محک به بررسی معرفی انواع دفاتر حسابداری می‌پردازد.

دفتر حسابداری چیست؟

در پاسخ به این سوال که دفاتر حسابداری چیست باید گفت که دفتر حسابداری را در اصطلاح عامیانه “ابزار دست حسابداران” می‌نامند و تمام اطلاعات مالی شرکت‌ها و حتی اشخاص حقیقی که در عرصه‌های اقتصادی فعال هستند در آن‌ها ثبت و نگهداری می‌شود و در مواقع لزوم برای تهیه گزارش‌ها و کنترل حساب‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین از دیگر کاربردهای دفتر حسابداری می‌توان به تهیه و تنظیم اظهارنامه‌های مالیاتی اشاره کرد. در واقع بدون استفاده از دفتر حسابداری امکان ایجاد نظم در اطلاعات مالی و اعمال استانداردهای حسابداری وجود نخواهد داشت.

مراجع قانونی نیز برای شفاف شدن عملیات مالی بنگاه‌های اقتصادی، دفاتری را به عنوان دفاتر قانونی و رسمی معرفی نموده و آن‌ها را ملزم به تهیه و ثبت اطلاعات مالی خود کرده است. در ادامه با انواع دفاتر قانونی در حسابداری آشنا شده و نکاتی در رابطه با نحوه ثبت اطلاعات و اصطلاحات رایج ارائه می‌گردد.

دفاتر حسابداری قانونی، رسمی و غیر رسمی

تا به اینجا با جزئیات دفاتر روزنامه و کل و غیره آشنا شدید و اکنون به راحتی می توانید دفاتر قانونی را نام ببرید. اساس قانون تجارت، کلیه فعالان و بنگاه‌های اقتصادی (به استثناء کسبه جزء) موظف هستند کلیه تراکنش‌های مالی خود را پس از ثبت به صورت سند حسابداری، در دفاتر حسابداری مختلف که تعیین شده است نیز ثبت نمایند. انواع دفتر حسابداری ماهیت قانونی دارند و در مواقع لزوم و حسابرسی‌های مالیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مهمترین دفاتر قانونی و رسمی کدام است ؟ دفاتر حسابداری قانونی رسمی شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه می‌شود. همچنین شرکت‌ها تجاری و اشخاص حقوقی که اقدام به ثبت و نگهداری اطلاعات مالی خود می‌کنند، مختار هستند از دفاتر دیگری به صورت مکمل استفاده کنند که می‌توانند ماهیت قانونی داشته ولی رسمی نباشند. از جمله این دفاتر غیر رسمی حسابداری می‌توان به دفتر حسابداری معین اشاره نمود.

دفاتر حسابداری روزنامه

دفتر روزنامه همانطور که از نامش مشخص است ،نوعی دفتر حسابداری شخصی است که برای ثبت اطلاعات و کلیه‌ تراکنش‌های مالی که در طول روز انجام می‌شود، مورد استفاده قرار می‌گیرد. پس از ایجاد سند حسابداری و ثبت رویدادهای مالی در آن، عملیات مالی در دفاتر روزنامه ثبت و نگهداری می‌شوند. دفتر روزنامه شامل انواع دفاتر قانونی مختلفی است که به شرح زیر است:

• دفتر روزنامه عمومی: این نوع از دفاتر عمومیت داشته و تمامی عملیات مالی که در رسته‌های مختلف شکل می‌گیرد، در آن ثبت می‌شود.
• دفتر روزنامه اختصاصی: دفتر روزنامه اختصاصی به منظور دسته بندی اطلاعات مختلف مانند، خرید، فروش، پرداخت‌های نقدی و… به صورت جداگانه ایجاد می‌گردد.

قانون گذار انواع دفتر روزنامه را نیز مورد توجه قرارمی دهد که فعالان اقتصادی ملزم هستند تا هرگونه مراودات مالی خود را بلا استثناء در این دفاتر رسمی حسابداری ثبت کنند. ثبت مبادلات در دفتر روزنامه مطابق با تصویر بالا انجام می ‌شود.

دفاتر حسابداری کل

این دفتر جهت تهیه صورت‌های مالی و ترازنامه‌های مالیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. اطلاعاتی که دارای بار مالی هستند با فاصله بیشتری نسبت به ثبت در دفتر روزنامه در دفتر کل ثبت می‌شوند. به عبارت دیگر دفتر روزنامه به گونه‌ای تنظیم شده است که امکان استخراج اطلاعات کلی همچون مانده کل در هر مقطع زمانی فراهم باشد. در همین راستا، دفتر کل ایجاد شده و متناسب با ردیف‌های آن، اطلاعاتی که در دفتر روزنامه ثبت شده در آن منعکس می‌گردد. شیوه ثبت تراکنش‌های مالی در دفاتر حسابداری مذکور به این صورت است که برای هر حساب، صفحه‌ای جداگانه ایجاد شده و اقلام بدهکاری و بستانکاری مربوط به آن در صفحه مشخص شده درج می‌شود.

پس دفتر ثبت نهایی چه دفتری است؟ به طور خلاصه می‌توان گفت دفاتر حسابداری کل، دفاتری هستند که حساب‌های مالی شرکت به صورت جداگانه و تفکیک شده در آن‌ها نگهداری می‌شود. اهمیت این نوع از دفاتر حسابداری از آنجا مشخص می‌شود که در ماده 8 قانون تجارت به آن اشاره شده و بنگاه‌های اقتصادی را ملزم کرده است که به صورت هفتگی نسبت به انتقال تراکنش‌های مالی از دفتر روزنامه به آن اقدام نماید. شکل حساب های چهارستونی دفتر کل در تصویر بالا مشاهده می شود.

دفاتر حسابداری دارایی

بر اساس ماده 9 قانون تجارت کلیه فعالان و بنگاه‌ها اقتصادی موظف هستند تا در پایان هر سال، صورتی جامع و کامل از تمام دارایی‌ها، اموال منقول و غیر منقول، دیون و مطالبات خود را در آن درج کرده و امضاء کنند. استفاده از دفتر دارایی و ثبت اطلاعات در آن تقریبا منسوخ شده است. چرا که الزامی برای تهیه آن وجود ندارد.

دفاتر حسابداری کپیه

بر اساس ماده 10 قانون تجارت دفتر کپیه، برای ثبت و نگهداری نامه‌ها و قراردادهای تجاری صادره و دریافتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این دفتر از آن جهت ایجاد شده است که اسناد مربوط به داد و ستدهای مالی که در قالب نامه دریافت و ارسال می‌شوند، به سهولت قابل دسترسی باشد. این دفتر که به عنوان اندیکاتور نیز شناخته می‌شود، به دلیل پیدایش فناوری‌های جدید تقریبا منسوخ شده است. و الزامی برای تهیه آن وجود ندارد.

دفاتر حسابداری معین

دفتر حسابداری معین، به عنوان دفتر کمکی برای ثبت و نگهداری جزئیات یک حساب از دفتر کل مورد استفاده قرار می‌گیرد. به عنوان مثال ممکن است شرکت مراودات مالی زیادی را با شرح‌های مختلف، با بستانکاران یا بدهکاران خود داشته باشد. ثبت تمام جزئیات در دفتر کل امکان پذیر نیست. چرا که هدف از ایجاد آن بررسی و نگهداری اطلاعات کلی است. به همین دلیل حسابداران از دفتری ثانویه برای نگهداری اطلاعات مالی مربوط به اشخاص حقیقی یا حقوقی که تراکنش‌های مالی بالایی با شرکت دارند ایجاد می‌کنند.عکس دفتر حسابداری معین در بالا دیده می شود.

دفاتر حسابداری تفصیلی

دفتر حسابداری تفصیلی در ادامه دفتر معین ایجاد شده و اطلاعات تکمیلی در رابطه با تراکنش‌های مالی یک حساب خاص در آن نگهداری می‌شود. کاربرد این دفتر زمانی است که جزئیات یک حساب مشخص بسیار زیاد بوده و امکان ثبت آن در دفتر معین هم فراهم نشود. در واقع حسابداران زمانی که نیاز به ارائه جزئیات بیشتر و تشریح تراکنش‌های برخی از حساب‌ها داشته باشند، یک حساب مجزا در راستای حساب دفتر معین در دفتر تفصیلی ایجاد کرده، و اطلاعات مالی مربوطه را در آن ثبت می‌کنند. حساب‌های تفصیلی در دو گروه حساب‌ها تفصیلی چند سطحی و حساب‌ها تفصیلی شناور طبقه‌بندی می‌شوند.

 لازم به ذکر است که با توسعه فناوری‌های نوین استفاده از دفاتر مذکور به صورت فیزیکی تقریبا منسوخ شده است. و نرم افزارهای قدرتمندی در این راستا ارائه شده است که کمک شایانی به فن حسابداری نموده است. این نرم افزارها قابلیت‌های مختلفی از جمله امکان گزارش گیری در لحظه را برای حسابداران فراهم نموده است. همچنین با توجه فعالیت برخی از آن‌ها بر بستر فضای مجازی، امکان اشتراک گذاری اطلاعات مالی در نقاط مختلف و در میان کارمندان و مدیران شرکت به وجود آمده است.

انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل

بدهکار و بستانکار ثبت‌های دفتر روزنامه به حساب‌های مربوط در دفتر کل انتقال می‌یابند. مراحل انتقال اطلاعات به دفتر کل به شرح زیر است:

1. در دفتر کل، در ستون‌های مربوط به حساب(های) بدهکار، تاریخ، صفحه روزنامه و مبلغ بدهکار نشان داده شده در دفتر روزنامه را وارد کنید.
2. در دفتر روزنامه در ستون حساب کل شماره حساب که مبلغ بدهکار در آن درج شده است را بنویسید و در ستون عطف دفتر ،دفتر روزنامه شماره صفحه دفتر کل را بنویسید.
3. در دفتر کل، در ستون‌های مناسب حساب(های) بستانکار، تاریخ، صفحه دفتر روزنامه و مبلغ بستانکار نشان داده شده در دفتر روزنامه را وارد کنید.
4. در دفتر روزنامه در ستون حساب کل شماره حساب که مبلغ بستانکار در آن درج شده است را بنویسید و در ستون عطف دفتر دفتر روزنامه شماره صفحه دفتر کل را بنویسید.

تهیه دفاتر قانونی با نرم افزار حسابداری محک

استفاده از نرم افزار حسابداری محک، کلیه امور مربوط به تنظیم دفتر مالی و دفاتر حسابداری با سرعت و دقت بالایی انجام می‌شود. شاید بهترین دفتر حسابداری هم پاسخگوی نیاز شما نباشد، اینجاست که به کار بردن سیستم‌های حسابداری برای تهیه اطلاعات لازم به کار می‌آید. صورت‌های مالی و سایر گزارش‌های تهیه شده توسط نرم افزارهای حسابداری برای ارزیابی واحد تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرم افزار حسابداری محک با فراهم کردن امکان ورود تمام داده‌های حسابداری و رویدادهای مالی، دسترسی شرکت به دفاتر کل و روزنامه را به سادگی امکان‌پذیر می‌کند و امکان تهیه گزارش دفتر حسابداری از مراکز هزینه وجود دارد.

منابع:

•  قانون مالیات‌های مستقیم مصوب 03/12/1366 – مجلس شورای اسلامی
• قانون تجارت مصوب 1392 – مجلس شورای اسلامی